A checagem é um dos procedimentos mais importantes para uma empresa. Nela, são avaliadas as ações executadas nos processos do dia a dia. Fazendo um comparativo entre o que foi planejado e o que, de fato, foi entregue.
O termo também faz parte do Ciclo PDCA – sigla de plan (planejamento), do (execução), check (checagem) e act (ação). Se você não conhece, ele é uma abordagem de gerenciamento que visa testar alterações em processos ou tarefas. Para, assim, promover melhorias a longo prazo.
Mas afinal, o que é essa etapa de checagem, qual a sua importância e como colocá-la em prática? Esses e outros temas iremos esclarecer a seguir. Vamos lá?
O que significa checagem?
De forma literal, checagem é a ação ou o efeito de checar, verificar e conferir alguma coisa. Trazendo o termo para o ambiente empresarial, ele envolve acompanhamento e conferência de processos, soluções, alterações e atividades diversas.
Através da sua realização, é possível avaliar se tais tarefas obtiveram o efeito pretendido ou não. Ou seja, se estão de acordo com o que se esperava delas.
Vamos supor que a sua empresa possua uma frota de veículos grande e tenha criado um plano de manutenção para ela. Como você vai saber que ele está sendo seguido à risca? Justamente realizando checagens periódicas.
O mesmo se aplica às demais atividades realizadas na empresa. Para isso, é interessante criar checklists específicos para cada setor. Pois isso facilita no momento de saber o que avaliar e quais os resultados esperados.
Como mencionamos, a checagem também é uma das etapas do PDCA – mais especificamente a terceira. Antes dela, são feitos o planejamento, que consiste na definição dos objetivos e como atingi-los, e a execução. Esta nada mais é do que um teste piloto das alterações – que ainda passarão por validação.
Quando se chega na checagem, portanto, as soluções propostas são avaliadas, a fim de saber se atingiram o efeito pretendido. Em caso positivo, entra-se na quarta etapa, a de ação. Aqui é que são realizadas as práticas corretivas propriamente ditas.
Qual a importância de realizar checagem?
Vamos responder essa questão com uma pergunta: se você não checar, como vai saber que um processo está dando certo, que uma atividade foi finalizada ou que uma meta foi batida?
Esse é o ponto principal. A checagem permite que gestores avaliem os resultados obtidos, fazendo um comparativo com o que foi planejado. Com os dados em mãos, conseguem criar novos planos com mais consistência e clareza.
Logo, essa atividade é importante porque auxilia no acompanhamento das equipes, na gestão da empresa e melhoria contínua de processos. Consequentemente, interfere nos resultados, elevando as chances de serem positivos.
Como fazer a checagem na sua empresa?
A melhor forma de realizar a checagem é utilizando checklists. Mas o que é isso? Trata-se de uma listagem de verificação, composta por tópicos e itens que devem ser executados para atingir um objetivo.
Quer um exemplo? Você pode ter um checklist para prevenção de acidentes na sua empresa. Nele, é possível adicionar itens avaliativos separados por categorias. Pensando na proteção dos profissionais, podem constar perguntas como:
- Os colaboradores recebem treinamentos periódicos sobre as práticas de prevenção de acidentes na empresa?
- As equipes sabem reconhecer e identificar os riscos da sua ocupação?
- O técnico de segurança do trabalho está ciente de todos os processos da empresa?
Com as perguntas criadas e registradas, basta definir os responsáveis e a periodicidade da sua realização. Após, deve haver um controle dos checklists, para garantir que estão sendo utilizados da melhor forma.
Ferramentas que podem ser usadas na checagem
Algumas empresas realizam o checklist no papel. Ou seja, elas escrevem em planilhas os itens a serem avaliados. Após, o profissional responde manualmente cada questão e direciona o material para o encarregado.
Apesar de ter dado certo por bastante tempo, hoje, percebe-se que essa forma não é suficientemente segura. Especialmente no que tange ao controle das checagens e armazenamento dos dados.
É nesse cenário que vem ganhando destaque o chamado checklist online. Essa ferramenta é considerada mais prática e eficiente, uma vez que permite realizar as checagens através da web ou aplicativo de celular.
E como fazer um checklist nesse formato? Primeiramente, é preciso escolher um software que permita a realização dessa atividade. Com ele em mãos, basta criar a lista de verificação desejada e inserir um responsável pela sua realização. É possível, inclusive, agendar a tarefa, para que a pessoa não esqueça.
Na checagem em si, o profissional vai respondendo cada item e, no final, salva o documento. Este poderá ser acessado sempre que necessário pelas pessoas previamente autorizadas. E, ainda, poderá ser utilizado para gerar relatórios e gráficos comparativos.
Uma dica na hora de escolher a solução é: opte por uma que salve os dados na nuvem. Além de mais segura, não requer uma ampla infraestrutura interna para armazenamento. Sem falar que pode ser acessada de qualquer dispositivo.
Agora que você conheceu as vantagens do checklist online, que tal testar a solução Checklist Fácil na sua empresa? Ou seja, ver, na prática, como ela pode facilitar a sua atividade de checagem?
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