Entender como fazer um checklist de forma eficiente envolve organização e ordem lógica, com a compreensão global do processo, objeto ou ambiente que será foco da verificação. Também é importante escolher um formato claro e objetivo, preferencialmente com padrões de respostas para facilitar análises após a aplicação.
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Padronizar processos para, assim, tornar o trabalho das equipes mais dinâmico e eficiente. É isso que você quer? Então precisa saber o que é e como fazer um checklist. Afinal, essa ferramenta é considerada uma grande facilitadora no dia a dia empresarial.
Se durante muito tempo o checklist era preenchido em planilhas manuais, hoje ele está se tornando cada vez mais digital. Com isso, profissionais conseguem desempenhar suas atividades de forma rotineira, gerando indicadores e gráficos automatizados. Enquanto isso, os gestores, passam a ter controle na palma da mão, criando planos de ação e realizando ajustes em tempo real.
Neste conteúdo, você vai ver na prática como fazer um checklist utilizando o Checklist Fácil. Além disso, entenderá melhor o conceito dessa ferramenta, bem como porque ela é tão importante. Boa leitura!
O que é e como fazer um checklist?
Antes de mostrarmos como fazer um checklist, é essencial entender o que de fato ele é. Trata-se de uma listagem de tópicos e itens que devem ser executados para se atingir determinado objetivo.
Isso é especialmente útil em empresas que contam com uma série de processos que devem ser realizados periodicamente. Assim, evita-se que algo seja deixado de lado, bem como garante o registro das ações efetuadas.
Passada essa explicação, como fazer um checklist, afinal? Primeiramente, é preciso realizar um planejamento de tarefas, elencando prioridades e responsabilidades. Neste último caso, o ideal é que sejam estipulados o horário e a ordem da aplicação do checklist, para garantir a organização.
Outro passo importante consiste em criar o hábito de usar a ferramenta. Para isso, todos devem entender a necessidade da sua realização para a empresa – algo que abordaremos ainda neste conteúdo.
Além disso, é essencial que tudo seja devidamente registrado, permitindo que haja um controle próximo.
Por se tratar de uma modalidade mais prática e eficiente, o checklist digital vem ganhando cada vez mais espaço. Tanto é que existem diversos softwares acessíveis no mercado que permitem realizar essa atividade.
A seguir, vamos mostrar como fazer um checklist utilizando a ferramenta da Checklist Fácil – líder na América Latina.
Qual a importância do checklist para um negócio?
O uso de checklists facilita o controle dos diversos processos da empresa, assim como a gestão dos profissionais em si, avaliando de perto se estão desempenhando as atividades delegadas.
No momento em que centraliza as informações em um único local, o sistema também influencia no ganho de tempo, diminuindo erros e aumentando a produtividade.
A padronização de processos que a aplicação de checklists traz também é uma grande vantagem, pois garante qualidade em toda a cadeia produtiva. Essa qualidade se reflete em redução de custos e na satisfação de clientes.
Outros benefícios que merecem destaque são:
- Organização da operação;
- Aumento da eficiência operacional;
- Redução de não conformidades;
- Agilidade na tomada de decisão;
- Ajuda na realização de tarefas repetitivas – para que não sejam esquecidas.
Quais os tipos de checklist?
Em relação aos modelos, existem os checklists impressos em papel, planilhas de checklist no Excel e softwares para checklists digitais.
O último é o mais indicado, pois garante segurança, confiabilidade de informações, acessibilidade a qualquer hora e lugar, integração de dados, entre muitas outras vantagens.
Falando sobre o tipo de aplicação, existem três grandes opções:
Checklist diário
Utilizado para o acompanhamento de tarefas diárias, e processos que precisam de checagem contínua. Alguns exemplos de aplicação de checklists diários são:
- Controlar itens de segurança do trabalho, como uso de EPIs e saúde dos colaboradores;
- Monitorar níveis de estoque de matéria-prima;
- Verificar o funcionamento adequado de máquinas;
- Confirmar o status de entregas e recebimentos programados;
- Auditar abertura e fechamento diário de lojas e fábricas.
Checklist semanal
A aplicação de checklists semanais é feita para itens e processos que demandam uma continuidade intermediária, como:
- Agendar verificações e manutenções preventivas;
- Avaliar a necessidade de substituição de peças em máquinas;
- Realizar auditorias para garantir conformidade no controle de qualidade;
- Revisar prazos e progressos de projetos e planos de ação.
Checklist mensal
Checklists utilizados mensalmente também são muito comuns em aplicações que podem ser controladas em períodos mais espaçados. Alguns exemplos são:
- Planejamento de marketing e comunicação interna e externa;
- Avaliações de desempenho dos colaboradores;
- Acompanhamento de KPIs e indicadores operacionais;
- Manutenção de infraestrutura e ambiente;
- Revisão e planejamento de orçamento e finanças;
- Melhoria contínua de processos;
- Sustentabilidade e compliance.
