Sabemos que qualidade não é um mero conceito subjetivo dentro de uma organização comprometida com resultados. Assim, ela pode (e deve!) ser medida e certificada. Para que isso aconteça, é preciso recorrer às ferramentas da qualidade, tão importantes para manter-se competitivo em um mercado globalizado.
As ferramentas da qualidade ajudam na identificação de problemas da operação, bem como na solução desses problemas e na melhoria contínua de processos. Elas também permitem acompanhar indicadores de desempenho e qualidade continuamente.
Assim, é possível analisar números de forma precisa, tomar decisões mais conscientes e agregar valor ao cliente final, destacando-se da concorrência.
Quer melhorar a qualidade dos seus processos e implementar as ferramentas certas à gestão da sua operação? Conheça as principais ferramentas da qualidade.
Veja o que será abordado:
Quais são as 7 ferramentas da Qualidade?
Apesar de o objetivo desse conteúdo ser falar sobre as principais ferramentas da qualidade, ainda sim é bom lembrar que o número de ferramentas passa de sete. Acontece que as ferramentas listadas a seguir merecem um destaque maior e são as mais utilizadas, portanto, você precisa conhecê-las. São elas:
- Folha de verificação
- Diagrama de Ishikawa
- Fluxograma
- Histograma
- Carta de Controle
- Diagrama de Dispersão
- Diagrama de Pareto
- 5 porquês
Como mencionamos, estas sete ferramentas não são as únicas, por isso, ao final do texto você vai conferir ainda os métodos 5W2H e Ciclo PDCA.
1. Folha de verificação
Apesar da simplicidade, a abrangência dessa ferramenta da qualidade é bastante ampla. A Folha de Verificação, também conhecida como um checklist, é usada para coleta, organização e análise de dados.
Em resumo, trata-se basicamente de um formulário personalizado, em formato de tabela ou planilha, planejado para coleta de informações relevantes. Essa coleta é feita por meio de questionários pré-determinados, cujo objetivo é o preenchimento e aprovação, etapa por etapa, ao decorrer da evolução do processo.
Assim, é a folha de verificação é a ferramenta da qualidade ideal para inspeções, vistorias e auditorias. Ela revela a incidência de não conformidades de forma:
- Quantitativa, porque permite o acompanhamento de variações de um produto (peso) ou tempo dependido para sua fabricação, em cada etapa;
- Qualitativa, sobre as variações de um produto ou condições em que uma peça é entregue à próxima etapa ou mesmo ao cliente final.
Ainda, o checklist pode ser usado para gestão de manutenção, atestando as condições de máquinas, bem como o controle de equipamentos, como é o caso do Equipamento de Uso Individual (EPIs).
No processo de coleta de dados, é possível relacionar causas e efeitos, bem como atestar o problema para que medidas sejam providenciadas rapidamente.
Quando o checklist é feito por aplicativo, por exemplo, é possível que o auditor anexe imagens ao checklist em questão, mostrando exatamente onde está a não conformidade do que é inspecionado.
2. Diagrama de Ishikawa
Usado especificamente para identificar a raiz de um problema ou não conformidade. O diagrama de Ishikawa, também conhecido como de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, relaciona fatores (causas) ao problema estudado, além de suas consequências no processo (efeitos).
Isso tudo é estruturado em uma sequência visual, o que confere ao diagrama o apelido curioso de espinha de peixe, devido ao formato característico em que as informações são dispostas para estudo.
Seu maior benefício está na possibilidade de observar detalhadamente as causas de um efeito, levando em conta qualquer variável de influência para o resultado. Assim, isso facilita a identificação até mesmo dos gargalos menos comuns e óbvios.
Para isso, é preciso analisar o problema em 6Ms (método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente). A saber:
- Método: como a forma de desenvolver o trabalho influencia o problema?
- Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?
- Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?
- Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?
- Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?
- Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?
A partir do que for levantado, é possível identificar exatamente o problema de um processo e, em seguida, aplicar planos de ação para eliminá-lo.
Por exemplo: se há grande incidência de acidentes no ambiente de trabalho, como cada um dos 6Ms pode estar relacionado? Seriam equipamentos com manutenção atrasada, gerando falhas e riscos, ou falta de iluminação no ambiente, que atrapalha o manuseio e a locomoção? Para qualquer um dos casos, as soluções ficam mais claras após a identificação da causa.
3. Fluxograma
Fluxogramas também são representações gráficas (desenhos) composto por figuras padronizadas que representam detalhadamente um processo.
Seu objetivo é facilitar a visualização de cada elemento, componente e tarefa associada a um processo, isto é, sua estrutura como um todo. Seu objetivo é dar clareza ao fluxo operacional.
