Processos organizacionais: tudo que precisa saber + passo a passo para implementar

Os processos organizacionais são indispensáveis em empresas que desejam melhorar seus resultados. Entenda o que são, os principais tipos, a importância e como implementá-los agora mesmo.

Tempo de leitura: 8 minutos
Gestores reunidos para debater os processos organizacionais

Conhecer e gerenciar os processos organizacionais é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Podemos afirmar isso para você por conta do contexto do mercado, em que a competição está cada vez mais acirrada.

Para manter um bom nível de competitividade e garantir a sobrevivência e sucesso da sua empresa, é preciso investir no controle de qualidade dos processos internos. Também devemos buscar o melhor desempenho nas variáveis ​​envolvidas no negócio

Mas afinal, qual é a melhor maneira de gerenciar tudo isso? Existem metodologias para lidar com os processos organizacionais? E mais: quais as vantagens de utilizá-las? São essas respostas que você vai encontrar a partir de agora!

O que são processos organizacionais?

Os processos organizacionais podem ser definidos como conjuntos de tarefas e atividades que, quando executadas de maneira integrada, transformam entradas em saídas. Dentro das organizações, essas entradas e saídas podem ser descritas de formas variadas, envolvendo materiais, informações e pessoas.

Exemplos comuns de processos incluem desenvolvimento de novos produtos, gestão de pedidos e atendimento ao cliente. O problema é que muitas organizações ainda são hierárquicas, sofrendo com:

  • Departamentos isolados;
  • Coordenação deficiente nas atividades realizadas;
  • Comunicação limitada entre áreas e gestão.

Com frequência, o trabalho é fragmentado e os gerentes têm dificuldade em fazer as coisas evoluírem. É para mudar esse cenário que os processos organizacionais existem

Diante da competitividade do mercado e da necessidade de economizar tempo, cortar custos e aumentar a produtividade, esse sistema hierárquico está sendo substituído por uma metodologia integrada.

Um processo de organização interna, implementado corretamente, deve trazer bons resultados. Exemplo disso é um ambiente de trabalho onde todos os membros da equipe estejam cientes de suas responsabilidades.

Porém, se o processo da organização não for bem conduzido, os resultados podem gerar confusão, frustração, perda de eficiência e eficácia limitada. Por isso, vamos identificar os principais tipos de processos e as metodologias mais conhecidas para gerar melhores resultados.

Principais tipos de processos organizacionais

As organizações devem realizar seu trabalho por meio de cadeias interligadas de atividades. Nesse caso, elas devem abranger departamentos e grupos com responsabilidades complementares.

A criação dessas cadeias de trabalho são chamadas de processos e podem ser agrupadas em três categorias: primário, de apoio e gerencial.

Cada uma cumpre com um papel diferente. Mas, juntas, complementam a estrutura dos processos organizacionais. Veja os detalhes e as diferenças entre elas:

Primário

Os processos primários são aqueles que criam, produzem e entregam produtos e serviços que os clientes desejam. Esses clientes podem ser representados tanto pelos consumidores finais como por uma outra área da empresa.

As diferentes atividades desse tipo de processo operacional compartilham várias características entre si. Elas sempre envolvem sequências de atividades interdependentes que, juntas, transformam entradas em saídas.

Todos eles, do tipo primário, têm começo e fim, com limites que podem ser definidos com precisão. E sim: sempre têm clientes no meio, que podem ser internos ou externos à organização.

Os principais exemplos desse tipo são:

  • Desenvolvimento de novos produtos;
  • Cada etapa de fabricação;
  • Logística e distribuição.

De apoio

Os processos de apoio são aqueles que não produzem os resultados finais que os clientes desejam. Mas, ainda assim, são necessários para o funcionamento do negócio como um todo. Por isso, são conhecidos como processos de suporte ou secundários.

Que tal um exemplo? Podemos destacar o uso das ferramentas e sistemas administrativos. Eles por si só não cumprem com uma entrega final. Entretanto, geram informações e planos que os grupos internos usam nos processos primários. 

Logo, esses tipos de processos estão diretamente ligados com os que vimos no tópico anterior.

Gerenciais

A abordagem dos processos organizacionais é provavelmente mais familiar para os gerentes. Uma vez que estão fortemente ligados aos princípios da melhoria contínua, qualidade e reengenharia.

Assim, os processos organizacionais do tipo gerencial focam na necessidade de redesenhar os procedimentos para:

  • Melhorar a qualidade;
  • Cortar custos;
  • Reduzir os tempos de ciclo das atividades;
  • Aprimorar o desempenho operacional.

Para eliminar as ineficiências dos processos práticos, essa modalidade sugere que os que estiverem em execução (tanto os primários como os de apoio) sejam revistos e redesenhados. Inserindo, assim, o conceito de gestão de processo no dia a dia.

Tudo isso é feito com o uso de ferramentas, como mapeamento de processos e modelagem de dados. Elas usam regras comuns para identificar oportunidades de melhoria.

