Como otimizar a gestão de frotas na sua empresa

A gestão de frotas é imprescindível para empresas que desejam reduzir seus custos, melhorar a qualidade de vida dos colaboradores, cumprir prazos e otimizar processos. Confira como fazer!

Tempo de leitura: 8 minutos
pátio de indústria para fazer a gestão de frota

Fazer corretamente a gestão de frotas é imprescindível para garantir a qualidade dos serviços prestados, seja por empresas de transporte e logística, seja para outros segmentos que utilizam seus veículos com frequência, pelos mais diversos motivos.

O gerenciamento da frota de veículos traz diversos benefícios para as empresas. Evita paradas desnecessárias por quebra de peças ou outros componentes, evita acidentes, reduz as despesas com manutenção corretiva, melhora a disponibilidade de veículos e muito mais. Tudo isso facilita o trabalho de todos que necessitam utilizar este recurso no dia a dia.

Por isso, para que sua organização usufrua das vantagens de otimizar a gestão da sua frota, preparamos este artigo que fala do conceito, importância, benefícios e dicas de como fazer a otimização. Confira!

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas envolve uma série de tarefas direcionadas principalmente ao setor de transporte. Os objetivos principais são:

Qualquer empresa que possui ou aluga veículos deve investir na gestão de frotas, a fim de fornecer soluções para a melhoria da operação. Assim, pode se manter competitiva no mercado, cumprindo as metas orçamentárias, evitando imprevistos e atingindo seus objetivos junto dos clientes.

Com a constante pressão para reduzir o custo total dos serviços, reforçar as políticas de segurança do motorista e ter o gerenciamento adequado dos processos, os gerentes de frota buscam alternativas tecnológicas como sistemas de gestão de frotas que possam ajudá-los a enfrentar esses desafios.

Qual a importância de otimizar a gestão de frotas de veículos?

A importância da otimização da gestão de veículos está nas vantagens que essa estratégia pode trazer para a sua empresa. Por exemplo:

Os benefícios do controle de frotas listados são extremamente significativos, especialmente no quesito financeiro, e podem fazer toda a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua operação, no fim das contas.

Em outras palavras, você deve considerar seriamente investir em um software de gestão de frotas. Uma vez que essa prática ajuda a tirar o máximo proveito dos veículos e, até mesmo, das equipes de trabalho.

Existem hoje inúmeras opções de ferramentas no mercado, basta escolher um sistema de gestão de transportes e logística que se adeque às necessidades do seu negócio e aplicá-lo.

O aprimoramento gerado por esses sistemas focados no gerenciamento da frota ajudam as empresas a monitorar os hábitos individuais de direção de seus motoristas, além de coletar informações críticas sobre o status do veículo.

Quais os benefícios de uma gestão de frotas?

Como explicado, os benefícios da gestão de frotas podem ocorrer por meio de sua integração, redução de custos, otimização da produtividade, entre outros. 

Abaixo, apresentaremos, detalhadamente, algumas dessas vantagens.

Ganho de tempo e eficiência operacional

Melhorar a eficiência operacional é um dos principais benefícios. A gestão de frotas de veículos melhora a produtividade, pois economiza tempo para motoristas e mecânicos e, também, para administradores e gerentes. 

Com um rastreamento por GPS, é possível planejar rotas de maneira eficiente, receber atualizações de tráfego e prever o horário de partida e chegada.

No controle de frotas, os rastreadores otimizam o gerenciamento de tempo e o cronograma de trabalho. Com isso, a mecânica pode acessar o histórico de reparo, enquanto todos os dados de combustível, manutenção e transporte são monitorados pelos responsáveis.

Facilidade na gestão de combustíveis

Uma das maiores vantagens da gestão de frotas online é reduzir custos por meio de funcionalidades. A informação de combustível, acompanhada de um planejamento de rota eficiente, otimiza o consumo e diminui os gastos excessivos de tempo ocioso.

Aqui, os sistemas de rastreamento também são úteis para planejar os locais de reabastecimento. Os despachantes podem ver, em tempo real, onde cada veículo ou ativo está localizado para planejar a rota mais conveniente. 

Inclusive, outra vantagem dessa estratégia é que alguns sistemas fornecem informações de tráfego. Esses dados ajudam a evitar desperdícios de tempo e combustível nos engarrafamentos, o que permite ao motorista buscar rotas alternativas ou evitar determinadas regiões.

Maior qualidade no serviço prestado

Por meio de um sistema que auxilia na gestão de frotas, os clientes obtêm informações em tempo real sobre a localização de seus ativos. Sem contar que, controlando manutenções, melhorando o gerenciamento do tempo e definindo previamente as melhores rotas, tudo isso diminui os desgastes nos veículos. Consequentemente, essas ações reduzem imprevistos nas entregas. Isso garante que metas estipuladas em relação aos prazos de entrega sejam cumpridas.