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4. Histograma
Também conhecido como gráfico de distribuição de frequências, o histograma é a ferramenta que apresenta, por meio de gráfico de barras ou colunas, informações quantitativas obtidas por medições periódicas.
O histograma é usado para identificação de padrões na frequência de ocorrências e não conformidades. Assim, percebendo qual é o procedimento falho que causa a repetição do erro, é possível tomar as devidas providências.
5. Carta de Controle ou Gráfico de Controle
É uma ferramenta baseada em três linhas de referência para análise da evolução dos dados: uma linha de limite superior, uma de limite inferior, e uma linha média. Essas três linhas são usadas para análise da evolução dos dados:
- Limite superior de controle (LSC): é a média mais três vezes o desvio padrão.
- Limite inferior de controle (LIC): é a média menos três vezes o desvio padrão;
- Linha média.
Seu principal objetivo está na identificação imediata de alterações ou desvios, sendo utilizada para acompanhar um processo, sua tendência e variações.
6. Diagrama ou Gráfico de Dispersão
Semelhante ao gráfico de controle, o gráfico de dispersão também é representado por linhas. Aqui, porém, consideram-se duas variáveis (eixo X e eixo Y), que indicam se existe correlação entre elas, de causa e efeito, além de como é essa correlação.
Assim, é o diagrama que possui a finalidade de identificar a influência de uma variável sobre a outra, seja essa influência positiva ou negativa.
7. Diagrama de Pareto
O foco do Diagrama de Pareto é a tomada de decisão mais assertiva possível. Assim, o diagrama é feito a partir da classificação de causas, do problema de maior importância para o que tem menor impacto.
Você já sentiu que alguns problemas ficam “escondidos” em certos processos? Mesmo aqueles que têm forte impacto sobre a operação como um todo?
Neste caso, o ideal seria fazer um levantamento de cada rotina e relacioná-las com a performance de toda a operação, certo? A grosso modo, essa é a proposta do Diagrama de Pareto, que é usado para identificar fatores significativos da operação e auxiliar gestores em suas tomadas de decisão.
Esse diagrama visa demonstrar graficamente o conceito de 80/20, no qual identificam-se os poucos processos (20%) que afetam os maiores resultados (80%).
Além disso, vale destacar que porcentagem acumulada é frequência da ocorrência mais a frequência da ocorrência anterior. Então, na primeira coluna do diagrama, constará a porcentagem da frequência daquela ocorrência. Na segunda, a porcentagem da frequência da segunda mais a porcentagem da frequência da primeira. Na terceira, a da terceira mais a segunda. E assim por diante.
8. 5 porquês
“Cinco porquês” é uma ferramenta de resolução de problemas usada para identificar a causa raiz de um problema. Foi desenvolvida originalmente pela Toyota como parte do Sistema Toyota de Produção, mas desde então tem sido amplamente adotada por outras empresas e organizações em todo o mundo.
A ideia por trás dos “5 porquês” é que, ao fazer uma série de perguntas sobre por que um problema está ocorrendo, você pode chegar à causa raiz do problema. Normalmente, a ferramenta envolve fazer perguntas “por que” cinco vezes, embora às vezes possam ser necessárias mais ou menos perguntas para chegar à causa raiz.
Mais ferramentas da qualidade: 5W2H e Ciclo PDCA
Além das 7 principais ferramentas da qualidade, há outros métodos que podem ser utilizados nos processos da Qualidade como 5W2H e Ciclo PDCA.
5W2H
Assim como Diagrama de Pareto é a ferramenta certa para identificar não conformidades de forte impacto na empresa, a 5W2H é a técnica ideal para elaborar os planos de ação e tratar essas não conformidades.
Na prática, basta responder a 7 perguntas sobre um determinado contexto. Essas perguntas, aliás, são o que dão nome à técnica:
5W:
- What? (O que será feito?)
- Why? (Por que será feito?)
- Where? (Onde será feito?)
- When? (Quando será feito?)
- Who (Por quem será feito?)
2H:
- How? (Como será feito?)
- How much? (Quanto vai custar?)
Ciclo PDCA
Por fim, o Ciclo PDCA nada mais é que a sigla para quatro palavras em inglês: plan (planejar); do (executar); check (verificar); e act (agir). Já deu para perceber que se trata de uma ferramenta de gestão da qualidade para aprimoramento contínuo, não é mesmo?
É por isso que ele é chamado de ciclo, pois tem a função de auxiliar o gestor a elaborar, executar e acompanhar melhorias e riscos de todos os projetos. Portanto, é a metodologia certa se você procura aumentar a produtividade do time.
Por que usar ferramentas da qualidade na gestão de processos?
Manter o padrão de qualidade não é tarefa simples, e é por meio das ferramentas de gestão da qualidade que a padronização pode ser instaurada. Ademais, atingir os resultados esperados só é possível quando o fluxo de processos está bem alinhado.
