Passo a passo para criar um Procedimento Operacional Padrão (POP)

Que tal começar a padronizar seus processos com um Procedimento Operacional Padrão? Confira o passo a passo para criar um POP e veja um exemplo prático que irá lhe ajudar nessa tarefa!

Tempo de leitura: 6 minutos
Passo a passo para fazer um Procedimento Operacional Padrão (POP)

O Procedimento Operacional Padrão é um documento utilizado amplamente nas empresas. Isso porque ele ajuda a manter os times alinhados. Uma vez que especifica os passos que devem ser dados para que as tarefas sejam executadas adequadamente.

Em geral, um POP apresenta instruções pragmáticas, baseadas em pesquisas. Seu objetivo  é elevar a produtividade e evitar o desperdício de recursos. O que resulta em maior eficiência operacional para os negócios.

Então, vamos ao que interessa? Descubra o que é o Procedimento Operacional Padrão, sua importância e como fazer um, na prática! 

O que é o Procedimento Operacional Padrão?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que reúne informações detalhadas sobre as atividades que devem ser desempenhadas na empresa. Em outras palavras, é uma espécie de roteiro padronizado para realizar as tarefas. 

Com ele, é possível padronizar e otimizar processos, departamentos e rotinas de trabalho. Uma vez que deixa claro o passo a passo a ser seguido.

Assim, um dos seus objetivos principais consiste em manter a qualidade do produto ou serviço prestado. Afinal, a definição de um padrão minimiza erros, desvios e não conformidades.

Como fazer um POP na sua empresa?

Antes de entendermos como implementar o Procedimento Operacional Padrão, é preciso ter em mente alguns pontos:

  • Os seus procedimentos não devem ser copiados de outra empresa, pois cada instituição tem particularidades em seus processos;
  • O executor do processo precisa fazer parte da elaboração dos procedimentos, tendo em vista que ele conhece pontos-chaves das operações;
  • O acompanhamento da aplicabilidade das instruções é muito importante, a fim de garantir que tudo ocorra como planejado; 
  • A linguagem apresentada no POP precisa ser simples e direta, garantindo que todos entendam as informações descritas.

Apresentadas essas considerações, acompanhe o passo a passo para criar um Procedimento Operacional Padrão na sua organização:

1. Escolha o nome do POP

A primeira ação a ser tomada é definir um nome para o documento. Basicamente, você precisa decidir como chamará o processo ou a atividade que será desenvolvida.

Apesar de ser uma etapa aparentemente simples, é importante lembrar que a informação deve ser direta e explícita. Para, assim, deixar claro qual tarefa está sendo abordada.

Vamos supor que você possui uma loja de varejo e quer padronizar a arrumação do setor de limpeza. Então, no campo da tarefa, é interessante escrever exatamente o seu objetivo. Ou seja: “arrumar o setor de limpeza”.

2. Selecione documentos de referência

Após decidir o nome, você deve facilitar o trabalho dos executores. Para isso, recomende outros documentos para servir de referência. Não há uma regra para essa escolha, podendo ser diferentes registros, tais como:

  • Manuais de instruções;
  • POPs antigos;
  • Normas;
  • Códigos.

É fundamental que a referência “converse” com os novos procedimentos e sirva como apoio na rotina de trabalho.

3. Defina o local de aplicação

A descrição do local deve ser completa e específica. Ou seja: detalhe com o maior número de informações que tiver. Principalmente, se a aplicação ocorrer em empresas de grande porte, que possuem vários setores, departamentos, filiais etc.

Além disso, podem existir espaços com nomes semelhantes. Portanto, dê atenção aos elementos descritivos, para deixar explícito o local em que ele será executado.

4. Detalhe as siglas

Um Procedimento Operacional Padrão é eficiente, pois permite que até colaboradores novos sigam um padrão de qualidade na execução dos processos. No entanto, isso só é possível quando há um entendimento pleno sobre todas as informações.

Assim sendo, para que não haja ruídos de comunicação, é essencial que as siglas sejam descritas de forma detalhada. Porém, caso você não utilize nenhuma sigla no dia a dia, pode ignorar este ponto.

5. Descreva tarefas e responsáveis

Conforme já comentamos, o executor dos processos precisa participar da elaboração do POP. Pois, como conhece a fundo a maior parte das operações, a presença dele facilita na hora de definir os agentes.

Nesse ponto, é importante não misturar responsáveis e executores. Em alguns casos, eles podem ser a mesma pessoa, mas isso deve ser determinado e informado a todos os envolvidos.

6. Estabeleça o passo a passo dos procedimentos

Com todos os responsáveis definidos, é o momento de descrever o passo a passo que será seguido para o desenvolvimento dos processos.

Diferentemente de outros planos, o POP exige que esse procedimento seja feito nos mínimos detalhes. Aqui, não se pode aplicar o conceito do “óbvio”. Tudo deve ser considerado, garantindo que as pessoas envolvidas compreendam a mensagem do documento.

