O software de gestão se tornou um item indispensável para empresas que buscam mais eficiência. Através dele, é possível automatizar e otimizar uma série de processos internos. Assim, empresários e gestores conseguem reduzir custos e elevar a produtividade.
Uma organização é constituída por uma série de atividades e rotinas que devem ser desempenhadas para que os resultados esperados sejam alcançados. Entretanto, alguns trabalhos repetitivos acabam tomando muito tempo dos colaboradores. Fazendo, assim, com que o seu potencial intelectual e criativo não seja aproveitado integralmente.
É nesse cenário que o software de gestão surge como grande aliado. Afinal, ele tem como principal propósito o de facilitar o planejamento, a administração, operação e a mensuração de um negócio como um todo. Quer saber mais sobre essa ferramenta? Continue conosco!
Veja o que será abordado:
O que é um software de gestão?
Software de gestão é uma ferramenta gerencial que ajuda na organização de atividades e documentos. Sua intenção é automatizar o máximo de processos possível. Para, assim, oferecer uma visão mais ampla do negócio, além de total domínio sobre os procedimentos internos.
Ele pode vir sob forma de um sistema instalado no computador ou em uma versão mais atual, que opera totalmente na nuvem. Neste último caso, o acesso é online, através de um cadastro com login e senha. E, por não requerer espaço de armazenamento próprio, já é o formato mais procurado.
Com um software de gestão, você evita uma série de erros e, ainda, garante a integridade das informações. Afinal, eles não estarão distribuídos em papéis e planilhas, que podem ser facilmente rasurados e perdidos.
Consequentemente, ele impacta positivamente no resultado da empresa. Uma vez que, por proporcionar acesso rápido aos dados, a tomada de decisão se torna mais certeira.
Quais processos podem ser otimizados com um software de gestão?
Essa solução pode ser utilizada por diversos setores da empresa. Entretanto, existem alguns processos em específico que costumam ser mais beneficiados com o seu uso. São eles:
Controle financeiro
Um sistema de gestão adequado permite o controle do fluxo de caixa, de contas a pagar e a receber. Também faz projeções, monitora indicadores e gera diferentes relatórios — que contribuem para a tomada de decisões sobre orçamentos e novos investimentos.
Todas as informações são checadas e atualizadas permanentemente. O que garante mais segurança e confiabilidade na análise dos dados.
Identificação de tendências
Com as informações e os indicadores sempre atualizados, todos podem reconhecer tendências positivas ou negativas. E, assim, atuar imediatamente no planejamento de novas ações.
As flutuações podem sinalizar, por exemplo, o avanço dos concorrentes, a composição correta ou incorreta dos preços, o surgimento de novas demandas ou alterações no cenário econômico. Desse modo, o planejamento estratégico ganha um embasamento ainda mais sólido.
Melhoria contínua
O software de gestão também pode executar a análise SWOT. Trata-se de uma reconhecida metodologia destinada à avaliação dos riscos e alternativas que cercam o negócio.
SWOT corresponde à sigla em inglês para strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Com ela, fica mais fácil estabelecer uma visão sistêmica de toda a operação e, assim, promover melhorias contínuas.
Performance da equipe
Outra possibilidade de otimização trazida pela tecnologia está relacionada ao gerenciamento das tarefas da equipe. Com ela, o líder pode supervisionar atividades, calendários, agendas, prazos, pendências e metas de todos os membros do time.
Desse modo, é possível evitar urgências, imprevistos, atrasos e a procrastinação. Otimizando, assim, o desempenho dos profissionais.
Viabilidade de novos projetos
A inovação é essencial para a sobrevivência no mercado. Porém, é preciso avaliar com cuidado a viabilidade das novas ideias.
Com a análise 360º de oportunidades, é possível fazer essa verificação rapidamente, considerando os benefícios para o cliente, a aceitação do público-alvo e a lucratividade, entre outros aspectos.
Dessa maneira, o empresário pode estudar melhor cada proposta, evitando desperdícios e prejuízos futuros.
Diagnósticos
O monitoramento dos KPIs (Key Performance Indicators) e dos resultados gerais também pode ser otimizado por meio do software de gestão.
Com checklists específicos, o gestor é capaz de apurar a evolução de determinados processos. Além disso, consegue localizar gargalos e pontos a serem aperfeiçoados de forma eficiente — dispensando as planilhas e registros manuais.
