Um app de checklist é uma ferramenta para criar e aplicar checklists ou formulários de forma digital, proporcionando praticidade a inspeções, auditorias ou quaisquer checagens. Esse tipo de tecnologia favorece a coleta de dados no caso de sistemas mais completos, permitindo uma gestão detalhada e prática de processos.
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Escolher um app checklist não é uma tarefa fácil. Entre as opções disponíveis no mercado, é preciso analisar qual, de fato, supre as necessidades da sua empresa e ajuda a equipe a melhorar sua eficiência operacional.
Mas quais pontos devem ser avaliados? Além de automatizar a realização de checklists, o ideal é que o aplicativo funcione offline, gere relatórios completos, permita a inserção de mídias, além de oferecer outras funcionalidades. Afinal de contas, não compensa contratar um serviço se não suprir todas as suas necessidades, não é mesmo?
Então, se você está na busca por um app checklist completo, confira este post! Nele trazemos informações importantes para você decidir como escolher a melhor opção do mercado. Confira!
Afinal, o que é um app checklist?
Trata-se de uma ferramenta de checklist desenvolvida para ser utilizada especialmente em celulares e tablets.
Por ser desenvolvido para a versão “mobile”, esse tipo de software de checklist oferece mais flexibilidade, pois permite que os colaboradores acessem as auditorias a serem realizadas de qualquer lugar.
Essa possibilidade é muito útil especialmente para gestão de equipe externa, pois sabemos que não é simples organizar, planejar e agendar todos os processos da equipe.
E é neste cenário que os aplicativos de checklist para celulares e tablets surgem, visando facilitar a vida tanto dos colaboradores quanto dos gestores das áreas.
Por isso, a opção do app checklist desenvolvido para mobile é uma das principais alternativas do mercado para otimizar o trabalho das equipes e ganhar eficiência operacional.
Esta ferramenta ajuda a ter clareza do que precisa ser feito, quais são as etapas, os responsáveis, os prazos de execução e, além disso, demonstra como as atividades devem ser executadas.
Tudo isso é essencial para que as entregas sejam feitas da melhor maneira possível.
Além do mais, manter um aplicativo de checklist na sua operação otimiza os processos e reduz custos operacionais. O resultado disso é o melhor possível: aumento significativo de produtividade.
Principais benefícios de um aplicativo de checklist
Esse tipo de aplicativo deve oferecer a flexibilidade que as empresas precisam para que o processo de checagem seja o mais eficiente possível.
A melhor forma de garantir essa flexibilidade para as empresas é: possibilitando a aplicação de auditorias não somente quando os mesmos estiverem online, mas offline também.
Quer um exemplo prático?
Imagine uma empresa de transporte e logística. Se ela não possuir um aplicativo de checklist que permita a execução offline, o profissional não consegue realizar a vistoria veicular se o automóvel estiver estacionado no pátio da empresa, por estar longe do acesso à internet.
A única opção, neste caso, é:
- Fazer a tarefa manualmente, utilizando papel e caneta, e depois transcrever todos os dados para o computador;
- Deslocar-se do veículo até a estação de trabalho diversas vezes, para registrar a operação.
Convenhamos que as duas opções são ultrapassadas, pois:
- Não otimizam o tempo do funcionário;
- Gastam recursos da empresa ao aumentar os gastos com papel;
- Possibilidade de perda de documentos;
- Elevam as chances de erros;
- Geram retrabalho.
Tudo isso pode ser evitado ao utilizar um app checklist.
Neste cenário, estes são alguns dos benefícios que um negócio terá ao utilizar um aplicativo de checklist:
- Mais produtividade e assertividade;
- Ganho com eficiência operacional;
- Menos ocorrência retrabalho;
- Melhora gestão da qualidade na sua operação;
- Reduz a zero o risco de perda de dados;
- Maior segurança na gestão de dados;
- Melhor gerenciamento através de relatórios completos.
Confira um dos cases de sucesso do app Checklist Fácil:
Outra vantagem dos aplicativos de checklist mobile é que eles costumam ser integrados a softwares diversos, ou seja, as informações são centralizadas e de fácil acesso para todos.
Essa integração ainda favorece a geração de relatórios e indicadores de desempenho em tempo real. Isso permite um entendimento do cenário e uma tomada de decisão mais assertiva!
6 perguntas que você precisa fazer ao escolher um app checklist
Veja abaixo quais são os principais pontos a serem observados na hora de escolher o aplicativo de checklist ideal para a sua empresa!
1. O aplicativo de checklist compila dados automaticamente?
A compilação de dados é parte fundamental de qualquer processo. É a partir dela que são gerados os relatórios utilizados como base para as tomadas de decisões. Logo, o processo precisa ser ágil, visando sempre a qualidade e a eficiência.
