O que são auditorias e qual o seu papel em uma organização?

Os processos de auditorias são uma atividade essencial para empresas de qualquer perfil. São elas as responsáveis por identificar e determinar se as tarefas estão sendo desenvolvidas conforme planejado — e de acordo com as metas da empresa.

Assim, diferentemente do que você possa imaginar, esse procedimento não é importante apenas para garantir ou manter um selo de qualidade ISO. Ele é benéfico, também, para otimizar as tarefas do dia a dia.

Pensando nisso, aqui você vai esclarecer todas as suas dúvidas sobre a temática. Vamos apresentar o que é auditoria, para que ela serve e um passo a passo para se preparar. Continue com a gente!

O que são auditorias?

A auditoria é um processo cuidadoso e sistemático em que todas as atividades desenvolvidas por uma empresa são analisadas. O objetivo é verificar se um procedimento ou processo está sendo realizado conforme o planejado e se foram implementados com eficácia. 

Os responsáveis por essa análise acompanham cada passo da rotina produtiva de perto. Com isso, conseguem avaliar se os métodos utilizados pela organização são eficazes e se estão de acordo com a legislação. 

Todas as não conformidades identificadas são reportadas rapidamente aos gestores. Dessa forma, é possível desenvolver planos de ação para minimizar as falhas.

A auditoria pode ser classificada de formas distintas, dependendo do setor que está sendo analisado ou de quem está realizando. Mostraremos os principais tipos ainda neste conteúdo.

O que fazem as auditorias?

A auditoria é uma análise minuciosa e sistemática dos processos, atividades, operações e procedimentos de uma empresa.

O setor financeiro de uma empresa, por exemplo, é uma área na qual as auditorias são frequentes. De acordo com a lei nº 11.638/2007, as empresas de grande porte devem passar por auditorias externas e independentes. Neste caso, o seu objetivo é averiguar se os dados contábeis condizem com a realidade do negócio e se o que foi declarado está de acordo com a situação real da organização.

Além disso, a auditoria pode ser aplicada em casos específicos, como para avaliar algum processo que está passando por modificações, por exemplo. 

Também há a possibilidade de realizar uma auditoria completa, com foco em toda a operação — de forma a promover uma avaliação do plano geral. Assim, é possível determinar onde estão as falhas e, portanto, indicar alternativas para corrigi-las e otimizá-las.

Qual a importância da auditoria interna nas organizações?

A importância da auditoria se torna evidente assim que ela é realizada. Isso porque gera impactos positivos no desempenho geral da empresa.

Ao contrário do que se imagina, esse processo não existe apenas para apontar defeitos. Ele também serve para encontrar os pontos fortes e potencializá-los. Em contrapartida, quando as falhas são minimizadas, o clima organizacional tende a ficar mais agradável, bem como o ambiente se torna mais transparente. 

Com isso, os próprios colaboradores assumem o compromisso de eliminar aqueles probleminhas rotineiros. Ou seja, passam a adotar melhores práticas e atitudes éticas. Isso ajuda a reduzir equívocos, desvios, transgressões e desperdícios. Impactando, inclusive, nos resultados da empresa.

Quais os principais benefícios do processo de auditorias?

Como deixamos claro ao longo deste conteúdo, as auditorias desempenham um papel muito importante nas atividades de uma empresa. Assim, diferentemente do que muitas pessoas possam pensar, elas não são um inconveniente e não atrapalham a produtividade do time.

Por isso, é muito importante compreender os benefícios que a auditoria pode trazer para uma empresa. Assim, separamos três principais. Confira:

1. Melhora o controle interno

A auditoria é responsável por avaliar os processos internos de uma organização. Logo, o objetivo é detectar falhas e, assim, solucioná-las. 

Isso contribui diretamente para melhorar o controle interno. Afinal, permite monitorar a atuação, corrigir estratégias ineficientes e promover melhorias contínuas.

2. Reduz falhas e desvios

Ninguém está totalmente isento de cometer algum erro. Porém, evitá-los é sempre mais benéfico. Por isso, é em cenários como esse que a auditoria ganha muita destaque em uma organização. 

