Ter controle efetivo do estoque é essencial para o sucesso da operação e da empresa como um todo. Falhar nesse quesito pode levar a problemas sérios, como perdas de produto, prejuízos financeiros e impossibilidade de atender às demandas. A auditoria de estoque é uma estratégia interessante para garantir precisão acerca das informações sobre os produtos.
Neste artigo, explicamos como funciona a prática, seus objetivos e como aplicá-la corretamente. Acompanhe e conheça o procedimento de auditoria em estoques!
O que é uma auditoria de estoque?
Auditoria de estoque é o nome dado ao processo de examinar o estoque físico de uma empresa, e comparar as informações registradas em livros contábeis ou sistemas de gestão.
O processo completo de auditoria de estoque envolve a avaliação de documentos, registros, notas fiscais e demais informações relacionadas aos itens. Seu objetivo é apontar com exatidão a quantidade de produtos em estoque, além de facilitar a identificação de problemas, como danos e roubos.
Quem faz esse procedimento?
Geralmente, a própria empresa realiza a auditoria de estoque, selecionando uma equipe interna ou nomeia um colaborador específico para executar a tarefa. Não há regra sobre quem deve ser esse profissional, mas é importante que ele tenha capacitação para organizar, documentar, comparar e monitorar o registro dos itens.
As principais atividades desse tipo de auditor incluem:
- Contagem e verificação de produtos;
- Comparação com os registros;
- Preparação de relatórios de vistoria.
Por que é importante realizar auditorias de estoque?
A auditoria de estoque tem como objetivo apontar se há coerência, ou não, entre os registros e a quantidade física de produtos. Logo, sua importância está em garantir que o valor do estoque mencionado nos registros seja genuíno e corresponda à realidade.
Os resultados obtidos a partir da auditoria podem ajudar a indicar se a empresa está lidando com problemas relacionados a roubos, produtos parados, quebra de estoque, danos, entre outros exemplos. Durante essa análise, a qualidade e as condições dos itens também são avaliadas, o que permite selecionar e retirar itens que sofreram algum tipo de deterioração.
Além disso, os números apurados na auditoria servem para avaliar se o estoque é capaz de suprir a demanda, indicando para as equipes se é o momento de fazer uma nova compra ou até mesmo adiar uma entrega para o cliente.
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Quais são os objetivos da auditoria de estoques?
Para aplicar a auditoria de estoque da forma adequada, é importante saber qual é a sua finalidade. Portanto, veja abaixo os principais objetivos dessa auditoria:
- Apurar, com alto grau de confiabilidade, a quantidade real de itens presentes no estoque;
- Comparar o inventário físico com o registro em sistema, garantindo a consistência entre ambos;
- Identificar não conformidades no estoque, como perdas, roubos, quebras e deterioração;
- Avaliar o estado e a qualidade dos produtos armazenados, possibilitando a retirada de itens estragados;
- Atualizar os documentos que registram as entradas e saídas de ativos;
- Verificar o valor total do estoque e compará-lo com as demonstrações financeiras para saber se ele está corretamente avaliado;
- Atender às exigências legais vigentes relacionadas ao controle de estoque.
Diferença entre auditoria e inventário de estoque
Apesar de serem conceitos similares, auditoria e inventário de estoque não são sinônimos. O inventário é uma tarefa específica, destinada unicamente à contagem dos itens armazenados. Enquanto que a auditoria é um procedimento mais abrangente, que utiliza dados e documentos para validar a conformidade de itens no estoque.
Tipos de auditoria de estoque
Basicamente, existem três tipos de modelo de auditoria de estoque. São eles:
- Rotativa: ocorre de forma cíclica, com o agrupamento de cada item em ciclos que, por sua vez, passarão por avaliação em uma oportunidade, respeitando intervalos regulares. Ou seja, a totalidade do estoque não é apurada de uma única vez;
- Periódica: ocorre em intervalos fixos e preestabelecidos, nos quais avalia-se de uma vez todos os itens em estoque. Ela pode ocorrer anualmente, por exemplo, ou de acordo com as necessidades específicas do negócio;
- Permanente: esse tipo de vistoria é feita de forma contínua. Para isso, o registro de todas as transações que afetam o estoque, como compras, vendas e devoluções, ocorrem em tempo real. O objetivo é que o estoque esteja sempre atualizado.
Auditoria de estoques: como fazer?
O processo de auditar estoques varia de acordo com o porte da empresa. A tarefa pode ser complexa para organizações que lidam com alto volume de produtos estocados, ou uma operação mais simples para empresas de pequeno porte.
De modo geral, o procedimento se divide em três etapas:
1- Inspeção dos itens
O primeiro passo para dar início à auditoria de estoque é fazer a contagem dos produtos em armazenamento. Para isso, deve-se avaliar os documentos de entrada e de saída. Em seguida, partir para a contagem manual dos produtos físicos.
Durante essa etapa, é possível encontrar irregularidades entre aquilo que consta nos registros e o que está realmente disposto no armazém. Caso identificar algo nesse sentido, é importante investigar e descobrir o motivo que levou a essa diferença.
2- Atenção aos itens deslocados
Itens deslocados é o nome dado a itens e equipamentos que não pertencem à empresa, mas estão em seu poder, sejam alugados ou emprestados. Além disso, também deve-se considerar os que pertencem à empresa, mas estão nas mãos de outra organização temporariamente.
Em ambas as situações, eles sempre devem ser incluídos na contagem da auditoria. A documentação referente a essas transações também deve ser avaliada e comparada.
3- Valor do estoque e relatório de auditoria de estoques
Uma vez que todos os produtos tenham sido auditados, é hora de calcular o valor total do estoque. Esse cálculo se dá a partir da soma de valor dos produtos estocados e subtraído uma estimativa das perdas.
Após finalizar os cálculos, estruture o relatório final com um apanhado dos dados coletados. Esse documento será útil para guiar a tomada de decisão dos gestores para um controle mais eficiente.
Dica: em vez de usar uma planilha de auditoria de estoque, opte por um sistema que digitalize esse processo e que gere relatórios automaticamente.
A auditoria de estoques é uma ferramenta poderosa para assegurar a gestão eficiente dos ativos armazenados. Por meio dela, a empresa pode obter dados realistas sobre seus produtos, e usar essas informações para criar planos de ação que ajudam a otimizar o estoque e reduzir custos de armazenagem.
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