Um sistema TMS (Transportation Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, em português) é um software utilizado para otimizar a gestão e melhorar a eficiência logística. Este tipo de tecnologia oferece funcionalidades como planejamento de rotas, rastreamento em tempo real, gestão de frotas e integração com outros sistemas.
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A sigla TMS significa Transportation Management System, e pode ser traduzida como sistema de gerenciamento de transporte. Você sabe para que serve um sistema TMS nas empresas?
Provavelmente você já sabe o quão desafiador é lidar com a rotina de trabalho na área de transporte e logística de cargas, devido a diversas demandas e, muitas vezes, prazos apertados para lidar com as atividades. Além disso, ainda há muitos imprevistos que podem afetar o veículo, o colaborador e o cliente.
E como é possível organizar as rotas e ter mais controle sobre as operações de frete para reduzir os prejuízos na sua transportadora? Entender o que é TMS na logística pode ajudar você nesse processo! Acompanhe a leitura dos próximos tópicos e confira.
O que é sistema TMS?
O sistema TMS é um software de controle logístico onde você pode centralizar todos os dados das operações da transportadora, o que contribui para o acompanhamento dos processos internos e para melhorias na gestão.
Por meio desse tipo de sistema, é possível:
- Controlar as cargas;
- Visualizar as rotas de embarques, coletas e entregas de mercadorias;
- Cadastrar taxas e tarifas;
- Monitorar o desempenho das operações;
- Acessar relatórios automatizados sobre as entregas;
- Visualizar os prazos de recebimento;
- Aumentar o controle financeiro da empresa;
- Otimizar a logística da transportadora.
Ou seja, essa ferramenta gera impactos positivos aos resultados da empresa, ampliando o controle no gerenciamento e simplificando o acesso a informações importantes no dia a dia. Além disso, o sistema TMS ajuda a integrar setores e colaboradores, o que torna a comunicação mais acessível e transparente.
Para que serve o TMS?
O TMS serve para diversas empresas que desejam otimizar as operações e a logística, beneficiando uma transportadora, embarcadoras e também os negócios que fazem seus próprios transportes.
Por isso, é importante conhecer quais são as necessidades atuais do seu negócio e quais são as funcionalidades disponibilizadas por cada software TMS, a fim de entender como personalizá-lo de acordo com suas finalidades.
Por meio desse sistema, é possível aprimorar todo o controle do processo logístico da sua organização. Com ele, você consegue ampliar a visão sobre as informações que envolvem o transporte de cargas e os produtos da sua empresa, melhorar os planejamentos estratégicos com base em dados, e definir metas assertivas para tomar decisões com mais segurança.
Além disso, o uso de um sistema TMS otimiza as entregas, gerando uma melhor experiência ao cliente final, facilita a rotina de trabalho e as rotas dos colaboradores e, por fim, evita erros e prejuízos na manutenção das frotas.
Como funciona um Sistema TMS?
Afinal, como funcionam os sistemas TMS? Essa ferramenta visa facilitar o controle das informações, dos transportes e de toda a gestão logística da transportadora, então ela costuma oferecer diversos recursos em seu funcionamento, entre eles:
- Determinação de rotas eficientes e agendamento de entregas;
- Monitoramento em tempo real do rastreamento de cargas e da localização das mercadorias;
- Gestão de frota com dados confiáveis sobre combustível e manutenção;
- Maximização da capacidade dos transportes para otimizar as cargas e reduzir os custos;
- Controle e monitoramento em tempo real das mercadorias, desde o momento de coleta dos produtos até a entrega;
- Gerenciamento do estoque nos centros de distribuição e locais de armazenamento de mercadoria;
- Integração com outros sistemas para facilitar o compartilhamento de dados de forma segura;
- Geração de relatórios automatizados para analisar o desempenho operacional e tomar decisões baseadas em dados;
- Armazenamento e gestão de documentos centralizados em um só lugar;
- Conformidade com as normas de segurança e as regulamentações de transporte de mercadorias.
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Ao entender o funcionamento dos sistemas TMS na prática, você consegue garantir melhorias efetivas no dia a dia da operação, aprimorando a gestão da sua transportadora e as entregas de mercadorias.
Quais são os principais recursos e funções do TMS?
O transport management system, ou sistema TMS, dispõe de vários recursos com o objetivo de otimizar a logística do gerenciamento de transportes nas empresas. Confira, a seguir, as principais funções desse software para facilitar a rotina do seu negócio.
