Conhecer e gerenciar os processos organizacionais é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Isso porque só assim é possível obter o pleno controle dos resultados e se manter como uma marca competitiva no mercado.
Porém, para garantir um bom nível de competitividade é preciso investir no controle de qualidade dos processos internos. Também devemos buscar o melhor desempenho nas variáveis envolvidas no negócio.
Porém, vale destacar que não é tão fácil assim aplicar mudanças e atualizações em um negócio. Por isso, você vai entender melhor sobre os processos organizacionais e como você pode otimizá-los.
Neste artigo você encontrará:
O que são processos organizacionais?
Basicamente, processos organizacionais podem ser definidos como uma série de tarefas e atividades que são organizadas e executadas de maneira pré-definida.
Em outras palavras, uma empresa que possui processos organizacionais trabalha baseada em uma cadeia de demandas, separando cada etapa do trabalho em partes e momentos diversos, até chegar em um resultado comum.
Digamos que você trabalhe em uma fábrica de alimentos. O processo para iniciar a fabricação, desenvolver, concluir, conferir a qualidade e finalizar o produto será distribuído em partes, através de um processo organizacional.
Exemplos comuns de processos incluem desenvolvimento de novos produtos, gestão de pedidos e atendimento ao cliente.
Todavia, o problema é que muitas organizações ainda são hierárquicas. Sofrendo, assim, com departamentos isolados, coordenação deficiente nas atividades realizadas e comunicação limitada entre áreas e gestão.
Ou seja, os processos organizacionais acabam sendo negligenciados e, muitas vezes, atropelados na rotina de trabalho. Dificultando o controle da gestão.
Por esse motivo, os gerentes acabam tendo dificuldade em fazer as coisas evoluírem. E é justamente para mudar esse cenário que os processos organizacionais existem.
Diante da competitividade do mercado e da necessidade de economizar tempo, cortar custos e aumentar a produtividade, é hora de ter uma metodologia mais integrada.
Porém, caso essa atualização no formato de trabalho não seja bem conduzida, pode gerar confusão, frustração, perda de eficiência e eficácia limitada.
Por isso, vamos identificar os principais tipos de processos e as metodologias para gerar melhores resultados na sua empresa.
Conheça os tipos de processos organizacionais
Primeiramente, é importante compreender que os processos organizacionais são essenciais para a otimização do trabalho, contribuindo para melhorar o funcionamento do negócio.
Na prática, isso funciona de forma simples. Em resumo, temos o início com alguma demanda mais generalista, partindo para o desenvolvimento dos serviços mais essenciais e finalizando com a gestão de qualidade. Uma cadeia de processos bem definida!
Entretanto, para que os processos organizacionais se tornem algo prático, antes é necessário conhecer seus tipos, identificar qual se encaixa melhor na rotina e no tipo de empresa, e trabalhar essa mudança no negócio.
A criação de cadeias de trabalho são chamadas de processos e podem ser agrupadas em três categorias: primário, de apoio e gerencial.
Cada uma cumpre com um papel diferente. Mas, juntas, complementam a estrutura dos processos organizacionais. Entenda agora os detalhes e as diferenças entre elas:
Processos Organizacionais Primários
Também conhecido como finalístico, esse processo diz respeito aos sistemas que geram receita, aqueles que são diretamente ligados ao serviço ou produto que a empresa oferece ao público.
Por exemplo, na produção de fábricas como exemplificamos no primeiro tópico do artigo.
De forma geral, a ideia dos processos organizacionais primários é buscar excelência nessas entregas realizadas aos clientes.
As diferentes atividades que o compõem compartilham várias características entre si. Elas sempre envolvem sequências de atividades interdependentes que, juntas, transformam entradas em saídas.
Todos os do tipo primário têm começo e fim, com limites que podem ser definidos com precisão. E sim: sempre têm clientes no meio, que podem ser internos ou externos à organização.
Os principais exemplos desse tipo são desenvolvimento de novos produtos, etapa de fabricação, além da logística e distribuição.
