Por que usar checklist online na minha empresa?

No checklist online, é possível registrar as checagens que devem ser realizadas, com seus respectivos responsáveis e prazos. Logo, ajuda a otimizar processos e a elevar a produtividade. Quer entender por que e ver como usá-lo, na prática? Leia este artigo!

Tempo de leitura: 5 minutos
Profissionais realizando inspeções usando checklist online

O checklist online é uma versão mais moderna das tradicionais listas de verificação. Com ele, é possível organizar melhor as tarefas de checklist. Reduzindo, assim, as incidências de erros e garantindo a integridade no cumprimento das atividades.

Antes de abordarmos a versão digital, é importante entender a lógica por trás dos checklists. Essas listas costumam ser criadas quando a empresa possui atividades repetitivas. Assim, têm-se um registro do que precisa ser checado, para que nenhum detalhe seja deixado para trás.

Por se tratar de um upgrade dessa ferramenta, o checklist online tem se tornado um dos grandes aliados na busca por padronização de processos. Logo, se você deseja saber mais sobre ele e, ainda, ver o funcionamento de uma solução, na prática, continue com a gente. Afinal, esses são alguns dos assuntos que abordaremos a seguir. 

Para que serve o checklist online?

Vamos combinar: quando precisamos realizar várias tarefas em um único dia, a melhor forma de não esquecer nada é fazendo anotações. Caso contrário, em meio à correria, alguma coisa pode acabar ficando de fora.

Pois o checklist digital surge como um aliado para que tais atividades sejam realizadas dentro do prazo estipulado. 

Nele, é possível registrar as checagens que devem ser realizadas, com seus respectivos responsáveis e prazos. Logo, agiliza a parte de delegação de tarefas, bem como o controle sobre o seu cumprimento.

Você pode utilizar o checklist online para:

  • Registrar tarefas, incluindo a ordem que devem ser entregues;
  • Realizar inspeções e verificações em produtos ou setores;
  • Analisar a localização de defeitos – verificando suas causas;
  • Ter um controle maior sobre a operação;
  • Coletar dados para uma tomada de decisão mais precisa.

Devido a esses e tantos outros tipos de uso da solução, podemos pontuar como principais benefícios da sua utilização a organização de processos e a elevação da produtividade. Com isso, têm-se um time mais motivado e focado em cumprir suas atividades. 

E quem ganha com tudo isso? A empresa, é claro, que vê seus resultados melhorarem substancialmente!

Diferenciais do checklist online em relação à versão em papel

Algumas empresas ainda preferem utilizar papel ou planilhas simples para realizar suas inspeções. Esse é o seu caso? Pois saiba que o checklist eletrônico pode otimizar o seu processo. Afinal, ele ajuda a reduzir a incidência de erros e perdas, assim como facilita o acesso a dados importantes do negócio.

Confira abaixo as principais vantagens de adotar o checklist online:

Agiliza a tomada de decisão

Imagine que você tem uma reunião e precisa de dados comparativos referentes aos checklists realizados nos últimos 5 anos. Se todo o processo de vistoria é feito de forma manual, registrado em papel, será preciso alguns bons dias para encontrá-los e analisá-los.

Em contrapartida, quando são dispostos em uma ferramenta, o acesso se torna imediato. Permitindo, portanto, uma tomada de decisão ágil e muito mais certeira.

Reduz as falhas e retrabalhos

Processos manuais são mais propensos a erros, rasuras e retrabalhos. Isso sem falar que são mais suscetíveis a esquecimentos ou trabalhos feitos pela metade.

O checklist online consegue minimizar essas brechas, especialmente porque as atividades são registradas e podem ser agendadas. Ou seja: o colaborador recebe um lembrete de que precisa realizar determinada inspeção e ele deve responder todas as questões para que seja considerada finalizada.

O Checklist Fácil, inclusive, permite o agendamento de checklists periódicos. No caso, se toda segunda-feira, às 9 horas, é preciso conferir o nível do óleo de um caminhão, isso estará registrado no sistema – vinculado ao seu respectivo responsável.