No momento em que você avalia os processos periodicamente, consegue promover melhorias para conter a ocorrência de falhas. Assim, os desvios financeiros também tendem a diminuir consideravelmente — afinal, é preciso comprovar os gastos e bater com o que foi declarado.

3. Estimula boas práticas

A auditoria promove um ambiente mais transparente. Com isso, os próprios colaboradores se sentem motivados a tomarem atitudes mais éticas. Afinal, eles estarão seguindo a mesma linha de atuação do negócio.

Por isso, é fundamental aplicar o passo a passo que sugerimos na sua empresa. Dessa forma, você não apenas irá garantir um selo de qualidade, mas promover melhorias que serão benéficas para o seu negócio.

Quais os principais tipos de auditoria e sua importância?

As auditorias se dividem em duas categorias: auditoria interna e auditoria externa. Ambas tem o mesmo propósito de avaliação de processos, mas se diferem na responsabilidade de sua aplicação.

Auditoria externa e auditoria interna

A auditoria externa é aquela realizada por auditores independentes, sem vínculo empregatício com a empresa auditada. 

Assim como na auditoria interna, sua função também é a de avaliar os sistemas internos da empresa. Por isso, o ideal é que o auditor externo trabalhe em parceria com o interno.

Os tipos de auditoria realizados pela auditoria externa não são diferentes dos promovidos internamente. Assim, ela também se vale das auditorias contábil, tributária, fiscal, operacional, ambiental, etc.

Entretanto, o que muda é o foco de cada uma. Geralmente, quando realizada por alguém externo, a intenção é obter uma certificação de qualidade ISO. É por isso que o profissional irá avaliar se todos os pontos exigidos estão sendo seguidos na prática. 

Em contrapartida, a auditoria interna é a que irá garantir, no dia a dia, que os processos seguem à risca as normas. Isto é, preparando a empresa para essa análise criteriosa de terceiros.

A auditoria externa também funciona como uma consultoria. Portanto, o seu foco é justamente avaliar a confiabilidade dos registros contábeis.

Apenas por meio das auditorias é possível saber se existe um hiato entre a teoria e a prática. Além disso, com elas, entenderemos o que deve ser feito, a fim de empregar melhor os recursos da empresa e atingir as metas traçadas. 

Em resumo, enquanto a auditoria interna é aplicada pela própria organização para auditar seus próprios processos, a auditoria externa é realizada por profissionais auditores, sempre tendo como base os princípios ditados pela ISO 19011.

Aliás, é comum que as empresas se preparem para este tipo de certificação auditando internamente suas atividades antes mesmo da visita do auditor da ISO.

Além das auditorias internas e externas, existem outros subtipos que merecem atenção. Conheça os principais tipos de auditoria:

Auditoria operacional

É o tipo de auditoria que atua no staff da administração. No caso, presta assessoria para garantir o pleno desempenho das suas atribuições. Bem como fazer com que o planejamento e o programa de trabalho seja seguido adequadamente.

Ele é essencial pois ajuda no cumprimento de metas e objetivos. Uma vez que, em sua essência, almeja detectar falhas e motivos de ineficiência. Para, assim, proporcionar subsídios para que os gestores atuem com mais eficiência.

Auditoria de venda

Tem como objetivo analisar e promover diagnósticos precisos na atividade comercial da empresa. Resumidamente, ela avalia a eficácia de tudo que influencia nas vendas, verificando o que é rentável e benéfico.

Ou seja, a auditoria de vendas visa identificar pontos fortes e fraquezas na operação. Para, com isso, fortalecer a atuação do setor. E, consequentemente, otimizar os resultados do negócio.

Auditoria de qualidade

Trata-se de uma análise planejada e documentada de sistemas, processos, produtos e serviços. Sua finalidade é prevenir e corrigir problemas, de forma a aprimorar o controle de qualidade interno.

Mas e qual é a importância da auditoria de qualidade? No momento em que examina as conformidades e não conformidades, ela eleva a eficiência das atividades realizadas. Consequentemente, aumenta a produtividade, reduz desperdícios e custos desnecessários. 

Desta forma, melhora os resultados da empresa como um todo. Além de elevar a satisfação dos clientes e colaboradores.

