Redução de custos empresariais é um conjunto de práticas para fomentar a sustentabilidade financeira de uma organização. Além da diminuição dos gastos, essa estratégia inclui o uso otimizado de recursos, ações de prevenção de perdas e mapeamento de processos.
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Aumentar as vendas e reter clientes são boas estratégias para manter o caixa em dia, mas não são as únicas. Sem um bom plano para reduzir custos, o equilíbrio financeiro pode ser comprometido — principalmente diante de um mercado tão volátil e competitivo como o brasileiro.
Apesar disso, a redução de custos não deve ser aplicada sem considerar uma série de questões. Afinal, essa é uma medida para controle da receita e, portanto, não deve ser feita de modo que afete a qualidade da operação como um todo.
Para isso, é preciso entender quais são as diferenças entre custos e despesas, saber identificar gastos desnecessários e montar um plano de ação para reduzir custos que ofereça benefícios sustentáveis para o negócio. Como fazer tudo isso? Continue a leitura e confira!
Como fazer um plano de ação para reduzir custos? 10 dicas práticas
Eliminar gastos desnecessários deve ser uma atitude estratégica e cautelosa. Aqui, reunimos 10 dicas de como reduzir custos sem afetar a qualidade da operação:
1. Analise a situação financeira
O primeiro passo para a redução de custos empresariais é analisar a situação financeira. Vale anotar todas as despesas e receitas da organização, o que realmente é prioridade e o que é essencial para a continuidade dos negócios.
Essa análise deve envolver os gestores de área, para que eles consigam fazer uma avaliação de valor de cada uma das despesas, apontando a importância e o uso de cada item, além de propor a utilização de alternativas que possam ser utilizadas.
2. Identifique gastos, desperdícios e custos invisíveis
Já parou para pensar quanto tempo leva a atualização de planilhas de acompanhamento de algum processo? Ou o cruzamento de dados dessas planilhas para gerar um único relatório?
Pode parecer um detalhe, mas algumas empresas chegam a contratar uma pessoa exclusivamente para este fim. Ou seja, além de aumentar custos na gestão, há ainda a possibilidade de erro humano e imprecisão de informações.
Quando algum gasto, inofensivo à primeira vista, já faz parte da rotina da empresa, o chamamos de custo invisível. Os custos invisíveis são complexos, difíceis de identificar, e é quase impossível que uma empresa não conviva com eles. Eles podem estar em um processo lento, no retrabalho, entre outros.
3. Defina metas inteligentes de redução de custos
Muitas empresas, no momento cortar gastos, cometem o erro de reduzir custos que impactam diretamente na qualidade do produto ou serviço oferecido ao cliente. O consumidor, por sua vez, percebe a diferença e para de comprar, causando um efeito rebote no faturamento.
Demitir funcionários, cortar fornecedores confiáveis ou mesmo perder a produtividade na produção são armadilhas para quem deseja economizar mantendo o potencial de venda no mercado.
Por isso, é fundamental que sejam estabelecidas metas inteligentes para contenção de itens que não são essenciais para o negócio. Na fase de análise, os gestores já apontaram alternativas, portanto, cabe agora decidir as melhores estratégias para a redução de custos.
4. Automatize e otimize os processos
A automação de processos é uma maneira eficaz de otimizar os serviços do seu negócio e, ao mesmo tempo, promover a redução de custos. Essa estratégia também simplifica as rotinas dos funcionários de departamentos automatizados.
É interessante utilizar automações em tarefas repetitivas e demoradas, como entrada de dados e faturas correspondentes para pedidos de compra. Muitos funcionários já estão sobrecarregados em suas tarefas cotidianas, então, a automação dá a chance de focar nas tarefas mais importantes.
Além disso, você não pode tomar decisões financeiras sólidas se não tiver uma visão precisa do seu estado atual. Como a automação mantém registros de todos os projetos, faturas e relatórios, você obtém acesso instantâneo aos dados.
5. Invista em capacitação de colaboradores
Acredite! Investir em treinamentos e capacitações é uma boa estratégia de redução de custos. Com um mercado cada vez mais competitivo, contar com colaboradores capacitados é um dos maiores trunfos para uma empresa.
Treinar e desenvolver os funcionários é fundamental para o futuro de sua organização. Ao invés de lidar com a alta rotatividade de pessoas e os gastos com desligamentos, por que não investir em quem já faz parte do negócio?
Por isso, estratégias voltadas ao treinamento de pessoal e valorização da cultura organizacional geram ganhos muito importantes.
6. Envolva toda a equipe no plano de ação
A redução de custos só será eficaz, de fato, se houver a participação de todos os colaboradores da empresa. Por isso, é preciso garantir que todas as equipes entendam e colaborem para o alcance das metas estabelecidas.
O envolvimento de equipe alinha expectativas e fortalece um elo de confiança entre as partes, é um diferencial para ser bem-sucedido nessa etapa.
Portanto, busque demonstrar como a redução de custos será importante para a empresa e para cada profissional envolvido. Todos precisam sair das reuniões com a certeza de que seguir o planejamento geral é o melhor caminho.
