Tudo que você precisa para fazer uma gestão de estoque eficiente

A gestão de estoque é essencial para evitar falta ou excesso de produtos, bem como equilibrar as finanças da empresa. Mas como fazer? Confira nossas dicas e coloque em prática desde já!

Tempo de leitura: 8 minutos
Profissionais realizando a gestão de estoque

Fazer a gestão de estoque é uma atividade indispensável. Afinal, qualquer falha nesse processo pode comprometer a estrutura e o planejamento de um negócio. Bem como manchar a reputação conquistada após anos de dedicação.

O estoque é um dos ativos mais valiosos, independentemente se você atua no varejo ou em uma grande indústria. Isso porque são esses insumos que garantem as vendas e, portanto, o faturamento. 

Sendo assim, fazer um bom gerenciamento é fundamental, seja para não faltar produtos ou evitar uma armazenagem excessiva – que representa dinheiro parado. Mas como fazer isso? Neste conteúdo, vamos falar tudo sobre gestão de estoque, incluindo dicas para você colocar em prática desde já. Vem com a gente!

Afinal, o que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é uma tarefa que consiste em organizar e controlar a quantidade de ítens que a empresa possui em um determinado espaço de tempo.

Através dela, é possível entender mais sobre o mix de produtos, demandas, tendências e, com isso, evitar falta ou excesso de mercadorias. Visando, sempre, atender as necessidades dos consumidores.

Seu objetivo principal é obter o equilíbrio entre compras, armazenamento e entregas. Para isso, requer que o gestor de estoque controle tudo que sai, que entra e também a frequência com que isso acontece. Desta forma, torna-se capaz de orientar o reabastecimento com mais eficiência.

Saiba mais sobre o conceito no vídeo abaixo:

Qual a importância da gestão de estoque?

A gestão de estoque é essencial para que você consiga armazenar a quantidade ideal de produtos, visando sustentar as atividades da sua empresa – nem para mais, nem para menos.

Sendo assim, é uma atividade que impacta diretamente no sucesso de qualquer negócio. Afinal, garante que as demandas serão atendidas e, em contrapartida, reduz itens encalhados. 

Imagine que você trabalha em uma indústria e falta um item essencial para o desenvolvimento de um produto. Isso iria levar à parada de toda uma produção e, consequentemente, profissionais ociosos. Sem falar que a entrega poderia atrasar, gerando insatisfação do cliente.

Agora, vamos supor que você tem uma loja e resolveu fazer uma super promoção, porém sem o planejamento de estoque adequado. Certamente faltariam produtos, possivelmente seu objetivo não seria atingido e o consumidor teria sua expectativa frustrada.

Com esses exemplos simples fica clara a importância da gestão de estoque, não é mesmo?

Em resumo, podemos dizer que essa tarefa é essencial para:

  • Evitar acúmulo de produtos sem saída;
  • Reduzir desperdício e custos;
  • Assegurar a continuidade das operações;
  • Aumentar a produtividade das equipes;
  • Vender com mais segurança;
  • Tornar mais eficiente a previsão de demandas;
  • Suprir as necessidades do cliente;
  • Planejar melhor as estratégias de estocagem e vendas;
  • Evitar atrasos nas entregas de mercadorias.

Lembre-se que uma gestão de estoque eficiente garante que você terá produtos para a venda. Logo, ela impacta diretamente nos resultados que você obtém no final do mês.

Quais são os métodos mais comuns utilizados na gestão de estoque?

Existem alguns métodos disponíveis no mercado que ajudam na administração do estoque. A seguir, confira os mais utilizados nas empresas brasileiras:

Curva ABC

Tem como objetivo fazer com que o seu planejamento e controle seja direcionado a itens mais específicos, classificados em A, B e C, de acordo com o valor financeiro de cada um.

Esse método é baseado no princípio de Pareto, conhecido também como lei 80/20. De acordo com ele, 80% dos seus resultados são provenientes de 20% dos seus esforços. 

Logo, são esses 20% que devem ser tratados como prioridade na hora de realizar novas compras. Afinal, são os que vão gerar impactos mais significativos no seu resultado.

PEPS

No PEPS, conhecido como “primeiro a entrar, primeiro a sair”, as mercadorias mais antigas são as que devem sair primeiro. Deixando no estoque, portanto, apenas as mais recentes.

Desta maneira, você evita perder produtos devido à validade, enquanto dá vazão ao estoque para que novas mercadorias sejam adquiridas.

Custo médio

Também conhecido como preço médio e média ponderada móvel, esse método determina que, a cada nova compra feita, uma nova média de custos deve ser calculada.

