Melhore a eficiência do centro de distribuição com checklists

O centro de distribuição tem um papel central na operação logística. Por isso, seu funcionamento deve prezar pela eficiência. Saiba como otimizar os processos com checklists!

Marina 26/06/2020 0 comentários Gestão da Rotina 4 minutos

A sua operação logística é eficiente? Muitas vezes, pode ser difícil responder a essa pergunta. Isso acontece porque um centro de distribuição se relaciona com vários processos internos e externos. Portanto, afirmar que todas as áreas estão otimizadas pode ser um pouco arriscado.

Aliás, em alguns casos, fazer o monitoramento de todas as áreas já é um grande desafio. A complexidade da cadeia de suprimentos vai influenciar diretamente no controle. Por isso, nem sempre o gestor consegue saber se a eficiência operacional é tão satisfatória quanto poderia ser.

Todavia, o uso de checklists no centro de distribuição pode ajudar – e muito! – na melhoria dos processos. Principalmente, os que envolvem o ciclo de processamento do pedido. Certamente, isso otimiza o funcionamento das atividades, aumentando o retorno sobre o investimento. Então, vamos entender como isso acontece?

Ciclo de processamento do pedido

Conforme Bowersox e Closs, estudiosos da área de Logística, o ciclo de processamento do pedido abrange desde a solicitação até a chegada do item para o comprador. Logo, alguns estágios não ocorrem no centro de distribuição em si, mas possuem um envolvimento indireto.

Em termos gerais, o ciclo compreende cinco etapas:  

  • Preparação: é o momento de registrar o pedido. Desde a solicitação até as informações detalhadas sobre a compra; 
  • Transmissão: é a transferência dos dados coletados na preparação, para os responsáveis pelo manuseio dos produtos;
  • Recebimento: é a entrada do pedido. Nessa fase, há verificações, análise de documentos e faturamento;
  • Atendimento: é a aquisição, a embalagem e o preparo do embarque dos itens;
  • Situação: é o relatório do status do pedido. O rastreamento é feito e informado ao cliente.

Com toda a certeza, cada uma dessas atividades varia de empresa para empresa. Mas, organizamos aqui, de modo geral, como os checklists podem ajudar nos processos que ocorrem nos centros de distribuição. Então, você pode adaptar da maneira que for mais funcional para o seu negócio, ok? 

Uso de checklists no centro de distribuição

Um dos maiores benefícios do uso de checklists no centro de distribuição consiste na redução de fraudes, devido à implementação de auditorias. De fato, inspeções periódicas mantêm a padronização dos processos. Assim, é muito mais fácil identificar lacunas e inconsistências.

Outro ponto de destaque é a gestão da qualidade. Com checagens bem estruturadas, a melhoria na operação é contínua. Dessa forma, os serviços ou os produtos oferecidos têm a qualidade elevada e, consequentemente, clientes satisfeitos.

Ainda falando sobre as vantagens das listas de verificação, observa-se a otimização dos procedimentos. Aliás, isso gera maior confiabilidade nas entregas, integração entre as áreas e agilidade nas tarefas. E, mais uma vez, os resultados refletem diretamente no consumidor.

Agora que você já entendeu que checklists são uma ferramenta essencial em processos de centro de distribuição, nós vamos apresentar alguns exemplos de uso nas etapas do ciclo do pedido. Continue acompanhando o post! 

Checklists na preparação e na transmissão do pedido

O registro de solicitação da compra apresenta muitas possibilidades. Todas elas impactam, de alguma forma, o centro de distribuição. Seja na separação do pedido, na organização da embalagem, no faturamento ou até no envio.

Por isso, o centro de distribuição pode estruturar checklists que facilitem a conferência dessas informações, de modo a reduzir os gargalos na operação logística. Assim, quanto mais estruturados estiverem os dados, menor a chance de falhas no ciclo de processamento.