Vale ressaltar que o primário depende dos demais processos para chegar em seu resultado final. Ou seja, não funciona de forma independente.
Processos Organizacionais de Apoio
Neste tipo de processo organizacional encontramos as ações necessárias que dão suporte aos serviços internos, refletindo diretamente nos produtos e/ou serviços finais externos, oferecidos aos clientes.
Por exemplo, as campanhas de marketing, a organização das tarefas, a gestão de pessoas e por aí vai!
Ou seja, os processos organizacionais de apoio estão diretamente ligados ao primário e são responsáveis por garantir a qualidade do funcionamento do negócio até chegar ao cliente final.
Processos Organizacionais Gerenciais
Por último, chegamos ao tipo de processo que é essencial para o funcionamento dos outros dois tipos apresentados anteriormente.
Como o próprio nome já diz, os processos organizacionais gerenciais estão relacionados à gestão do negócio e todas as ações correspondentes.
Na prática, estão fortemente ligados aos princípios da melhoria contínua, qualidade e reengenharia.
Assim, eles focam na necessidade de atualização e otimização da qualidade, redução de custos, de tempo e melhoria do desempenho operacional.
Para eliminar as ineficiências dos processos práticos, essa modalidade sugere que os que estiverem em execução (tanto os primários como os de apoio) sejam revistos e redesenhados. Inserindo, assim, o conceito de gestão de processo no dia a dia.
Tudo isso é feito com o uso de ferramentas, como mapeamento de processos e modelagem de dados. Elas usam regras comuns para identificar oportunidades de melhoria.
Como fazer o mapeamento de processos?
Atualmente, existem diversas metodologias bem conhecidas no mercado e que garantem processos organizacionais claros, bem definidos e ágeis. Mas, como gestor, você deve pensar sempre através dos olhos da sua empresa.
Em outras palavras, é necessário buscar soluções personalizadas, conforme as necessidades e objetivos específicos do negócio.
Mas qual o passo seguinte para traduzir tudo isso em ações práticas?
Preparamos uma lista com 5 etapas simples que você deve seguir dentro da sua organização:
1. Revise planos e objetivos
Inicialmente, o primeiro passo a ser dado com essa mudança no formato de trabalho do negócio é a definição ou atualização dos planos e objetivos.
Assim como explicamos no item anterior, é necessário entender onde você está e aonde/como quer chegar.
Ou seja, quais são as metas? Como você poderá atingi-las? Quais são as principais necessidades agora?
Dessa forma, os planos moldam os processos conforme for necessário. Além disso, é possível fazer ajustes à medida que eles mudam e que novas metas são desenvolvidas.
2. Defina uma rotina
Em seguida, é importante definir uma rotina de atividades e tarefas que levem o seu negócio até o destino final. Trata-se de foco para alcançar os objetivos.
Embora essa tarefa possa parecer simples para alguns líderes, requer cautela. Sendo assim, comece convocando os profissionais envolvidos no projeto, pois isso também ajuda a determinar uma lista de atividades.
Os times, então, listam e analisam todas as tarefas que precisam ser realizadas para atingir as metas organizacionais.
Dessa forma, seus processos organizacionais já começam a tomar forma.
3. Invista em organização
É hora de realizar o agrupamento de atividades e equipes para manter o controle e qualidade dos processos organizacionais.
Para isso, uma dica é utilizar um checklists onde você possa organizar as tarefas por prioridade, equipes ou tipos.
Assim, você terá todas as informações e demandas integradas sob controle para uma gestão mais eficiente e segura.
4. Atribua as atividades
O passo seguinte consiste em atribuir as atividades de trabalho a indivíduos específicos. Além disso, daremos a cada um deles a autoridade para tomar decisões no momento de realizar suas tarefas.
É essencial que um bom gestor entenda a importância de confiar na própria equipe. Foque na gestão dos serviços como um todo!
