Conheça as opções de personalização de checklist do Checklist Fácil

A personalização de checklist otimiza a gestão de negócios, dando mais agilidade aos processos de checagem. Então, confira algumas funcionalidades e entenda como o Checklist Fácil pode te ajudar!

Tempo de leitura: 7 minutos
Personalização de Checklist com o Checklist Fácil

A rotina de trabalho de quem é responsável por fazer auditorias nas empresas pode ser bastante cansativa, pois são inúmeros os itens que podem ser auditados. Por este motivo, contar com o apoio de um software que permite a personalização de checklist é tão importante.

A lista de itens a serem avaliados vai desde equipamentos, ambientes, pessoas, máquinas e por vezes até mesmo os veículos devem passar por inspeções. Isso tudo é feito com o objetivo de garantir que todos sigam os padrões de segurança.

Por se tratar de uma ação tão importante dentro das empresas é que você deve buscar uma solução confiável, que permita a personalização de checklists. Com isso, sua empresa pode ganhar mais eficiência operacional, mais agilidade nos processos e melhorar seus resultados. Então, que tal conhecer a funcionalidade de personalização de checklist, presente na plataforma Checklist Fácil? Vamos lá!

Qual a importância de poder fazer a personalização de checklist?

A aplicação de checklists tem a mais variada utilidade no dia a dia das empresas. Essa ferramenta de auditoria de informações e conformidades serve para, por exemplo:

  • Verificação de data de validade de produtos ou equipamentos;
  • Conferência e controle de estoque;
  • Aplicação de pesquisas de satisfação;
  • Análise a troca de pneus ou manutenções nas vistorias veiculares;
  • Gestão de frotas;
  • Conferência sobre a utilização correta de equipamentos de segurança;
  • Aplicação de checklist nos EPIs;
  • Controle de treinamentos da equipe;
  • E muito mais.

Logo, por ter uma enorme diversidade em relação à sua aplicação, também é necessário que haja flexibilidade nos tipos de resposta.

Perceba que, para os exemplos citados acima, existem respostas de tipos diferentes. Para algumas é necessária uma resposta do tipo numérica, como datas de vencimento ou números fechados. Para outras perguntas, basta um “sim” ou “não”. Por fim, existem aquelas que necessitam de texto ou imagem para comprovação de um determinado fato.

Por isso, é fundamental que a ferramenta utilizada para aplicação das vistorias permita que seja feita a personalização do checklist, pois essa coleta de dados em diferentes formatos é de extrema importância para a posterior análise dos resultados e para ter respostas mais fidedignas.

Com a solução adequada para personalizar os checklists da sua empresa, os auditores ganham mais autonomia e rapidez, o que aumenta a produtividade da empresa e melhora a confiabilidade das informações coletadas nessas análises.

Ao implementar um software como o Checklist Fácil, você pode configurar qual tipo de resposta deseja para os mais variados tipos de perguntas. Essa capacidade de personalização vai facilitar em vários momentos:

  • Na hora de criar o checklist, pois nesse momento o responsável já determina o que se espera como resposta;
  • Durante a aplicação do checklist, já que permite preencher as informações necessárias através do app mobile e reduz possíveis erros ao limitar o formato de respostas;
  • Posteriormente, durante as análises, quando todos os dados são compilados e agrupados de forma correta para gerar relatórios em tempo real.

Como a Checklist Fácil pode ajudar sua empresa na personalização de checklists?

Agora que você já entendeu a importância de poder personalizar seus checklists para ter auditorias mais completas e dados verídicos, que tal conhecer um pouco da Checklist Fácil e das possibilidades que a nossa ferramenta oferece?

A seguir, vamos mostrar alguns tipos de personalização de checklist disponíveis que são bem importantes para qualquer negócio. São eles:

  • Respostas avaliativas;
  • Campo de texto;
  • Respostas personalizadas;
  • Localização do GPS;
  • Código de barras;
  • Dica do item;
  • Comentário;
  • Inserir mídias;
  • Configuração do plano de ação do item e da área;
  • Dependência de item.

Confira agora como cada uma delas funciona e como essas personalizações podem ajudar sua empresa!

Respostas avaliativas

Para perguntas que precisam de uma resposta avaliativa, esse é o campo que você precisa selecionar. Nele, como é possível ver na imagem abaixo, é possível escolher entre 3 tipos diferentes de resposta. 

São eles:

  • 2 carinhas: Ideal para questões que avaliam a adequação ou conformidade de determinado processo. Exemplo: conforme ou não conforme;
  • 3 carinhas: Essa opção é ideal para aqueles itens que avaliam grau de qualidade, pois ela oferece três níveis de resposta. Exemplo: bom, médio ou ruim;
  • Não/Sim: Também é indicado para itens que avaliam se determinado processo está sendo, ou não, executado conforme deveria.

Além disso, para cada resposta, também é possível aplicar os seguintes campos:

  • Destaque: Representa que o item foi além do esperado e superou as expectativas.
  • Não se Aplica (N/A): Serve para aqueles itens que não serão avaliados, pois indica uma resposta “nula” que não somará pontos negativos ou positivos no resultado final do seu questionário.

Essa é uma das opções mais utilizadas para personalização de checklist dentro da nossa plataforma.