7. Defina prazos para a revisão

A melhoria contínua é essencial em qualquer processo. Uma vez que o mercado está em constante evolução, exigindo que as empresas estejam frequentemente se adequando.

Assim, é importante deixar claro quando o documento precisa ser revisado. Isso ajuda, inclusive, na organização dos gestores. Que saberão em que momento precisam rever o passo a passo de cada atividade.

8. Delimite os resultados esperados com o POP

Você deve estabelecer os resultados que o Procedimento Operacional Padrão deve trazer para a sua operação. Isso é essencial para saber se o documento está adequado e se há algo a ser melhorado.

Seguindo o exemplo da loja varejista, pergunte-se: por que você deseja padronizar a arrumação do setor de limpeza? É para otimizar o tempo dos colaboradores, facilitar o acesso aos produtos ou garantir que o estabelecimento será higienizado em um prazo específico?

No momento em que se sabe onde quer chegar, fica mais fácil, de fato, otimizar seus processos.

9. Forneça ações corretivas

Por fim, aponte ações que podem ser realizadas caso não seja possível realizar algum passo do seu planejamento. Ou, ainda, se forem encontradas falhas e erros ao longo do tempo.

Agora, confira um exemplo de Procedimento Operacional Padrão, para entender o seu funcionamento na prática.

Exemplo de Procedimento Operacional Padrão para indústria

É importante lembrar que o POP precisa ser criado com base na realidade da sua empresa. Ou seja, o que mostraremos a seguir é apenas um exemplo básico de criação do documento.

Vamos supor que você esteja criando um POP para padronizar a manutenção de equipamentos na sua indústria. Confira uma possível estrutura na imagem abaixo:

Modelo de Procedimento Operacional Padrão para indústria

Agora que você já entendeu como fazer um POP e conferiu o nosso exemplo, entenda as vantagens de implementá-lo.

Quais as principais vantagens do Procedimento Operacional Padrão?

Em resumo, o POP é uma ferramenta para padronização de processos. Com ele, a empresa consegue garantir maior qualidade e eficiência em suas atividades, diferentes etapas e departamentos. Nivelando, desta forma, o padrão de execução.

Isso, certamente, traz muitas vantagens à empresa, aos colaboradores e ao cliente final. 

Entenda, agora, os benefícios que a elaboração e a implementação do POP podem proporcionar ao seu negócio:

Aumento da qualidade dos processos

Como cada negócio tem estruturas únicas, o POP tem informações que variam de empresa para empresa. Isso porque descrevem a forma com que as atividades são desenvolvidas dentro da própria organização.

Nesse cenário, ele garante uma variação mínima no dia a dia das equipes. Ou seja, mantém um padrão, ainda que aconteçam mudanças de pessoal. Essa é uma ótima maneira de assegurar qualidade nos processos, sem que isso exija investimentos contínuos em treinamentos e preparação.

Diminuição da taxa de erros

Se há um padrão de qualidade a ser seguido, as chances de falhas diminuem bastante. E isso é bem simples de entender: com documentos detalhando as formas corretas de desenvolver os processos, a rotina de trabalho se torna otimizada – desde a comunicação até a prática em si.

As brechas para ruídos e dúvidas se extinguem. Assim, todo colaborador, independentemente do nível hierárquico, tem ao seu alcance informações detalhadas sobre os direcionamentos que deve tomar.

Melhoria da produtividade

Mesmo as pequenas empresas contam com diferentes departamentos realizando diversas atividades ao mesmo tempo. Todos precisam cumprir seus procedimentos para que os objetivos principais sejam alcançados. 

Todavia, com processos desorganizados e sem uma orientação correta, o nível técnico das atividades fica comprometido. E, com isso, a produtividade dos colaboradores tende a diminuir.

Mas, tudo se inverte quando há uma padronização de processos. Com definições prévias, cada profissional consegue desempenhar o seu papel com confiança e eficiência, superando as dificuldades e trazendo melhores resultados.

Enfim, essas foram as nossas dicas de como elaborar um Procedimento Operacional Padrão na sua empresa. Tenha em mente que o segredo está na organização e na checagem dos seus processos, assegurando a sistematização das ações, das demandas, dos investimentos e dos procedimentos operacionais.

Sendo bem-sucedida nesse trabalho, a sua empresa tende a contar com um gerenciamento otimizado e com um aumento de eficiência nos serviços e produtos oferecidos.

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Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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6 Replies to “Passo a passo para criar um Procedimento Operacional Padrão (POP)”

  1. Gostei muitíssimo das suas informações, sua explicação clara da aplicabilidade do POP me ajudou bastante. Obrigada.

  2. O conteúdo está bem elucidativo, como sou professor de logística e estou lecionado sobre procedimentos de expedição. Queria trabalhar o primeiro ponto, o que é procedimento e o segundo, como elaborar um. Ajudará muito esse post.

    Parabéns Luciana

  3. Sua explicação clara da aplicabilidade do POP está bem elucidativa.
    Parabéns Luciana, gostei muito das suas informações. Obrigado.

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