Como criar e aplicar um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Quer saber como padronizar seus processos com um Procedimento Operacional Padrão? Confira o passo a passo para criar um POP e veja exemplos práticos que irão ajudar nessa tarefa!

Tempo de leitura: 7 minutos
Passo a passo para fazer um Procedimento Operacional Padrão (POP)

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento com uma função vital em empresas. Ele atua para orientar os passos necessários para a execução das tarefas. Dessa forma, é um dos responsáveis por manter os times sempre alinhados.

Em geral, um POP apresenta instruções pragmáticas — com base em pesquisas. O seu objetivo é elevar a produtividade e evitar o desperdício de recursos dentro da organização. Assim, resulta em maior eficiência operacional para os negócios.

Mas você sabe como aplicar o Procedimento Operacional Padrão na sua empresa? Pois é exatamente isso que vamos explicar aqui. No artigo de hoje, você vai encontrar tudo o que precisa entender sobre POP. Acompanhe a leitura!

Afinal, o que é Procedimento Operacional Padrão?

Antes de avançarmos na explicação do passo a passo, é preciso entender o que é a atividade em si. Bom, em termos simples, o Procedimento Operacional Padrão é um documento que reúne informações detalhadas sobre as atividades que devem ser desempenhadas na empresa. 

Em outras palavras, é uma espécie de guia para realizar cada tarefa. Ou seja, o POP deixa claro o passo a passo que a equipe deve seguir. Assim, com ele, é possível padronizar e otimizar processos, departamentos e rotinas de trabalho. 

Dessa forma, um dos seus objetivos principais consiste em manter a qualidade do produto ou serviço prestado. Além disso, a definição de um padrão minimiza erros, desvios e não conformidades.

Outro ponto de destaque é que não existe apenas um tipo de POP. Ou seja, ele pode ser aplicado de formas diferentes, cada um com um objetivo. Isso significa que você pode criar um modelo para: 

Mesmo com algumas características distintas entre si, todos trarão importantes benefícios para as organizações. Por isso, é exatamente para esse tópico que vamos avançar agora.

Quais benefícios o POP traz para a empresa?

Como você viu, o POP é uma ferramenta que atua para padronizar processos. Com ele, a empresa consegue garantir maior qualidade e eficiência em suas atividades — independentemente da etapa da tarefa ou do departamento responsável. 

Dessa maneira, ele nivela todo o padrão de execução das tarefas. Isso, certamente, traz muitas vantagens à empresa, aos colaboradores e, também, ao cliente final. 

Assim, sua implementação é responsável por:

Aumentar a qualidade dos processos

Cada negócio conta com uma estrutura única. Portanto, o POP tem informações que variam de acordo com a empresa. Isso se dá pelo fato de descrever a forma com que as atividades são desenvolvidas dentro da própria organização.

Dessa forma, ele garante uma variação mínima na rotina das equipes. Ou seja, mantém um padrão de execução de tarefas, ainda que aconteçam mudanças de pessoal. 

Assim, essa é uma ótima maneira de assegurar qualidade nos processos. Além disso, permite que isso aconteça sem exigir investimentos contínuos em treinamentos e preparação

Diminuir a taxa de erros

Com a determinação de um padrão de qualidade, as chances de falhas diminuem bastante. Para entender isso é simples: com documentos detalhando as formas corretas de desenvolver os processos, a rotina de trabalho é otimizada — desde a comunicação até a prática em si.

Com isso, as brechas para ruídos e dúvidas se minimizam. Assim, todo colaborador tem ao seu alcance informações claras sobre os direcionamentos que deve tomar, independentemente do nível hierárquico.

Otimizar a produtividade

Mesmo as pequenas empresas contam com diferentes departamentos que realizam diversas atividades simultaneamente. Dessa forma, todos precisam cumprir seus procedimentos para que os objetivos principais sejam alcançados. 

Contudo, processos desorganizados e a falta de orientação correta podem comprometer o nível técnico das atividades. Por isso, a produtividade dos colaboradores tende a diminuir e causar impactos negativos.

Portanto, quando há uma padronização de processos, esse cenário não se concretiza. Com definições prévias, cada profissional consegue desempenhar o seu papel com confiança e eficiência. Superando, assim, as dificuldades e trazendo melhores resultados.

Como fazer um Procedimento Operacional Padrão na sua empresa?

