Redução de custos: dicas para diminuir gastos e priorizar investimentos

Saber como implantar redução de custos é essencial para equilibrar economia, qualidade e produtividade dentro da empresa.
Atualizado em: 20 de outubro de 2022
Tempo de leitura: 7 minutos

Aumentar as vendas e reter clientes são boas estratégias para manter o caixa em dia, mas não são as únicas. Sem um bom plano para redução de custos, o equilíbrio financeiro pode ser comprometido — principalmente diante de um mercado tão volátil e competitivo como é o mercado brasileiro.

Apesar disso, a redução de custos não deve ser aplicada sem considerar uma série de questões. Afinal, essa é uma medida para controle da receita e, portanto, não deve ser feita de modo que afete a qualidade da operação como um todo.

Mas como identificar gastos desnecessários e montar um programa eficaz que ofereça benefícios sustentáveis para o negócio? Continue a leitura e confira nossas dicas para planejar e aplicar a redução de custos  de forma sistemática.

Por que a redução de custos é importante?

Aproveitar bem o orçamento determinado para a operação é mandatório para empresas que desejam se destacar da concorrência. Isso porque nem sempre há budget reservado para investimentos, como aquisição de novos equipamentos, contratação de novos funcionários e outras melhorias como um todo.

Mas, em paralelo, a qualquer momento pode surgir aquele concorrente cujo sucesso impacta em suas vendas e conversões. E os números que antes eram considerados satisfatórios começam a cair consideravelmente.

Diante desse cenário, uma forma de extrair recursos para otimizar a sua operação é iniciar a redução de custos de forma estratégica, aproveitando melhor o orçamento estipulado, visando maior produtividade e a eliminação de desperdícios e gargalos.

Esse planejamento envolve um olhar criterioso para dentro do negócio, a fim de identificar processos infrutíferos e convertê-los em ações que efetivamente trarão resultados positivos. A partir disso, você terá maior controle sobre a eficiência dos seus processos e, consequentemente, maior competitividade.

É por isso que é importante planejar a redução de custos independente do momento da empresa. Ainda que as metas de vendas estejam em dia, é importante olhar continuamente para a operação, antecipando problemas e garantindo a posição da sua marca entre as preferidas para os consumidores.

Outro benefício da redução de custos é a organização dos procedimentos da empresa, já que a organização precisa rever seu fluxo de processos para identificar oportunidades de melhoria.

Em conclusão a redução de custos pode proporcionar à empresa:

  • Aumento da competitividade;
  • Maior assertividade em tomadas de decisão;
  • Mais chances de aumentar os lucros;
  • Produtos e serviços com maior qualidade;
  • Equipe mais produtiva;
  • Equilíbrio operacional e saúde financeira.

Como fazer um plano para redução de custos?

Eliminar gastos desnecessários deve ser uma atitude estratégica e cautelosa. Aqui, reunimos os principais pontos para implantar redução de custos na sua empresa:

Analise a situação financeira

O primeiro passo para gerar redução de custos na sua empresa é analisar a situação financeira. Vale anotar todas as despesas e receitas da organização, o que realmente é prioridade e o que é essencial para a continuidade dos negócios.

Essa análise tem que ter o envolvimento dos gestores de área, para que eles consigam fazer uma avaliação de valor de cada uma das despesas, apontando a importância e o uso de cada item, além de propor a utilização de alternativas que possam ser utilizadas.

Identifique gastos, desperdícios e custos invisíveis

Já parou para pensar quanto tempo leva a atualização de planilhas de acompanhamento de algum processo? Ou o cruzamento de dados dessas planilhas para gerar um único relatório?

Pode parecer besteira, mas algumas empresas chegam a contratar uma pessoa exclusivamente para este fim. Ou seja, além de aumentar custos na gestão, há ainda a possibilidade de erro humano e imprecisão de informações.

Quando algum gasto, inofensivo à primeira vista, já faz parte da rotina da empresa, o chamamos de custo invisível.

Os custos invisíveis são complexos, difíceis de identificar, e é quase impossível que uma empresa não conviva com eles. Eles podem estar em um processo lento, no retrabalho, entre outros.

