Será que vale a pena fazer checklist no Excel? Acredite, essa dúvida é muito comum e, em meio aos avanços tecnológicos, esclarecê-la é essencial.
O fato é que o Excel é uma ferramenta muito utilizada em praticamente todas as empresas que necessitam organizar, de alguma forma, dados, números e métricas dos mais diversos setores. Por ser extremamente versátil, também é muito utilizada para a realização de checklists e auditorias, pois tem recursos que permitem tais análises de forma eficiente e objetiva.
Além disso, os mais diversos setores do mercado utilizam o checklist Excel, incluindo varejo, indústria e hotelaria. Enfim, são inúmeras as possibilidades do uso do checklist no Excel em praticamente todas as áreas de diferentes empresas. Então, vamos lá!
Checklist Excel: Quais são as vantagens?
Primeiramente, vamos abordar alguns dos motivos pelos quais o Excel se tornou uma ferramenta tão popular na aplicação de checklists. Confira!
Ferramenta conhecida no mercado
A maioria das pessoas que têm ou já tiveram acesso a um computador, seja para uso pessoal ou no ambiente de trabalho, têm conhecimento, mesmo que de forma básica, do que é e também de como se utiliza o Excel.
Por fazer parte do Pacote Office, que foi oficialmente lançado pela Microsoft em 1990, a ferramenta foi altamente difundida, uma vez que já vinha previamente instalada em praticamente todos os computadores que utilizam o Windows.
Ela foi, junto do Word e do PowerPoint, uma das primeiras ferramentas de produtividade para computadores e, em consequência disso, até hoje os candidatos às vagas no mercado de trabalho se destacam quando têm conhecimentos avançados na plataforma. Para alguns cargos, inclusive, esse conhecimento é imprescindível!
Por isso, ela é uma ferramenta muito consolidada no mercado hoje em dia e ainda é bastante comum ver a aplicação de checklists com Excel na execução de auditorias e controles.
Custo-benefício do checklist em Excel
A maioria das empresas, por utilizar praticamente todas as funções do pacote office, já disponibiliza estas ferramentas para seus colaboradores.
Além disso, existem outras opções gratuitas no mercado, como o LibreOffice (também conhecido como BrOffice) ou mesmo a plataforma do Google Workspace (Antigo G Suite), que permitem utilizar de forma gratuita ferramentas de planilhamento e gestão de dados, bastante similares ao famoso Excel da Microsoft.
Facilidade no compartilhamento
Por ser uma plataforma consolidada no mercado, a maioria dos computadores consegue ler os formatos exportados por esta ferramenta. Portanto, é simples compartilhar uma planilha ou um checklist Excel com outros usuários e colaboradores por email ou pen drives, por exemplo.
Outro fator importante é que o acesso também pode ser feito em dispositivos móveis, como tablets ou celulares.
Entretanto, nem tudo é vantagem no uso do Excel!
Checklist Excel: Desvantagens
Uma vez que a aplicação de checklists tem uma função tão estratégica na gestão de negócios, é fundamental que os gestores levem em consideração as desvantagens de utilizar este programa ponderando, principalmente, os problemas que podem interferir no dia a dia do trabalho de suas equipes.
As desvantagens são significativas e podem comprometer seriamente a produtividade do time. Confira:
Ao mesmo tempo que é completo, é complexo
Uma das vantagens de utilizar o Excel é o quão fácil é encontrar esta ferramenta no mercado e quem sabe utilizá-la minimamente. Entretanto, este também pode ser um gargalo para a empresa, uma vez que para utilizá-la em todo o seu potencial é necessário ter conhecimentos aprofundados em suas fórmulas e diferentes funções.
Para que isso ocorra, é preciso contratar um funcionário com cursos específicos, o que custará mais caro para a empresa, ou então despender tempo e dinheiro para treinar os funcionários existentes.
As funções e fórmulas do Excel podem ser extremamente complexas para leigos e quaisquer alterações feitas em planilhas e checklists no Excel podem comprometer todos os dados inseridos e prejudicar o uso. Ou seja, se não forem manuseadas corretamente por quem entende das particularidades desta plataforma, o resultado pode ser desastroso!
Planilhas podem ser perdidas
A partir do momento em que uma empresa trabalha apenas com o armazenamento de seus documentos e arquivos nos computadores físicos, HD’s externos e pen drives, por exemplo, é preciso estar ciente de que estes equipamentos podem ser corrompidos e perdidos.
Um computador quebrado, um pen drive perdido ou mesmo um HD que para de funcionar pode pôr em risco milhares de informações da empresa e dados importantes para a gestão do negócio.
Perdas geram retrabalho
A perda de documentos, quando armazenados em computadores e hardwares físicos, gera um alto volume de retrabalho, uma vez que todos os dados perdidos precisam ser refeitos. Tudo isso é tempo e produtividade que são gastos com um trabalho que poderia ser evitado, simplesmente pois sua empresa ainda não migrou para o universo digital.
