Como aumentar a eficiência operacional com o uso de checklists?

O checklist é uma ferramenta versátil, personalizável e efetiva. Qualquer tipo de negócio pode aplicá-lo, nos mais diversos setores. Confira como ele pode ser útil para o seu negócio!
Atualizado em: 6 de fevereiro de 2024
Tempo de leitura: 13 minutos

O checklist é uma ferramenta estratégica para o cumprimento de tarefas. Também conhecido como lista de verificação ou checagem, ele consiste em uma listagem de itens que são marcados quando algo é efetuado.

Para muitas empresas, garantir que os procedimentos padrões sejam cumpridos é parte fundamental das tarefas do dia a dia. Nesse cenário, o uso de checklists faz parte de um cotidiano mais eficiente e produtivo. 

Afinal, ele dá o suporte necessário para identificar não conformidades e assegurar que tudo funcione adequadamente. Desse modo, vários segmentos podem aproveitar todas as vantagens do checklist, especialmente se ele aparece em uma solução digital. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe!

Veja o que será abordado:

O que é checklist?

O checklist é um questionário, criado a partir da enumeração de itens necessários para executar determinada atividade. Ao longo do cumprimento de tarefas ou aquisição de cada item, você realiza uma marcação. Isso possibilita o acompanhamento do cumprimento das demandas, o que traz mais eficiência nas atividades.

Atul Gawande, autor do best seller The Checklist Manifesto (2011), traz a ideia de que, no século XXI, nós já acumulamos muita informação. E isso faz com que erros evitáveis sejam comuns em nossas atividades.

De fato, essa situação parece ser a consequência do volume e da complexidade do conhecimento que detemos. Isso porque, agora, todo esse entendimento excede as nossas habilidades individuais de fazermos entregas corretas, seguras e confiáveis.

Por isso, o autor sugere que é preciso trabalhar com uma estratégia diferente para superar o fracasso. Ela deve ser baseada na experiência e no conhecimento que as pessoas já têm. E, por mais simples que pareça, essa solução está no uso de checklists. 

Um estudo de melhoria de processos, intitulado Aumento da produtividade de biscoito cream cracker através de melhoria no processo em uma indústria alimentícia, comparou 5 produções de biscoito antes e depois de aplicar checklists.

Neste pequeno recorte, identificou-se um tímido aumento na produtividade, que já representou um rendimento financeiro de 11 mil reais por ano. 

Com isso, consideramos que, mesmo aplicações iniciais simples, já trazem resultados consideráveis para a gestão de processos de qualquer segmento. Dito isso, vamos entender mais sobre a aplicação dos checklists?

Qual o melhor modelo de checklist?  

Existem diferentes formatos de checklists e, para escolher o melhor, é preciso conhecer os principais e entender as vantagens e desvantagens de cada um. Listamos a seguir os três tipos de checklist mais comuns, confira: 

Folha de checklist impressa  

Esse é o modelo mais simples, onde todo o controle é feito manualmente com papel e caneta. Parece benéfico por ser um checklist fácil de implementar, porém, ele traz algumas desvantagens que têm grande peso na sua operação: 

  • Suscetível a erros manuais, rasuras e perdas; 
  • Impossibilidade de unificar e analisar dados; 
  • Gasto excessivo de papel, prejudicando as finanças e o meio ambiente. 

Planilhas de checklist no Excel  

As planilhas são uma evolução do papel, pois já fazem parte do meio digital. Assim, as informações ficam salvas no computador e não correm perigo de serem rasuradas ou rasgada, por exemplo. As planilhas também são uma alternativa mais sustentável, pois dispensam o uso do papel. 

Entretanto, ainda não é o modelo ideal. É preciso criar fórmulas complexas para se alcançar um certo nível de automatização, mas que não garante a confiabilidade das informações. É possível unificar os dados de diferentes planilhas para realizar análises, porém, esse processo é manual e também está suscetível a erros. 