O que são ativos de processos organizacionais? 

Existem diferentes ativos dentro da estrutura interna de processos, independentemente do tipo. Eles são as variáveis fundamentais de cada etapa organizacional.

Em resumo, esse trabalho envolve ativos como:

  • Insumos e materiais em geral;
  • Informação e conhecimento interno;
  • Funcionários;
  • Fornecedores;
  • Máquinas e equipamentos;
  • Política interna;
  • Regras e procedimentos.

Percebe como eles se complementam? Em cada atividade, pelo menos um desses ativos está envolvido e deve ser o ponto de atenção. Assim, desenvolver cada um deles é a chave para ter sucesso nos processos organizacionais.

Ao agregar valor a essas variáveis ​​e trabalhar sobre elas, obtemos como resultado final o produto ou serviço oferecido pelas empresas.

Como investir na melhoria de processos organizacionais?

Conhecer os diferentes tipos e ativos envolvidos nos processos organizacionais é um passo importante para chegar à próxima etapa: melhorar sua estrutura de processos.

Para fazer isso, na prática, é preciso investir da maneira correta nas técnicas e metodologias de melhoria. Conheça, a seguir, 3 métodos eficientes para você aplicar:

1. PDCA

O ciclo PDCA (sigla para Plan-Do-Check-Act) é uma ferramenta muito poderosa para conduzir sua organização em direção à melhoria contínua. Quando aplicado corretamente, este ciclo de 4 etapas pode resultar no aumento da produtividade geral da empresa.

  • Plan (plano): Esta é a fase em que você deve determinar os objetivos exatos da organização e quais resultados você espera alcançar;
  • Do (fazer): Agora é hora de colocar esses planos em ação;
  • Check (verificar): É fundamental que os resultados do ciclo PDCA sejam verificados de acordo com as expectativas iniciais do plano;
  • Act (ato): Esta é a etapa para fazer as mudanças necessárias em toda a organização, de acordo com o que foi realizado no ciclo PDCA. Por isso, é muito importante coletar o máximo de dados possível durante a fase de execução. Bem como realizar uma análise completa na fase de verificação

Usar essa metodologia é uma forma rápida e garantida de que você estará sempre buscando melhorias. Ela é flexível e pode ser facilmente adaptada a vários ambientes de trabalho. Mas lembre-se: ela depende muito do uso adequado dos dados e da capacidade de ver o panorama geral da organização. 

Contanto que você tenha certeza de obter informações suficientes dos objetivos, verá ótimos resultados com a implementação do PDCA. 

Que tal começar a usá-lo, na prática? Então veja como implantar a melhoria contínua com o ciclo PDCA.

2. 5W2H

O plano de ação 5W2H é uma ferramenta para simplificar o planejamento de atividades. Ele pode ser utilizado em vários contextos de gestão empresarial. Porém, principalmente na hora de transformar os resultados de um planejamento estratégico em ação ou na gestão de projetos.

As organizações que usam o 5W2H sabem que precisam dividir cada objetivo em planos de ação. E eles precisam seguir uma lista de etapas e boas práticas.

Quando um plano de ação falha, geralmente é porque não foi determinado um prazo, um responsável ou algum dos outros elementos da metodologia. Os 5 “W” e 2 “H” foram criados justamente para evitar essas falhas:

5W

  • What? – O que será feito?
  • Why? – Por que será feito?
  • Where? – Onde será feito?
  • Who? – Por quem será feito?
  • When? – Quando será feito?

2H

  • How? – Como será feito?
  • How Much? – Quanto custará? 

Para conhecer todos os detalhes sobre a metodologia, acesse o conteúdo completo: Tudo o que você precisa saber sobre plano de ação 5W2H + planilha.

3. Fluxograma

Uma metodologia mais simples, porém igualmente eficaz para os processos organizacionais, é o uso dos Fluxogramas. Eles ajudam a criar uma sequência visual de atividades que precisam ser cumpridas.

Com isso claro para todos os envolvidos, o processo passa a ficar mais eficiente, eliminando várias barreiras e pontos de verificação. Fica mais fácil encontrar, também, oportunidades para reduzir o tempo de espera entre uma tarefa e outra. Agrupando tarefas e responsabilidades relacionadas.

Nesse ponto, os líderes dos processos primários ficam a cargo de traduzir o fluxograma em ações práticas. Enquanto os responsáveis pelos processos gerenciais realizam a criação e validação da ferramenta.

Como fazer o mapeamento de processos?

Entendemos que sim, existem metodologias consolidadas no mercado para gerar melhorias nos processos organizacionais. Mas qual o passo seguinte para traduzir tudo isso em ações práticas?

Preparamos uma lista com 5 etapas simples que você deve seguir dentro da sua organização:

1. Revise planos e objetivos

Objetivos são as atividades que devem ser concluídas para atingir as metas. Enquanto isso, são os planos que moldam as outras atividades necessárias para atingir esses objetivos.