Desperdícios de recursos também precisam ser eliminados, independente da situação da empresa. 

Em resumo, é preciso ter olhar atento e crítico sobre a produção e gestão da empresa para entender como reduzir custos e equilibrar qualidade e produtividade.

Defina metas de redução de custos

Muitas empresas, no momento de redução de custos, cometem o erro de reduzir custos que impactam diretamente na qualidade do produto ou serviço oferecido ao cliente. O consumidor, por sua vez, percebe a diferença e para de comprar, causando um efeito rebote no faturamento.

Demitir funcionários, cortar fornecedores confiáveis ou mesmo perder a produtividade na produção são armadilhas para quem deseja economizar mantendo o potencial de venda no mercado.

Por isso, é fundamental que sejam elencadas metas para contenção de itens que não são essenciais para o negócio. Na fase de análise, os gestores já apontaram alternativas, portanto, cabe agora decidir as melhores estratégias para a redução de custos.

Vale destacar que cada meta traçada precisa definir claramente a contribuição esperada de cada um dos membros da equipe. Além disso, é importante que a estratégia escolhida esteja alinhada com outras necessidades da empresa.

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Automatize e otimize os processos

A automação de processos é uma maneira eficaz de otimizar os serviços do seu negócio e, ao mesmo tempo, promover a redução de custos. Essa estratégia também simplifica as rotinas dos funcionários de departamentos automatizados.

É interessante utilizar automações em tarefas repetitivas e demoradas, como entrada de dados e faturas correspondentes para pedidos de compra. Muitos funcionários já estão sobrecarregados em suas tarefas cotidianas, então, a automação dá a chance de focar nas tarefas mais importantes.

Além disso, você não pode tomar decisões financeiras sólidas se não tiver uma visão precisa do seu estado atual. Como a automação mantém registros de todos os projetos, faturas e relatórios, você obtém acesso instantâneo aos dados. Esse tipo de informação permite fazer previsões com mais propriedade e gerenciar projetos de capital de maneira eficiente. 

Invista em capacitação de colaboradores

Acredite! Investir em treinamentos e capacitações pode ser, sim, uma estratégia de redução de custos. Mas como isso é possível se o objetivo aqui é diminuir custos?

Com um mercado cada vez mais competitivo e a fuga de cérebros para as gigantes no exterior, contar com colaboradores capacitados é um dos maiores trunfos para uma empresa.

Treinar e desenvolver os funcionários é fundamental para o futuro de sua organização. Ao invés de lidar com a alta rotatividade de pessoas e os gastos com desligamentos, por que não investir em quem já faz parte do negócio?

Por isso, estratégias voltadas ao treinamento de pessoal e também a valorização da cultura organizacional têm ganhos muito importantes. Quando o profissional entende os objetivos da organização e seu fluxo de trabalho, empresa e colaborador trabalham pelo mesmo propósito.

Um treinamento eficaz projetado especificamente para a sua empresa pode fornecer aos seus profissionais as habilidades essenciais para executarem com excelência as suas atividades, ao mesmo tempo em que traz uma série de benefícios para os negócios. 

Envolva toda a equipe no objetivo de redução de custos

A redução de custos só será eficaz, de fato, se houver a participação de todos os colaboradores da empresa.

Por isso, é preciso garantir que todas as equipes entendam e colaborem para o alcance das metas estabelecidas. O envolvimento de equipe alinha expectativas e fortalece um elo de confiança entre as partes, é um diferencial para ser bem-sucedido nessa etapa. 

Portanto, busque demonstrar como a redução de custos será importante para a empresa e para cada profissional envolvido. Todos precisam sair das reuniões com a certeza de que seguir o planejamento geral é o melhor caminho.

Implemente soluções tecnológicas

O apego com velhos hábitos e a dificuldade de largar processos analógicos estão atrasando a virada tecnológica de muitas empresas. O mundo e o mercado estão avançando e quem não investe em tecnologia já está ficando atrás da concorrência.

