Conheça os usos de uma plataforma de checklist, os benefícios e confira cases de sucesso

Para utilizar uma plataforma de checklist, é muito importante entender o que é e como funcionam os checklists, os benefícios de uma ferramenta digital e conhecer como outras empresas fazem o gerenciamento de processos com um software. Tudo isso você encontra neste post!

Victor 06/03/2020 Atualizado em: 27/04/2020 0 comentários Software de Gestão 12 minutos

Com o avanço da tecnologia e suas inovações, a modernização do checklist facilitou o controle operacional. Uma plataforma de checklist traz rapidez e qualidade no processamento do serviço, fator primordial na vida organizacional.

O checklist é um instrumento muito eficaz que atesta condições de serviço, procedimentos, produtos ou atividades. Afinal, seu objetivo é certificar que toda a programação seja cumprida conforme as etapas estabelecidas.

Não só esse recurso é considerado uma ferramenta de qualidade, como também pode ser aplicada em diversos campos empresariais. Certamente, isso auxilia a prática corporativa, já que no cotidiano há diversas atividades que requerem atenção do gestor.

Atualmente, considerando a competitividade nos mercados, as instituições precisam de métodos produtivos. Além disso, a adoção de estratégias que valorizem e otimizem o rendimento do trabalho das equipes, como a plataforma de checklist, é fundamental.

Mas, qual diferença entre fazer um checklist por planilha ou outros métodos e utilizar uma plataforma de checklist específica? Neste post, você vai ver:

O que é e como fazer um checklist? 

Pode-se afirmar que checklist é uma listagem de tópicos e itens a executar para atingir determinado objetivo. Dessa forma, o cumprimento desses pontos deve resultar em rendimento, eficiência e otimização dos processos.

Uma forma simples de realizar o acompanhamento das atividades é por meio da gestão de tarefas que o checklist pode oferecer. Mas, como fazê-lo?

Planejando as tarefas

Para que um empreendimento tenha sucesso, é preciso planejamento. Em primeiro lugar, devem ser feitos relatos de todos os projetos prioritários. Além disso, a descrição detalhada de todas as tarefas que devem ser executadas é muito importante.

Outro ponto de destaque, é nomear os responsáveis por cada uma das tarefas, juntamente com os prazos determinados. Assim, as atividades que devem ser realizadas simultaneamente precisam ser indicadas para não serem esquecidas.

Descrevendo as atividades

As tarefas devem ser relatadas objetivamente, para que o checklist funcione com rapidez e facilite o gerenciamento. Tudo o que for realizado, deve ser descrito no controle, preferencialmente, contendo o horário e o indivíduo incumbido pela execução, para esclarecimento de possíveis dúvidas que possam aparecer.

Criando o hábito de usar o checklist

A gestão das tarefas é muito importante para o controle dos principais projetos de uma organização. Para que os resultados sejam satisfatórios, os colaboradores devem ser orientados sobre a importância do bom gerenciamento, que traz agilidade e evita retrabalho.

Ao criar o hábito, todos devem contribuir na atualização do checklist. Assim, as informações permanecem autênticas e confiáveis. Com o comprometimento de todos os colaboradores, a ferramenta se torna essencial e simplifica o trabalho da equipe.

Usando tecnologia acessível: plataforma de checklist

Com a variedade de aplicações dos checklists, é recomendável aos administradores que se beneficiem da tecnologia acessível no mercado, já que, facilmente, são encontradas plataformas online e offline para executar as atividades.

Atualmente, existem softwares acessíveis no mercado com o propósito de criar e aplicar checklists customizáveis. Eles podem ser usados em qualquer organização que faça auditorias operacionais. 

Agora que você já teve uma visão ampla do conceito de checklist, vamos explicitar a necessidade de sua execução. Acompanhe conosco!

Por que fazer um checklist?

Precisamente, existem diferentes métodos para a realização de um checklist. Por isso, para compreender a utilização e a diferença de um método para outro, é necessário entender a importância da ferramenta.

Em primeiro lugar, percebe-se que, com o uso do checklist, o gestor acompanha os vários processos existentes dentro de sua empresa e observa se as atividades estão sendo efetivas, bem desenvolvidas e adequadas às necessidades dos clientes. 

Já que o checklist é uma ferramenta eficaz em vários ramos de atuação, ele é usado como garantia de qualidade no serviço para ganhar tempo, diminuir erros e aumentar a produtividade.