Aqui, os gestores devem examinar os planos iniciais e continuar a fazer ajustes à medida que eles mudam e que novas metas são desenvolvidas.    

2. Determine as atividades de trabalho necessárias para cumprir os objetivos

Embora essa tarefa possa parecer simples para alguns líderes, requer cautela. Mas e como fazer? Comece convocando os profissionais envolvidos, pois isso também ajuda a determinar uma lista de atividades.

Os times, então, listam e analisam todas as tarefas que precisam ser realizadas para atingir as metas organizacionais. O ideal é que isso seja realizado em consenso. Pois aumenta o engajamento de todos.

3. Classifique e agrupe as atividades de trabalho necessárias em unidades

Um gestor pode agrupar atividades com base em diferentes tipos ou modelos de departamentalização. Pode, ainda, ser de forma geográfica, de acordo com o espaço de trabalho. 

Há, também, o agrupamento por produto, caso diferentes times lidem com o mesmo, ou por diferentes tipos de clientes.

4. Atribua as atividades

O passo seguinte consiste em atribuir as atividades de trabalho a indivíduos específicos. Além disso, daremos a cada um deles a autoridade para tomar decisões no momento de realizar suas tarefas.

5. Projete uma hierarquia de relacionamentos

O gestor de cada projeto deve determinar as regras para tomada de decisão. Informando como será feita a comunicação com a coordenação da organização como um todo. 

Usando um organograma, fica mais fácil traçar uma hierarquia de etapas e funções, deixando tudo mais claro para cada colaborador.

Importância de ter controle e padronização dos processos no dia a dia

O passo a passo que vimos acima tem como foco principal criar um padrão nos processos organizacionais. Com uma estrutura padronizada, é mais fácil manter o controle e encontrar os pontos de ajuste na operação.

Mas a sua importância não para por aí. Vamos conhecer mais 3 benefícios de realizar o controle dos processos, na prática:

1. Integração multifuncional dos processos

Muitos aspectos das organizações modernas tornam a integração difícil. Incluindo a complexidade de cada área, as subunidades, funções diferenciadas, relacionamentos informais, tamanho dos times ou distância física.

É por isso que a integração é um dos benefícios mais relevantes nessa estrutura dos processos organizacionais. Muitas vezes, ela é melhorada pelo simples reconhecimento dos procedimentos que existem hoje e a relação deles com as áreas da empresa.

Traçar fluxos de trabalho horizontais, por exemplo, é uma maneira de lembrar os funcionários que as atividades de departamentos e unidades diferentes são interdependentes. Isso é verdade mesmo que os organogramas, com suas linhas verticais de autoridade, sugiram o contrário.

2. Otimiza o fluxo de trabalho

Na gestão integrada dos processos organizacionais, as relações são mais dinâmicas. O trabalho em equipe é valorizado e os funcionários, consequentemente, são mais versáteis – ao invés de especializados em apenas uma atividade.

Essa visão completa da estrutura organizacional contribui para a otimização do fluxo de trabalho. Afinal, cada indivíduo passa a ter um direcionamento preciso.

3. Foco no cliente final

Além disso, quando as metodologias de melhoria dos processos organizacionais são implantadas, há uma mudança substancial no foco da empresa. Ela passa a priorizar mais o cliente – e não só sua entrega final.

A visão da empresa fica mais ampla. Ou seja, abrangendo mais do que o produto ou serviço, mas como são feitos e como melhorar os processos de negócio.

Com isso, a organização pode oferecer ao cliente um produto ou serviço com mais valor agregado e benefícios, de forma rápida e econômica.

Conte com uma ferramenta prática para estabelecer os processos organizacionais

Por fim, como traduzir tudo que vimos até aqui em processos práticos? Isso pode ser feito por meio da tecnologia. Uma ferramenta útil são os softwares de checklist.

Com eles, cada metodologia que vimos aqui é mais simples de ser utilizada, além de facilitar o fluxograma de trabalho. Funciona assim:

  • Logo após a conclusão de uma etapa, registramos as informações;
  • Isso permite que o gestor audite e fiscalize todos os colaboradores com muito mais facilidade. Podendo,inclusive, enviar lembretes quando uma tarefa estiver atrasada.

Usar essa solução é uma forma da empresa estar sempre preparada para os desafios de um mercado cada vez mais competitivo. Hoje em dia, há muitas ferramentas digitais que auxiliam bastante nessa estratégia. Portanto, não há desculpa para adiar essa ação!

E que tal fazer como a C&A, Habib’s, Natura, Ambev e várias outras empresas que já realizam seus processos organizacionais através do checklist eletrônico? Então conheça todos os detalhes agendando uma demonstração da solução Checklist Fácil!

Convidados especiais fazem parte do nosso blog. Especialistas incríveis que podem contribuir com conteúdo de qualidade para os leitores.
Autor convidado

Posts Relacionados

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *