A matriz GUT é uma ferramenta de priorização para avaliar problemas com base em critérios como Gravidade, Urgência e Tendência (palavras que originam as iniciais da sigla). Cada critério recebe uma nota de 1 a 5, e a soma define prioridades, facilitando tomada de decisões.
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As empresas que mais investem em gestão da qualidade se diferenciam no mercado por garantir processos eficientes e oferecer produtos ou serviços alinhados aos padrões internacionais. Mas isso não é tudo: uma gestão bem estruturada pode levar a melhorias de produtividade, ajudar no planejamento estratégico, otimizar recursos e reduzir ou até mesmo eliminar riscos e imprevistos.
Nesse contexto, a matriz GUT torna-se uma verdadeira aliada. Com essa ferramenta, é possível avaliar riscos, atribuir classificações a eles e ponderar possíveis impactos, orientando decisões estratégicas de forma objetiva e realista. Dessa forma, os gestores têm mais dados analíticos ao seu alcance para priorizar tarefas, enfrentar desafios imediatos e planejar o futuro do negócio.
Se você quer melhorar a qualidade do seu negócio e está procurando uma ferramenta que seja útil para isso, você veio ao lugar certo! Continue lendo para saber mais sobre como a Matriz GUT e o Checklist Fácil podem te ajudar nessa missão.
O que é gestão da qualidade?
A gestão da qualidade é uma ferramenta e, ao mesmo tempo, uma visão estratégica que proporciona uma visão global e sistêmica de toda a empresa. Esse conceito permite o alinhamento com as melhores práticas e padrões reconhecidos internacionalmente, que proporcionam vantagens competitivas a uma empresa.
Na prática, ela visa monitorar os processos organizacionais desde os aspectos financeiros até a gestão de dados e estoques. Assim, através de ações de controle de processos, permite:
- Otimizar e padronizar processos;
- Aumentar a produtividade;
- Melhorar o desempenho do negócio;
- Estabelecer um relacionamento mais próximo com o cliente;
- Gerar fidelização e confiança;
- Criar valor para o consumidor;
- Melhorar o serviço ou produto de forma contínua.
Para implementar a gestão da qualidade, é importante utilizar metodologias já estabelecidas no mercado, pois elas foram testadas e são comprovadamente eficazes no dia a dia, como a matriz GUT.
O que é a matriz GUT?
Também conhecida como matriz de prioridade ou matriz de priorização, a matriz GUT é uma ferramenta intuitiva, simples e altamente versátil. Ele fornece um gráfico estruturado para avaliar e classificar questões de acordo com seu impacto e urgência.
Isso permite que as empresas concentrem seus esforços no que realmente requer ação imediata, garantindo que as questões críticas sejam resolvidas com a devida agilidade e que os recursos sejam utilizados de forma eficiente.
Ao abordar a priorização de problemas, e não necessariamente sua solução, é comum que a matriz GUT seja utilizada em combinação com outras ferramentas da qualidade, como o ciclo PDCA, gráfico de Pareto, diagrama de Ishikawa, 5W2H, entre outros.
Esse trabalho conjunto aumenta a eficiência do processo de gestão da qualidade, ajudando as empresas não só a identificar problemas, mas também a definir as melhores estratégias para resolvê-los.
Como funciona a matriz GUT?
A lógica por trás dessa ferramenta baseia-se na priorização de problemas, tarefas, ações ou estratégias com base em três elementos: gravidade (G), urgência (U) e tendência (T). Conheça cada um deles abaixo:
Gravidade (G)
Aqui, são mensurados o impacto e a gravidade do problema analisado, bem como a extensão dos danos que ele pode gerar caso não seja resolvido.
Esse critério também deve levar em conta todos os aspectos que podem ser afetados, direta ou indiretamente, pelo problema.
A escala de classificação de gravidade normalmente varia de 1 a 5 e segue a seguinte classificação:
- Sem gravidade
- Baixa gravidade
- Grave
- Muito grave
- Gravíssimo
Urgência (U)
Esse elemento refere-se à velocidade com que um problema precisa ser resolvido. Parece óbvio, mas na verdade é lógico: quanto mais cedo um problema precisa de resolução, mais urgente ele é.
Problemas urgentes podem ter várias causas, como tempo de espera do cliente, requisitos legais ou incidentes que exigem respostas imediatas.
A pontuação para esse componente também varia de 1 a 5, seguindo as seguintes ponderações:
- Pode esperar;
- Baixa urgência;
- Urgente, precisa de atenção no curto prazo;
- Muito urgente;
- Necessidade de ação imediata.
Tendência (T)
Esse fator indica o possível curso que um problema tomará com base em seu comportamento. Aqui, analisa se o problema está melhorando, estabilizando ou piorando ao longo de um período de tempo. O impacto potencial também deve ser considerado se nenhuma ação for tomada para corrigi-lo.