Assim, é possível organizar prioridades, administrar o desenvolvimento das tarefas e, ainda, controlar os custos de cada projeto. Então, para facilitar seu entendimento quanto às funcionalidades do checklist, listamos algumas delas. Veja!

Organização de processos

A organização de processos deve estar visível dentro da empresa para que os funcionários possam ter a visão do todo. Esse tipo de ação, além de demonstrar transparência, promove o alinhamento entre as áreas.

Com o checklist, é possível se organizar quanto à estruturação e identificação dos produtos, bem como facilitar a execução dos processos. Dessa forma, fica mais fácil de acompanhar e controlar o progresso dos resultados.

Padronização dos processos

Outra função dos checklists é padronizar os processos. Desse modo, as organizações que possuem várias unidades, podem manter o padrão dos procedimentos corporativos, independente da localização.

Melhoria da segurança

Com a complexidade do serviço moderno, o checklist auxilia na diminuição da margem de possíveis erros, atuando como uma rede de segurança cognitiva. Ele também avalia os equipamentos, diminuindo os riscos e evitando acidentes de trabalho.

Aumento da eficiência

Os grupos de colaboradores se tornam mais ágeis e eficazes na execução de suas tarefas por causa do checklist. Além disso, é possível fazer o acompanhamento e a realização dos procedimentos de acordo com as normas legais.

Obtenção de foco

Os checklists ajudam a criar uma linha do tempo das atividades a serem realizadas e a evitar possíveis esquecimentos. Podem, ainda, ajudar na realização de tarefas repetidas, incomuns e no lançamento de projetos.

Solução de problemas a distância com uma plataforma de checklist

Um fator importante para o uso de uma plataforma de checklist é possibilitar a solução de problemas a distância, pois, proporciona interação entre os colaboradores que estão distantes e têm suas atividades relacionadas ou interdependentes. 

Ao observar a importância do checklist, deve haver entendimento de qual método pode ser utilizado para a efetiva otimização dos processos dentro de sua instituição. Entre as alternativas, vamos falar do checklist por planilhas, por agendas e da plataforma de checklist. Acompanhe conosco!

Checklist por planilhas

Na administração das atividades de uma organização, é importante ter o controle das tarefas para que não haja esquecimentos ou retrabalho. Como dito, uma das maneiras de realizar este checklist é utilizando planilhas. Porém, será que o checklist por planilhas é eficiente no que se refere à agilidade e praticidade?

Nota-se que, a construção de uma planilha exige tempo, visto que é necessário obter as informações de campo, construir o checklist em um editor de texto, formatar e imprimir. Com a planilha em mãos, deve-se sair a campo para preenchê-la. Após esse procedimento, todos os dados são tabulados e digitalizados.

Assim, percebe-se que esse é um processo trabalhoso, passível de erros e falhas e que não possui agilidade na sua operação. Pode-se dizer que com esse método as chances de retrabalho são altas.

Com a utilização das planilhas, todas as informações da empresa ficam em arquivos, causando acúmulo de papéis e dificultando o compartilhamento dos dados entre os setores. É preciso lembrar, ainda, de que é necessário um colaborador para atualizar a planilha com as informações recentes periodicamente.

Assim, não há praticidade e agilidade no checklist por planilhas, principalmente por gastar muito tempo para ficar pronto.

Checklist por agenda

As agendas são artigos ainda usados por muitos profissionais e empresas para assegurar a organização e a comunicação apropriada. No entanto, seu uso possui alguns inconvenientes, devido à inflexibilidade. Já se defrontou com problemas na agenda?

Apesar de ajudar na organização se usada corretamente, a agenda não possui praticidade e pode impedir a flexibilidade da programação feita por se aplicar a um rigoroso calendário, causando a perda da capacidade de inovação e independência.

Na utilização dessa ferramenta não há possibilidade de obtenção da visão geral do processo de gestão e do controle das solicitações e rotinas específicas. Com esse método, há maior incidência de cadastros incompletos, agendamentos errados, dados perdidos, enfim, outros obstáculos que podem ser um transtorno para a instituição.

Plataforma de checklist

Atualmente, existem softwares disponíveis para utilização de checklist que podem ser adaptados à realidade e à necessidade do gestor. Uma plataforma de checklist no modelo SaaS (Software as a Service) permite que haja um aplicativo por meio do dispositivo móvel, que pode ser utilizado offline, com sincronização posterior.