Exemplos de checklist – Segurança do Trabalho
Os checklists podem ser aplicados por qualquer área que tenha uma rotina de checagem, seja de processos, dados ou qualquer outro insumo, independente do segmento.
Criamos abaixo um exemplo simples de checklist para segurança do trabalho, para que você visualize sua estrutura e perguntas. Confira:
1. Ambiente de trabalho
- A área está livre de resíduos?
- Os materiais estão armazenados corretamente?
- Existe sinalização e placas de segurança?
- A iluminação está adequada para a realização da atividade?
- O técnico de Segurança do Trabalho está presente no local?
- Não existe ponto de saída?
- O isolamento é adequado para a área de risco?
2. Equipamentos de Proteção Individual (EPI’s)
- Os EPIs estão em boas condições?
- Os EPIs são específicos para cada atividade?
- O funcionário está usando o [insira aqui o EPI] corretamente?
- O EPI foi higienizado após o uso?
3. Ferramentas e equipamentos
- Existe um quadro de usuários autorizados a utilizar cada um dos equipamentos?
- O [insira aqui o equipamento] está em boas condições?
4. Içamento de cargas
- Os equipamentos envolvidos estão isentos de vazamentos?
- Área de içamento está isolada e sinalizada?
- Os acessórios foram inspecionados de acordo com as necessidades/cor do mês?
- Existe plano de movimentação de cargas?
- A equipe capacitada para a atividade está no local?
5. Trabalho em altura
- As ferramentas estão presas de maneira adequada?
- Os andaimes não possuem aberturas no piso?
- Os andaimes possuem placa de identificação?
- A equipe está utilizando a jugular do capacete?
- A equipe está utilizando o cinto de segurança?
Se você quer ver outros exemplos, temos modelos de checklists de diversas áreas prontos para uso. Clique aqui e baixe gratuitamente!
Como criar um bom checklist: passo a passo
Um bom checklist é um checklist completo. Para construir o melhor modelo, é importante ir a fundo em todas as áreas e processos da empresa para, então, detalhar sua lista de verificação, questionário ou formulário.
Para facilitar esse processo, criamos um passo a passo para que você não deixe nada para trás. Confira:
1. Mapeie seus processos
Comece mapeando os processos que fazem parte do trabalho de cada área da empresa. Para isso, vá a fundo na operação, envolva todos os colaboradores e, então, crie um registro de cada passo do processo. Você pode fazer isso por escrito ou através de um fluxograma ou diagrama, por exemplo.
2. Defina o processo que será analisado
A criação de checklists não é algo simples, por isso, foque em um processo de cada vez. Defina qual será o foco no momento e concentre-se nele.
3. Deste processo, determine quais tarefas precisam de checklist
No mapeamento, você entendeu as tarefas fazem parte de cada processo. Agora, determine e separe quais tarefas precisam de um checklist para sua checagem.
4. Estabeleça quais itens devem ser verificados em cada tarefa
Agora, você deve ir mais a fundo e olhar detalhadamente as tarefas determinadas no passo anterior. Quais passos e itens devem ser checados dentro de cada tarefa? Essa será uma das partes mais importantes, pois definirá os campos do checklist.
5. Escolha um formato para aplicação do checklist
Com os itens definidos, você tem a estrutura do checklist. Agora basta definir o melhor formato: papel, planilha ou sistema? O Checklist será aplicado de forma diária, semanal ou mensal?
Como fazer um checklist usando o Checklist Fácil?
Uma das vantagens do Checklist Fácil é que ele permite realizar auditorias e inspeções através da web ou aplicativo de celular. E mais: na hora da aplicação, não é necessário contar com acesso à internet, bastando realizar a sincronização depois.
Mas vamos por partes, para que você consiga entender de fato como fazer um checklist.
Para criar um novo checklist, é possível fazer isso do zero ou então utilizar as sugestões desenvolvidas para cada um dos principais segmentos.
Ao selecionar um dos segmentos, ainda assim é possível personalizar de acordo com as necessidades do negócio. Ou seja: não significa que terá que utilizar apenas as perguntas indicadas.
Caso você selecione para criar um novo checklist, além de registrar as perguntas que devem ser respondidas, pode definir tipos de respostas, como avaliativas, texto e múltipla escolha, incluir localização, GPS, código de barra, anotações, imagens e assinaturas.
Confira outros diferenciais do Checklist Fácil para a criação de formulários:
Checklists personalizados com IA
Você sabia que, segundo estudos do MIT, o uso de inteligência artificial eleva a produtividade em cerca de 40%? Pensando nisso, o Checklist Fácil possui integração com o ChatGPT para facilitar a criação de novos questionários.
