Plano de ação – da teoria à prática: conceito, métodos e passo a passo para criar o seu

Quer aplicar um plano de ação na sua empresa mas não sabe por onde começar? Neste post você confere o que é, vantagens, metodologias e um passo a passo para começar a aplicar na sua empresa agora mesmo!

ícone autor blogpost Marina ícone data de postagem e atualização21/07/2020 ícone data de postagem e atualização08/10/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Gestão Estratégica ícone tempo de leitura 8 minutos
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Como fazer um plano de ação eficiente? No dia a dia do gestor, essa é uma pergunta recorrente. Isso porque um dos maiores desafios nas empresas é colocar em prática o planejamento estratégico.

Nesse caso, elaborar um plano de ação pode ajudar a alcançar o objetivo previsto. Por isso, é fundamental criar um passo a passo com os cronogramas, as tarefas específicas, as metas, entre outros elementos, de acordo com a metodologia escolhida.

Portanto, confira neste post tudo o que você precisa saber sobre planos de ação: o que é, vantagens de uso, como fazer, sugestões de metodologia (5W2H, Diagrama de Ishikawa e PDCA) e 8 passos para criar o seu. Acompanhe!

O que é plano de ação?

Plano de ação é uma ferramenta que consiste em guias detalhadas com tarefas a serem seguidas pelos colaboradores, para atingir resultados esperados ou para gerir não conformidades

No livro Indicadores de desempenho: dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPIs e obter resultados, Andresa Francischini e Paulino Francischini (2007) definem os planos de ação como:

“Atividades que devem ser realizadas para causar uma alteração nos indicadores de desempenho monitorados e seu Valor Atual se aproximar da Meta. Em outras palavras, os planos de ação devem ter uma relação clara de causa e efeito com o objetivo que a empresa pretende atingir, caso contrário todo o recurso gasto no plano de ação ficará inócuo”.

Geralmente, o plano de ação descreve as ações que serão executadas por cada envolvido e todos os recursos necessários para fazê-los. Assim sendo, os elementos que, comumente, compõem o plano são:

  • objetivo geral;
  • metas;
  • lista de ações e tarefas a serem realizadas;
  • data de início e de fim para cada uma das atividades;
  • recursos financeiros;
  • responsáveis por cada ação;
  • escopo de cada atividade;
  • lista de eventuais riscos; 
  • planos de contingência.

Agora que você já entendeu o que é e quais são os componentes do plano de ação, mãos à obra! Vamos entender os benefícios de utilizá-lo!

Vantagens de utilizar planos de ação

Conforme já explicamos, o plano de ação pode ser utilizado, principalmente, em dois cenários: alcançar resultados específicos ou resolver falhas nos processos. Dessa forma, apresentamos algumas vantagens da ferramenta:

  • prevenção de problemas;
  • identificação de gargalos;
  • apresentação de soluções;
  • coleta de informações relevantes para o negócio;
  • tomada de decisão pelos gestores;
  • feedback construtivo e aprendizagem de todos envolvidos;
  • conquista de objetivos;
  • gestão apropriada de não conformidades;
  • resolução de problemas.

Planejamentos estratégicos variam de empresa para empresa e, consequentemente, o uso dos planos de ação também. Entretanto, há alguns pontos que você precisa conhecer para escolher o melhor tipo de plano de ação para o seu negócio. 

Dessa forma, é importante entender qual formato é o mais eficiente para o seu cenário. Por conta disso, a estrutura é personalizável, de acordo com as necessidades específicas da sua organização. Continue acompanhando que é sobre isso que vamos falar a seguir!

Metodologias para criar um plano de ação

Antes de criar um plano de ação, você deve ficar atento quanto à metodologia que vai adotar. Portanto, elencamos aqui, três métodos principais para nortear o plano de ação: 5W2H, Diagrama de Ishikawa e PDCA. Assim, você pode avaliar qual tem maior afinidade com a sua equipe e empresa.

5W2H

O nome dessa metodologia é uma sigla em inglês, que se refere as 7 perguntas que devem ser respondidas para orientar as atividades que serão desenvolvidas. Desse modo, estrutura-se um checklist composto pelos seguintes itens:

5W:

  • What? = O que?
  • Why? = Por quê?
  • Where? = Onde?
  • Who? = Quem?
  • When? = Quando?

2H:

  • How? = Como?
  • How much? = Quanto?

Assim, o plano de ação funciona como uma espécie de mapeamento das atividades, em que fica estabelecido quem fará determinada atividade, por quanto tempo, em qual segmento da empresa e as razões para a realização da atividade.