Por isso, ter um aplicativo que faz o serviço de forma automática é imprescindível.
Além de obter o resultado para análise mais rapidamente, a automatização do processo faz com que os colaboradores possam otimizar o tempo no trabalho, o que aumenta a produtividade e reduz o custo e o número de funcionários envolvidos na operação.
2. É possível acessar remotamente e aplicar checklists estando offline?
Apesar de estarmos quase sempre conectados, nem sempre teremos acesso à internet.
A rede pode cair, o sinal pode falhar ou a conexão ficar lenta, por exemplo. Além do mais, dependendo do segmento em que sua empresa atua, as equipes de campo podem trabalhar em locais remotos onde realmente não existe sinal de celular, e tudo isso atrasa a realização das atividades.
Por isso, a possibilidade de acessar e atualizar dados no aplicativo de checklist de forma offline faz toda a diferença. Isso garante:
- Autonomia aos colaboradores;
- Mais segurança nos processos;
- Maior agilidade na aplicação das auditorias;
- Que todas as informações serão coletadas e auditorias serão realizadas, independentemente das condições externas.
Além disso, é fundamental que o aplicativo permita o acesso remoto.
Em muitos casos, o gerente de operações está em um local e precisa supervisionar o trabalho feito por colaboradores que estão em campo ou que trabalham em diferentes unidades da empresa.
Logo, o app de checklist encurta distâncias e garante maior controle operacional.
3. O app de checklist gera relatórios gerenciais em tempo real?
Relatórios assertivos e de qualidade são essenciais para a obtenção de diagnósticos. É com base neles que as decisões relativas à empresa, colaboradores e processos são tomadas.
Por isso, é essencial que o aplicativo gere relatórios gerenciais em tempo real e com dados acurados.
Essa funcionalidade desafoga colaboradores, que podem ser realocados para outros serviços. Otimizando, assim, suas rotinas de trabalho.
Além disso, minimiza falhas, possíveis erros e prejuízos, pois os gargalos são identificados de forma imediata.
4. Facilita a comunicação e delegação de tarefas entre equipes?
Muitas vezes, colaboradores inseridos em diferentes setores ou filiais da empresa precisam trabalhar em equipe, seja trocando informações ou gerindo um projeto juntos, mesmo que à distância.
Nessa situação, o aplicativo de checklist é um grande aliado, afinal de contas, ele pode ser acessado em qualquer dispositivo móvel. Além disso, é fundamental que ele seja integrado a um software de gestão completo, para otimizar ainda mais o trabalho.
Por isso, a contratação de um app de checklist deve auxiliar a empresa a:
- Garantir que os prazos sejam cumpridos;
- Facilitar o agendamento de tarefas;
- Definir responsáveis e estipular prazos;
- Verificar como estão os resultados das etapas produtivas;
- Analisar as não conformidades;
- Administrar as equipes de forma simples e prática.
5. Permite uso de diferentes tipos de mídia nos checklists?
Registrar problemas, falhas ou anomalias com imagens, vídeos e até mesmo áudios é um recurso de extrema importância para melhorar a análise dos gestores.
Muitas vezes, as imagens ou vídeos sintetizam o que precisa ser passado adiante de forma mais clara e objetiva, o que é primordial para a resolução de problemas à distância.
Se o app de checklist contar com um campo de plano de ação, melhor ainda. Assim, é possível comprovar o problema através das mídias e, ainda, propor soluções.
6. Oferece suporte técnico de qualidade?
Dúvidas operacionais podem surgir a qualquer momento, assim como imprevistos. Por isso, é essencial que o app checklist ofereça suporte técnico de qualidade.
O atendimento precisa ser rápido, bem como feito por profissionais treinados, capacitados e comprometidos.
Agora que você já sabe quais perguntas devem ser respondidas ao procurar a melhor ferramenta de checklist para sua empresa, que tal conferir os diferenciais do Checklist Fácil? Continue conosco!
Confira 5 diferenciais do app Checklist Fácil
Agora que você já sabe o que o melhor aplicativo de checklist precisa ter para suprir as necessidades da sua empresa, que tal conhecer um pouco melhor o Checklist Fácil?
O app Checklist Fácil faz parte de um sistema robusto de gestão operacional, que conta com diversas funcionalidades. A utilização do software pode ser feita tanto pelo computador, quanto pelo aplicativo, ideal para celular e tablets.
Confira os tópicos a seguir e entenda porquê somos o software líder em auditorias na América Latina!
1 – O app Checklist Fácil funciona offline
Como você viu acima, é fundamental encontrar uma ferramenta que permita a aplicação de checklists mesmo estando offline, pois muitas vezes as equipes de campo não terão acesso à internet.
