O ciclo PDCA é um método de gestão de processos, que busca a melhoria contínua. Sua sigla significa quatro fases, que devem acontecer de forma cíclica: plan (planejar), do (fazer), check (checar) e act (agir).
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O ciclo PDCA é uma das metodologias mais aplicadas nas empresas para aperfeiçoar processos diversos. Sigla de plan, do, check e act, ou Planejar, Fazer, Checar e Agir, traz como princípio básico a melhoria contínua, ou seja, o aperfeiçoamento ininterrupto dos processos e das atividades internas.
Otimizar o desempenho e a forma de atuação é um dos grandes desafios de gestão. Porém, com a ferramenta adequada, é possível tornar essa atividade algo natural, sem que seja necessário, portanto, elaborar projetos complexos para contornar problemas.
É nesse cenário que surge o ciclo PDCA. Ele é ótimo para promover planejamento e organização melhorando, assim, os resultados da empresa.
Quer saber tudo sobre esse ciclo de melhoria contínua? Vem que a gente te explica!
Afinal, o que é ciclo PDCA?
Resumidamente, o Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão utilizada para promover melhoria contínua nos processos e ambiente de trabalho. por meio de quatro etapas cíclicas. A metodologia tem como principal objetivo solucionar problemas e não conformidades a partir de planos de ação. Logo, tem foco especialmente na qualidade.
O Ciclo PDCA foi criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, na década de 20. Inicialmente, era composto por 3 etapas cíclicas: especificação, produção e inspeção.
Entretanto, em 1938, o físico William E. Deming descobriu seu estudo e passou a trabalhar com ele, visando aprimorar ainda mais a metodologia. Neste momento, houve a necessidade de inserir mais um passo nessa roda, fazendo surgir, então, o modelo conhecido até hoje.
Devido ao aprimoramento do método PDCA ao longo do tempo, este também leva os nomes de Ciclo de Shewhart e Ciclo de Deming.
Qual o objetivo do ciclo PDCA?
O seu foco principal é fazer com que as atividades sejam executadas de forma mais ágil, bem como tornar os processos mais claros e objetivos.
A grande vantagem é que sua aplicação abrange qualquer modelo de negócio. Isso permite que diferentes empresas possam aprimorar sua gestão, garantindo resultados melhores.
Sendo assim, o controle dos processos — tanto internos, quanto externos — passa a ser maior. Além disso, permite padronizar a forma de execução das atividades e buscar soluções que minimizem erros e seus impactos negativos.
Porém, vale ressaltar que, uma vez implementado, o ciclo PDCA deve ser contínuo. E mais: as etapas são cíclicas até que se alcance os resultados esperados, iniciando uma nova melhoria em seguida.
Como o ciclo de melhoria contínua funciona, na prática?
Como o próprio nome sugere, o funcionamento do PDCA é cíclico. Ou seja, a sequência reinicia assim que a anterior é concluída.
Ele segue os princípios do conceito de melhoria contínua. No caso, não tem fim. Tendo em vista que a busca por perfeição e qualidade em processos, produtos e serviços deve ser permanente.
O ciclo se inicia sempre com planejamento, o que exige muito mais dedicação do que apenas criar cronogramas pontuais. É aqui que o objetivo central do plano é identificado, bem como as estratégias para alcançá-lo são descritas.
Caso essa etapa não seja realizada de forma clara, as demais podem não surtir o efeito desejado. Afinal, todas elas são interligadas. No restante do ciclo, conforme mostraremos ainda neste conteúdo, as ações são executadas e, posteriormente, analisadas.
Caso não o objetivo não seja alcançado, o próximo passo é reiniciar a aplicação para encontrar onde está o erro para, enfim, solucioná-lo. Agora, se ele foi finalizado com sucesso, é hora de buscar novas melhorias contínuas no trabalho.
Quais as vantagens de utilizar o ciclo PDCA?
Uma das vantagens dessa metodologia é o seu formato flexível. Ou seja, ela não impõe a forma de colocar em prática cada etapa, mas sim a ordem mais adequada para obter êxito. Claro que o ideal é sempre seguir o plano inicial. Pois, isso faz com o próximo projeto seja ainda mais preciso.
O ciclo PDCA também oferece aprendizado constante. No caso, os profissionais conseguem visualizar, em tempo real, os resultados das suas ações. Bem como reconhecer erros e aprimorar acertos ao longo do projeto.
Outro diferencial da ferramenta é que, mesmo que indiretamente, ela aprimora algumas competências essenciais, como:
- Pensamento estratégico;
- Capacidade analítica;
- Comunicação;
- Resolução de problemas.
Assim sendo, contribui para o desenvolvimento das equipes e para o seu engajamento no dia a dia.
