Passo a passo para fazer um procedimento operacional padrão + exemplo de POP

Que tal começar a padronizar seus processos com um procedimento operacional padrão? Entenda o passo a passo, as vantagens e um exemplo para te ajudar nessa tarefa!

ícone autor blogpost Luciana Silva ícone data de postagem e atualização02/10/2020 ícone data de postagem e atualização05/10/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Gestão da Rotina ícone tempo de leitura 5 minutos
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O procedimento operacional padrão é um documento utilizado amplamente nas empresas. Manter os times alinhados e fazer com que as tarefas sejam executadas de acordo com uma referência exige organização.

Em geral, os POPs apresentam instruções pragmáticas, baseadas em pesquisas, a fim de garantir melhor produtividade e menos desperdício de recursos. Certamente, isso resulta em maior eficiência operacional para os negócios.

Então, vamos ao que interessa? Vem descobrir o que é o procedimento operacional padrão, sua importância, como fazer e exemplos! 

O que é o Procedimento Operacional Padrão?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que reúne informações para padronizar e otimizar processos, atividades, departamentos ou rotinas de trabalho.

Assim, um dos seus objetivos principais consiste em manter a qualidade do produto ou serviço prestado. Afinal, a definição de um padrão minimiza erros, desvios e não conformidades.

Como fazer um POP na sua empresa?

Antes de entendermos como implementar o procedimento operacional padrão, é preciso ter em mente alguns pontos:

  • Os procedimentos de um POP não devem ser copiados de outra empresa, pois cada instituição tem particularidades em seus processos;
  • O executor do processo precisa fazer parte da elaboração dos procedimentos, pois ele conhece pontos-chaves das operações;
  • O acompanhamento da aplicabilidade das instruções é muito importante, a fim de garantir que tudo ocorra como planejado; 
  • A linguagem apresentada no POP precisa ser simples e direta, garantindo que todos entendam as informações descritas.

Apresentadas essas considerações, acompanhe o passo a passo para fazer um POP na sua organização.

1. Escolha o nome do POP

A primeira ação a ser tomada é definir um nome para o POP. Basicamente, você precisa decidir como chamará o processo ou a atividade que será desenvolvida.

Apesar de ser uma etapa aparentemente simples, é importante lembrar que precisa ser algo direto e explícito.

2. Apresente o objetivo do POP

O segundo passo é estabelecer o objetivo do documento. Ou seja, é preciso ter bem definido o motivo da criação do processo operacional padrão em questão.

Por exemplo, se for uma loja no setor de varejo e o objetivo é padronizar a arrumação do setor de limpeza, então, no objetivo do POP, é interessante que se coloque: “Padronizar a arrumação do setor de limpeza”.

3. Selecione documentos de referência

Decididos o nome e o objetivo, você deve facilitar o trabalho dos executores, recomendando outros documentos para servir de referência. Não há uma regra para essa escolha, podendo ser diferentes registros, tais como:

  • Manuais de instruções;
  • POPs antigos;
  • Códigos.

É fundamental que a referência “converse” com os novos procedimentos e sirvam como apoio na rotina de trabalho.

4. Defina o local de aplicação

A descrição do local deve ser completa e específica. Ou seja, detalhe com o maior número de informações que tiver. Principalmente, se a aplicação acontecer em empresas de grande porte, que possuem vários setores, departamentos, filiais etc.

Além disso, podem existir espaços com nomes semelhantes. Portanto, dê atenção aos elementos descritivos, para deixar explícito o local em que o POP será executado.

5. Detalhe as siglas

Um procedimento operacional padrão é eficiente, pois permite que até colaboradores novos sigam um padrão de qualidade na execução dos processos. No entanto, isso só é possível quando há um entendimento sobre todas as informações.

Para que não haja ruídos de comunicação é essencial que as siglas sejam descritas de forma detalhada. Ainda que sejam corriqueiras na empresa, elas podem causar dúvidas ou questionamentos em novos profissionais.

6. Descreva tarefas e responsáveis

Conforme já comentamos, o executor dos processos precisa participar da elaboração do POP. Além de conhecer a fundo a maior parte das operações, a presença dele facilita na hora de definir os agentes.

Nesse ponto, é importante não misturar responsáveis e executores. Em alguns casos, eles podem ser a mesma pessoa, mas isso deve ser determinado e informado a todos os envolvidos.