Com isso, passa a corrigir os desvios e alavancar o desempenho corporativo de forma sistêmica.
Principais vantagens de utilizar um software de gestão
O principal benefício de um software de gestão é a automação de tarefas, que antes tomavam muito tempo de gestores e colaboradores.
Outro ponto a destacar é a centralização do fluxo e do acesso às informações internas, o que melhora a comunicação entre setores e simplifica o acompanhamento de processos.
Em resumo, há mais inteligência para a administração do negócio e maior otimização de estratégias. Consequentemente, promove uma melhora no desempenho geral da empresa.
Confira as principais vantagens de contar com essa solução:
1. Otimiza o tempo
Com um software de gerenciamento, o tempo de trabalho na sua empresa passa a ser mais produtivo. Isso acontece porque grande parte da gestão e operação é automatizada.
E mais: as informações são centralizadas em uma única plataforma. Ou seja, a formatação, a emissão e o armazenamento de relatórios, planilhas, notas e documentos são integrados ao sistema.
Logo, não há a necessidade de recorrer a papéis ou se deslocar entre diferentes áreas para recolher dados.
2. Reduz os erros manuais
Como o trabalho passa a ser automatizado, são menores os riscos de falhas manuais, como:
- Lançamentos duplicados de registos;
- Erros de cálculo na criação de gráficos e relatórios de performance.
Literalmente, podemos dizer que cadernos, calculadoras e planilhas extensas no Excel são coisas que ficarão cada vez mais no passado. Afinal, o software de gestão facilita e traz mais agilidade e inteligência para a administração do seu negócio.
3. Diminui custos operacionais
Diferentemente do que muitas pessoas pensam, a implementação de um software de gestão não é cara. Até porque a maioria desses sistemas funciona na nuvem, o que dispensa o uso de servidores e reduz os custos para os fornecedores.
Em médio e longo prazo, sua empresa também passa a economizar no uso de papéis. Além disso, há maior aproveitamento do tempo por parte dos seus funcionário. Sem falar no melhor controle dos gastos, já que toda movimentação financeira pode ser monitorada pela ferramenta.
4. Integra os setores da empresa
Outra vantagem dos sistemas de gestão é a sua amplitude. Em uma mesma plataforma, é possível integrar os diversos departamentos de uma empresa, como:
- Financeiro;
- Vendas;
- Marketing;
- Transporte e logística;
- Recursos humanos, entre outros.
Na prática, isso significa que dados do financeiro podem ser compartilhados com outros setores. Sem que haja a necessidade de alguém encaminhá-los por e-mail, por exemplo.
5. Traz mais segurança para os seus dados
O armazenamento e a atualização das informações são garantidos, uma vez que o sistema realiza backups automáticos. Isso fornece muito mais segurança, pois elimina as preocupações com a perda de dados.
Estas perdas são comuns de ocorrer devido a incêndios, enchentes e outros problemas decorrentes da retenção de HDs, servidores físicos e papéis. Ou seja, deixam de existir quando a gestão é automatizada.
Além disso, somente as pessoas autorizadas, com login e senha, têm acesso aos arquivos contidos na plataforma. O que garante essa segurança extra.
Como escolher a melhor solução para a sua empresa?
No mercado, existem algumas opções de ferramentas que automatizam a gestão de processos. Contudo, é preciso ficar atento a alguns detalhes antes de fechar parceria com qualquer fornecedor.
É relevante fazer uma pesquisa acerca de seus atuais clientes, buscando referências, por exemplo.
Outro ponto significativo é o comprometimento com o atendimento e com a resolução de problemas. É importante verificar como funciona o suporte técnico, incluindo o tempo para resposta e o horário de disponibilidade dos técnicos. Afinal, é normal surgirem dúvidas e dificuldades no dia a dia – e é essencial ter com quem contar.
Analise também se o software possui:
- Interface personalizada;
- Atualização em tempo real;
- Possibilidade de inserir imagens, documentos ou outros tipos de arquivos.
Além disso, questione o fornecedor do software de gestão se ele está de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Afinal, você irá lidar com dados estratégicos e é importante garantir que estão a salvo.
E aí, gostou do nosso post de hoje? Se você quiser saber mais sobre os benefícios de um sistema de checklists de processos, entre em contato conosco!