Agora que você já sabe dos benefícios, é hora de entender como colocar em prática. No entanto,  é preciso ressaltar mais alguns pontos antes:

  • Cada instituição tem particularidades em seus processos. Por isso, não se deve copiar práticas de outras empresas;
  • O executor do processo precisa fazer parte da elaboração do POP, tendo em vista que ele conhece pontos-chaves da operação;
  • O acompanhamento da aplicabilidade das instruções é muito importante, a fim de garantir que tudo ocorra como planejado; 
  • A linguagem apresentada no POP precisa ser simples e direta, garantindo que todos entendam as informações descritas.

Assim, após essas considerações, acompanhe o passo a passo para criar um Procedimento Operacional Padrão na sua organização:

1. Escolha o nome do POP

O primeiro passo para implementar o POP é definir um nome para o documento. Ou seja, você precisa decidir como chamará o processo ou a atividade que será desenvolvida.

Apesar de ser uma etapa aparentemente simples, é importante lembrar que a informação deve ser direta e explícita. Para, assim, deixar claro qual é a tarefa e como executá-la.

Vamos supor que você possui uma loja de varejo e quer padronizar a organização do setor de limpeza. Então, no campo da tarefa, é interessante escrever exatamente o seu objetivo — que pode ser “arrumar o setor de limpeza”.

Dessa forma, essa primeira etapa já é fundamental para gerar clareza na equipe. Garantindo, assim, uma maior facilidade para os passos seguintes.

2. Selecione documentos de referência

Após decidir o nome, você deve facilitar o trabalho dos executores. Por isso, é importante recomendar outros documentos para servir de referência.

Não há uma regra específica para essa escolha. Assim, é possível incluir diferentes registros, tais como:

  • Manuais de instruções;
  • POPs antigos;
  • Normas;
  • Códigos.

Além disso, é imprescindível que a referência “converse” com os novos procedimentos. Dessa forma, ela vai servir como apoio na rotina de trabalho.

3. Defina o local de aplicação

O terceiro passo consiste na descrição do local, que deve ser completa e específica. Portanto, use o máximo de detalhes, com o maior número de informações que tiver. 

Essa etapa ganha ainda mais destaque se a aplicação ocorrer em empresas de grande porte. Por possuírem vários setores, departamentos e filiais, essa clareza é fundamental.

Além disso, podem existir espaços com nomes semelhantes. Por isso, dê atenção aos elementos descritivos, para deixar explícito o local em que ele será executado.

4. Descreva tarefas e responsáveis

Conforme você já entendeu, o executor dos processos precisa participar da elaboração do POP. Pois, como conhece a fundo a maior parte das operações, a presença dele facilita na hora de definir os agentes.

Nesse ponto, é importante não misturar responsáveis e executores. Em alguns casos, eles podem ser a mesma pessoa, mas isso deve ser determinado e informado a todos os envolvidos.

5. Estabeleça o passo a passo dos procedimentos

Com todos os responsáveis definidos, é o momento de descrever o passo a passo que será seguido para o desenvolvimento dos processos. Diferentemente de outros planos, o POP exige que esse procedimento seja feito com o máximo de detalhes. 

Por isso, considere os elementos “óbvios”. Assim, você garante que as pessoas envolvidas compreendam a mensagem do documento.

6. Defina prazos para a revisão

A melhoria contínua é essencial em qualquer processo. Além disso, o mercado está em constante evolução, exigindo que as empresas estejam frequentemente se adequando.

Assim, é importante deixar claro quando o documento precisa ser revisado. Isso ajuda, inclusive, na organização dos gestores. Dessa forma, eles saberão em que momento precisam rever o passo a passo de cada atividade.

7. Delimite os resultados esperados com o POP

O estabelecimento de métricas é fundamental em qualquer processo. Com o POP, não é diferente. Por isso, você deve estabelecer os resultados que o Procedimento Operacional Padrão deve trazer para a sua operação

Essa prática é essencial para saber se o documento está adequado e se há algo a ser melhorado. Seguindo o exemplo da loja varejista, pergunte-se: por que você deseja padronizar a arrumação do setor de limpeza? 

É para otimizar o tempo dos colaboradores? Facilitar o acesso aos produtos? Garantir que o estabelecimento será higienizado em um prazo específico? No momento em que se sabe onde quer chegar, fica mais fácil otimizar seus processos.

8. Forneça ações corretivas

Por fim, aponte ações que devem ser tomadas caso não seja possível realizar algum passo do seu planejamento. Ou, ainda, se forem encontradas falhas e erros ao longo do tempo.