5. Projete um funcionamento hierárquico
O gestor de cada projeto deve determinar as regras para tomada de decisão. Informando como será feita a comunicação com a coordenação da organização como um todo.
Usando um organograma, fica mais fácil traçar uma hierarquia de etapas e funções, deixando tudo mais claro para cada colaborador.
Através do funcionamento hierárquico é possível manter um estilo de trabalho em etapas e passando por pontos importantes para análise e tomada de decisões.
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Encontre uma ferramenta para os processos organizacionais
Por fim, como traduzir tudo que vimos até aqui em processos práticos? Isso pode ser feito por meio da tecnologia. Uma ferramenta útil são os softwares de checklist e gestão.
Atualmente, investir na digitalização de processos e na empresa como um todo é inevitável para manter-se competitivo no mercado.
Através da digitalização, fica mais simples utilizar as metodologias, além de facilitar o fluxograma de trabalho e seu controle. Funciona assim:
- As informações de cada etapa de trabalho são registradas;
- Isso permite que o gestor audite e fiscalize todos os colaboradores com muito mais facilidade. Podendo, inclusive, enviar lembretes quando uma tarefa estiver atrasada;
- Todas as equipes e demandas funcionam de forma integrada com uma visão geral, como se você tivesse a empresa na palma da mão.
Usar essa solução é uma forma da empresa estar sempre preparada para os desafios de um mercado cada vez mais competitivo. Hoje em dia, as ferramentas digitais são facilitadoras dessa estratégia. Portanto, não há desculpa para adiar essa ação!
Além disso, é possível promover a integração com sistemas importantes como Power BI, classificar e analisar dados, fluxos de aprovação e planos de ação e muito mais!
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Utilizar softwares modernos levará seu negócio para um outro nível, com gestão mais eficiente, melhoria contínua, controle de qualidade e otimização dos processos
Como investir na melhoria de processos organizacionais?
Agora que você já viu tudo sobre os processos organizacionais, é hora de falarmos da prática dentro do seu negócio.
Conhecer os diferentes tipos e ativos envolvidos neles é um passo importante para chegar à próxima etapa: melhorar sua estrutura de processos.
Para isso, é preciso investir da maneira correta nas técnicas e metodologias de melhoria. Conheça, a seguir, 3 métodos eficientes para você aplicar:
1. PDCA
O ciclo PDCA (em português: planejar, executar, avaliar e ajustar) é uma ferramenta muito poderosa para conduzir sua organização em direção à melhoria contínua e uma das mais conhecidas no mercado.
Sendo assim, quando aplicado corretamente, este ciclo de 4 etapas pode resultar no aumento da produtividade geral da empresa.
- P (plano): Esta é a fase em que você deve determinar os objetivos exatos da organização e quais resultados você espera alcançar;
- D (executar): Agora é hora de colocar esses planos em prática;
- C (avaliar): É fundamental que os resultados do ciclo PDCA sejam verificados de acordo com as expectativas iniciais do plano;
- A (ajustar): Esta é a etapa para fazer as mudanças necessárias em toda a organização. Por isso, é muito importante coletar o máximo de dados possível durante a fase de execução e realizar uma análise completa na fase de verificação.
Usar essa metodologia é uma forma rápida e garantida de que você estará sempre buscando melhorias. Ela é flexível e pode ser facilmente adaptada a vários ambientes de trabalho.
Mas lembre-se: ela depende muito do uso adequado dos dados e da capacidade de ver o panorama geral da organização.
Contanto que você tenha certeza de obter informações suficientes dos objetivos, verá ótimos resultados com a implementação do PDCA.
- Que tal começar a usá-lo, na prática? Então veja como implantar a melhoria contínua com o ciclo PDCA!
2. 5W2H
O plano de ação 5W2H é uma ferramenta para simplificar o planejamento de atividades. Ele pode ser utilizado em vários contextos de gestão empresarial. Porém, principalmente na hora de transformar os resultados de um planejamento estratégico em ação ou na gestão de projetos.