Gestão de frotas
Além de controlar as atividades da equipe, o TMS permite também a gestão de frotas, contribuindo para a centralização de dados, verificação da quilometragem de cada veículo, análise de manutenções, avaliação do nível de consumo de combustíveis, e aumento da segurança dos transportes.
Controle logístico das operações
O software logístico facilita o controle de todas as operações, melhorando a administração de todos os setores de movimentação e controle de cargas, além de facilitar também o gerenciamento de rotas e as tomadas de decisão.
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Gerenciamento de fretes
Como saber de quais formas reduzir os custos com as rotas e os fretes? Se você deseja ter mais controle sobre isso, a função de gerenciamento de frete do sistema TMS é uma ótima escolha. Por meio dessa funcionalidade, é possível analisar as opções de rotas, otimizar os prazos, trechos e veículos, reduzir custos e prejuízos e elaborar planejamentos com base nas informações coletadas.
Planejamento de rotas
Além de otimizar o controle de dados e atividades, essa ferramenta oferece a função de indicar as melhores rotas de acordo com o cenário e as características de cada carga.
Quais são as vantagens do sistema TMS na operação logística?
O sistema de gerenciamento de transporte permite a garantia de diversas vantagens para as empresas, como a diminuição de custos para a empresa e os clientes, simplificação de atividades e maior facilidade na tomada estratégica de decisões.
Tudo isso aumenta a competitividade da empresa no mercado, facilita sua expansão e o aumento da sua rentabilidade.
A operação em si também é muito beneficiada, com:
- Acompanhamento em tempo real das entregas;
- Controle de operações de negócio;
- Tempo de entrega mais ágil;
- Armazenamento, centralização e análise de dados;
- Aumento da segurança nos processos internos e no trânsito;
- Rastreamento de cargas e veículos em um único lugar;
- Melhorias no atendimento ao público e geração de experiências mais satisfatórias.
Como escolher o melhor sistema TMS?
Para escolher o sistema TMS ideal para sua empresa, é necessário ter atenção a alguns fatores, a fim de atender às suas necessidades:
1. Avalie o cenário atual da sua organização
Veja quais objetivos você deseja alcançar e o que precisa ser feito para reduzir custos, otimizar as operações e se destacar mais no mercado. Para entender o cenário de fato, você pode responder a algumas perguntas:
- Sua empresa tem recebido um aumento de demandas nos últimos meses e precisa obter um maior controle dos processos internos?
- Sua transportadora conta com várias ferramentas que não possuem integração e os documentos estão espalhados em vários sistemas?
- Sua gestão de frotas precisa ser otimizada para melhorar a qualidade das entregas e oferecer experiências satisfatórias aos clientes?
- Sua organização necessita reduzir a lentidão nos processos, diminuir os desperdícios desnecessários e tomar decisões mais acertadas?
Se você se identifica com algum dos fatores dessa lista, esse é um sinal de que o sistema TMS será essencial para impulsionar os resultados da sua transportadora.
2. Saiba qual é o volume de demandas que precisa atender
É preciso avaliar como o sistema pode economizar tempo e dinheiro no seu negócio, entendendo quais etapas podem garantir a contribuição da ferramenta.
3. Observe o armazenamento de dados disponível
Você deve verificar se a ferramenta oferece a possibilidade de acessar os dados de qualquer lugar e em qualquer hora, em tempo real, além de analisar a função de integração a outros sistemas.
4. Analise os benefícios financeiros
O sistema deve ser visto como um investimento, mas é necessário avaliar qual é o custo-benefício que ele ofereceria à sua empresa.
Ao seguir essas dicas, é possível tomar a decisão com mais facilidade. Lembre-se: é fundamental alinhar os objetivos e as necessidades da sua empresa antes de analisar as funcionalidades de cada ferramenta, a fim obter um impacto mais positivo a longo prazo.
Tecnologia na gestão de transporte e logística
Como é possível perceber, ferramentas tecnológicas podem contribuir (e muito) na operação logística e na gestão de transporte, otimizando o fluxo de processos de forma segura, rápida e inteligente.
Ao contar com um sistema TMS, que permite a integração com outros softwares e gera diversas vantagens para sua organização, você consegue padronizar as atividades, reduzir os riscos e expandir os lucros da sua transportadora.
Uma dica é aliar o uso do TMS a um checklist digital. Assim, você garante que os processos sejam seguidos da maneira correta, otimizando o uso do sistema. O Checklist Fácil, líder na América Latina, atende mais de 1.700 empresas incluindo grandes marcas do ramo de transporte e logística!
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