Portanto, a qualidade do serviço prestado é elevada. Isso melhora a satisfação geral do cliente, facilita a fidelização e garante um maior envolvimento do mesmo com seu negócio. Gerando, consequentemente, um aumento de receita.

A satisfação dos funcionários aumenta

É natural ficar estressado e nervoso quando ficamos trancados no trânsito ou quando imprevistos com o veículo acontecem. Mas isso não significa que esse tipo de situação não pode ser evitada. A tecnologia existe para minimizar o impacto destes imprevistos e melhorar, cada vez mais, a vida dos colaboradores.

Por isso, o uso de softwares de gerenciamento de frotas requer dedicação do empregador e também dos funcionários. Um fluxo de informações eficiente é importante para a implementação ser bem-sucedida e para que todos usufruam dos benefícios do sistema. Logo, os recursos devem ser apresentados adequadamente aos colaboradores e seu uso deve ser amplamente estimulado por todos.

Quando implementado por completo, um sistema de gestão de frotas online pode otimizar o serviço dos motoristas e reduzir a quantidade de trabalho manual, aumentando a segurança e a satisfação dos profissionais.

Além disso, você pode aplicar pesquisas de satisfação internas para entender, com base em dados, como a aplicação de um sistema de gestão de frotas melhorou o cotidiano dos colaboradores.

Menos custos com seguro

Quando a sua empresa trabalha a partir da gestão de frotas, ela aplica estratégias de prevenção contra roubos. Esse trabalho é importante na hora da contratação de seguros, pois diminui custos devido ao histórico de controle de perdas.

Além disso, em uma perspectiva de longo prazo, os sistemas de gestão de frotas melhoram a segurança dos caminhões e dos motoristas. Desse modo, as taxas de acidentes reduzem, moderando o uso e o custo do seguro.

Redução de gastos na manutenção dos veículos

Segundo a CNT (Confederação Nacional de Transportes), é possível reduzir as despesas em até 40% apenas fazendo a gestão de frota. Mesmo assim, a realidade é que a maioria das empresas ainda não realiza esse tipo de gerenciamento.

Existem no mercado alguns sistemas de gestão de frotas que permitem notificações de controle com base na quilometragem percorrida, no tempo e outros critérios escolhidos. 

Além disso, é possível criar, com base em estratégias de manutenções preventivas e preditivas, um planejamento de gestão de frotas e uma melhor administração das vistorias veiculares.

Tudo de forma rápida e com a possibilidade de integração com outros sistemas de análise de dados, localização, o que ajuda gestores na tomada de decisões. 

Ou seja, não há desculpas para não contratar uma solução ou software e fazer o gerenciamento da frota da sua empresa. Quem não abre espaço para a inovação, segue perdendo produtividade.

Ao executar um plano de gerenciamento da frota, não só os serviços mecânicos se tornarão mais eficientes, como também a vida útil dos veículos será maior.

Erros mais comuns no gerenciamento de frotas

Algumas ações que empresas colocam em prática, por acharem que geram economia, na verdade são erros na gestão de frotas.

Por isso, evite:

  • Ignorar a manutenção preventiva dos veículos;
  • Não fazer o gerenciamento das rotas para evitar trânsito e horários de pico, regiões de risco ou bloqueios;
  • Pecar no controle do uso de combustível;
  • Não manter um histórico dos veículos e peças;
  • Trabalhar sem o auxílio de uma tecnologia que ajude na eficiência operacional da sua empresa;
  • Entre outros.

Evite cometer os erros acima, pois são atitudes que podem custar muito caro para a sua empresa e colocar em risco a vida dos colaboradores.

Como otimizar a sua gestão de frotas?

Com a apresentação dos benefícios e dos erros mais comuns, entendemos que administrar de forma mais efetiva a frota pode melhorar consideravelmente os números da sua empresa, tanto em relação aos veículos quanto à eficiência do serviço para o cliente final. 

Por isso, confira nossas dicas de como otimizar a gestão da sua frota e usufruir dessas vantagens!

1. Faça o controle dos custos por viagem

Sabe-se que cada veículo faz uma rota diferente e tem uma entrega de mercadoria e/ou serviço diferenciado.

Por isso, ao monitorar os custos, é fundamental entender que cada viagem possui gastos diferentes em relação à outra, uma vez que há despesas fixas e variáveis que devem ser consideradas. 

Por exemplo:

  • Alguns levam materiais mais pesados, o que acarreta em um maior consumo de combustível;
  • Alguns transportam materiais mais leves mas em grande volume, o que exige maior espaço físico e, por consequência, veículos maiores;
  • Outras rotas, por sua vez, podem acarretar em custos com hospedagem para descanso da equipe;
  • E assim por diante.

