O que são auditorias e qual o seu papel em uma organização?

A importância das auditorias vai muito além da obtenção de selos de qualidade. Esses processos avaliam se as atividades e operações em geral estão de acordo com o que foi previamente estabelecido. Confira tudo sobre elas!

Tempo de leitura: 7 minutos
Profissionais realizando auditorias nos dados da empresa

Os processos de auditorias são uma atividade essencial para empresas de qualquer perfil. São elas as responsáveis por identificar e determinar se as tarefas estão sendo desenvolvidas conforme planejado — e de acordo com as metas da empresa.

Assim, diferentemente do que você possa imaginar, esse procedimento não é importante apenas para garantir ou manter um selo de qualidade ISO. Ele é benéfico, também, para otimizar as tarefas do dia a dia. 

Pensando nisso, aqui você vai esclarecer todas as suas dúvidas sobre a temática. Vamos apresentar o que é auditoria, para que ela serve e um passo a passo para se preparar. Continue com a gente!

O que são auditorias?

A auditoria é um processo que envolve inspeção e análise de atividades desenvolvidas por uma empresa. Dessa forma, sua intenção é avaliar se tais tarefas estão de acordo com o planejamento — e se ainda apresentam eficácia.

Assim, com esses objetivos, ela atua para oferecer mais transparência ao negócio. Isso se dá pois evita que informações importantes da operação sejam ocultadas ou manipuladas. 

Nesse contexto, existem dois tipos de auditoria principais:

  1. Internas
  2. Externas

Na primeira, a própria empresa assume à frente da sua execução. Ou seja, um setor específico se torna o responsável por verificar falhas e não conformidades. Dessa forma, permite que gestores tenham maior controle das tarefas e atuem de forma preventiva.

Nessa modalidade, os tipos mais comuns são: 

  • Contábil;
  • Operacional;
  • De sistemas;
  • De qualidade;
  • Operacional.

As externas, por sua vez, ficam a cargo de outra empresa ou de profissionais independentes. Consequentemente, por não terem ligação com o negócio, podem oferecer resultados mais isentos. Contudo, demandam mais tempo e inserções nos processos, para que haja um melhor entendimento.

Este último tem como principal papel averiguar se a empresa cumpre as exigências para obter certificação de qualidade ISO.

De qualquer forma, independentemente do tipo, é essencial que o responsável pela auditoria seja um profissional qualificado. Assim, a empresa consegue encontrar falhas e buscar soluções com maior agilidade.

Além disso, é fundamental que tenha habilidade para desenvolver planos de ação — de forma a padronizar todas as alterações promovidas.

O que fazem as auditorias?

Em termos simples, a auditoria é responsável por realizar uma análise minuciosa e sistemática dos processos, atividades, operações e procedimentos de uma empresa

O setor financeiro, normalmente, é a principal área de atuação. Assim, o seu objetivo é averiguar se os dados contábeis condizem com a realidade do negócio. 

Além disso, ela pode ser adotada em casos específicos, como para avaliar alguma tarefa que está passando por modificações, por exemplo. 

Também é possível realizar uma auditoria completa, com foco em toda a operação — de forma a promover uma avaliação do plano geral. Assim você consegue determinar onde estão as falhas e, portanto, indicar alternativas para corrigi-las e otimizá-las.

De acordo com a lei nº 11.638/2007, as empresas de grande porte devem passar por auditorias externas e independentes. Neste caso, a obrigatoriedade recai sobre as questões financeiras.  

Nesse contexto, o intuito é garantir que o que foi declarado está de acordo com a situação real da organização. O mesmo se aplica às instituições financeiras, como bancos e empresas de capital aberto.

Qual o passo a passo para se preparar para as auditorias?

É bastante comum encontrar quem pensa que uma auditoria é apenas um procedimento pontual, que ocorre uma vez ao ano. Na realidade, é preciso que a empresa busque sempre seguir padrões e trabalhar para cumprir as normas. 