7. Estabeleça o passo a passo dos procedimentos

Com todos os responsáveis definidos, é o momento de descrever o passo a passo que será seguido para o desenvolvimento dos processos.

Diferentemente de outros planos, o POP exige que esse procedimento seja feito nos mínimos detalhes. Aqui, não pode se aplicar o conceito do “óbvio”. Tudo deve ser considerado, garantindo que todos compreendam a mensagem do documento.

Confira, abaixo, um exemplo de procedimento operacional padrão, para entender o seu funcionamento na prática.

Exemplo de POP

É importante lembrarmos que o POP precisa ser criado com base na realidade da sua empresa e, não copiado de outra instituição. Sendo assim, confira um exemplo básico de criação do documento.

Vamos supor que você esteja criando um POP para estabelecer os procedimentos operacionais padrões para a limpeza da cozinha do seu restaurante. Considerando as exigências dos órgãos responsáveis, veja, a seguir, uma possível estrutura:

  • Nome: limpeza padronizada de acordo com os órgãos competentes.
  • Objetivo: garantir a limpeza dos espaços e utensílios da cozinha, em adequação às normas dos órgãos competentes.
  • Documentos de referência: POP de limpeza anterior, normas atuais de limpeza.
  • Local de aplicação: cozinha.
  • Siglas: colher de café = CCF; colher de chá = CC.
  • Descrição das tarefas e responsáveis: o executante é o profissional de limpeza, o responsável é o gestor da cozinha.
  • Passo a passo dos procedimentos: 1º passo, 2º passo, 3º passo, e assim por diante.

Agora que você já entendeu como fazer um POP e acompanhou o nosso exemplo, entenda as vantagens de implementá-lo.

As vantagens do POP

O procedimento operacional padrão é uma ferramenta para padronização de processos. Com ele, a empresa consegue garantir maior qualidade e eficiência em suas atividades, em diferentes etapas e departamentos, nivelando o padrão de execução.

Isso, certamente, traz muitas vantagens à empresa, aos colaboradores e ao cliente final. 

Entenda, agora, os benefícios que a elaboração e a implementação do POP podem proporcionar ao seu negócio:

Aumento da qualidade dos processos

Como cada negócio tem estruturas únicas, o POP tem informações que variam de empresa para empresa. Isso porque descrevem atividades desenvolvidas pela própria organização.

Nesse cenário, o POP garante uma variação mínima no dia a dia das equipes, mantendo um padrão, ainda que aconteçam mudanças de pessoal. Essa é uma ótima maneira de assegurar qualidade nos processos sem necessitar de investimentos contínuos em treinamentos e preparação.

Diminuição da taxa de erros

Se há um padrão de qualidade a ser seguido, as chances de falhas diminuem bastante. E isso é bem simples de entender: com documentos detalhando as formas corretas de desenvolver os processos, a rotina de trabalho se torna otimizada, desde a comunicação até a prática em si.

As brechas para ruídos e dúvidas se extinguem, e todo colaborador, independentemente do nível hierárquico, tem ao seu alcance informações detalhadas sobre os direcionamentos que deve tomar.

Melhoria da produtividade

Mesmo as pequenas empresas contam com diferentes departamentos realizando diversas atividades ao mesmo tempo.

Todos precisam cumprir seus procedimentos para que os objetivos principais sejam alcançados. Todavia, com processos desorganizados e sem uma orientação correta, o nível técnico das atividades fica comprometido e a produtividade dos colaboradores tende a diminuir.

Mas tudo se inverte quando há uma padronização de processos. Com definições prévias, cada profissional consegue desempenhar o seu papel com confiança e eficiência, superando as dificuldades e trazendo melhores resultados.

Enfim, essas foram as nossas dicas de como elaborar um POP na sua empresa. Tenha em mente que o segredo está na organização e na checagem dos seus processos, assegurando a sistematizando das ações, das demandas, dos investimentos e dos procedimentos operacionais.

Sendo bem-sucedida nesse trabalho, a sua empresa tende a contar com um gerenciamento otimizado e com um aumento de eficiência nos serviços e produtos oferecidos.

Que tal elaborar o seu POP com o líder em checklists digitais da América Latina? Entre em contato com a gente e transforme a sua padronização de processos!

Luciana Silva

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