Com esse mecanismo é possível automatizar o trabalho, agilizar processos, extinguir as falhas e retrabalhos passíveis ao procedimento manual. Assim sendo, aumenta a transparência por meio da automatização, reduzindo a burocracia no trâmite de processos.

Outra vantagem considerável é a obtenção de todas as informações em tempo real para facilitar o gerenciamento e a otimização de checklist, de modo que seus indicadores gerenciais estejam sempre atualizados. Os indicadores mais utilizados são os de qualidade, saúde e sustentabilidade.

Com o uso da plataforma de checklist, o gerenciamento a distância torna-se uma realidade na empresa, sendo esse sistema uma estratégia de integração que facilita a administração de várias unidades ou franquias, pois, permite a padronização.

Por ser um instrumento em tempo real é possível administrar as informações reunidas, dados das equipes, horários, geolocalização, ou seja, ter um sistema de gestão que abrange vários aspectos.

Plataformas de checklists podem ser acessadas de qualquer computador ou qualquer lugar com internet e, ainda, possuem a possibilidade de implantação em dispositivos móveis sem necessidade de internet.

Esse processo aperfeiçoa o acesso aos dados e ajuda no desenvolvimento de soluções, além de proporcionar ambiente de trabalho mais agradável e produtivo, contando com a praticidade.

Portanto, pode-se afirmar que, com a plataforma de checklist, ganha-se tempo, diminui-se os custos operacionais e adquire-se maior qualidade nas informações para facilitar a tomada de decisões. 

Como funciona uma plataforma de checklist?

A plataforma de checklist é uma ferramenta unificadora que pode ser utilizada para gerenciar procedimentos importantes de diversos segmentos, como indústria, varejo, supermercados, franquias, transporte, logística, entre outros.

Além disso, dentro de um mesmo segmento, é possível aplicar checklists com diferentes propósitos em diversos setores: controle de qualidade, controle de estoque, segurança do trabalho, padronização de processos, prevenção de perdas, gestão de rotina, gestão de pessoas e muito mais.

A ferramenta vai além de uma listagem de tarefas compartilhadas online. Esse instrumento é usado para desenvolver um checklist de qualidade com aplicativos tecnológicos e metodologia de análise e gestão. Dessa forma, sua estrutura é coordenada de acordo com a seguinte classificação:

  • política de gerenciamento;
  • planejamento estratégico;
  • inserção e operação;
  • avaliação do desempenho;
  • correções e melhorias;
  • exame crítico.

Lembrando que a plataforma de checklist elimina o uso de papéis e planilhas, compilando os dados em tempo real. Então, como funciona uma ferramenta de checklist? O sistema funciona do seguinte modo:

1. Criação de questionários na plataforma de checklist

Na criação de um checklist, para cada pergunta, você define uma escala de respostas. É possível tirar fotos, inserir comentários e criar planos de ação, com pontuação personalizada.

2. Aplicação dos checklists

Os checklists são aplicados por dispositivos móveis sem a necessidade de internet ou pela web, podendo, também, ser agendados. Na aplicação, a plataforma de checklist permite criar registros de fotos e comentários, além de capturar a localização por GPS e possibilitar a assinatura digital. 

3. Resolução das não conformidades em uma plataforma de checklist

As não conformidades podem estar relacionadas a processos que geram resultados desagradáveis ou não atendem exigências pré-estabelecidas, podendo ser um requisito interno ou externo. Para que as não conformidades sejam resolvidas, é necessário ajuda na padronização dos processos e métodos.

Assim, nessa etapa, devem ser resolvidas as não conformidades criando planos de ação e atribuindo responsáveis para cada um desses planos. Também é preciso definir o prazo para a correção e registrar as evidências para solucionar os planos. 

4. Visualização de relatórios de gestão em uma plataforma de checklist

Por último, a plataforma de checklist possui os indicadores de desempenho por unidade, departamento e região, com análise das reincidências das não conformidades, níveis dos planos de ação e indicadores da execução dos checklists agendados.

Para que haja garantia do melhor uso da ferramenta, todos os passos dentro do sistema são monitorados diariamente e contam ainda com uma equipe que dá suporte técnico em caso de necessidade.