Auditoria financeira

Também conhecida como auditoria contábil e fiscal, é responsável por analisar se o dinheiro da empresa está sendo bem gerido, bem como revisar as demonstrações financeiras para assegurar a fidelidade dos registros. E, ainda, garantir que as obrigações estão sendo seguidas conforme a lei manda.

Ela é realizada principalmente para evitar desvios e furtos, garantindo, assim, que as finanças do negócio traduzem, fiel e integralmente, a sua realidade. 

E mais: ela é essencial para que a organização passe a exercer uma gestão tributária e fiscal qualificada, evitando gastos desnecessários.

Auditoria contábil

Sua maior preocupação é preservar o patrimônio da empresa. Logo, ela avalia se o patrimônio da organização está sendo gerido de acordo com os direcionamentos estabelecidos pela própria empresa. E, ainda, se estão em conformidade com os princípios da contabilidade. 

Seu objetivo, portanto, é reduzir os índices de improbidade corporativa. Nesse sentido, a auditoria contábil é o procedimento que examina minuciosamente os registros e documentos da empresa. Para verificar se as informações estão corretas e se existe alguma alteração a ser feita ou correção a ser providenciada.

Os contadores já têm a prática convencional da conferência de documentos, registros e o cruzamento de dados. Portanto, examinar o desempenho das operações contábeis por meio de arquivos e cruzar as informações para averiguar inconsistências já são processos básicos da auditoria.

Esse tipo de trabalho é bastante comum, e demanda somente que a organização conte com um bom contador, que atua com foco em análise de processos e resultados. 

Auditoria fiscal e tributária

Ponto importantíssimo para a segurança jurídica da empresa, a auditoria tributária tem como objetivo alcançar leis, regulamentos, regras e organizações associadas ao direito tributário.

É por isso que, não raro, a auditoria fiscal também se inclui nesse esforço. Afinal, documentos fiscais também servem para atestar a regularidade da operação, seguindo as orientações dos órgãos fiscalizadores.

Para que sejam um sucesso na sua gestão, é importante mapear quais são as obrigações tributárias e fiscais relativas ao seu negócio, bem como definir um profissional ou um time especializado na organização de documentos, emissões etc. 

Auditoria operacional

Aqui, o objetivo é avaliar o funcionamento da empresa em seu dia a dia, fornecendo um diagnóstico operacional e propondo soluções voltadas para a maior eficiência e economia. 

O principal fator a ser avaliado aqui é a relação entre os processos internos da empresa e a utilização de recursos. 

Auditoria de sistemas

Sabemos que a tecnologia é grande aliada de operações produtivas e econômicas. É por isso que, para manter a competitividade, muitas empresas têm adotado softwares de gestão para alcançar o sucesso e o crescimento.

Nesse sentido, essas tecnologias também precisam ser auditadas. Afinal, é preciso avaliar a eficiência e o desempenho das soluções tecnológicas adotadas pela empresa.

O emprego de soluções de Escrituração Contábil Fiscal (ECF), por exemplo, diminui e muito a possibilidade de ocorrência de inconsistências fiscais. 

Auditoria de qualidade

A auditoria de qualidade avalia se os produtos ou serviços prestados pela empresa estão de acordo com as diretrizes estabelecidas pela própria companhia. 

Além disso, verificam se estão em conformidade com normas externas, tais quais as editadas pelas autoridades públicas responsáveis pela vigilância sanitária. Ou, ainda, pelas normas de padronização internacional, como é o caso da ISO 9000. 

Auditoria ambiental

Como o próprio nome diz, esse tipo de auditoria se preocupa com o impacto que as atividades da empresa oferecem ao meio ambiente. Ela consiste na investigação das normas ou parâmetros de uma empresa, em relação à sua interação com o meio ambiente.

Assim, a escolha de fornecedores que poluem menos ou que não promovam testes laboratoriais em animais seriam exemplos de soluções nesse sentido.

Este tipo de auditoria serve para verificar se a empresa está cumprindo os regulamentos dispostos pelas leis focadas na proteção ambiental. Isso porque, em alguns casos, ela pode acabar deixando de lado a vertente ecológica para obter mais lucros. 