A pontuação varia de 1 a 5, dependendo das seguintes avaliações:
- Permanece estável;
- Pode piorar em longo prazo;
- Pode piorar em médio prazo;
- Pode piorar em curto prazo;
- Pode piorar rapidamente.
Quais os benefícios de adotar a matriz GUT?
Muitos! Além de ser útil nos mais diversos cenários e desafios, a matriz GUT também proporciona diversas vantagens que impactam positivamente os resultados da gestão da qualidade. Veja alguns dos benefícios que a adoção dessa ferramenta pode oferecer:
Tomada de decisão informada
Ao proporcionar uma abordagem sistemática, a Matriz GUT possibilita que os gestores tomem decisões estratégicas com uma visão clara dos problemas e prioridades, sempre com base em dados. Quanto mais gestores tomarem decisões sólidas e eficientes, melhores serão os resultados da empresa.
Otimização de recursos
Com o foco no problema que está realmente afetando a empresa no momento, você pode concentrar seus esforços no que realmente importa e alocar seus recursos de forma eficiente. Isso reduz custos e evita desperdícios.
Melhoria contínua
A forma como a matriz GUT é composta torna as análises de problemas mais estruturadas. Assim, aprofunda-se na compreensão dos problemas e das soluções mais eficazes. Essa sequência de identificação e correções proporciona aprendizados e, com eles, oportunidades de melhoria contínua.
Maior eficiência
Uma das grandes vantagens da matriz GUT é a possibilidade de não gastar tempo e recursos naquilo que não é prioridade no momento. Em outras palavras, mais eficiência! Assim, a priorização de problemas por meio dessa ferramenta permite que as empresas melhorem sua gestão de processos e otimizem a eficiência de forma geral.
Fortalecimento da gestão de riscos
No momento em que a matriz GUT determina quais questões têm maior impacto e precisam ser tratadas primeiro, as empresas começam a mitigar e minimizar potenciais riscos ou danos, evitando situações críticas que poderiam causar graves complicações à organização – um dos principais focos da gestão da qualidade.
Como aplicar o método GUT no meu negócio?
Agora que você já sabe praticamente tudo sobre a matriz GUT, que tal se aventurar na prática e descobrir, como aplicar essa ferramenta para melhorar a gestão da qualidade da sua empresa?
Confira o roteiro abaixo para aprender em apenas 5 passos!
1. Identifique os problemas
Liste tudo o que precisa ser avaliado em sua área de qualidade (problemas, ações, riscos, não conformidades, etc.) e desenhe uma tabela indicando cada item em cada uma das linhas.
Aqui é muito importante envolver todas as pessoas que estão de alguma forma relacionadas aos itens listados. Isso permite que eles forneçam outros insights, contribuições significativas e dados relevantes para esse processo, garantindo observações realistas.
2. Classifique os itens por pontos
Depois de listar tudo o que precisa ser abordado, é hora de dar um peso a cada item. Aqui, vamos considerar uma escala de 1 a 5. Cada item avaliado (Gravidade, Urgência e Tendência) deve receber uma classificação.
Uma dica para essa etapa é fazê-la em grupo, com as pessoas mais envolvidas no item analisado, para captar outras opiniões e obter uma visão mais ampla.
3. Calcule o resultado
Uma vez que a tabela esteja completamente preenchida, é hora de calcular o resultado final para cada item. Para fazer isso, use a fórmula “Gravidade x Urgência x Tendência”. O resultado de cada item indicará, portanto, sua prioridade. Quanto maior o valor, maior a prioridade.
4. Construa um ranking
Organize os itens na forma de um ranking, em ordem crescente. Dessa forma, você saberá que os itens que estão no topo da lista são os prioritários e os últimos, os que podem ser vistos mais tarde.
5. Construa um plano de ação
Por fim, uma vez organizado o ranking, é hora de traçar um plano para cada item, priorizando, é claro, aqueles que estão no topo da lista.
Uma dica valiosa para essa última etapa é utilizar uma ferramenta como o Checklist Fácil para listar as ações mapeadas, designar os responsáveis e acompanhar passo a passo a evolução do seu plano de ação, proporcionando ainda mais eficiência aos resultados.
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Exemplos de aplicação da matriz GUT
Para ilustrar como a metodologia GUT pode ser aplicada de forma prática em diferentes cenários para priorizar os problemas identificados e contribuir para a melhoria significativa na gestão da qualidade, selecionamos alguns exemplos. Confira!
Priorizando questões em uma indústria automotiva
Uma indústria automotiva enfrenta vários problemas em sua linha de produção, desde falhas de componentes até atrasos na entrega de fornecedores.
Para priorizar a solução desses problemas, a equipe de gestão da qualidade decide usar a matriz GUT.
Assim, identificam os problemas mais comuns em conjunto e atribuem valores de gravidade, urgência e tendência a cada um deles, conforme tabela a seguir.