7. Implemente soluções tecnológicas
O apego a velhos hábitos e a dificuldade de substituir processos analógicos estão atrasando a virada tecnológica de muitas empresas. O mundo e o mercado estão avançando e quem não investe em tecnologia já está ficando atrás da concorrência.
A tecnologia certa permite reduzir custos, pois otimiza e agiliza atividades com muitas etapas operacionais e que exigem controle e gestão de tarefas. São essenciais, ainda, na redução do uso de papel e na identificação de gastos desnecessários.
Alguns softwares, como o Checklist Fácil, permitem o acompanhamento de processos em tempo real e dão aos gestores a exata noção de tudo que envolve a operação. Assim, é possível aplicar a redução de custos na empresa de ponta a ponta.
8. Defina um orçamento claro para cada área
Como vimos, o engajamento de toda a empresa é um fator crucial em um plano de ação para reduzir custos de forma eficiente. No entanto, segmentar as ações é uma estratégia inteligente.
Por isso mesmo, defina um orçamento claro para cada área da empresa, envolvendo os líderes de cada setor para essa definição. Em seguida, comunique – também de maneira assertiva – sobre esse orçamento para os colaboradores.
Ao implementar um orçamento claro e, além disso, um teto de gastos, para os setores, os resultados tendem a ser mais eficazes.
9. Caracterize os custos como estratégicos e não estratégicos
Assim como é importante identificar desperdícios e gastos invisíveis, caracterizar os custos como estratégicos e não estratégicos é essencial. Custos estratégicos são aqueles que podem ser considerados como investimentos. Um bom exemplo é o gasto com campanhas de marketing.
Custos não estratégicos, por sua vez, são gastos necessários (e até primordiais) para o funcionamento da operação, mas que não impactam diretamente em aumento de ganhos. Um exemplo é o gasto com energia elétrica.
Por que é importante fazer essa caracterização? Para impulsionar a eficiência dos gastos estratégicos. Maximizar a eficiência desses gastos implica em estabelecer novas metas, que possam trazer um Retorno Sobre Investimento (ROI) maior.
10. Monitore as ações de redução de custos
Por fim, é importante verificar regularmente se as metas definidas para a redução de custos estão sendo, de fato, cumpridas.
A medida também ajuda na gestão de objetivos do negócio, uma vez que, com o monitoramento, é possível saber se as decisões tomadas realmente estão surtindo efeito, ou se devem ser revistas pelos gestores junto à diretoria.
É fundamental realizar este monitoramento de forma constante (e não apenas em momentos específicos, como fechamentos mensais ou anuais). Dessa forma, identifica-se a necessidade de alterar as ações e estratégias utilizadas para alcançar os objetivos.
Exemplos de ações para redução de custos na empresa
Agora que você já conhece quais os passos para a redução de custos empresariais, é necessário compreender onde a redução de custos pode ser aplicada na prática. Confira alguns exemplos para otimizar o orçamento e os recursos financeiros da empresa:
- Otimize a gestão de estoque para evitar perdas de recursos ou mercadorias;
- Priorize ações de Segurança do Trabalho para prevenir acidentes, afastamentos, multas e paralisação de atividades;
- Monitore o clima organizacional para evitar rotatividade de colaboradores;
- Integre e padronize processos para minimizar retrabalhos, desperdícios ou ruídos na comunicação de informações;
- Tenha um plano de ação para prevenção de perdas comerciais, financeiras, organizacionais, entre outras;
- Crie uma relação duradoura com fornecedores visando custo-benefício e preços especiais;
- Renegocie contratos quando necessário e desfaça aqueles que não valem mais a pena manter.
Como o Checklist Fácil ajuda a reduzir custos em empresas de diversos segmentos?
Aproveitar estrategicamente o orçamento determinado para a operação é mandatório para empresas que desejam se destacar da concorrência, reduzir custos e manter a saúde financeira. Softwares de digitalização, como o Checklist Fácil, são ferramentas importantes nesse processo.
Líder em padronização de processos na América Latina, o Checklist Fácil tem ajudado a impulsionar os resultados e a eficiência operacional de mais de 1.700 empresas em mais de 14 países. São mais de 150 funcionalidades, como:
- Integração de informações sem ruídos de comunicação;
- Relatórios e Dashboards personalizados;
- Workflows.
A digitalização de processos por meio do Checklist Fácil impacta diretamente nos gastos e é uma grande aliada na redução de custos sem comprometer a qualidade do produto ou serviço. Veja alguns dados:
- Ocyan, por exemplo, reduziu 200kg de papel por ano em suas operações, diminuindo, assim, gastos operacionais;
- Milplan Engenharia economizou R$ 26 mil em papel;
- O Grupo Mirassol conquistou uma economia R$ 100 mil por ano;
- Schulz obteve uma redução de 90% das impressões em papel.
Tudo isso só foi possível com processos digitais e mais inteligentes, algo que o Checklist Fácil proporciona com uma interface fácil, intuitiva e altamente personalizável para cada tipo de negócio.
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