Dessa maneira, manter essas ferramentas como aliadas na gestão prepara o gestor para situações inesperadas, otimizando o tempo de resposta frente aos riscos internos e externos.
Outra vantagem da operação focada em qualidade é que se gasta menos para produzir, mesmo quando se aumenta a produtividade. Afinal, é possível mitigar falhas, eliminar desperdícios e retrabalhos, bem encontrar oportunidades que não demandam grandes investimentos.
Do mesmo modo, documentos e políticas ficam sempre atualizados, e se tem a garantia de que estão sendo cumpridos — boa iniciativa para evitar dores de cabeça com auditorias e fiscalizações em geral.
Por fim, mas não menos importante: ao monitorar indicadores de qualidade, o gestor sabe exatamente onde quer chegar e quais ações o levarão até seu objetivo. Ou seja, garante-se que aquele processo será rentável.
Como aplicar as ferramentas da qualidade?
Negócios que pretendem organizar seu crescimento de forma estruturada, podem contar com as ferramentas da qualidade alinhadas com as tendências para o futuro: a automação.
Com softwares de gestão, os processos são automatizados, isto é, o próprio sistema agiliza diversas etapas da operação com tecnologia que desburocratiza rotinas, centraliza dados, salva-os seguramente na nuvem e garante a padronização.
Assim, é por meio de softwares de checklist que as não conformidades são imediatamente identificadas, promovendo a aplicação de planos de ação de forma imediata.
Esses planos de ação podem ser personalizados de acordo com cada processo. Você cria uma demanda de acordo com o que for necessário para solucionar o problema daquele projeto.
É possível elaborar listas de verificação por setor ou atividade, bem como agendar as checagens – acompanhando-as em tempo real, com a possibilidade de comparar informações em dashboards.
Além de personalizável, como é alocado em nuvem, o sistema pode ser acessado em qualquer computador ou em um app para celular – o que facilita o registro de dados em tempo real, inclusive com envio de comentários e fotos. Assim, todos os envolvidos no projeto têm acesso às informações inseridas.
Como usar Checklist Fácil para gestão e controle de qualidade?
A gestão da qualidade é fundamental para assegurar a excelência de processos, qualquer que seja o ramo do negócio. Do mesmo modo, o controle de qualidade é imprescindível para que o consumidor final fique satisfeito ao lidar um produto ou serviço da forma como espera consumir. Em muitos casos, como o de varejo alimentar, por exemplo, o controle de qualidade tem ainda a função de garantir a segurança do cliente.
Com as ferramentas da qualidade que vimos aqui, é possível identificar problemas, bem como relacioná-los entre outras variáveis, ou mesmo acompanhar a performance de procedimentos, e até estabelecer estruturas para a execução deles.
Uma das formas de controlar a qualidade, além de criar diagramas e gráficos com base em dados sólidos da operação, é por meio dos checklists. Basta definir os indicadores de qualidade que deseja acompanhar e extrair os números necessários para análise.
O Checklist Fácil é um sistema para criação e aplicação de checklists personalizados, que podem ser aplicados e consultados de onde for necessário, em qualquer momento.
Do mesmo modo, também possibilitam a inclusão de evidências em imagens, ou mesmo comentários e outros anexos no checklist digital. Nos casos em que é preciso cumprir prazos, o próprio sistema calcula o tempo necessário para cada atividade e estabelece agendamentos — o que é de grande ajuda nos casos de manutenção preventiva, que deve ser periódica.
É por isso que o Checklist Fácil é uma boa opção para quem deseja padronizar processos, facilitar a identificação de problemas, aplicar planos de ação mais rapidamente e de forma segura, garantindo, assim, um controle de qualidade eficiente.
Plano de ação de checklist para controle de qualidade
Por fim, para atingir bons resultados com as ferramentas de controle de qualidade, é preciso criar um plano de ação a partir delas — o que é possível com a aplicação do Checklist Fácil. Nesse plano de ação, devem estar incluídos todos os passos para realizar o objetivo definido. A saber:
- Objetivo;
- Forma de execução;
- Obstáculos;
- Metas mensuráveis (número a ser alcançado);
- Relatórios;
- Prazos.
Ou seja, essa é uma tarefa que envolve análises interna e externa de todos os recursos necessários, estabelecendo metas, cronogramas, etc.
Você também pode incluir outros passos no seu checklist caso julgue necessário, pois cada plano de ação é único e apresenta suas peculiaridades.
Quer implementar o Checklist Fácil como uma ferramenta de gestão da qualidade o quanto antes na sua empresa? É só agendar uma demonstração gratuita com nossos consultores para alcançar os melhores resultados!
