O que são auditorias e para que elas servem?

Auditorias são processos de inspeção que avaliam se as atividades e operações em geral estão de acordo com o que foi previamente estabelecido. Apesar de serem muito utilizadas visando obter selos de qualidade, são essenciais para otimizar o dia a dia. Confira neste artigo tudo sobre elas!

Tempo de leitura: 6 minutos
Profissionais realizando auditorias nos dados da empresa

O processo de auditorias é uma atividade essencial para empresas de qualquer perfil. Isso porque, através dela, é possível determinar se as atividades estão sendo desempenhadas conforme planejado. E mais: se foram implementadas de forma eficaz, ou seja, alinhadas com as metas da empresa.

Diferentemente do que muitas pessoas imaginam, o processo de auditoria não é importante apenas para garantir ou manter um selo de qualidade ISO. Ele é benéfico também para otimizar as tarefas do dia a dia

Se você está se perguntando o que é auditoria e para que ela serve, continue com a gente. Pois iremos esclarecer essas e outras dúvidas sobre o tema. Vamos lá!

O que são auditorias?

Auditoria é um processo que envolve a inspeção e análise de atividades desenvolvidas pela empresa. Sua intenção é avaliar se tais tarefas estão de acordo com o que foi previamente estabelecido. E, ainda, se oferecem a eficácia desejada.

Devido a esses objetivos, podemos dizer que ela é utilizada para oferecer mais transparência ao negócio. Afinal, evita que informações importantes da operação sejam ocultadas ou manipuladas. 

Existem dois tipos de auditorias:

  1. Interna: É realizada pela própria empresa, por um setor específico, para verificar falhas ou não conformidades. Quando a auditoria interna é utilizada, permite que gestores tenham maior controle das tarefas e atuem de forma preventiva;
  2. Externa: Promovida por outra empresa ou profissionais independentes. Por não ter ligação com o negócio, oferece resultados mais isentos. Entretanto, requer mais tempo e inserções nos processos para que haja um melhor entendimento.

Seja qual for o tipo de auditoria adotada, ela deve ser realizada por um profissional qualificado. Afinal, ele precisa encontrar as falhas com agilidade, visando a sua correção. 

Além disso, é essencial que tenha habilidade para desenvolver planos de ação, de forma a padronizar todas as alterações promovidas.

O que fazem as auditorias?

Em resumo, a auditoria realiza uma análise minuciosa e sistemática dos processos, atividades, operações e procedimentos de uma empresa

Ela pode ser adotada em casos específicos, como para avaliar alguma tarefa que está passando por modificações, por exemplo. Ou então nos setores em geral, de forma a promover uma avaliação do cenário como um todo. 

Através dela, é possível encontrar falhas e, assim, indicar alternativas para corrigi-las e otimizá-las.

De acordo com a lei nº 11.638/2007, as empresas de grande porte devem passar por auditorias externas e independentes. Neste caso, a obrigatoriedade recai sobre as questões financeiras. Para garantir que o que foi declarado está de acordo com a realidade.

O mesmo se aplica às instituições financeiras, como bancos, e empresas de capital aberto.

Principais benefícios do processo de auditorias

Quer entender melhor por que realizar esse tipo de análise é importante para o seu negócio? Então, confira suas vantagens:

Melhora o controle interno

Como mencionamos, a auditoria avalia os processos internos, a fim de detectar falhas e, assim, solucioná-las. Isso contribui diretamente para melhorar o controle interno. Afinal, permite monitorar a atuação, corrigir estratégias ineficientes e promover melhorias contínuas.

Reduz falhas e desvios

Ninguém está totalmente isento de cometer algum erro. Porém, se for possível evitá-los, melhor para o negócio. É nesse cenário que a auditoria ganha muita força. No momento em que avalia os processos periodicamente, permite promover melhorias para conter a ocorrência de falhas

Os desvios financeiros também tendem a diminuir consideravelmente. Afinal, é preciso comprovar os gastos e bater com o que foi declarado.

Estimula boas práticas

A auditoria promove um ambiente mais transparente. Com isso, os próprios colaboradores se sentem motivados a tomarem atitudes mais éticas. Afinal, eles estarão seguindo a mesma linha de atuação do negócio.

Passo a passo para se preparar para as auditorias

Muitos se enganam ao pensar que uma auditoria é apenas um procedimento pontual, que ocorre uma vez ao ano. A empresa deve sempre seguir padrões e trabalhar arduamente para cumprir as normas. E, assim, realmente ter gabarito para enfrentar o procedimento.

Portanto, é fundamental a empresa estar sempre preparada. Confira a seguir algumas dicas que vão ajudar nesse processo:

1. Crie um plano anual para as auditorias

O ideal é que a organização siga os procedimentos durante todo o ano, de modo a manter sua rotina adequada e alinhada com os objetivos do negócio. Porém, como são muitos os detalhes observados durante a auditoria, os departamentos devem ser mobilizados.

Mas como fazer isso? É preciso estruturar planos de ação contendo todos os passos e trabalhos que devem ser feitos. Com o objetivo de alinhar a produção das atividades.

Para isso, é preciso elaborar um planejamento oficial e que integre todos os departamentos a serem auditados. Estipule o que precisa ser feito, por quem e quais serão os prazos para isso. Defina, também, reuniões para avaliar o desenvolvimento do plano e conferir os resultados.