Isso será fundamental para otimizar processos. Além disso, vai permitir que a equipe consiga encontrar soluções de forma mais rápida.

Bônus: Detalhe as siglas

Um Procedimento Operacional Padrão eficiente permite que até colaboradores novos sigam um padrão de qualidade na execução dos processos. No entanto, isso só é possível quando há um entendimento pleno sobre todas as informações.

Assim, para que não existam ruídos de comunicação, é essencial que as siglas sejam descritas de forma detalhada. Porém, caso você não utilize nenhuma sigla no dia a dia, pode ignorar este ponto.

Modelos de Procedimento Operacional Padrão

Como você viu, o Procedimento Operacional Padrão varia de acordo com cada empresa. Inclusive, trouxemos alguns exemplos pensando em serviços de limpeza para facilitar o entendimento.

No entanto, achamos importante trazer alguns modelos de POP para ajudar a fixar o tema. Dá só uma olhada:

Indústrias e fábricas

Empresas que trabalham em setores industriais sabem da importância da manutenção de equipamentos. Essa prática é fundamental para garantir produtividade no serviço e, principalmente, segurança para os colaboradores.

Portanto, um exemplo de POP para indústrias e fábricas pode ter foco nessa atividade. Com isso, a equipe deve definir claramente qual é a tarefa — que, neste caso, será a manutenção de equipamentos.

Após esse primeiro momento, classifique a ordem das atividades. Uma sugestão pode ser:

  1. Levantamento de todas as máquinas;
  2. Criar um plano de manutenção;
  3. Fazer um checklist com os itens a serem avaliados.

O passo seguinte vai consistir na definição de uma regularidade e, consequentemente, os resultados que se esperam atingir. Abaixo, separamos uma imagem para facilitar o seu entendimento:

Exemplo de modelo operacional padrão.

Segurança do trabalho

Um POP também é fundamental para a segurança do trabalho. Nesse caso, um exemplo pode ser o uso de Equipamentos de Proteção Individual, os EPIs. Assim, o documento deve conter os seguintes pontos:

  • Orientação de como usar o EPI;
  • Definição de qual item é necessário para cada atividade;
  • Criação de um calendário para manutenção dos equipamentos.

Assim, a empresa consegue identificar se há problemas se repetindo. Dessa forma, é possível trabalhar em ações corretivas — que podem ser treinamentos para os colaboradores sobre o uso de EPI.

Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia tem um papel importante no POP. Principalmente em termos de agilidade — que é fundamental para uma melhor execução de tarefas. Hoje, inclusive, já existem ferramentas digitais capazes de otimizar todo esse processo.

Uma dessas soluções é o Checklist Fácil. Por ser totalmente digital e possibilitar acesso de diferentes dispositivos, ele garante uma maior eficiência operacional e uma análise de dados em tempo real.

Com ele, você cria checklists por atividades e adiciona todas as etapas que devem ser seguidas – exatamente como se o POP fosse no papel.

Desta forma, no dia a dia ou na periodicidade desejada, o profissional aplica o checklist, dando “check” nos passos que estão de acordo.

Mas e quando algo está fora do padrão? Aqui entra uma funcionalidade muito útil da ferramenta, que é o de planos de ação. Inclusive, é possível tornar obrigatório o seu preenchimento quando uma não conformidade é detectada – ou seja, só é possível avançar para o próximo passo quando o anterior é concluído.

Assim, essas foram as nossas dicas de como elaborar um Procedimento Operacional Padrão na sua empresa. Por isso, tenha em mente que o segredo está na organização e na checagem dos seus processos, assegurando a sistematização das ações, das demandas, dos investimentos e dos procedimentos como um todo.

Com um trabalho de sucesso nessa área, a sua empresa tende a contar com um gerenciamento otimizado. Assim, é possível aumentar a eficiência nos serviços e na qualidade dos produtos oferecidos.

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Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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6 Replies to “Como criar e aplicar um Procedimento Operacional Padrão (POP)?”

  1. Sua explicação clara da aplicabilidade do POP está bem elucidativa.
    Parabéns Luciana, gostei muito das suas informações. Obrigado.

  2. O conteúdo está bem elucidativo, como sou professor de logística e estou lecionado sobre procedimentos de expedição. Queria trabalhar o primeiro ponto, o que é procedimento e o segundo, como elaborar um. Ajudará muito esse post.

    Parabéns Luciana

  3. Gostei muitíssimo das suas informações, sua explicação clara da aplicabilidade do POP me ajudou bastante. Obrigada.

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