Para isso, basta acessar o sistema, selecionar a opção “Criar Checklist com Inteligência Artificial”, dar um título e indicar o tema do seu checklist, definir a quantidade de perguntas desejadas e pronto! Você terá um formulário completo em poucos segundos.
Formatos que se adequam à sua operação
Dentro do Checklist Fácil, você encontra modelos prontos para diversas aplicações. Você pode utilizá-los diretamente ou adaptar de acordo com suas necessidades. Além disso, as perguntas dos formulários têm diversos formatos: sim ou não, texto, data, número, etc.
LEIA MAIS | Conheça as opções de personalização de checklist do Checklist Fácil
Relação de obrigatoriedade
Na hora da aplicação, é possível determinar que, obrigatoriamente, outra ação seja efetuada. Vamos supor que o checklist é sobre a limpeza diária do estoque de um supermercado.
Caso a resposta seja negativa, ou seja, que ela não foi realizada, automaticamente pode requerer o preenchimento de um comentário justificando tal falha. Para, após, passar para a próxima questão.
Planos de ação
Seguindo o mesmo exemplo acima, a ferramenta também permite gerar um plano de ação para resolver a não conformidade detectada. Ou seja, se a limpeza não foi realizada, o que precisa ser feito em seguida para solucionar o problema?
Uma opção que o Checklist Fácil oferece é o plano de ação 5W2H, sigla em inglês composta por 7 perguntas principais:
- What? – o que será feito?
- Why? – por quê?
- Where? – onde?
- Who? – por quem?
- When? – quando?
- How? – como será feito?
- How Much? – quanto custará?
Com esses pontos devidamente descritos, é possível direcionar os próximos passos para que não ocorram mais inconformidades.
Alertas para o responsável da aplicação
É possível criar e personalizar alertas notificações por aplicativo ou e-mail. Isso pode ser feito em casos de não conformidades, mudanças de status, etc.
Vínculo entre etapas
Para garantir que sua operação esteja sempre conectada entre si, dentro do Checklist Fácil um checklist apenas pode ser iniciado quando o responsável finaliza o anterior. Além disso, recebe um alerta quando a etapa anterior foi encerrada. Isso garante que a cadência na aplicação e traz um controle mais efetivo dos processos.
Também há o módulo de Workflows. Com ele, você consegue criar uma cadência com até 10 checklists. Garantindo, assim, que serão aplicados na sequência esperada.
Múltiplas assinaturas
Outra funcionalidade que torna o Checklist Fácil ainda mais seguro é a questão de múltiplas assinaturas. No caso, é possível estipular que a validação apenas será completa após a checagem de cada colaborador envolvido.
Com isso, evita-se finalizar checklists sem que todas as áreas responsáveis tenham ciência.
Quais erros evitar ao criar checklists?
Você já sabe o passo a passo ideal para criar um checklist e conhece os principais tipos. Mas também é interessante saber quais erros não cometer durante o desenvolvimento e aplicação do checklist. Afinal, esses erros podem tornar suas checagens incorretas, confusas ou desorganizadas. Confira abaixo:
- Não ser específico o suficiente. É preciso assertividade na criação dos itens para que a aplicação seja efetiva de fato;
- Não priorizar adequadamente, perdendo tempo com perguntas que não são estratégicas para sua checagem;
- Não revisar e atualizar regularmente, afinal, o dia a dia dos negócios é muito dinâmico e as necessidades podem mudar;
- Não incluir pontos de verificação críticos. No Checklist Fácil, inclusive, os pontos críticos podem ser marcados como obrigatórios dentro do formulário;
- Não envolver quem irá usar o checklist, tornando a aplicação mais suscetível a erros e dúvidas;
- Não instruir como o checklist deverá ser aplicado. O que é claro para você, pode não ser para outro colaborador. Por isso, invista em um treinamento detalhado sobre o checklist;
- Não avaliar os resultados. Os dados trazem informações valiosas para melhorar a operação, identificar pontos de melhoria e, claro, ajudar no crescimento do negócio.
Conheça o Checklist Fácil, software para checklist online líder do mercado
Agora que você já sabe o que é e como criar um checklist, que tal contar com a melhor ferramenta para colocar tudo em prática?
O Checklist Fácil é o software líder em checklists digitais da América Latina, garantindo qualidade, segurança e eficiência operacional para mais de 1.500 empresas.
Com mais de 150 funcionalidades, o software pode ser acessado pelo computador e também através do aplicativo, usando celulares ou tablets. Além disso, é possível utilizar em áreas sem internet e sincronizar os dados posteriormente, quando houver conexão.
A solução atende qualquer segmento e setor que precisa organizar processos e automatizar fluxos. Vamos fazer isso juntos? Solicite uma demonstração gratuita para conhecer o Checklist Fácil de perto!