Benefícios de usar uma plataforma de checklist

Com o crescimento da empresa, a organização se torna cada vez mais complexa, estende-se geograficamente, inclui mais departamentos e aumenta o número de colaboradores.

Desse modo, a plataforma de checklist é um instrumento primordial para que haja expansão com segurança, pois, tem como foco diminuir a complexidade e permitir que os gestores tenham uma visão geral da empresa.

Como visto, a utilização da plataforma de checklist, é um meio de evitar transtornos e garantir eficiência no serviço. Esse sistema é fundamental para a organização por oportunizar:

  • A sistematização das ações;
  • A diminuição das falhas;
  • A padronização de processos;
  • A gestão de não conformidades.

Além dos pontos citados, a plataforma de checklist traz benefícios para o dia a dia de todos os colaboradores envolvidos no uso do sistema. Confira cada um deles:

1. Cumprimento das normas legais

Um fator indispensável para o uso da plataforma de checklist é o cumprimento das normas legais. Isso porque a ferramenta disponibiliza um módulo de auditoria que garante a efetivação de todos os passos necessários, em um mesmo ambiente.

O checklist para auditoria possibilita a estruturação de todo o funcionamento da empresa, mediando e sinalizando as não conformidades. Dessa forma, facilita o planejamento e diminui o trabalho do técnico que faz as auditorias.

Além disso, o processo de auditoria digital melhora o papel do administrador por ter relatórios simplificados e diretos, que relatam o estado de cada local ou equipamento auditado. E, ainda, permite uma rápida tomada de decisão mediante os resultados alcançados.

A automação do processo garante que não ocorram perdas e nada seja classificado erroneamente, mediante os tantos detalhes a serem analisados, garantindo a periodicidade da auditoria, sem prejudicar seus resultados e análise.

Portanto, podemos dizer que a plataforma de checklist é um instrumento estratégico capaz de intensificar o crescimento da instituição com base na segurança, lucros e qualidade dos processos executados.

Além disso, a ferramenta contribui para o aumento da produtividade por resumir as requisições a serem cumpridas com praticidade, acelerando a execução das tarefas e proporcionando lucratividade.

2. Eliminação do uso do papel e planilhas com uma plataforma de checklist

Não esquecendo da responsabilidade social que as organizações possuem, a plataforma de checklist contribui para a sustentabilidade do planeta, diminuindo impacto​ ambiental pelo corte de árvores, por extinguir o uso do papel em seus processos.

Além dos benefícios quanto à responsabilidade social, eliminar o uso dos papéis e das planilhas é necessário para a transformação digital da empresa. Ou seja, ao adotar a tecnologia, as atividades passam a ser automatizadas.

Portanto, não há necessidade de desorientação em meio a infinidades de processos a serem executados em sua empresa. Por meio das inovações tecnológicas que a plataforma de checklist oferece, sua instituição estará em ordem. Terá qualidade na elaboração de seus checklists, organização de suas prioridades e ainda terá a gestão do andamento de tarefas e o controle de projetos.

3. Visão completa das opiniões dos clientes

Com os sistemas de gestão, o acesso à informação sobre todos os departamentos que existem na empresa é facilitado. Assim, os dados ficam centralizados, sempre disponíveis e atualizados.

Vale destacar que esse tipo de sistema inclui várias ações independentes ou modulares, com programas fundamentados em bancos de dados que são arquivos separados, tornando acessível à informação. 

Conclui-se que, para a obtenção de uma gestão organizada e de sucesso, o primeiro passo é investir de maneira adequada em tecnologias que auxiliarão na qualidade e no controle dos processos.

4. Aumento da produtividade dos funcionários

Com o software, trabalhadores executam suas tarefas com mais agilidade, já que todas as funções estão detalhadas. Isso evita perda de tempo para entender as atividades, já que os colaboradores têm melhor direcionamento para suas atividades.

5. Prevenção de perdas na plataforma de checklist

Como o checklist tem a função de auxiliar nas verificações, ajuda a empresa a detectar possíveis falhas que levariam a perdas. Por exemplo, a ferramenta pode ajudar a verificar se:

  • todos os equipamentos foram desligados antes de encerrar as atividades do dia, o que contribui para a redução do desperdício de energia;
  • o manuseio de produtos frágeis foi feito da forma correta, o que evita perda de estoque;
  • todos os equipamentos estão com a manutenção em dia, o que evita desperdício de combustível, energia ou desempenho.