A primeira dica é, portanto, controlar os gastos realizados em cada viagem para melhor entender os custos totais associados a determinadas rotas, conforme suas peculiaridades.

Veja a quilometragem rodada, quanto foi gasto com alimentação e hospedagem da equipe (caso necessário), os custos de consertos e desgaste de veículos, gasto com combustível, entre outros.

Procure fazer também um levantamento de quais custos poderiam ter sido evitados, assim fica mais fácil gerir os números e coordenar novos deslocamentos, otimizando os recursos disponíveis.

Dessa forma, você evita surpresas e prevê tudo aquilo que será gasto nas próximas rotas iguais a estas, inclusive com a manutenção.

2. Manutenção veicular é primordial

A revisão é imprescindível para o bom desempenho dos veículos. Afinal de contas, sem uma política de manutenção de frotas, você tem enormes prejuízos devido às quebras parciais ou totais de seus automóveis.

Além disso, o risco é ainda maior para os colaboradores, uma vez que a ausência da devida manutenção pode ocasionar acidentes fatais.

Então, implementando a otimização da gestão de frotas, você consegue controlar a previsão de gastos com consertos de cada caminhão, furgão ou carro. Para isso, tenha em mãos o histórico de cada veículo. Isto é, quantos quilômetros rodados ele tem, números de consertos já realizados, entre outras informações.

É muito importante buscar esse equilíbrio. Pois, se os carros estão em boas condições, você consegue ter maior produtividade, reduzindo custos de consertos e aumentando a lucratividade. 

E lembre-se: veículos que andam em bom estado conseguem cumprir seus prazos.

3. Monitore os prazos

Para melhorar ainda mais o desempenho da sua frota, é importante automatizar o processo de monitoramento de prazos. Esses programas fazem todo o acompanhamento e enviam alertas sobre a situação de cada entrega — semelhante aos sistemas de rastreamento, citados anteriormente.

Trata-se de uma forma de evitar atrasos, comprometendo a imagem da sua organização para com o cliente. 

Para que você otimize os seus processos de entrega, considere também controlar o veículo por localização – que explicaremos a seguir.

4. Controle os seus veículos por localização

Sabe qual é um dos maiores problemas enfrentados por empresas de logística? Desvio e atraso de mercadorias.

Isso, muitas vezes, acontece porque o condutor do veículo não seguiu uma boa rota e passa por obstáculos que comprometem toda a entrega.

Alguns exemplos:

  • Estradas em péssimas condições;
  • Bloqueios;
  • Desvios;
  • Roubos;
  • Entre outros problemas.

Sendo assim, use a tecnologia a seu favor!

Você pode recorrer a programas que fazem o rastreamento e monitoramento via satélite, como o Checklist Fácil. Com ele, é possível acompanhar cada passo do motorista e analisar se a rota por você estabelecida foi bem planejada.

5. Gerencie a disponibilidade de cada veículo na gestão de frotas

Com o monitoramento de manutenção, prazos e custos por viagem, fica bem mais fácil direcionar a quantidade necessária de veículos para uma determinada rota. Assim, você consegue fazer todas as entregas de forma ágil, simples e sem comprometer o seu orçamento.

Logo, evita problemas em relação a entregas de mercadorias e/ou serviços, já que conta com um bom suporte para o planejamento das atividades.

6. Use a tecnologia a seu favor

Ao longo deste post, você viu como é importante ter o planejamento como aliado para otimizar a sua gestão de frotas. Fazendo isso você consegue controlar, prever e reduzir custos, aperfeiçoar suas rotas, padronizar processos e elevar seus lucros.

Além disso, o mercado de tecnologia tem oferecido soluções cada vez melhores para os mais variados segmentos do mercado. 

São programas inteligentes que coletam e processam dados, oferecem dashboards completos e relatórios, para que as decisões tomadas por gestores sejam cada vez mais assertivas, em todos os níveis da operação.

O Checklist Fácil, por exemplo, permite fazer a gestão de equipes externas, inspeção de avarias nos veículos, checklist por imagem, vistorias técnicas, controle de carga e descarga, GPS e muito mais.

Com isso, você otimiza suas entregas, eleva a produtividade do seu time e, ainda, gerencia todos os processos com mais agilidade e segurança. Além de garantir uma maior vida útil a sua frota. 

Então não perca mais tempo! Faça como a Raízen, DHL, Loggi e muitas outras. Fale com um de nossos consultores e entenda como a nossa solução pode ajudar sua empresa!

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Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Especialista em marketing estratégico e comunicação em mídias digitais, sou fã de viagens, aventuras, culturas diferentes, além de ler e escrever!
Lilian Sulzbacher
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One Reply to “Como otimizar a gestão de frotas na sua empresa”

  1. O corona afeta qualquer pessoa ou negócio, não importa o quão preparado você esteja. Temo por aqueles que possuem pouco dinheiro para superar essa fase trágica.

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