No caso, o preço final da mercadoria vendida deve ser a soma dos valores das mercadorias mais antigas com as recentes, dividido pela quantidade total de itens. Chegando, assim, a uma média atualizada conforme a nova realidade.

Algumas empresas, porém, optam por ter um custo médio fixo. Isso pode gerar prejuízos caso haja variação no valor da matéria-prima, por exemplo. Não significa que você não possa optar por esse formato, mas vale ponderar se o cenário do mercado é favorável.

Agora que você entendeu a teoria por trás da gestão de estoque, chegou a hora de irmos para a prática. Continue com a gente e veja como aplicar!

9 passos para fazer uma gestão de compras e estoque eficiente

A seguir, você verá as melhores práticas para fazer uma gestão de estoque eficiente na sua empresa. Vale salientar que cada segmento tem suas particularidades e quanto maior você for, mais ações devem ser adotadas. Afinal, os desafios aumentam junto.

Porém, iniciando com essas dicas, você estará dando um passo importante. Vamos lá:

1. Escolha o local adequado

O local que você armazena seu estoque influencia diretamente na qualidade da sua gestão. Uma escolha equivocada pode gerar desperdícios devido ao acondicionamento inadequado, por exemplo.

Além disso, é essencial que a localização do estoque seja estratégica, ficando próxima tanto da produção quanto da distribuição. Assim, você agiliza os outros processos também.

2. Organize seu estoque

Além de pensar nas condições de armazenamento, organize os itens de forma a ficarem acessíveis e de fácil visualização. Assim, os responsáveis conseguem encontrar o que estão buscando mais facilmente, otimizando seu tempo. 

Uma dica é dividir os produtos por categorias e criar descrições para cada uma delas. Criando esse padrão, você organiza o espaço, evitando erros, perdas ou registros duplicados.

3. Gerencie suas mercadorias antigas

Administrar mercadorias antigas é essencial para evitar perdas. Isso vale tanto para o caso de produtos que possuem prazo de validade, quanto para aqueles que podem ficar obsoletos, devido a mudança de estação, por exemplo.

Logo, é essencial fazer um acompanhamento próximo e, se necessário, promover ações específicas para tentar vendê-los. O mesmo vale para itens que têm menos saída. 

Afinal, antes disponibilizar por um preço promocional para retomar o investimento feito do que ficar com eles parados.

4. Mantenha registro de tudo

Essa é, certamente, uma das práticas mais importantes quando pensamos em gestão de estoque. No caso, registre tudo que entra e sai, preferencialmente em um sistema que permita uma visualização rápida das informações.

É importante, ainda, que essa tecnologia gere histórico de vendas. Assim, você consegue prever necessidades, tendências e projetar crescimentos.

O ideal é que cada item seja registrado individualmente e categorizado de acordo com sua descrição, data de aquisição e venda e preço.

Com isso, você consegue visualizar cada mudança de status, especialmente visando não ter falta de produtos em estoque. Bem como certificar-se que os valores e quantidades estão batendo – como veremos a seguir.

5. Fique atento aos custos e às receitas

Complementando a dica acima, lembre-se que a gestão de estoque não deve se limitar ao controle físico, de quantidades. É preciso considerar o valor dos produtos, seu giro e margem de lucro.

Isso significa que não basta saber qual item vende mais, mas também o que gera mais lucro. Para isso, é indispensável considerar o preço de venda, incluindo possíveis descontos, avaliando o que é mais vantajoso para o seu negócio.

Com isso em mãos, você pode direcionar melhor seus esforços, concentrando-se naquilo que gera maior lucratividade e, claro, está de acordo com as necessidades dos clientes. 

6. Faça inventários periódicos

É comum que, por realizarem os registros de entradas e saídas, as empresas deixem de checar periodicamente o estoque. Porém, esse é um erro que pode gerar grandes prejuízos.

Isso porque realizar inventários permite que o gestor de estoque conheça todos os itens e ajuste os saldos, sempre que necessário. Sem falar que ele consegue acompanhar e monitorar desvios, para que isso não gere rombos no orçamento.

Para que seja eficiente, esse inventário deve trazer todos os produtos que estão em estoque, comparando datas de recebimento e tempo de estocagem. Assim, mesmo com o registro diário, você consegue evitar reposições desnecessárias, mantendo o planejamento e evitando prejuízos.

Aqui, também é essencial utilizar um software de gestão, que possibilite customizar e organizar todos os itens de forma simples e segura. E mais: que centralize todas essas informações, para que pessoas de setores diferentes, mas que façam parte desse processo, tenham acesso aos mesmos dados.