As organizações que usam o 5W2H sabem que precisam dividir cada objetivo em planos de ação. E eles precisam seguir uma lista de etapas e boas práticas.
Quando um plano de ação falha, geralmente é porque não foi determinado um prazo, um responsável ou algum dos outros elementos da metodologia. Os 5 “W” e 2 “H” foram criados justamente para evitar essas falhas:
5W
- What? – O que será feito?
- Why? – Por que será feito?
- Where? – Onde será feito?
- Who? – Por quem será feito?
- When? – Quando será feito?
2H
- How? – Como será feito?
- How Much? – Quanto custará?
- Para conhecer todos os detalhes sobre a metodologia, acesse o conteúdo completo: Tudo o que você precisa saber sobre plano de ação 5W2H + planilha.
3. Fluxograma
Uma metodologia mais simples, porém igualmente eficaz para os processos organizacionais, é o uso dos Fluxogramas. Eles ajudam a criar uma sequência visual de atividades que precisam ser cumpridas.
Com isso claro para todos os envolvidos, o processo passa a ficar mais eficiente, eliminando várias barreiras e pontos de verificação, através do agrupamento de tarefas.
Nesse ponto, os líderes dos processos primários ficam a cargo de traduzir o fluxograma em ações práticas. Enquanto os responsáveis pelos processos gerenciais realizam a criação e validação da ferramenta.
- Veja nosso conteúdo completo sobre fluxograma de processos e aprenda a criar um!
Por que é importante padronizar e controlar os processos organizacionais no dia a dia?
Tudo que vimos ao longo desse artigo tem como foco principal criar um padrão nos processos organizacionais, mostrando que através de uma estrutura padronizada, é mais fácil manter o controle e encontrar os pontos de melhorias na operação.
Ou seja, se você quer manter a empresa competitiva com uma gestão de qualidade, os processos organizacionais devem ser prioridade!
Entretanto, sua importância é ainda mais complexa. Vamos conhecer mais 3 benefícios de realizar o controle dos processos, na prática:
1. Integração multifuncional dos processos
Muitos aspectos das organizações modernas tornam a integração difícil. Incluindo a complexidade de cada área, as subunidades, funções diferenciadas, relacionamentos informais, tamanho dos times ou distância física.
É por isso que a integração é um dos benefícios mais relevantes nessa estrutura dos processos organizacionais. Muitas vezes, ela é melhorada pelo simples reconhecimento dos procedimentos que existem hoje e a relação deles com as áreas da empresa.
Traçar fluxos de trabalho horizontais, por exemplo, é uma maneira de lembrar os funcionários que as atividades de departamentos e unidades diferentes são interdependentes.
2. Otimiza o trabalho
Nos processos organizacionais as relações são mais dinâmicas. O trabalho em equipe é valorizado e os funcionários, consequentemente, são mais versáteis – ao invés de especializados em apenas uma atividade.
Essa visão completa da estrutura organizacional contribui para a otimização do fluxo de trabalho. Ou seja, estamos falando em economia de tempo e melhoria de resultados.
3. Foco no cliente final
Por fim, quando as metodologias de melhoria dos processos organizacionais são implantadas, há uma mudança substancial no foco da empresa. Ela passa a priorizar mais o cliente – e não só sua entrega final.
A visão da empresa fica mais ampla. Ou seja, abrangendo mais do que o produto ou serviço, mas como são feitos e como melhorar os processos de negócio.
O foco na melhoria contínua é uma realidade nos processos gerenciais. Com isso, a organização pode oferecer ao cliente um produto ou serviço com mais valor agregado e benefícios, de forma rápida e econômica.
Em resumo, os processos organizacionais são indispensáveis para qualquer empresa que deseja estar presente no mercado nos próximos anos.
Além disso, com a economia de recursos e tempo, bem como a melhoria dos processos e, consequentemente dos resultados finais, os processos organizacionais provam seu valor.
Faça essa mudança essencial na sua empresa!
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