Então, claro, desenvolvemos nossa ferramenta pensando nesse problema que os gestores enfrentam.
O Checklist Fácil permite a aplicação de auditorias completas, mesmo sem acesso à internet. Assim os auditores podem executar suas tarefas mesmo estando distantes do escritório, ganhando assim mais eficiência e autonomia nas suas atividades.
2 – Plano de ação personalizável
O app Checklist Fácil permite que sejam criados Planos de Ação de acordo com as inconformidades identificadas durante a aplicação da vistoria. Essa personalização permite resolver cada uma das não conformidades com soluções específicas.
Também é possível deixar modelos prontos dentro da plataforma, para que os auditores ganhem ainda mais eficiência e agilidade na aplicação de suas vistorias.
Além disso, os modelos de Plano de Ação são baseados no formato 5W2H, que de acordo com a Endeavor, é uma metodologia que leva em consideração 7 perguntas essenciais para resolver um problema.
Ao aplicá-las, o auditor consegue fornecer dados sensíveis que vão ajudar a empresa a solucionar o problema de forma muito mais clara e efetiva.
3 – É possível adicionar fotos, áudios e vídeos aos checklists
É isso mesmo! O Checklist Fácil permite que os auditores acrescentem diferentes mídias ao responder os questionários.
Ou seja, ao identificar uma inconsistência, é possível incluir uma imagem ou vídeo para dar melhor dimensão do problema ou até mesmo um áudio, por exemplo, para demonstrar determinado ruído.
A inclusão de anexos nas auditorias auxilia na comprovação das inspeções, para melhor detalhar as não conformidades.
4 – Leitor de QR Code
A funcionalidade de QR Code foi criada para otimizar o tempo dos auditores. Com ela, o responsável pela análise passa a ter rápido acesso aos checklists disponíveis em determinada unidade.
Esta ferramenta permite criar um código novo para uma unidade e, depois, basta imprimi-lo e colá-lo na loja, veículo, máquina ou equipamento a ser auditado.
Também é possível utilizar um modelo já existente, caso sua empresa já tenha mapeado as unidades e configurado os QR Codes das mesmas.
Então, para acessar, basta ler o código QR da unidade que aparecerão todos os checklist disponíveis. Tendo feito isso, o auditor deverá escolher qual checklist quer aplicar e prosseguir com a auditoria.
Bem simples, não é mesmo?
5 – O app Checklist Fácil fornece relatórios personalizáveis
O aplicativo da Checklist Fácil faz parte de um software completo de gestão, que visa otimizar a operação das empresas. Sendo assim, os relatórios são imprescindíveis para a correta administração dos negócios, pois eles são fonte de dados e informações sobre a operação que servem de base para a tomada de decisão.
Sabendo disso, desenvolvemos no software Checklist Fácil um dashboard que pode ser customizado conforme as necessidades dos gestores.
Nele, é possível incluir os mais variados dados e disponibilizá-los de formas diferentes, tudo para facilitar a visualização das informações e ganhar eficiência operacional.
Além disso, é possível ver relatórios específicos sobre as reincidências, para melhorar a gestão e entender onde ocorrem os maiores problemas dentro da sua empresa.
Por fim, existe ainda a possibilidade de integração com ferramentas de Power BI, que visam atender a demanda de clientes que necessitam relatórios dinâmicos, sendo possível a importação de dados de forma automática.
Além desses diferenciais existem muitos outros, que servem para auxiliar a sua empresa a ganhar tempo, agilidade, digitalizar os processos e melhorar seus resultados.
Por que devo escolher o Checklist Fácil?
Visando auxiliar as empresas na digitalização de processos, a Checklist Fácil combinou um produto e método próprios visando oferecer qualidade, segurança e eficiência para as empresas. O software pode ser acessado pelo computador e também através do aplicativo, usando celulares ou tablets.
Hoje oferecemos uma ferramenta robusta com mais de 150 funcionalidades que servem para personalizar os seus checklists e ajudar sua empresa a administrar as inconformidades de forma rápida e assertiva.
Com o Checklist Fácil é possível gerar até 204% de ROI (Retorno sobre o Investimento) em até 3 anos de uso e, além disso, é possível gerar 25% de otimização das horas trabalhadas das equipes.
Hoje já temos mais de 10 milhões de checklists aplicados e estamos dominando a América Latina, pois conquistamos clientes em 14 países!
Confira o depoimento do Thiago Rebelo, Diretor de Operações da Centauro, que conseguiu assegurar a padronização de mais de 200 lojas de forma integrada e em tempo real, utilizando a nossa ferramenta:
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Com a Checklist Fácil, você vai descomplicar atividades, ganhar tempo, tomar melhores decisões e gerar mais resultados!