O ciclo de melhoria contínua, igualmente, reduz a incidência de erros uma vez que consegue identificar a origem de cada um deles. Logo, ajuda a eliminar desperdício de tempo e energia, fazendo com que a empresa atue de forma mais estratégica e eficiente.
Em quais situações devo usar o PDCA?
Por se tratar de uma ferramenta versátil, o ciclo de melhoria contínua é útil em diversas situações, inclusive em atividades simples do dia a dia. Entretanto, ele costuma ser mais usado para:
- Organizar e melhorar processos e atividades diversas;
- Tratar as não conformidades, visando aumentar a eficiência operacional;
- Desenvolver novos produtos, de forma a garantir que eles atendam aos requisitos de qualidade;
- Implantar padrões, bem como saber se eles são, de fato, eficientes.
Passo a passo para aplicar o ciclo PDCA
Como mencionamos, o PDCA é uma sigla e cada uma das letras corresponde a uma etapa do processo de melhoria. Conheça cada uma delas a seguir:
Plan (Planejamento)
Trata-se de uma das etapas mais importantes, uma vez que requer uma análise precisa do cenário. É aqui o momento de fazer um levantamento de riscos e possibilidades de falhas futuras. Após listar todos os riscos e falhas, deve-se delinear ações para eliminar as chances de ocorrências.
Vale lembrar que o planejamento deve ser elaborado de acordo com a cultura da empresa, as estratégias utilizadas e os objetivos almejados. Somente assim é possível definir o melhor caminho, visando às melhorias contínuas no trabalho.
Do (Execução)
Assim que finalizar a etapa de Planejamento, é hora de colocá-lo em prática seguindo-o fielmente. Afinal, não queremos correr o risco de comprometer, de forma negativa, o ciclo PDCA — visto que as fases são sequenciais e influenciam umas às outras.
Nesse ponto, é necessário, também, treinar os colaboradores. Explicando, por exemplo, as mudanças e a importância da participação de cada um. Não esqueça de registrar tudo para realizar uma avaliação posteriormente.
Check (Checagem)
Nesse momento, é feita a revisão de todo o o planejamento, buscando os riscos e as possíveis falhas que o ciclo PDCA pode apresentar. Além disso, é hora de avaliar os resultados obtidos com as modificações, comparando-os com as metas traçadas inicialmente.
Pode-se realizar essa verificação tanto durante a execução dos trabalhos, como monitoramento, quanto no final da etapa, no levantamento de ajustes necessários.
Act (Ação)
Essa é a última etapa do ciclo PDCA. Nela, é feita a aplicação dos ajustes identificados, buscando manter as melhorias continuamente. Ao mesmo tempo em que ela encerra o projeto, também inicia o próximo ciclo, através da definição de novos parâmetros.
Quais cuidados tomar na implementação do PDCA?
Apesar de parecer simples, existem alguns cuidados a tomar na implementação do ciclo PDCA. Isso porque algumas ações podem prejudicar os resultados e comprometer a eficiência do projeto. Dentre os principais, estão:
- Seguir o planejamento;
- Sempre elaborar ações para cada meta definida;
- Informar e preparar os colaboradores para a execução das atividades planejadas;
- Fazer a checagem periódica do que está sendo feito;
- Identificar e executar as ações corretivas quando forem necessárias;
- Não interromper o ciclo.
Dentro desse cenário, é importante destacar 3 requisitos para o sucesso do PDCA. São eles:
1. Liderança atuante
A liderança tem papel fundamental no engajamento das equipes. Bem como na orientação e controle do processo como um todo. Isso significa que o responsável deve ser um verdadeiro defensor do método. Pontuando suas vantagens e, ainda, motivando os colaboradores a abraçarem a ideia.
2. Conhecimento técnico
Por mais simples que o ciclo de melhoria contínua pareça ser, ele exige conhecimento técnico dos participantes. Afinal, para realizar o planejamento, é preciso ter conhecimento aprofundado sobre o negócio e os processos internos, por exemplo.
Logo, é importante promover aperfeiçoamentos constantes, para que o ciclo PDCA impacte positivamente na empresa.
3. Experiência prática
Ainda que o conhecimento técnico seja importante, é na prática que conseguimos entender, de fato, o funcionamento do ciclo PDCA. Logo, é importante estudar e praticar de forma ininterrupta.
Assim, com a experiência, será possível criar uma cultura de otimização contínua na organização.
É importante reiterar que o ciclo PDCA ajuda no mapeamento e aprimoramento dos processos. Conduzindo, assim, a resultados cada vez melhores e a atividades mais eficientes. Consequentemente, eliminando desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
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