É claro que isso não é nenhuma novidade: quase 100% das empresas utilizam alguma tecnologia em suas rotinas. Mas a questão aqui é: será que elas são eficientes o bastante?

A tecnologia certa permite reduzir custos, pois otimiza e agiliza atividades com muitas etapas operacionais e que exigem controle e gestão de tarefas. E, ao mesmo tempo que ferramentas digitais ajudam na sustentabilidade do negócio, elas identificam outros gastos desnecessários.

Alguns softwares permitem o acompanhamento de processos em tempo real e dão aos gestores a exata noção de tudo que envolve a operação.

Assim, é possível aplicar a redução de custos na empresa de ponta a ponta. Isso porque tecnologia conversa com tecnologia, ou seja, há a integração de informações e dados importantes para a gestão, em tempo real e de forma segura. Nada se perde ou passa despercebido!

Não se esqueça do monitoramento

Por fim, é importante verificar regularmente se as metas definidas para a redução de custos estão sendo, de fato, cumpridas.

A medida também ajuda na gestão de objetivos do negócio, uma vez que, com o monitoramento, é possível saber se as decisões tomadas realmente estão surtindo efeito, ou se devem ser revistas pelos gestores junto à diretoria.

Exemplos de ações para redução de custos na empresa

Agora que você já conhece a importância da redução de custos, e sabe quais os passos para que ela seja efetiva, resta apenas compreender onde a redução de custos pode ser aplicada na prática. Confira alguns exemplos para evitar prejuízos e  aproveitar melhor o orçamento e os recursos da empresa:

  • Otimize a gestão de estoque para evitar perdas de recursos ou mercadorias.
  • Priorize ações de Segurança do Trabalho para prevenir acidentes, afastamentos, multas e paralisação de atividades.
  • Monitore o clima organizacional para evitar rotatividade de colaboradores.
  • Integre e padronize processos para minimizar retrabalhos, desperdícios ou ruídos na comunicação de informações.
  • Tenha um plano de ação para prevenção de perdas comerciais, financeiras, organizacionais, entre outras.
  • Crie uma relação duradoura com fornecedores visando custo-benefício e preços especiais.
  • Renegocie contratos quando necessário e desfaça aqueles que não valem mais a pena manter.

Como o Checklist Fácil está reduzindo custos em empresas de diversos segmentos?

Líder em checklists eletrônicos na América Latina, o Checklist Fácil tem melhorado os resultados e a eficiência de mais de 1.000 empresas de pequeno, médio e grande porte.

O Checklist Fácil é um software que atende as necessidades e dores de negócios de diversos segmentos. De auditorias e inspeções a padronização de processos com muitas etapas, a ferramenta otimiza o tempo e aumenta a produtividade através de:

  • Checklists eletrônicos e inteligentes
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  • Acompanhamento em tempo real
  • Integração de informações sem ruídos de comunicação
  • Relatórios e dashboards personalizados
  • Dados em nuvem, acessíveis pelo computador ou app
  • Processos digitais, sem papel, planilhas ou pranchetas, e muito mais!

E se você chegou até aqui, já percebeu que redução de custos não se trata apenas de cortar gastos, mas de investir tempo e dinheiro no que realmente traz resultados imediatos e a longo prazo.

A Ocyan já entendeu isso e reduziu em 200% os resíduos de papel com digitalização de processos e o Checklist Fácil. Quem também digitalizou seus processos e garantiu menos retrabalhos e erros, maior confiabilidade de dados e outras melhorias foi a Saint Gobain, em suas 1.000 empresas.

Outro caso de sucesso da transformação digital com Checklist Fácil foi do Assaí Atacadista, que otimizou a gestão de Segurança dos Alimentos em mais de 190 lojas.

No campo da Segurança, a Votorantim digitalizou e otimizou inspeções de SST, e a Telhanorte reduziu em 62% o número de acidentes de trabalho.

Tudo isso só foi possível com processos digitais e mais inteligentes, algo que o Checklist Fácil proporciona com uma interface fácil, intuitiva e altamente personalizável para cada tipo de negócio.

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