É importante ressaltar que isso tudo pode ser feito em uma planilha, a fim de organizar melhor as informações. Uma outra opção pode ser um software de checklist eletrônico, que facilita a coleta e a análise de dados.

Dessa forma, esse instrumento metodológico é essencial para empresas, pois elimina muitas dúvidas sobre tarefas ou processos internos. Em um ambiente competitivo como o corporativo, isso agiliza o cumprimento das atividades, trazendo mais eficiência e produtividade para o negócio.

O principal objetivo do 5W2H é otimizar o planejamento de qualquer atividade realizada na empresa, que pode variar de acordo com o ramo de atuação. Veja alguns exemplos práticos da aplicação do método:

  • manutenção de equipamentos;
  • ajustes em processos;
  • resolução de falhas;
  • gestão de não conformidades;
  • criação de processos; 
  • aumento da produtividade.

Aliás, uma dica matadora para utilizar esse método é: implementar ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos. Isso vai ajudar a obter melhores resultados, segurança, qualidade e eficiência.

Além disso, propor diferentes soluções para os problemas, a fim de verificar várias possibilidades e de analisar o melhor custo-benefício e buscar por opções com menor efeito colateral.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como diagrama de causa e efeito, ou seja, relaciona o resultado que não era esperado com os aspectos que contribuíram para ele. 

Dessa forma, essa metodologia é utilizada para organizar, resumir e descobrir conhecimento sobre possíveis causas para determinado efeito.

A estrutura do plano de ação desse método se relaciona com o esquema gráfico de uma espinha de peixe. Assim, considera-se a espinha como as causas dos problemas levantados, que levaram a determinado efeito. 

Então, essa imagem apresenta a relação existente entre o resultado inesperado, e os diversos fatores que podem ter levado a ele.

Entre os principais benefícios dessa técnica, podemos apontar que ela ajuda a aperfeiçoar o processo, registra visualmente as causas potenciais para os problemas, envolve todos da empresa e provê subsídio para o brainstorming.

Ao organizar o seu plano de ação com base no Diagrama de Ishikawa, busque utilizar o esquema para levantar as hipóteses sobre as causas do problema, a fim de encontrar respostas e focar em sua raiz.

PDCA

PDCA é uma sigla para Plan — Do — Check — Act: em tradução livre, “planejar, fazer, checar e agir”. Aliás, esse método consiste na interação de gestão em quatro passos, elencados em seu próprio nome, e que servem para a melhoria de processos e produtos.

O principal objetivo do método é utilizar planos de ação para organizar as ações da empresa. Desse modo, o PDCA oferece subsídios metodológicos para que possíveis erros de percurso possam ser corrigidos e realinhados, no meio do percurso.

Por exemplo, para corrigir um problema relacionado à baixa produtividade, deve ser feito um plano de ação para atacar o problema. Posteriormente, é importante que ele seja posto em prática.

Mas a estratégia não acaba por aí: é preciso fazer uma checagem, depois de um intervalo de tempo preestabelecido, para verificar se o problema está sendo resolvido. 

A partir de então, é a hora de agir e fazer correções no plano inicial ou deixar tudo correr da mesma forma, caso não seja encontrado nenhum problema.

Vale destacar que o PDCA pode ser usado em qualquer tipo de empresa, especialmente aquelas que vivenciam processos complexos e de alto risco.

Certamente, o planejamento faz com que os riscos sejam diminuídos. Além disso, a etapa de checagem oferece uma chance a mais para corrigir o percurso, otimizando o resultado final.

Gostou de conhecer alguns métodos para basear a construção dos seus planos de ação? É importante saber que não é proibida a mescla de duas ou mais delas para nortear o plano de ação. 

Porém, é preciso ter atenção! A mistura pode tornar o processo confuso, prejudicar a análise e, consequentemente, os resultados. Então, avalie a metodologia mais indicada ao seu negócio e faça testes para verificar qual é a mais apropriada.

8 passos para fazer um plano de ação

Uma vez que você já conheceu melhor alguns métodos disponíveis, pode definir qual deles quer seguir. A partir disso, chegou a hora de colocar a mão na massa! Confira 8 passos essenciais para criar seu plano de ação! 