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Indicadores em tempo real

Seguindo o exemplo da reunião que demos anteriormente, imagine o tempo que uma equipe precisa para coletar dados, analisá-los e gerar as informações relevantes. Difícil até calcular, não é mesmo?

Pois esse é outro diferencial do checklist online. Os dados ficam armazenados em um único local, permitindo obter indicadores por período ou equipe, por exemplo, com apenas um clique.

Como usar um checklist digital, na prática?

Antes de criar o checklist propriamente dito, é importante que você tenha ciência de alguns pontos considerados essenciais. Vamos a eles?

Um checklist precisa deixar claro o que deve ser verificado e com que frequência. Nele, devem constar os critérios de conformidade e não conformidade – pois isso auxilia na avaliação posterior.

É interessante, ainda, que a ferramenta utilizada permita adicionar observações e informações adicionais. Afinal, isso permite entender melhor o cenário como um todo.

Agora, confira um passo a passo para usar o checklist eletrônico:

1. Defina o que deve ser verificado

Por mais óbvio que essa etapa possa parecer, é comum que ocorram erros no momento da elaboração da lista de verificação. E isso pode fazer com que o checklist não seja, de fato, eficiente.

Desta forma, é essencial definir o que deve ser inspecionado e ter clareza quanto a importância disso para o negócio. Precisando de inspiração? Veja alguns modelos de checklist que criamos. Você pode baixá-los gratuitamente!

2. Crie um checklist claro e completo

Vamos supor que você esteja criando um checklist para recebimento de mercadorias na sua loja. O ideal é que todos os detalhes a ser analisados nesta etapa – como quantidade e qualidade do produto – estejam pontuados, para que o colaborador não esqueça.

Um diferencial do checklist eletrônico é a possibilidade de criar obrigatoriedades de preenchimento. Ou seja, você pode estabelecer que, caso a resposta seja negativa em determinada questão, seja preenchido o campo de observações e criado um plano de ação.

3. Especifique a frequência de realização

O próximo passo consiste em definir dias específicos ou a frequência com que cada checklist digital deve ser realizado. Você pode, ainda, delimitar situações para o seu uso. Ou seja, vincular a aplicação a determinada atividade.

Voltando para o exemplo do recebimento de mercadorias, a empresa pode não ter um dia específico para tal. Logo, somente será preciso aplicar o checklist quando ele ocorrer.

4. Defina responsáveis

Quando não se tem clareza quanto às pessoas responsáveis por determinadas atividades, as chances de ocorrerem falhas são grandes. O mesmo ocorre quando falamos em aplicação de checklists.

Na solução Checklist Fácil, é possível estipular a equipe ou o profissional responsável por cada aplicação. Assim, facilita na organização e, principalmente, conferência posterior.

5. Teste a lista

Antes de finalizar a criação de qualquer checklist digital, lembre-se de conferir se está de acordo com os processos da empresa. Para isso, o ideal é pedir para que os colaboradores que irão usar a ferramenta olhem e realizem testes. 

Essa é a forma de validação mais eficiente e o momento ideal para realizar melhorias.

O que não pode faltar em um checklist online efetivo?

Para ajudá-lo a usar essa ferramenta de forma eficiente, vamos resumir o que não pode faltar na hora de criar um checklist eletrônico. Vale a pena sempre dar uma conferida nessa lista para não esquecer de nada:

  • Nomeie o seu checklist;
  • Adicione datas, prazos e frequências em cada checklist;
  • Crie uma lista de verificação que, de fato, seja relevante para o negócio;
  • Dê responsabilidades aos seus colaboradores;
  • Crie checklists claros, sucintos e fácil de serem usados;
  • Atualize seus checklists conforme necessidade;
  • Acompanhe o progresso das tarefas e projetos.

Agora que você conheceu as vantagens do checklist online, que tal testar a solução Checklist Fácil na sua empresa? Ou seja, ver, na prática, como ela pode facilitar a sua rotina? 

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Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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