Problema Gravidade (G) Urgência (U) Tendência (T) Resultado Falha nos airbags 5 5 4 100 Atraso na entrega das peças 4 5 3 60 Defeitos na pintura dos carros 3 4 2 24
Com base nos índices GUT calculados para cada problema, a equipe priorizará, portanto, a resolução do problema do airbag, seguido por atraso na entrega de peças e, finalmente, defeitos de pintura.
Identificando problemas em uma empresa de tecnologia
Uma empresa de tecnologia enfrenta constante insatisfação de grande parte de seus clientes devido a falhas em seu software. Para identificar problemas recorrentes e maneiras de resolvê-los, a equipe de qualidade usa a matriz GUT para analisar os principais problemas relatados pelos clientes e atribuir valores de gravidade, urgência e tendência a cada um deles:
Problema Gravidade (G) Urgência (U) Tendência (T) Resultado Falha de segurança, expondo dados do usuário 5 5 3 75 Resposta lenta às ações realizadas no software pelo usuário 4 4 3 48 Erros ao carregar arquivos no software 3 3 2 18
Depois de calcular os índices GUT, a equipe decide priorizar a solução para a falha de segurança, seguida de resposta lenta às ações executadas e, finalmente, verificar se há erros nos uploads de arquivos.
Priorizando em um fabricante de eletrônicos
Uma empresa de fabricação de eletrônicos está passando por uma série de problemas de qualidade com um de seus produtos mais vendidos: um smartphone. Assim, os responsáveis pela área de qualidade desta empresa utilizam o sistema GUT para mapear os principais problemas que levaram ao colapso da qualidade do produto e atribuíram a cada um deles as notas adequadas, de acordo com os parâmetros do GUT:
Problema Gravidade (G) Urgência (U) Tendência (T) Resultado A tela touch não responde 5 5 3 75 A vida útil da bateria diminuiu após 2 meses de uso 4 3 4 48 Algumas câmeras apresentaram defeito 4 5 2 40
Uma vez calculados os resultados, a equipe decide priorizar a solução para a tela não responsiva, depois a bateria que durou menos e, por fim, as câmeras defeituosas.
Quais erros evitar ao usar a matriz GUT?
Criar e aplicar a matriz GUT pode parecer simples (e é!), mas também requer atenção para que detalhes importantes não fiquem de fora. Aqui estão alguns dos erros mais comuns a serem evitados ao criar e aplicar essa metodologia:
- Não definir claramente critérios de avaliação: é fundamental estabelecer critérios claros e específicos para avaliar problemas ou situações de forma consistente, evitando interpretações diferentes;
- Não envolver todas as partes interessadas: se todas as partes interessadas e partes interessadas relevantes não estiverem envolvidas no processo de criação da matriz GUT, os resultados podem ser tendenciosos ou irrealistas;
- Não atribuir valores corretamente: os valores devem ser atribuídos objetivamente. Qualquer arbitrariedade na escolha dos dados pode afetar a análise e levar a decisões inadequadas;
- Não considerar o contexto: é fundamental considerar as especificidades da empresa ao utilizar a matriz GUT para evitar sua implementação de forma incorreta e ineficiente;
- Não atualizar regularmente: muitas coisas mudam o tempo todo e a matriz GUT precisa acompanhar essas mudanças. A falha na execução de atualizações regulares pode resultar em análises desatualizadas e decisões ineficazes;
- Não usar dados e evidências: tomar decisões com base em suposições ou opiniões pessoais, em vez de dados e evidências concretas, pode comprometer a precisão e a objetividade da análise.
Evitando esses erros, seguindo o passo a passo do processo de implementação e utilizando uma ferramenta adequada, você tem tudo o que precisa para transformar a matriz GUT em uma poderosa aliada para otimização de processos e gestão da qualidade em sua empresa.
Conheça o Checklist Fácil, o principal software de checklist online do mercado
A matriz GUT, como você aprendeu hoje, é uma ferramenta-chave na priorização de problemas e seus resultados são críticos para embasar decisões. No entanto, por si só, ela não resolve os problemas. Planos de ação sim.
Para construir um plano de ação bem estruturado e desenvolvê-lo de forma eficiente, o ideal é utilizar um checklist para criar questionários, atribuir responsáveis e gerar relatórios de acompanhamento em tempo real.
Por isso, o Checklist Fácil é reconhecido como a melhor solução para implementar planos de ação construídos a partir da matriz GUT. O sistema permite que os planos sejam criados automaticamente sempre que uma não conformidade for identificada na checagem, garantindo que nenhum erro passe despercebido.
Além disso, através dos checklists digitais é possível personalizar questionários para realizar processos como inspeções e auditorias, tudo de forma ágil e automática, com cadastro em tempo real. São mais de 150 funcionalidades para garantir a qualidade da sua operação, aumentando sua eficiência operacional.
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