Software para checklist online 

Essa é a opção que melhor garante segurança para suas informações e eficiência para sua operação. Utilizar um software online traz mais flexibilidade, pois você pode aplicar os checklists em qualquer lugar — no caso do Checklist Fácil, é possível utilizar mesmo sem acesso à internet, pois os dados são sincronizados quando houver conexão. 

Os dados ficam centralizados em um só sistema e acessíveis a todos que precisarem. Essa centralização automatizada permite análises estratégicas e a criação de dashboards para acompanhar relatórios, além de regras personalizadas, planos de ação, métodos de verificação e mais. 

Tudo isso aumenta a produtividade da sua operação e minimiza as falhas, garantindo que os checklists realmente sejam um braço direito do dia a dia da sua empresa. 

Onde aplicar checklists?  

Os checklists podem ser aplicados em qualquer área ou segmento que queira padronizar checagens, processos ou dados. Abaixo você encontra alguns exemplos para entender melhor as possibilidades de aplicação: 

Checklists para padronização de produção  

Para garantir a padronização da produção na indústria, você pode utilizar checklists para verificar configurações e processos de produção, controlar limpeza e manutenção de maquinário, acompanhar produtividade, evitar perdas, criar fluxos de trabalho, etc. 

Checklists para controle de estoque e materiais   

Checklists são grandes aliados no controle de estoque. Eles podem ser aplicados para controle de compras, conferência de recebimento, separação e cadastro de produtos, análise de indicadores, inventários de estoque, controle de validade e registro de movimentações, por exemplo. 

Checklists para gestão de resíduos  

A tecnologia de checklists é essencial para reduzir o impacto ambiental de segmentos como indústria e construção civil.

Você pode utilizá-los para identificar os tipos de resíduos gerados, criar e acompanhar relatórios, planejar ações de controle, padronizar o descarte para cada tipo, confirmar o transporte adequado dos resíduos e registrar seu destino final. 

Checklists para auditorias de qualidade  

Na gestão da qualidade, os checklists são indispensáveis. Eles podem ser usados na organização de processos de produção, na realização de inspeções antes, durante e depois do fluxo produtivo, e na identificação de inconformidades.

Também é possível verificar o cumprimento de normas, criar planos de ação, fazer conferências de qualquer tipo de ativo: máquinas, pessoas, estoques, ambientes, matérias-primas, entre outros. Em resumo, os checklists ajudam a garantir a qualidade em todas as etapas da produção de qualquer segmento. 

Checklist para gestão logística  

A logística é uma área que precisa de uma organização impecável, e os checklists são ideais para isso: verificação de documentação, planejamento e controle de manutenção de frota, planejamento de rota, prevenção de acidentes, auditoria de carga e descarga, gestão de equipe e vistorias técnicas são algumas aplicações na gestão logística. 

Checklist para auditoria de segurança do trabalho  

A segurança do trabalho é uma área que demanda um rigoroso controle para proporcionar um ambiente saudável e sem riscos aos colaboradores.

Com o uso de checklists, é possível auditar o ambiente de trabalho (sinalização, resíduos, iluminação e instalações, por exemplo), o uso e limpeza dos EPIs, os processos padrão de segurança, a qualidade e manutenção das máquinas, ferramentas e de todos os itens que impactam na segurança. 

Checklists para gestão de manutenção  

Através dos checklists digitais você pode criar planos de manutenção, definir datas e pessoas responsáveis, registrar o histórico dos serviços e criar planos de ação para não conformidades. 

Checklist para controle fiscal  

Registrar entradas e saídas financeiras, verificar a precisão dos registros, confirmar o cumprimento de obrigações fiscais, avaliar a conformidade com normas tributárias e revisar documentos são algumas das aplicações de checklists na área fiscal. 

Checklist para padronização de lojas e ambientes  

A padronização de ambientes garante uma experiência consistente para os clientes e fortalece a identidade da marca. Para quem trabalha com franquias, é um dos pontos mais importantes!

Os checklists podem ser usados para gerir a implantação de novas unidades, criar procedimentos operacionais padrão para limpeza e organização, controlar manutenções e reformas, organizar a disposição dos produtos, etc. 