Auditoria de compliance

Aqui, podemos entender compliance como a conformidade com critérios e padrões estabelecidos, bem como os acordos firmados pela empresa e sua respectiva missão, visão e valores.

É uma auditoria que visa orientar todos os níveis hierárquicos da empresa com objetivo de manter a conformidade no dia a dia entre os colaboradores.

Dessa maneira, garante-se uma supervisão adequada, atenta às transgressões e falhas que podem ir contra os objetivos da companhia, tais como normas de condutas até faltas graves, como fraudes.

Essa auditoria vem com o estabelecimento de ações e treinamentos para conscientização da equipe e preservação da imagem institucional, o que também ajuda no controle de riscos e agrega valor à marca, que atua seguindo padrões de ética. 

Auditoria de compra e fornecedores

A auditoria de compras e fornecedores consiste em um processo de verificação da qualidade e proveniência de produtos fornecidos por terceiros a empresa. O seu objetivo é garantir que a qualidade e as informações dos itens utilizados estão de acordo com as políticas e melhores práticas da organização.

Auditoria de estoque

A auditoria de estoque é uma análise minuciosa dos depósitos de uma empresa para verificar a condição e estado dos itens ali preservados. Ela serve para evitar perda de itens e produtos por meio de atrasos de entregas, ou datas de validade vencidas, ou ainda não correspondentes com as informadas.

O seu objetivo principal é garantir a organização do estoque, validar as informações disponibilizadas para cada item e assim garantir as entregas, vendas e disponibilidade dos produtos de forma facilitada.  

Auditoria de conformidades

A auditoria de conformidade valida se um item, objeto, equipamento ou qualquer outra, entra dentro das características esperadas para o seu uso. Consiste em um processo sistemático que pretende evitar o mal uso de alguma ferramenta, entre outros no ambiente de trabalho.

Auditoria prospectiva ou auditoria preventiva

A auditoria prospectiva avalia um procedimento (cirurgias, internações, exames, etc.) antes dele ter sido iniciado. Ela consiste em uma análise técnica de todo o processo e execução da atividade, a fim de evitar possíveis erros ou inconformidades com o que é esperado daquele processo.

Ela garante que as indicações pré-estabelecidas correspondem a qualidade esperada e que servirão para o seu fim determinado.

Auditoria de certificação

A auditoria de certificação de qualidade pode ser aplicada por qualquer empresa, de qualquer porte ao redor do mundo. Ela como finalidade tem a missão de averiguar a qualidade de forma geral de uma empresa, e garantir que ela segue as predefinições determinadas em regulamento e exigências do ISO. 

Ao final da auditoria de certificação a empresa recebe direcionamento de melhorias, para assim conseguir receber o selo de qualidade aplicado pelo ISO.

Qual o passo a passo para se preparar para as auditorias?

É bastante comum encontrar quem pensa que uma auditoria é apenas um procedimento pontual, que ocorre uma vez ao ano. Na realidade, é preciso que a empresa busque sempre seguir padrões e trabalhar para cumprir as normas. 

Portanto, é fundamental que as organizações se preparem para esse processo. Por isso, agora você pode conferir um passo a passo que irá auxiliar nesse momento: 

Passo 1: Crie um plano anual para as auditorias

O ideal é que a empresa siga os procedimentos durante todo o ano. Assim, é possível organizar e alinhar a rotina com os objetivos do negócio. No entanto, como são muitos os detalhes que uma auditoria observa, é preciso que exista uma mobilização dos departamentos.

Mas como fazer isso?

Primeiramente, é necessário estruturar planos de ação. Este deve conter todos os passos e trabalhos que devem ser feitos. O seu objetivo é alinhar a produção das atividades.

Em seguida, você deve elaborar um planejamento oficial que integre todos os departamentos a serem auditados. Além disso, estipule o que precisa ser feito, por quem e quais serão os prazos para isso. 

É importante, ainda, que a organização defina reuniões para avaliar o desenvolvimento do plano e conferir os resultados. Dessa forma, é possível rever alguns pontos que forem necessários.

Passo 2: Informe as equipes sobre os procedimentos

As normas da qualidade norteiam uma empresa. Dessa forma, para que elas sejam, de fato, empregadas no momento da auditoria, todos os colaboradores precisam estar na mesma sintonia.