2. Informe as equipes sobre os procedimentos

As normas da qualidade norteiam uma empresa. Sendo assim, para que elas, de fato, sejam empregadas no momento da auditoria, todos os colaboradores precisam estar na mesma sintonia.

Tal envolvimento não deve ser colocado em prática apenas perto do período de avaliação. Todos devem ter conhecimento dos procedimentos e saber a importância de aplicá-los no dia a dia.

Porém, quando a instituição vai passar por um processo de tamanha importância, esses esforços precisam ser maximizados. Assim, é preciso informar os funcionários sobre o evento que vai ocorrer, criando medidas para incentivá-los a se dedicar para que tudo ocorra adequadamente.

Uma maneira eficiente de fazer isso é realizando reuniões, nas quais todo o time recebe informações sobre:

  • Andamento da preparação;
  • O que precisa ser feito;
  • Como cada colaborador pode ajudar.

3. Saiba quais setores serão auditados

Geralmente, alguns setores específicos são auditados em cada ano. Saber quais serão e focar os esforços para melhorá-los é uma forma de garantir que não haverá inadequações na inspeção.

Cheque todos os processos pertinentes a esses departamentos e entenda como eles podem ser operados da maneira ideal. Identifique, ainda, possíveis falhas e procure meios para saná-las.

A partir dessa análise, é possível reunir gestores para desenvolver e aprimorar os setores, garantindo o melhor desempenho durante a auditoria.

4. Mapeie e padronize os processos internos

Um dos grandes pilares da gestão da qualidade é o mapeamento de processos. Ou seja: os profissionais que têm esse controle precisam padronizar os processos internos

Isso é feito em parceria com os gestores de RH, permitindo estruturar os departamentos e, desta forma, garantir o cumprimento das funções. Se você não sabe como realizar isso, siga os seguintes passos:

  • Redija um manual contendo o objetivo dos processos e como cada função deve ser desempenhada para que ele seja otimizado. Vale ressaltar que é fundamental observar antes o processo. Ainda que o manual seja uma documentação do que é ideal, ele precisa ser pautado no real modo como as atividades são desenvolvidas;
  • Acompanhe os executores de cada departamento. Desse modo, você pode auxiliá-los a aplicar, na prática, o que foi definido no manual de qualidade da empresa;
  • Identifique os erros e promova melhorias para que as normas sejam integradas. Para que não haja divergências, não se esqueça que é preciso que todo o manual possa ser cumprido durante as rotinas.

5. Estruture e siga um cronograma de ações

A organização é essencial para manter uma gestão da qualidade e, assim, preparar-se para a auditoria. Dessa forma, para garantir que as equipes entreguem a tempo todas as tarefas necessárias, siga um calendário. Ele também é importante para a melhor visualização das datas dos eventos.

Para estruturar um bom cronograma, considere:

  • A data e o horário em que a auditoria vai acontecer;
  • Os processos e as tarefas que precisam ser analisados para o evento;
  • Quem são os responsáveis e quais são os prazos para a realização de cada atividade.

Sabendo quais são as ações a serem tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo e monitorar o desenvolvimento das atividades. 

Dica bônus: faça um checklist com os itens a serem auditados

Citamos a importância de todos os colaboradores estarem engajados para a auditoria, certo? Uma ótima maneira de integrar as equipes e, ainda, verificar corretamente os prazos é utilizando um checklist.

Essa ferramenta permite anotar e disponibilizar informações sobre os itens que devem estar em dia. Além de favorecer o engajamento, um checklist evita que atividades não sejam realizadas devido a esquecimentos. Sem falar que ele ajuda os gestores a acompanharem com mais eficiência o andamento dos processos.

Através do checklist é possível:

  • Acompanhar a evolução dos trabalhos que estão sendo realizados;
  • Prever resultados;
  • Antecipar ações;
  • Ampliar o controle interno. 

Ou seja, o checklist pode se tornar um grande aliado na boa administração da empresa.

Utilize a tecnologia como sua parceira

Está achando complicado organizar as ideias no papel? Começou a se lembrar de detalhes importantes, anotou em algum lugar, mas não sabe onde guardou? Que tal apostar em uma solução tecnológica para te ajudar nesta tarefa?

Há no mercado softwares que possibilitam a customização de checklists conforme a necessidade de cada um, propiciando uma maior facilidade na hora de realizar checagens operacionais em empresas, pesquisas de campo e realização de auditorias.

Além disso, o checklist online possibilita a geração de relatórios gerenciais. Eles auxiliam no controle interno da empresa, possibilitam uma análise de resultados mais eficaz e podem servir como base para auditorias futuras. 

Portanto, é possível contar com este tipo de tecnologia a seu favor e tornar o checklist parte da sua rotina operacional de forma fácil e segura.

Agora que você conheceu mais sobre o processo de auditorias e a sua importância, não deixe de realizá-lo na sua empresa. Com ela, você não apenas irá garantir um selo de qualidade, mas promover melhorias que serão benéficas para o seu negócio.

Se você quiser saber mais sobre como o nosso sistema de checklist digital pode ajudar na gestão do seu negócio, entre em contato conosco!

Estefânia Martins

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