Campos especiais de texto, data, cadastro, número, lista de seleção

Já quando o responsável estiver fazendo a personalização de um checklist e necessitar de outros tipos de respostas mais específicas, como a descrição de um ambiente, um CEP, a placa de um veículo, uma data ou uma localização de GPS, por exemplo, é possível adequar essas respostas também no software da Checklist Fácil.

O sistema disponibiliza as seguintes opções de resposta:

  • Texto: Possibilita que o item seja respondido em um campo de texto curto, ou texto longo;
  • Data: Indicado apenas para coleta de data ou hora, sendo possível definir o formato de entrada. (Ex.: dd-mm-aaaa ou mm-aaaa / 12h ou 24h);
  • Cadastro: Utilizado para formulários que coletam dados cadastrais com padrões variados, como Estado/Cidade, CEP, Telefone, CPF, CNPJ etc;
  • Numérico: Permite definir o formato em que o valor será formatado, desde quantidade, valor decimal, temperatura, até monetário com possibilidade de ajustar a moeda;
  • Lista de seleção: Ideal para itens que necessitam de listas personalizadas como opções de resposta, tanto para seleção única como para múltipla seleção;
  • Especial: GPS, código de barras, QR Code, Período de competência ou produto.

Dica do item

Pensando em uma melhor comunicação entre as equipes, uma vez que nem sempre o criador do questionário é quem vai aplicá-lo, disponibilizamos o campo “dica do item”.

Essa opção de personalização do checklist serve para que o criador do questionário deixe orientações específicas sobre determinada pergunta.

Aqui ele pode incluir qualquer informação que seja crucial para orientar o auditor, seja esclarecendo a pergunta, seja indicando alguma questão técnica ou possivelmente dando uma orientação mais clara de como avaliar determinado item.

Por exemplo, em uma pergunta que avalia qual o estado da bateria de um carro, a dica poderia ser:

  • Utilizar uma lanterna para ver a luz verde que sinaliza a saúde da bateria;
  • Se o modelo da bateria não tiver o sinalizador de saúde, utilizar um leitor de multímetro. Por padrão, uma bateria em boas condições deve mostrar algo entre 12.3V e 12.8V;
  • Avaliar a bateria com o veículo em repouso.

Esse é um exemplo prático de como a personalização do checklist com a “Dica do item” pode ser fundamental para a execução bem sucedida de uma auditoria.

Comentário no Item

Nem sempre a avaliação de um determinado item como “conforme” ou “não conforme” será o suficiente. Por isso, essa opção de personalização de checklist permite habilitar ou desabilitar um botão de comentário dentro de cada item.

Com essa funcionalidade, o auditor pode acrescentar alguma informação por escrito em determinado idem avaliado, se achar pertinente.

Inserir Mídias

Essa é provavelmente uma das opções mais importantes na personalização de um checklist. Com o Checklist Fácil é possível habilitar ou desabilitar o botão de captura de mídia em cada item.

Hoje o sistema possibilita a inserção de fotos, vídeos e até mesmo áudios nas respostas dos itens.

A inserção dessas evidências em diferentes formatos serve para comprovar informações e validar as respostas dadas, tornando a auditoria mais verossímil.

Por fim, para obter ainda mais segurança nos dados coletados durante a auditoria, também é possível que o responsável bloqueie a galeria de fotos do celular ou tablet. Dessa forma o auditor não consegue acessar suas fotos antigas e anexar uma foto desatualizada, que não seja condizente com a realidade do local ou do item em questão.

Dependência de item

Essa opção de personalização do checklist habilita a configuração que permite criar relações de dependência entre itens, dentro de determinada auditoria. Ou seja, um item com dependências tem o poder de desencadear a exibição de outros itens, de acordo com a resposta que receber.

Conforme mostra a imagem abaixo, ao acessar as configurações de um item do tipo avaliativo ou lista de opções, na aba Dependências, podemos informar qual resposta desencadeará a exibição de determinado item.

Além disso, também é possível configurar mais de uma dependência por item! Para isso, basta clicar no símbolo de “+” que aparece do lado direito dessa mesma aba de “Dependências”.

A personalização do checklist com este tipo de configuração permite elaborar auditorias mais complexas, uma vez que cria parâmetros que reorganizam as perguntas ao longo do checklist conforme as respostas inseridas no mesmo.

Conheça o software líder na América Latina

A Checklist Fácil surgiu com o objetivo de otimizar a execução das auditorias da sua empresa. Para isso, criamos um software com uma metodologia própria, que pode ser utilizado para os mais diversos tipos de checagens e dá mais autonomia e rapidez para os auditores.

A ferramenta tem mais de 150 funcionalidades diferentes para personalização de checklist e é usada por empresas dos mais variados segmentos, na auditoria das suas atividades. 

Ela oferece dashboards personalizados, possibilita a gestão de agendamentos e rankings entre unidades, fluxos de aprovação, relatórios de reincidência e muito mais. Tudo isso com uma interface intuitiva para Android e iOS, além da disponibilidade de uso em desktop.

Hoje são mais de 10 milhões de checklists aplicados em 14 países! 

Confira algumas das empresas que confiam em nosso trabalho:

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Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Especialista em marketing estratégico e comunicação em mídias digitais, sou fã de viagens, aventuras, culturas diferentes, além de ler e escrever!
Lilian Sulzbacher
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