Checklist para ordem de serviço  

Quem trabalha com a prestação de serviços também pode usar os checklists a seu favor. Alguns exemplos são as verificações de rotina, organização de auditorias, controle de ordens de serviço, gestão de clientes e parceiros, controle de recebimentos, instalações, processos de segurança e atendimento. 

Checklist de plano de ação para ocorrências 

Identificar a causa raiz da ocorrência, definir ações corretivas e planos de prevenção, e avaliar a eficácia das ações implementadas são as principais atividades relacionadas aos planos de ação para ocorrências, e tudo isso pode ser feito por meio de checklists.

Com o Checklist Fácil, é possível criar um plano de ação automaticamente quando houver uma não conformidade identificada durante a aplicação. 

Como fazer um checklist?

Muita gente já conhece a estrutura dos checklists. Às vezes como lista de verificação, questionário, formulário ou outro nome. Mas, a essência é a mesma: itens dispostos em uma listagem que recebem uma marca de identificação quando são cumpridos.

Porém, o que é preciso considerar para construir um checklist? É isso que vamos mostrar agora! Confira o passo a passo:

1. Defina o que vai checar

Há uma infinidade de opções que podem variar de acordo com o departamento, o segmento, o processo e a metodologia. Começando pelo óbvio: escolha o que você vai inspecionar. Por exemplo:

  • Ambientes;
  • Processos;
  • Pessoas;
  • Equipamentos;
  • Máquinas;
  • Ferramentas;
  • Documentos;
  • E mais!

Enfim, a aplicação de questionários pode ser feita em qualquer coisa que seja relevante para a sua empresa. A checagem vai ajudar a manter padrões, agilizar a rotina e otimizar o tempo.

Um ponto importante é que, absolutamente, qualquer tipo de verificação pode ser feita com um checklist. Por se tratar de uma ferramenta simples e personalizável, é fácil customizá-la de acordo com as necessidades do negócio. 

Mais à frente, falaremos sobre alguns exemplos de uso de checklist, continue acompanhando!

2. Liste todos os itens para inspecionar

Ao definir o que será inspecionado, é preciso ter um olhar atento a todos os detalhes que compõem o contexto selecionado. Isso significa que, provavelmente, no início, você vai precisar ajustar alguns pontos que só serão percebidos depois das primeiras aplicações.

Então, é sempre válido elaborar o seu checklist, testar, ajustar e aplicar novamente. Eventualmente, você chegará em um resultado satisfatório, com um questionário que aborda todos os aspectos necessários para uma inspeção completa.

Que tal entendermos melhor essa fase com um exemplo? Vamos imaginar que você optou por realizar uma auditoria de limpeza. Então, é preciso considerar tudo o que precisa ser higienizado na empresa, em todas as áreas.

A partir disso, você pode definir se haverá apenas um checklist que aborda todas as áreas ou se é melhor construir um checklist para cada departamento. Um aspecto que impacta essa escolha é se a aplicação dos checklists será realizada apenas por uma pessoa ou por várias.

Além disso, os banheiros e a cozinha precisam de uma atenção especial, pois são áreas que exigem descontaminação do ambiente. Então, é preciso ser bem detalhista no que diz respeito à inspeção desses setores.

O importante é elencar absolutamente tudo o que precisa ser feito. Até mesmo aqueles itens que parecem óbvios. Assim, você garante que nada ficará de fora no momento da auditoria

3. Estruture a ordem de acordo com o contexto

Agora que você já definiu tudo o que vai ter no seu questionário, é hora de estruturá-lo. Como já dissemos, essa ordenação vai depender de algumas escolhas sobre o que vai conter em cada checklist.

Além disso, a lista de verificação deve ter algum critério de prioridade. Por exemplo: uma ideia é iniciar pela ordem da disposição dos itens inspecionados no cômodo. Ou, então, começar pelos objetos que estão suspensos e fazer uma checagem de cima até embaixo.

Enfim, isso vai depender da organização do ambiente, no caso do checklist de limpeza. Vale destacar que cada tipo de auditoria precisa ser pensada de acordo com o seu contexto, de modo a facilitar e otimizar ao máximo a aplicação do checklist.