7. Aposte em um sistema de gestão de estoque

Apesar de termos falado sobre a importância da tecnologia em outros pontos acima, ainda assim é essencial que a gente traga como uma boa prática de forma isolada.

Em meio a uma quantidade enorme de dados e a necessidade de tomadas de decisão ágeis, não é mais possível realizar registros manuais ou mesmo usar planilhas de Excel. Por mais que, à primeira vista, isso pareça uma forma de reduzir custos, na prática, ocorre bem ao contrário.

Isso porque a automação torna o processo de gestão de estoque muito mais rápido e seguro. Especialmente porque ele integra os dados e, portanto, a operação como um todo. 

O Checklist Fácil, por exemplo, permite que o responsável faça checagens, auditorias e inspeção na palma da mão, mesmo sem acesso à internet. Após a sincronização, todos os dados ficam dispostos na nuvem, eliminando a necessidade de contar com espaço de armazenamento no seu computador.

Outrossim, a ferramenta oferece funcionalidades e módulos adicionais que otimizam o seu trabalho, incluindo:

Conheça mais sobre o Checklist Fácil no vídeo abaixo:

8. Padronize seu processo

Com um entendimento de como o estoque funciona e a tecnologia certa, é hora de padronizar o processo. Isto é: definir e descrever como as tarefas devem ser desempenhadas, na prática.

Essa etapa é essencial porque ajuda a evitar uma série de problemas comuns nesse setor, como:

  • Não atualizar o estoque após a venda;
  • Falta de padrão nos registros de itens adquiridos;
  • Comprar mais ou menos produtos que o necessário;
  • Dificuldade de adaptação à sazonalidade;
  • Adquirir muitos produtos que possuem baixa saída;

Uma vez definido o padrão mais adequado, não significa que não possam ser realizadas alterações. Nada disso! A melhoria contínua é indispensável, tendo em vista a volatilidade do mercado, que requer adaptações frequentes. 

9. Treine seus colaboradores

Por fim, não se esqueça que, para que todas as etapas acima sejam cumpridas, é essencial habilitar os colaboradores. A capacitação frequente garante ao setor uma melhor performance, além de evitar erros e perdas.

Sendo assim, ofereça treinamentos e se deixe sempre à disposição para oferecer o apoio que eles precisam para desempenhar o seu melhor.

Principais benefícios de adotar uma boa gestão de estoque

Agora que você entendeu o que é gestão de estoque e viu dicas para otimizar essa atividade, chegou a hora de ver os benefícios de colocar tudo isso em prática. Confira a seguir:

Aumenta as vendas

Se você sabe quantos produtos possui em estoque e realiza compras de acordo com a demanda e necessidade, dificilmente perderá uma venda.

Em um mercado competitivo, esse de fato é um benefício e tanto. Afinal, poderá ser um diferencial para alavancar a marca e aumentar o faturamento.

Melhora o giro de estoque

Produto que fica muito tempo em estoque é sinônimo de dinheiro parado. Agora, se você realiza uma gestão eficiente, evita que isso ocorra. Afinal, conseguirá identificar os itens que têm menos saída para, por exemplo, criar promoções.

Consequentemente, libera espaço e verba para adquirir coisas novas e mais rentáveis. Sem falar que diminui custos e as chances de perdas

Otimiza os recursos

Com um estoque equilibrado, evita-se que haja falta ou excesso de matérias-primas ou produtos finais da empresa. Na prática, isso representa uma otimização de recursos, impactando diretamente na saúde financeira da sua empresa.

Melhora a satisfação do cliente

Essa, possivelmente, é a vantagem mais importante no final das contas. No momento em que você faz a gestão de estoque, garante a disponibilidade dos produtos que o seu consumidor necessita, deixando-o satisfeito.

Isso vale, inclusive, para as indústrias. Afinal, com a quantidade certa de matéria-prima, é possível manter o ritmo da produção e, portanto, os prazos de entrega.

Comece a otimizar a sua gestão de estoque agora mesmo!

Como você viu, fazer uma boa gestão de estoque é indispensável para qualquer negócio. Sem ela, você corre o risco de ficar sem algum produto importante ou com itens encalhados e, em meio a tudo isso, ver sua saúde financeira ruir.

Sendo assim, analise o seu processo, promova melhorias, padronize e, principalmente, automatize esse trabalho. Com o software certo, tudo isso se torna mais simplificado, permitindo que você tenha mais controle sobre suas mercadorias e, portanto, suas vendas.

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Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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