1. Defina claramente seus objetivos

Primeiramente, você precisa considerar os objetivos principais da companhia, que devem ser claros e palpáveis, pois servem como base para o plano de ação. Nessa etapa, crie ou extraia do planejamento estratégico todos os elementos que vão guiar as ações dos envolvidos, incluindo:

  • Missão: propósito que criou a empresa. Por exemplo: garantir a melhor experiência ao cliente.
  • Visão: inspiração que a organização pretende alcançar, como “conquistar metade do mercado de varejo da região em 5 anos”.
  • Valores: princípios que guiam o comportamento, como “sempre ter boa relação com os consumidores”.

2. Torne suas metas mensuráveis

Metas consistem em desdobramentos dos objetivos. É fundamental que elas atendam a determinados requisitos para que direcionem as tarefas do plano de ação precisamente. Para isso, verifique se elas contêm os fatores do sistema SMART:

  • Específica (specific): é direta e não gera interpretações ambíguas;
  • Mensurável (measurable): pode ser medida, permitindo saber se ela foi alcançada;
  • Alcançável (attainable): não é excessivamente difícil ou fácil, o que mantém a equipe motivada;
  • Relevante (relevant): é importante para a organização alcançá-la;
  • Temporal (time-bound): tem um prazo para ser concluída.

3. Liste todas as tarefas que devem ser realizadas

Nessa etapa, você deve estruturar um checklist dos atos que serão executados no plano de ação. Faça uma reunião com a equipe de cada setor e discuta as tarefas. Em seguida, crie uma lista contendo a atividade, com o seu respectivo responsável.

É importante que haja equilíbrio das funções. Um colaborador não pode ficar sobrecarregado de serviços, bem como outro não pode ficar com muito tempo ocioso. Cada um terá um papel claro, de acordo com suas virtudes individuais.

4. Estabeleça prazos

Todas as metas e tarefas devem ter prazos predeterminados, pois essa é uma importante etapa para o cumprimento do plano de ação. Lembre-se de que cada atividade deve ter o tempo adequado para ser realizada.

Os prazos devem ser compatíveis entre si, ou seja, no ciclo produtivo eles devem se encaixar, sem deixar que um colaborador do estágio posterior permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior.

5. Delegue tarefas

Estude as tarefas e classifique todas elas pelo nível de complexidade. Assim, é mais fácil conseguir delegar sem sobrecarregar nenhum colaborador.

Então, desmembre as atividades mais complexas em tarefas menores, para que hajam entregas em menos tempo que possam ser monitoradas regularmente. Desse modo, o colaborador terá mais clareza sobre seu trabalho.

6. Crie uma representação visual do plano de ação

Nesse ponto, você deve elaborar um cronograma visualmente claro de todas as ações, prazos, metas etc., de forma que os envolvidos consigam detectar suas obrigações e responsabilidades.

Por exemplo, você pode estruturar apresentações com relatórios contendo o ciclo produtivo, metas que já foram cumpridas e resultados já alcançados.

Exponha o cronograma em um local que todos possam ver. Dessa maneira, a equipe não fica perdida no processo produtivo e se sente motivada ao ver que seu trabalho impacta positivamente nos resultados.

7. Preveja situações de riscos e estruture planos de contingência

Nem sempre tudo ocorre como o planejado. São inúmeros os fatores que prejudicam o seu negócio, como mudança no mercado, crises econômicas, desastres naturais, acidentes de trabalho, entre outras ocorrências fora do seu controle.

Para solucionar esses problemas, preveja o máximo de situações de riscos possível e, elabore de antemão, planos de ação para solucioná-las. Quando você se deparar com esses acontecimentos, saberá exatamente o que fazer para manter o plano ativo.

8. Monitore o andamento das ações

Por fim, monitore toda a execução do plano de ação, garantindo que as tarefas estejam sendo cumpridas no prazo e na ordem correta

Inclusive, crie um cronograma de envio de relatórios e de reuniões periódicas (quinzenal ou semanalmente), para que os responsáveis de cada setor apresentem seus resultados.

Com os dados em mãos, registre tudo que não sair conforme o planejado, detecte eventuais entraves no trabalho dos colaboradores, identifique suas causas e apresente soluções para os problemas. 

Tome todas as medidas necessárias para corrigi-las e verifique se as mudanças estão garantindo o andamento do plano.

Aqui, você também pode pensar em medidas que aprimorem os processos e acelerem o alcance de metas. Nesse caso, haverá necessidade de revisar o plano de ação, pois suas metas serão alcançadas antes do esperado.

Seguindo os passos acima, você será capaz de criar um plano de ação que resolve as não conformidades e possibilita o desenvolvimento saudável da sua empresa, da forma mais ágil e segura possível.

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Marina

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