Ou seja, o checklist pode ser aplicado em múltiplas situações, de modo a prevenir perdas de matéria-prima, estoque e, até mesmo, de produtividade.

6. Maior controle para gestores com uma plataforma de checklist

Os gestores podem acompanhar em tempo real a execução das atividades. Isso permite uma intervenção mais ágil em caso de falhas, o que pode reduzir significativamente danos e perdas.

7. Melhoria na eficiência dos processos

O checklist permite maior eficiência nos processos, já que consiste em um sistema que certifica se todas as etapas foram executadas corretamente. Assim, mantém-se o mesmo padrão de qualidade durante toda a operação, o que evita retrabalho e possíveis desperdícios.

8. Melhor visualização do quadro geral da empresa

Por ser integrado com todos os departamentos da empresa, a plataforma de checklist permite que os gestores tenham uma melhor visualização da performance de todos os setores. Isso porque facilita a organização de planos de ação e de estratégias.

Agora que você já sabe todos os benefícios de uma plataforma de checklist, que tal conhecer alguns cases de sucesso?

Confira cases de sucesso

O checklist é um sistema comprovadamente eficaz e já auxiliou diversas grandes empresas. Confira abaixo alguns cases de sucesso!

Tevah

A Tevah é uma empresa franqueadora de moda masculina que oferece consultoria aos seus clientes. A companhia tem supervisores de campo responsáveis pela verificação do cumprimento dos padrões da marca, desde o treinamento dos funcionários à própria inteligência de negócios. 

Com o checklist, os colaboradores utilizam o plano de ação — recurso disponível no momento da aplicação. Então, ao utilizar a ferramenta, o franqueado tem o compromisso de adequar o que não está dentro das conformidades.

Além disso, é um excelente meio para prestar contas para a franqueadora por meio do software. “É uma ferramenta indispensável para o sucesso e ampliação da rede de franquias Tevah”, afirma o sócio-diretor Vladimir Portz Machado.

Tumelero

As lojas Tumelero atuam no ramo de acabamento e, hoje, há cerca de 29 unidades espalhadas pelo interior do estado do Rio Grande do Sul. De acordo com o diretor controller Jacir José Vanzetto, o objetivo com o checklist era implementar um sistema de padronização nas lojas.

Com o software, é possível identificar o problema, registrá-lo em foto e criar um plano de ação na mesma hora, de modo a elaborar uma solução. A ferramenta, então, carrega o relatório para a nuvem e esse é visualizado imediatamente.

Centauro

A Centauro é a maior rede de artigos esportivos da América do Sul, hoje, com mais de 200 lojas espalhadas em 92 cidades brasileiras. Assim, o maior desafio da empresa era fazer com que os colaboradores da ponta entregassem um serviço que cumprisse com os padrões da Centauro.

Para isso, além de padronizar processos e oferecer treinamentos, era preciso garantir, por meio da verificação, que todas as atividades fossem concluídas com sucesso.

De acordo com o diretor de operações Thiago Rebelo, os checklists tradicionais apresentavam muita dificuldade para a gestão de dados. “Hoje, temos toda a informação integrada em tempo real”, explica.

Casa do Pão de Queijo

A Casa do Pão de Queijo é uma empresa que já tem cerca de 50 anos de mercado. Foi uma das primeiras empresas franqueadoras a surgirem no Brasil.

De acordo com Caio Zanardi, coordenador de planejamento estratégico da companhia, um dos principais recursos do checklist é a possibilidade de gerar relatórios para cada tipo de avaliação — como qualidade de operação e administração de agendas.

Além disso, é possível monitorar as lojas que não estão no padrão e realizar intervenções mais ágeis. “Sem a ferramenta, seria muito difícil a gente ter a dinâmica que temos hoje”, explica Zanardi.

Investir em uma ferramenta de checklist para a redução de custos trará benefícios que vão além da otimização de despesas na empresa. O sistema permite padronizar processos, implementar modelos de qualidade e otimizar as operações da companhia. 

Portanto, é um excelente software para garantir uma entrega satisfatória para o cliente e, assim, expandir a atuação da organização no mercado.

Agora que você já sabe quais são os benefícios da ferramenta, aproveite e entre em contato conosco para que possamos oferecer a solução ideal para a sua empresa!

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