4. Faça apenas uma pergunta por item

Quando falamos em lista de verificação, há um ponto crucial na sua elaboração: objetividade. Ou seja, a pergunta que precisa ser respondida deve ser clara e condizer com as opções de resposta – que falaremos no próximo tópico.

Por exemplo, se você deseja saber quantos banheiros foram limpos, é preciso pensar que a resposta pode ser nenhum. Então, há duas opções: ou colocar o zero como alternativa de resposta, ou fazer duas perguntas: os banheiros foram limpos? e quantos banheiros foram limpos?

Portanto, é importante não abrir espaço para ambiguidades ou divergências nas perguntas. Afinal, se for necessário rever as respostas ou entender o contexto, acaba gerando mais trabalho para os envolvidos.

5. Avalie as opções de resposta

Quando você cria as perguntas do seu formulário, também é preciso definir os tipos de resposta. Seja no papel, na tabela ou no checklist online, há algumas opções que podem ser úteis no momento da estruturação.

Isso pode tornar ainda mais ágil o processo de aplicação, aumentando a produtividade da checagem como um todo. Veja algumas possibilidades de respostas:

  • Avaliativas;
  • Lista de seleção;
  • Caixa de texto;
  • Numérica;
  • Imagem;
  • Entre outras.

Ou seja, de acordo com a pergunta, você consegue escolher o melhor tipo de resposta para coletar a informação requerida.

6. Mantenha o registro dos dados coletados

Ao utilizar papéis ou planilhas, você vai precisar guardar todos os dados das inspeções realizadas. Com o uso de um app de checklist, essas informações já ficam registradas e automaticamente disponíveis em relatórios de acompanhamento. 

Desse modo, o histórico vai ajudar a encontrar os gargalos da operação e a mapear os pontos de melhoria. Assim, é possível fazer uma análise aprofundada de todas as alterações que ocorreram na empresa durante os processos de aplicação e gestão de não conformidades.

Lembre-se de sempre observar o contexto geral da operação. Com isso, você consegue identificar oportunidades e melhorar continuamente. Como resultado, a empresa aumenta a eficiência operacional, que traz consequências na satisfação dos clientes e no crescimento do negócio.

Quais são as vantagens de utilizar checklist online?

De fato, o checklist é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a empresa. Afinal, possibilita mais organização nas atividades, minimizando falhas e esquecimentos e dando mais segurança aos processos.

Um exemplo de aprimoramento de segurança é o uso do checklist para avaliar os equipamentos da empresa, o que possibilita diminuir riscos e evitar acidentes de trabalho. Quando se trata do cumprimento de normas legais, a ferramenta é imprescindível. Afinal, ela torna possível um acompanhamento da execução dos processos de acordo com a legislação.

Além disso, as listas de verificação aumentam a produtividade. Isso porque elas sintetizam quais demandas devem ser cumpridas, de forma sucinta e prática. Assim, acelera os processos e a realização das tarefas, o que promove mais lucratividade e eficiência operacional.

Organização de processos

No checklist você pode sistematizar os itens e especificá-los (sejam quantidades, horários ou padrões de qualidade, dependendo do tipo de lista). Nele, você também indica progressivamente aquilo que já conseguiu cumprir, o que facilita a execução da tarefa.

Geralmente, as empresas têm diferentes processos, exigências e demandas em seu cotidiano. Em comum, além do dinamismo, há a necessidade de checar parâmetros de funcionamento.

Com mais organização, os colaboradores ficam mais orientados e conscientes do que é necessário, realizando suas tarefas com qualidade superior.

Automatização

A automatização dos processos é outra função fundamental do checklist. Ao longo do tempo, com uma boa frequência de uso do recurso, o cumprimento das demandas acaba se tornando automático, dando mais agilidade para o profissional.

Quando falamos em uma plataforma de checklist, a automatização é ainda mais evidente. A digitalização dos processos permite que haja mais modernização, rapidez e eficiência na empresa.