Por isso que a digitalização tem avançado com força e cada vez mais empresas estão optando por softwares e sistemas integrados e no modelo de “cloud”, ou seja, na nuvem, onde os dados não se perdem caso uma estrutura física estrague ou se perda.
Péssima usabilidade em dispositivos móveis
Definitivamente quem já tentou usar uma planilha ou fazer um checklist no excel, utilizando um aparelho celular ou tablet, sabe que essa não é a melhor das experiências. A tela pequena dificulta a leitura e a inserção de dados, pois o programa não foi feito e nem pensado para ser utilizado em dispositivos móveis.
Esse tipo de limitação atrapalha bastante o dia a dia das equipes de campo, que precisam executar auditorias em locais fora do escritório, como depósitos, veículos ou áreas externas.
Barreiras como estas muitas vezes obrigam os funcionários a aplicarem checklists em papel e, posteriormente, gastarem ainda mais tempo tendo que transmitir estes dados para o computador. Novamente, retrabalho!
Limitações para inserir mídias
Para quem precisa aplicar checklists Excel, sabe que é muito mais complexo incluir diferentes mídias como imagens, vídeos e áudios nos checklists. Isso porque a ferramenta foi pensada, basicamente, para o processamento de dados numéricos, ou seja, não foi criada especificamente para a aplicação de checklists.
Já para quem aplica e analisa os resultados das auditorias, as mídias são um ponto fundamental pois complementam a análise.
Logo, o mais sábio é buscar uma ferramenta de checklist digital robusta, customizável e completa, como a Checklist Fácil, que possa atender todas as necessidades de uma empresa ou setor.
Controles e análises de períodos longos se tornam complexos
Outra desvantagem ao aplicar checklists em Excel é o fato de ser difícil de serem analisados dados em períodos de tempo mais extensos, como um ano, dois anos ou mesmo períodos ainda maiores, de cinco ou dez anos.
Se sua empresa, por exemplo, costuma fazer comparativos anuais de controle e, durante todos os 365 dias vai alimentando uma planilha, chegará um momento em que serão tantas as informações incluídas na mesma que o trabalho de análise se tornará mais completo e tomará cada vez mais tempo. Além disso…
Quanto mais dados, mais pesado fica
Por fim, outra desvantagem significativa de checklists em Excel é que, quanto mais dados, novas abas, fórmulas e funções são inseridos nas planilhas, mais pesada ela vai ficando e, por consequência, mais lenta.
A perda de performance da ferramenta também gera impaciência na equipe, irritação pela perda de tempo que poderia ser mais bem utilizado de outras formas e uma diminuição no ritmo de trabalho.
Por que digitalizar seus processos é a melhor opção?
Com os avanços tecnológicos, surgiram inúmeras opções que permitem que as empresas digitalizem seus processos e possam fugir do checklist no Excel.
Os benefícios são diversos, incluindo ganho em produtividade, maior facilidade em delegar tarefas e responsáveis e otimização do tempo. Além disso, promove uma maior eficiência operacional em todo o ciclo de auditorias e análises da empresa.
As ferramentas e opções digitais têm sistemas completos e intuitivos, focados na usabilidade, sendo que qualquer pessoa com um breve treinamento pode manusear um sistema de checklist digital, para fugir da versão em Excel.
Também existe um ganho real em produtividade e performance, uma vez que estes sistemas são preparados para receber e processar rapidamente um grande volume de dados, podendo ainda ser utilizado de modo offline – sincronizando, posteriormente, os dados coletados em análises.
Um dos exemplos que damos é a empresa Ocyan, gigante do setor de soluções para a indústria de óleo e gás upstream offshore, com operações no Brasil e no exterior. Ela conseguiu atingir números incríveis em economia no uso de papel em apenas um ano, e a previsão é economizar mais de R$ 2 milhões de reais em 5 anos. Tudo isso apenas digitalizando seus processos com ferramentas como o software da Checklist Fácil, passando a aplicar seus checklists de forma digital. Confira este Case de Sucesso!
A Checklist Fácil
Hoje somos a melhor ferramenta de checklist do mercado e o software pioneiro na América Latina, que comprovadamente melhora a eficiência operacional de empresas nos mais variados setores.
Com um Saas (Software as a Service) moderno e pensado no usuário, é possível aplicar checklists e planos de ação para resolver inconformidades de forma rápida e prática, definindo prazos e responsáveis para as tarefas com poucos cliques. Entenda como funciona:
Ou seja, basicamente nosso software disponibiliza tudo que uma empresa que aplica checklists precisa para digitalizar de vez os seus processos, fugir dos problemas que existem na utilização de checklists em Excel e usufruir de inúmeros benefícios deste processo de migração para o universo digital.
Não é à toa que empresas como Heineken, Toyota, Ambev, KFC, Habib’s, Natura, Adias, Volvo e inúmeras outras confiam em nosso trabalho!
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