Assim, tal envolvimento não deve ser colocado em prática apenas perto do período de avaliação. Sendo assim, é preciso que todos entendam a importância da auditoria, conheçam os procedimentos e saibam como aplicá-los no dia a dia.

Porém, quando a instituição vai passar por um processo de tamanha relevância, esses esforços precisam ser maximizados. Dessa maneira, é preciso informar os funcionários sobre o evento que vai ocorrer.

Com isso, a empresa cria estratégias para incentivá-los a se dedicar para que tudo ocorra adequadamente. Uma maneira eficiente de fazer isso é realizando reuniões, nas quais todo o time recebe informações sobre:

• Andamento da preparação;
• O que precisa ser feito;
• Como cada colaborador pode ajudar.

Passo 3: Saiba quais setores serão auditados

Geralmente, alguns setores específicos são auditados em cada ano. Por isso, saber quais serão e focar os esforços para melhorá-los é uma forma de garantir que não haverá inadequações.

Assim, é preciso checar todos os processos pertinentes a esses departamentos e entender como eles podem ser operados da maneira ideal. Identifique, ainda, possíveis falhas e procure meios para as resolver.

A partir dessa análise, é possível reunir gestores para desenvolver e aprimorar os setores. Garantindo, com isso, o melhor desempenho durante a auditoria.

Passo 4: Mapeie e padronize os processos internos

Um dos grandes pilares da gestão da qualidade é o mapeamento de procedimentos. Ou seja, os profissionais que têm esse controle precisam padronizar os processos internos. 

Isso é feito em parceria com os gestores de RH. Permitindo, dessa maneira, estruturar os departamentos para garantir o cumprimento das funções. 

Se você não sabe como realizar isso, siga os seguintes passos:

1. Redija um manual contendo o objetivo dos processos e como cada função deve ser desempenhada para que eles sejam otimizados. Vale ressaltar que é fundamental observar antes o processo propriamente dito. Ainda que o manual seja uma documentação do que é ideal, ele precisa ser pautado no real modo como as atividades são desenvolvidas;
2. Acompanhe os executores de cada departamento. Desse modo, você pode auxiliá-los a aplicar, na prática, o que foi definido no manual de qualidade da empresa;
3. Identifique os erros e promova melhorias de forma a integrar as normas. Para que não haja divergências, não se esqueça que é preciso que todo o manual possa ser cumprido durante as rotinas.

Passo 5: Estruture e siga um cronograma de ações

A organização é essencial para manter uma gestão da qualidade e, assim, preparar-se para a auditoria. Dessa forma, para garantir que as equipes entreguem a tempo todas as tarefas necessárias, é preciso seguir um calendário. 

Ele também é importante para a melhor visualização das datas dos eventos. Para estruturar um bom cronograma, considere:

• A data e o horário em que a auditoria vai acontecer;
• Os processos e as tarefas que precisam ser analisados para o evento;
• Quem são os responsáveis e quais os prazos para a realização de cada atividade.

Assim, sabendo quais são as ações a serem tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo. Consequentemente, a empresa consegue monitorar o desenvolvimento das atividades. 

Passo 6: Crie um relatório para acompanhamento das auditorias

O relatório de auditoria é um documento que auxilia em todo o processo de acompanhamento das auditorias feitas em uma empresa. Ele precisa ser elaborado pelos auditores e responsáveis, para garantir a ordem das atividades dentro de uma auditoria, informando a metodologia utilizada no processo de auditoria e pontos de melhoria. 

O relatório precisa conter todos os dados e informações coletadas, as em conformidade e as que não estão em conformidade, assim como os subsídios necessários para fazer as mudanças necessárias para, caso a empresa não esteja em conformidade, entrar.

#Bônus: faça um checklist com os itens a serem auditados

No passo a passo acima, você viu a importância de todos os colaboradores se engajarem para a auditoria, certo? Assim, uma ótima maneira de integrar as equipes e, ainda, verificar corretamente os prazos é utilizando um checklist.

Essa ferramenta permite anotar e disponibilizar informações sobre os itens que devem estar em dia. Além de favorecer o engajamento, um checklist evita que atividades não sejam realizadas devido a esquecimentos. 