Minimização de falhas

Outro importante ganho que o checklist traz é em relação aos resultados de destaque. Como suporte, ele dá a segurança de que todos os processos serão devidamente observados. Para profissionais com muitas obrigações, isso representa a garantia de que nada vai passar despercebido.

O checklist cumpre o papel de diminuir erros e esquecimentos no negócio. Isso porque ela tem uma indicação de tudo o que é necessário e, ao longo da realização da tarefa, você marca o que já cumpriu, fazendo um acompanhamento simultâneo.

Auxílio na resolução de questões à distância

O checklist também é uma estratégia de integração em empresas que contam com várias unidades e franquias, por exemplo. Eles ajudam na gestão a distância, permitindo padronizar os processos corporativos, de forma que cada unidade cumpra com os mesmos itens demandados.

O checklist para empresas, em diferentes cenários, tem atuação direta na garantia de que todas as etapas do trabalho serão cumpridas sem falhas, mesmo de longe. Ele é conduzido pelos processos sem deixar que nada falte.

Produtividade

Não é difícil imaginar como seria complicada a rotina do trabalhador que precisa checar tantas conformidades, mas não tem uma solução que o ajude. O checklist, além de garantir demandas executadas com perfeição, ainda traz maior produtividade. Todos os processos são feitos em menor tempo e facilmente.

Como extrair dados estratégicos através dos checklists gerados?

Uma das grandes vantagens de utilizar checklists digitais é a geração e controle de dados. Você pode observar os resultados em tempo real e criar indicadores para acompanhar a evolução de todas as frentes da sua empresa. 

Através desses dados você pode: 

  • Tomar decisões estratégicas; 
  • Controlar resultados em tempo real; 
  • Identificar gargalos e pontos de melhoria; 
  • Reduzir custos operacionais; 
  • Garantir mais transparência no controle de atividades. 

Softwares como o Checklist Fácil têm uma área específica de relatórios para facilitar a extração desses dados, com dashboards personalizáveis que garantem a você uma visão estratégica dos números. 

Com isso, você pode definir indicadores para acompanhar todas as frentes auditadas pelos checklists, como KPIs operacionais, financeiros, de produtividade, etc. 

Como implementar um sistema de checklists digitais na empresa?

Adotar um sistema de checklist traz impactos para toda a empresa. Por isso, é importante que o processo de implementação seja organizado e envolva todos os colaboradores. Para isso, você pode seguir três passos básicos:

1. Mapeie e padronize os processos

O primeiro passo é fazer um levantamento completo de todos os processos da sua empresa. Assim, você terá total visibilidade do dia a dia de cada área para, então, criar padrões para cada processo. Essa padronização busca tornar a operação mais organizada e eficiente, reduzindo erros e garantindo a qualidade das entregas.

2. Defina um modelo de checklist para cada aplicação

Com os processos mapeados e padronizados, é hora de criar o checklist para cada necessidade. Isso deverá ser mais fácil se o levantamento foi feito de forma detalhada no início da implementação. Afinal, conhecendo bem os processos, a necessidade e realidade deles fica mais clara.

Você pode criar os campos e perguntas do checklist do zero, encontrar modelos na internet, ou mesclar ambos. O Checklist Fácil traz modelos prontos para você utilizar ou usar como base, o que facilita muito a aplicação.

3. Identifique possíveis problemas e crie planos de ação

Para que os checklists sejam ainda mais eficazes, é importante identificar os possíveis problemas e riscos que impactam ou podem impactar sua operação. A partir disso, crie planos de ação para resolver cada erro.

No Checklist Fácil, sempre que uma não conformidade for identificada durante a aplicação do checklist, você pode configurar para que um plano de ação seja criado automaticamente. Isso agiliza a resolução dos problemas e evita a recorrência de erros.

Exemplos de uso de checklist nas empresas

O checklist ajuda negócios de diferentes segmentos, sempre com suporte em rotinas das mais variadas. Quando utilizados em soluções digitais, eles asseguram que qualquer processo seja executado com excelência. 

A seguir, confira algumas áreas que podem aproveitar dessa ferramenta, utilizando modelos de checklist ou criando questionários 100% personalizados.

