Fazer o controle de estoque de farmácia é algo extremamente importante. Afinal, ele assegura o fluxo de vendas e o retorno financeiro esperado. Uma vez que, para que ambos aconteçam, não podem faltar ou ter produtos em excesso.
Imagine se algum dia um cliente chega no seu estabelecimento e não encontra o medicamento que precisa. Certamente ele irá procurar um concorrente – e poderá nunca mais voltar. Esse é apenas um exemplo da importância de realizar essa atividade com eficiência.
Mas afinal, como fazer um bom controle de estoque de farmácia? Confira dicas práticas que irão lhe ajudar nessa missão. Antes, porém, entenda a importância de realizar isso no seu estabelecimento. Vamos lá!
Por que é importante realizar o controle de estoque de farmácia?
Existem duas situações extremas que podem ocorrer caso você não realize o controle de estoque de farmácia: ter falta de produtos ou ficar com uma grande quantidade parada no estoque.
Como mencionamos, a desorganização pode fazer com que haja falta de medicamentos. Consequentemente, levar à insatisfação de clientes. Algo que, em meio a concorrência, certamente você não deseja que ocorra.
Agora, pense que você fez um pedido grande demais de um determinado item. Além de ficar encalhado no estoque, apenas ocupando espaço, ele corre o risco de atingir sua data de vencimento.
Pois, como sabemos, a maioria dos produtos do ramo farmacêutico é perecível ou possui um curto prazo de validade. Logo, a má gestão do estoque pode facilmente resultar em prejuízos financeiros – devido à inutilidade desses produtos após seu vencimento.
Assim sendo, podemos mencionar como principais benefícios de realizar o controle de estoque de farmácia:
- Evitar que haja falta de produtos;
- Otimizar a organização e armazenagem dos medicamentos;
- Evitar produtos em excesso e parados no estoque;
- Reduzir a perda de mercadorias devido à validade.
- Fazer com que o dinheiro gire, permitindo novas compras.
5 dicas para aumentar o controle de estoque de farmácia
Agora que você viu a importância de otimizar o controle de estoque de farmácia, deve estar se perguntando: mas o que eu preciso fazer? Confira algumas tarefas essenciais e comece a realizar desde já:
1. Controle a entrada de mercadoria
O gerenciamento de estoque começa pela entrada da mercadoria. Nessa hora, é preciso levar em conta o quanto você confia no seu fornecedor. Afinal, erros no processo de logística e entrega podem deixar sua farmácia com falta de alguns produtos. Repercutindo nas suas vendas e no caixa.
Lembre-se que tudo é sistêmico. Ou seja: uma coisa afeta a outra. Portanto, se existem problemas de fornecimento em sua farmácia, procure resolver o quanto antes.
Mas, como assegurar que algo não está faltando ou que não houve outro erro? Faça sempre a conferência no momento da entrega. E assine a nota somente se estiver tudo certo.
Você pode realizar isso manual e visualmente. Ou seja, confirmar se os produtos e quantidades descritos na nota estão de acordo com o que foi entregue pelo fornecedor.
Porém, se você possui um sistema com a funcionalidade de conferir automaticamente o estoque, essa é a hora de usá-lo. Inclusive, este formato torna o processo muito mais rápido e eficiente.
2. Controle os lotes e vencimentos
Outro ponto muito importante no controle de estoque da farmácia é a gestão dos lotes de produtos – e seus respectivos vencimentos.
Nas drogarias, isso costuma ser realizado em remédios. Porém, existem outros produtos igualmente comercializados que possuem prazo de validade. Como os itens de higiene pessoal. Logo, esse controle deve ser replicado para além dos balcões.
Com isso, você irá diminuir os riscos de perda de produtos devido à data de vencimento ultrapassada. E, consequentemente, evitará perder dinheiro com isso.
3. Faça a checagem periódica do estoque
Administrar o estoque de perto é outra ação importante. O ideal é que essa checagem seja feita, pelo menos, uma vez ao mês. A fim de validar todos os processos relacionados à gestão da sua farmácia.
A realização de um simples balanço é capaz de evitar vários problemas que podem surgir no caixa. E, portanto, evitar prejuízos no final do mês.
Por isso, a cada 15 ou 30 dias, de acordo com o tamanho da sua farmácia, a rotatividade do estoque e a sua preferência, faça uma avaliação interna. Assim, você garante que não tem nenhum produto próximo de acabar ou criando poeira na prateleira.
4. Liste os medicamentos com maior e menor saída
De que adianta ter uma grande quantidade de um determinado medicamento se você, na verdade, quase não o vende? Ou, então, adquirir poucos itens que costumam ter grande procura?
Sem o controle de estoque de farmácia, você corre o risco de comprar uma quantidade desnecessária ou insuficiente de alguns produtos. E, como já foi dito, isso afeta diretamente nos resultados do seu caixa.
Por isso, é importante fazer uma listagem de medicamentos que têm uma maior e uma menor saída. Ou seja: fazer um inventário de estoque de farmácias. Para isso, levante as informações e, se necessário, faça testes práticos. Até chegar, de fato, às quantidades mais apropriadas.
Aproveite e inclua algumas outras informações relevantes nessa lista. Como a validade desses itens e o tempo que o fornecedor leva para entregar depois de feito o pedido.
Não se esqueça, ainda, de controlar o estoque daqueles outros produtos que não são comercializados, mas que igualmente são essenciais para o funcionamento da sua farmácia. Incluindo:
- Embalagens;
- Panfletos;
- Cartões de visitas;
- Brindes;
- Sacolas.
Lembre-se: leve sempre em consideração o seu fluxo de venda. Assim, você consegue facilmente determinar qual é o estoque máximo e mínimo de cada produto. Sem deixar de lado questões como data de validade e condições necessárias para armazenamento.
5. Use ferramentas de gestão
O estoque é uma das partes mais importantes do seu negócio (se não a mais). É ele que define se a sua drogaria irá se manter no mercado ou fechará depois de algum tempo.
Por isso, é imprescindível que você invista na gestão de estoques. E, com isso, evita ao máximo qualquer erro que possa acontecer nessa atividade.
Uma forma de conseguir isso é investir na automatização dos processos. Ou seja, começar a utilizar algumas ferramentas, como softwares e aplicativos, que facilitam a realização dessas tarefas.
Simples planilhas eletrônicas, por exemplo, já podem lhe ajudar. Porém, não é a melhor solução para fazer o controle do estoque de farmácia. O ideal mesmo é investir em software de gestão. Pois, eles otimizam atividades, reduzem custos e proporcionam melhores oportunidades para o seu negócio.
Quer uma dica? Aposte em um checklist online. Nele, você cria uma lista de verificação com os itens que precisam ser checados periodicamente. Evitando esquecimentos e, claro, elevando a eficácia dessa gestão.
Não se esqueça que o controle de estoque de farmácias, se feito de forma eficiente, é capaz de assegurar a sua sobrevivência no mercado. Bem como ajudar a superar a concorrência e a garantir a satisfação dos seus clientes.
O Checklist Fácil pode lhe ajudar a realizar uma gestão eficiente do seu estoque. Quer saber como? Converse com um dos nossos especialistas!