Portanto, é fundamental que as organizações se preparem para esse processo. Por isso, agora você pode conferir um passo a passo que irá auxiliar nesse momento: 

Passo 1: Crie um plano anual para as auditorias

O ideal é que a empresa siga os procedimentos durante todo o ano. Assim, é possível organizar e alinhar a rotina com os objetivos do negócio. No entanto, como são muitos os detalhes que uma auditoria observa, é preciso que exista uma mobilização dos departamentos.

Mas como fazer isso? Primeiramente, é necessário estruturar planos de ação. Este deve conter todos os passos e trabalhos que devem ser feitos. O seu objetivo é alinhar a produção das atividades.

Em seguida, você deve elaborar um planejamento oficial que integre todos os departamentos a serem auditados. Além disso, estipule o que precisa ser feito, por quem e quais serão os prazos para isso. 

É importante, ainda, que a organização defina reuniões para avaliar o desenvolvimento do plano e conferir os resultados. Dessa forma, é possível rever alguns pontos que forem necessários.

Passo 2: Informe as equipes sobre os procedimentos

As normas da qualidade norteiam uma empresa. Dessa forma, para que elas sejam, de fato, empregadas no momento da auditoria, todos os colaboradores precisam estar na mesma sintonia.

Assim, tal envolvimento não deve ser colocado em prática apenas perto do período de avaliação. Sendo assim, é preciso que todos entendam a importância da auditoria, conheçam os procedimentos e saibam como aplicá-los no dia a dia.

Porém, quando a instituição vai passar por um processo de tamanha relevância, esses esforços precisam ser maximizados. Dessa maneira, é preciso informar os funcionários sobre o evento que vai ocorrer.

Com isso, a empresa cria estratégias para incentivá-los a se dedicar para que tudo ocorra adequadamente. Uma maneira eficiente de fazer isso é realizando reuniões, nas quais todo o time recebe informações sobre:

  • Andamento da preparação;
  • O que precisa ser feito;
  • Como cada colaborador pode ajudar.

Passo 3: Saiba quais setores serão auditados

Geralmente, alguns setores específicos são auditados em cada ano. Por isso, saber quais serão e focar os esforços para melhorá-los é uma forma de garantir que não haverá inadequações.

Assim, é preciso checar todos os processos pertinentes a esses departamentos e entender como eles podem ser operados da maneira ideal. Identifique, ainda, possíveis falhas e procure meios para as resolver.

A partir dessa análise, é possível reunir gestores para desenvolver e aprimorar os setores. Garantindo, com isso, o melhor desempenho durante a auditoria.

Passo 4: Mapeie e padronize os processos internos

Um dos grandes pilares da gestão da qualidade é o mapeamento de procedimentos. Ou seja, os profissionais que têm esse controle precisam padronizar os processos internos

Isso é feito em parceria com os gestores de RH. Permitindo, dessa maneira, estruturar os departamentos para garantir o cumprimento das funções. 

Se você não sabe como realizar isso, siga os seguintes passos:

  1. Redija um manual contendo o objetivo dos processos e como cada função deve ser desempenhada para que eles sejam otimizados. Vale ressaltar que é fundamental observar antes o processo propriamente dito. Ainda que o manual seja uma documentação do que é ideal, ele precisa ser pautado no real modo como as atividades são desenvolvidas;
  2. Acompanhe os executores de cada departamento. Desse modo, você pode auxiliá-los a aplicar, na prática, o que foi definido no manual de qualidade da empresa;
  3. Identifique os erros e promova melhorias de forma a integrar as normas. Para que não haja divergências, não se esqueça que é preciso que todo o manual possa ser cumprido durante as rotinas.

Passo 5: Estruture e siga um cronograma de ações

A organização é essencial para manter uma gestão da qualidade e, assim, preparar-se para a auditoria. Dessa forma, para garantir que as equipes entreguem a tempo todas as tarefas necessárias, é preciso seguir um calendário. 

Ele também é importante para a melhor visualização das datas dos eventos. Para estruturar um bom cronograma, considere:

  • A data e o horário em que a auditoria vai acontecer;
  • Os processos e as tarefas que precisam ser analisados para o evento;
  • Quem são os responsáveis e quais os prazos para a realização de cada atividade.