Indústria

A indústria é um setor em que os processos precisam ser feitos de modo eficiente e padronizado. Controlar a execução desses trabalhos não é fácil e exige o suporte adequado que posso ajudar a mapear cada tarefa executada.

Nesse setor, a solução de um checklist na indústria ajuda no controle de qualidade e na padronização de processos. Assim, funcionários responsáveis podem observar o cumprimento dessas etapas, garantindo que a produção atinja seus melhores níveis. Veja algumas possibilidades de aplicação:

Saúde, Beleza e Bem-estar

Em estabelecimentos como farmácias e clínicas, o nível de exigência de conformidade é alto. São locais em que a salubridade e a organização devem estar em vista. Por isso, desde a limpeza até a disposição dos itens adequadamente estão em pauta.

Esses estabelecimentos são fiscalizados pela Anvisa, o que requer um controle maior sobre as mercadorias. Por isso, o checklist dá suporte para controle diário de validade de produtos, informações detalhadas e outras obrigações de rotina. Confira alguns checklists que podem ser aplicados em farmácias:

  • Controle de processos internos;
  • Facilities;
  • Visual merchandising;
  • Cliente oculto;
  • Formulários de coleta;
  • Controle de recebimento;
  • Gestão de pessoas;
  • E muitos outros!

Varejo

O checklist no varejo também é de grande ajuda. As lojas precisam de um nível de organização mínimo, e essa ferramenta oferece suporte para manter o local funcionando adequadamente.

Na prática, isso representa controlar a limpeza da loja, o atendimento no caixa, a organização dos estoques e a conservação do local. Tudo deve estar perfeitamente acertado, garantindo o impacto positivo no cliente. Veja algumas aplicações:

Transporte e logística

Na área de transporte e logística, há muitos processos que envolvem toda a cadeia de suprimentos. E uma coisa é certa: quanto melhor for a definição das atividades a serem realizadas, mais produtiva se torna a operação.

Assim, os colaboradores se sentem mais seguros para realizar as suas funções e os gestores conseguem acompanhar e monitorar os processos. Conheça alguns exemplos de aplicação de checklist neste segmento:

  • Gestão de equipes externas;
  • Inspeção de avarias;
  • Vistorias técnicas;
  • Controle de carga e descarga;
  • Controle de frotas;
  • Facilities;
  • Gestão de rotas;
  • E muito mais!

Alimentação e Bebidas

Os locais que têm o dia a dia em torno da cozinha possuem uma rotina muito dinâmica, mas ainda assim precisa estar organizada. Isso garante que os locais estejam dentro das regras de higiene, e que os equipamentos se mantenham devidamente conservados.

O checklist para cozinha também dá suporte nos procedimentos, como na preparação de pratos. Dessa forma, os funcionários conseguem manter o padrão de atendimento e, principalmente, de execução de cada item do menu. Veja algumas aplicações:

  • Segurança dos alimentos;
  • Prevenção de perdas;
  • Controle de qualidade;
  • Manutenção e limpeza;
  • Certificação ISO;
  • Controle de vencimento;
  • Controle de qualidade da matéria-prima;
  • E muito mais!

Exemplo bônus: pesquisas

As pesquisas de satisfação são importantes para empresas de vários setores, que vendem diretamente aos clientes. O checklist pode ser usado de forma simples, com os questionamentos feitos diretamente ao público.

Nele, o cliente pode marcar as opções oferecidas em relação ao nível de satisfação com o produto ou com o serviço prestado. Esse feedback é importante e traz indicadores objetivos que ajudam empresas a otimizarem sua atuação.

A ferramenta de checklist pode ser útil em muitos segmentos, ajudando colaboradores a atingir um bom nível de produtividade, livre de erros. Na busca pela melhor ferramenta, a solução da Checklist Fácil é uma excelente opção.

Referência

Silva et al. Aumento da produtividade de biscoito cream cracker através de melhoria no processo em uma indústria alimentícia. In.: Gestão da qualidade e segurança dos alimentos: coletânea de pesquisas acadêmicas. Sobral – CE: Sertãocult, 2020.

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