Dessa forma, alguns questionários podem ajudar nessa etapa. Você pode implementar checklists para:

  • Processos de vendas: online, atacado e/ou varejo;
  • Documentação dos pedidos;
  • Critérios para pedidos de perecíveis;
  • Critérios para cada tipo de mercadoria;
  • Avaliação de fornecedores;
  • Recebimento de mercadorias;
  • Organização da zona de recebimento;
  • Organização da zona de itens não conformes;
  • Inspeção de avarias;
  • Entre outros.

Ao utilizar um sistema de checklist eletrônico, você tem a possibilidade de personalizar suas listas de verificação e criar as inspeções de acordo com as necessidades do seu negócio. Veja outros cenários em que os checklists são importantes.

Checklists para o recebimento do pedido no centro de distribuição

Para Ballou, professor e pesquisador em Logística, essa etapa corresponde à entrada de pedidos, que pode ser manual ou automatizada. Conforme o autor, alguns aspectos importantes neste momento são: velocidade de processamento, taxas de erros e custos de codificação e leitura. 

Assim, quando o pedido entra para o centro de distribuição, a verificação adequada contribui para agilizar o processo, diminuir as falhas e reduzir custos. Aqui, seus checklists podem abranger aspectos como:

Vale destacar que, quando os procedimentos são automatizados, a otimização das atividades é muito maior. Além da rapidez e da agilidade nas tarefas, você consegue monitorar a execução de todos os processos. 

Assim, é possível observar reincidências e identificar precisamente onde estão as falhas. Portanto, a observação dos dados permite intervenções e tomadas de decisão mais assertivas.

Checklists para o atendimento e a situação do pedido no centro de distribuição

Na etapa do atendimento, os procedimentos e a definição de prioridades são essenciais. É neste momento, sobretudo, que a organização para o envio começa a acontecer: aquisição dos itens (estoque, produção ou compra), organização das embalagens, documentação do embarque e preparação do embarque das entregas. 

Portanto, elencamos alguns processos que se beneficiam de checklists nessa fase:

  • Organização da zona de separação;
  • Organização da zona de expedição;
  • Critérios de embalagem;
  • Tipo da carga;
  • Priorização de atendimento;
  • Organização do embarque;
  • Documentação de carga;
  • Dados para relatório de situação do pedido;
  • Entre outros.

Vimos que os checklists são muito importantes para o centro de distribuição, em todas as etapas do ciclo de processamento do pedido. Aliás, há, ainda, outras aplicações possíveis, quando pensamos no dia a dia da operação. Veja a seguir!

Checklists para layout e equipamentos do centro de distribuição

Além de todas as tarefas relacionadas à entrada e à saída de mercadorias, a organização e a manutenção do espaço físico do centro de distribuição são fundamentais. Isso vale não só para o armazém, mas para todos os equipamentos que são utilizados na rotina de trabalho.

Por isso, exemplificamos algumas inspeções que podem ser realizadas com checklists para este fim:

  • Uso de escada portátil;
  • Reforma de pallets;
  • Abastecimento de empilhadeiras;
  • Layout do centro de distribuição;
  • Organização do armazenamento;
  • Inspeção de segurança;
  • Vistoria de veículos;
  • Entre outros.

Como você pode perceber, as utilizações dos checklists são inúmeras. É claro que, de acordo com a estrutura dos seus processos, você sistematiza a aplicação para atender o seu contexto.

Essa versatilidade ajuda muito na organização do centro de distribuição como um todo. Sem contar a agilidade que a digitalização dos processos traz para o negócio, tornando, assim, toda a operação logística mais eficiente. 

Gostou de saber como os checklists ajudam nos processos de centro de distribuição em Logística? Então, confira também como otimizar a gestão de frotas durante a crise! 

E, se você quer saber mais sobre como a Checklist Fácil pode melhorar a eficiência operacional do seu negócio, solicite uma demonstração agora mesmo!

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