Assim, sabendo quais são as ações a serem tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo. Consequentemente, a empresa consegue monitorar o desenvolvimento das atividades. 

#Bônus: faça um checklist com os itens a serem auditados

No passo a passo acima, você viu a importância de todos os colaboradores se engajarem para a auditoria, certo? Assim, uma ótima maneira de integrar as equipes e, ainda, verificar corretamente os prazos é utilizando um checklist.

Essa ferramenta permite anotar e disponibilizar informações sobre os itens que devem estar em dia. Além de favorecer o engajamento, um checklist evita que atividades não sejam realizadas devido a esquecimentos. 

Além disso, ele também ajuda os gestores a acompanharem com mais eficiência o andamento dos processos. Dessa forma, por meio do checklist é possível:

  • Acompanhar a evolução dos trabalhos;
  • Prever resultados;
  • Antecipar ações;
  • Ampliar o controle interno. 

Ou seja, o checklist pode se tornar um grande aliado na boa administração da empresa. Com essas características, fica mais fácil administrar todas as áreas que precisam da sua atenção.

Como utilizar a tecnologia como sua parceira?

O processo de auditorias traz consigo muitos detalhes. Por isso, é fundamental contar com o apoio da tecnologia para impedir que algum deles passe despercebido.

Nesse cenário e em adição ao que você já viu acima, o Checklist Fácil conta com funcionalidades que podem ajudar a implementar esse processo. São elas:

Plano de ação

Imagine que, durante a auditoria, sua equipe identificou uma não conformidade que pode causar um grande impacto negativo no negócio. Em um cenário assim, é preciso que a equipe trabalhe na solução o mais rápido possível.

Dessa forma, um plano de ação é fundamental para garantir essa agilidade na resolução. Além disso, é possível criá-los com obrigatoriedade de preenchimento — ou seja, só é possível avançar para o próximo item ao resolvê-lo.

Checklist por imagem

O checklist por imagem é outra funcionalidade que facilita a gestão e a solução de problemas. Com ele, a equipe de auditores pode usar as fotos como referência do que precisa ser auditado – e o que é considerado ideal. 

Assim, garante-se uma maior agilidade no processo. Ademais, essa prática também será uma das responsáveis por trazer uma maior otimização aos processos internos.

Quais os principais benefícios do processo de auditorias?

Como deixamos claro ao longo deste conteúdo, as auditorias desempenham um papel muito importante nas atividades de uma empresa. Assim, diferentemente do que muitas pessoas possam pensar, elas não são um inconveniente ou atrapalham a produtividade do time.

Por isso, é muito importante compreender os benefícios que essa análise pode trazer para sua empresa. Assim, separamos três principais. Confira:

1. Melhora o controle interno

A auditoria é responsável por avaliar os processos internos de uma organização. Logo, o objetivo é detectar falhas e, assim, solucioná-las. 

Isso contribui diretamente para melhorar o controle interno. Afinal, permite monitorar a atuação, corrigir estratégias ineficientes e promover melhorias contínuas.

2. Reduz falhas e desvios

Ninguém está totalmente isento de cometer algum erro. Porém, evitá-los é sempre mais benéfico. Por isso, é em cenários como esse que a auditoria ganha muita destaque em uma organização. 

No momento em que você avalia os processos periodicamente, consegue promover melhorias para conter a ocorrência de falhas. Assim, os desvios financeiros também tendem a diminuir consideravelmente — afinal, é preciso comprovar os gastos e bater com o que foi declarado.

3. Estimula boas práticas

A auditoria promove um ambiente mais transparente. Com isso, os próprios colaboradores se sentem motivados a tomarem atitudes mais éticas. Afinal, eles estarão seguindo a mesma linha de atuação do negócio.

Agora que você conheceu a importância dos processos de auditorias, é fundamental aplicar o passo a passo que sugerimos na sua empresa. Dessa forma, você não apenas irá garantir um selo de qualidade, mas promover melhorias que serão benéficas para o seu negócio.

Conte com a ajuda da tecnologia para automatizar e padronizar seus processos e, assim, estar sempre preparado para as auditorias.

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Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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