Além disso, ele também ajuda os gestores a acompanharem com mais eficiência o andamento dos processos. Dessa forma, por meio do checklist é possível:

• Acompanhar a evolução dos trabalhos;
• Prever resultados;
• Antecipar ações;
• Ampliar o controle interno. 

Ou seja, o checklist pode se tornar um grande aliado na boa administração da empresa. Com essas características, fica mais fácil administrar todas as áreas que precisam da sua atenção.

Como fazer auditorias nas empresas?

Como o passo a passo acima mostra, existe uma forma de se preparar para a realização de auditorias. Mas caso a sua empresa precise aplicar uma internamente, existe uma forma indicada para a sua realização. Confira algumas técnicas:

Auditoria 5s

A diferença de auditorias 5s para as outras é que essa não possui uma data definida para a resolução dos problemas identificados, sendo nessa ou em uma auditoria anterior. A auditoria 5s precisa ser feita por profissionais treinados e especializados na realização desse tipo de averiguação. 

Ela tem como objetivo principal:

• Entender o nível da atual 5s para acompanhar a sua evolução;
• Servir como ferramenta de evolução do processo 5s;
• Ser um feedback para avaliação do plano de implantação ou dos planos de ação;
• Verificar o estado de evolução das metas estabelecidas.

Auditoria contínua

A auditoria contínua pode ser feita dentro de qualquer método previamente estabelecido de forma que continue acontecendo com uma regularidade determinada. Os auditores podem acompanhar atividades, equipamentos, ferramentas, metodologias, o que fizer parte do escopo da auditoria. 

Como utilizar a tecnologia como sua parceira?

O processo de auditorias traz consigo muitos detalhes. Por isso, é fundamental contar com o apoio da tecnologia para impedir que algum deles passe despercebido.

Nesse cenário e em adição ao que você já viu acima, o Checklist Fácil conta com funcionalidades que podem ajudar a implementar esse processo. São elas:

Plano de ação

Imagine que, durante a auditoria, sua equipe identificou uma não conformidade que pode causar um grande impacto negativo no negócio. Em um cenário assim, é preciso que a equipe trabalhe na solução o mais rápido possível.

Dessa forma, um plano de ação é fundamental para garantir essa agilidade na resolução. Além disso, é possível criá-los com obrigatoriedade de preenchimento — ou seja, só é possível avançar para o próximo item ao resolvê-lo.

Checklist por imagem

O checklist por imagem é outra funcionalidade que facilita a gestão e a solução de problemas. Com ele, a equipe de auditores pode usar as fotos como referência do que precisa ser auditado – e o que é considerado ideal. 

Assim, garante-se uma maior agilidade no processo. Ademais, essa prática também será uma das responsáveis por trazer uma maior otimização aos processos internos.

Qual a importância de promover os vários tipos de auditoria na empresa?

Promover auditorias é importante para as empresas por uma série de fatores. Primeiramente, podemos destacar que ela permite aos gestores um retrato fiel do andamento do negócio.

Isso facilita a identificação de processos que estão corretos e também dos pontos críticos, bem como tudo o que necessita de providências mais urgentes.

Nesse sentido, a auditoria:

• Permite um entendimento mais amplo, já que cobre todas as áreas da empresa;
• Apresenta sugestões para melhorar o controle interno;
• Ajuda a eliminar desperdícios, promovendo reduções de custos;
• Melhora a qualidade operacional, aumentando a produtividade;
• Assegura que os procedimentos sejam executados corretamente;
• Avalia se os dados contábeis e relatórios gerenciais refletem a realidade da empresa ou não;
• Identifica fraudes, perdas e desvios que estejam impactando no planejamento financeira da empresa;
• Avalia as atividades desenvolvidas internamente e também por terceiros;
• Auxilia na busca pela eficiência operacional.

E aí, pronto para otimizar o processo de auditorias na sua empresa? Faça como grandes marcas do varejo, como Adidas, Riachuelo, C&A e Centauro: otimize seus processos auditoria e inspeção com o Checklist Fácil. Solicite uma demonstração agora mesmo e entenda, na prática, como podemos ajudar!