O controle de almoxarifado é uma tarefa essencial para qualquer empresa que queira manter uma gestão eficiente sobre sua documentação e itens de uso interno.
Engana-se, porém, quem acredita que essa organização é algo simples de fazer. Na verdade, a prática exige muita atenção aos detalhes de organização e, principalmente, na hora de escolher os melhores formatos e serviços para esse controle.
A partir de agora, você terá um artigo completo sobre controle almoxarifado e dicas práticas para implementá-lo de forma simplificada em sua empresa. Boa leitura!
Neste artigo você encontrará:
O que é controle de almoxarifado?
O controle de almoxarifado é uma parte essencial da logística empresarial. Sem ele, o histórico de dados da sua empresa pode ficar perdido.
Quando falamos em logística, é muito comum sua associação direta à indústria ou comércio, mas não é só isso. Sua presença é fundamental em qualquer tipo de empresa, podendo ser a peça-chave do seu crescimento ou estagnação.
Afinal, de nada adianta altas vendas ou número exuberantes de resultados, se você perde o controle dos dados, processos e estratégias para continuar.
Voltando ao controle de almoxarifado, ele é, na prática, um método e/ou sistema de gestão de documentos, processos ou registros de um negócio. Basicamente, funciona como o histórico físico da empresa, guardando tudo que é essencial para seu funcionamento.
Por exemplo, digamos que você precisa comprar equipamentos para sua equipe do setor de RH, como computadores, mouses, mousepads, teclados e fones de ouvido. Essa equipe é composta por seis profissionais. Como você registra esse gasto e o controle de bens?
De forma geral, o controle de almoxarifado serve exatamente para isso: controlar o que entra, o que sai, quais equipamentos sua empresa tem e quais precisa. Isto é: monitorar tudo que entra e sai do seu bolso e do seu negócio, quais são as necessidades e soluções propostas.
Por outro lado, também temos o controle de almoxarifado no sentido mais ativo, aquele que é diretamente ligado aos seus resultados.
Exemplos práticos
Nesse sentido, temos os ramos comercial e de vendas, que estão investindo cada vez mais no controle de almoxarifado para atender clientes com mais eficiência, pois só com o método é possível ter controle de localização, quantidade e tipo dos produtos.
Inclusive, cabe o questionamento: será que você tem todos os materiais ou documentações que precisa para atender seu público-alvo e fazer o processo de funcionamento rodar de forma eficiente?
Com o controle de almoxarifado, a rotina da sua empresa pode encontrar uma forma muito mais eficaz de funcionar.
Mas, para fazer isso da forma certa, primeiro entenda a diferença entre controle de almoxarifado e de estoque. Afinal, tratam-se de duas coisas diferentes e complementares que são essenciais para um negócio inteligente.
Controle de almoxarifado e de estoque: principais diferenças
Primeiramente, você pode estar se perguntando “Mas como assim são coisas diferentes?”. Pois elas são sim e agora você vai entender o porquê.
O controle de estoque consiste principalmente no gerenciamento de produtos do seu negócio e reflete diretamente nas vendas. Ou seja, a partir daí já temos a principal diferença entre esses dois pontos tão importantes da logística.
Resumidamente, é ele que permite que a empresa gerencie os produtos que são vendidos, garantindo que os terá disponíveis para vender ao cliente.
Por outro lado, o controle de almoxarifado é mais amplo e pode atender tanto os produtos voltados para venda, quanto o controle de itens, gastos e histórico de ações internas daa empresa. É onde você guarda tudo que sua organização precisa para atuar.
Porém, os dois métodos funcionam de forma complementar e geram uma eficiência muito bem definida de processos.
Enquanto o controle de estoque funciona de uma forma mais específica, realizando uma gestão voltada para o alinhamento entre produtos disponíveis, reposição e saída de vendas, no controle de almoxarifado encontramos isso de forma mais generalista.
Através do controle de estoque sua empresa pode ter muitos benefícios, como por exemplo:
- Controle total dos produtos disponíveis;
- Acompanhamento das reposições necessárias;
- Melhor localização dos itens à venda;
- Redução de desperdícios ou acúmulo desnecessário de produtos;
- Redução dos riscos de faltar mercadoria;
- Acompanhamento do status dos produtos, como validade, acidentes, itens quebrados.
Por outro lado, o controle de almoxarifado pode ser usado na sua empresa para cuidar de diversos processos essenciais vinculados a:
- Venda: Pré-venda, pós-venda, estoque e reposições;
- Consumo próprio: Itens para escritório e trabalho no geral.
Agora, você vai entender melhor porque essa é a melhor escolha para seu negócio.
Qual a importância de realizar um controle de almoxarifado?
Enquanto o controle de estoque cuida especificamente dos produtos que serão comercializados, no controle de almoxarifado você faz a gestão de mercadorias da sua empresa.
Resumidamente, todos os itens que precisam ser usados pelas equipes ficam guardados dentro de um almoxarifado, onde são catalogados e separados por ordens específicas, para que fiquem de fácil acesso.
A princípio, pode até parecer simples cuidar desse armazenamento, mas não é.
Existem profissionais especializados e preparados para cuidarem do almoxarifado, como por exemplo, o Almoxarife ou Estoquista. A rotina de trabalho desses profissionais conta com uma responsabilidade muito grande de manter a organização e saúde dos itens.
Por fim, contando com o investimento em um almoxarifado e também em um profissional preparado para cuidar e responder por ele, sua empresa dará passos largos para um funcionamento mais eficiente, refletindo assim, em um faturamento mais alto.
Afinal, com um controle de almoxarifado que funcione de verdade, é possível ficar despreocupado com processos internos e focar nos resultados.
É importante manter um pensamento de descomplicar processos e etapas burocráticas, como é o caso da organização de almoxarifado.
Cases de sucesso
Recentemente, tivemos um grande exemplo da eficiência de um controle de almoxarifado. O Governo Federal criou um sistema de almoxarifado digital que promete uma redução de custos de 78,9%. Demais, né?
Mas, essa intervenção tecnológica – e grande avanço de inovação – não surgiu à toa. Estamos falando de uma economia superior a R$78 milhões anuais, ou seja, o gasto sem um controle de almoxarifado eficiente tomava grande parte da lucratividade governamental.
Agora, imagine esse cenário de mudança positiva na sua empresa? É dessa forma que o controle de almoxarifado deve funcionar para um negócio.
Entretanto, a eficiência desse método de organização depende de diversos fatores e cuidados, conforme seu tempo de uso. Saiba mais sobre isso agora!
Como ter um controle de almoxarifado mais eficiente?
São muitos os cuidados e pontos de atenção que devem ser olhados com calma na hora de definir seu controle de almoxarifado.
Antes de tudo, porque ele pode estar presente em todos os setores, etapas e controles de trabalho. Sendo assim, sua existência deve sofrer alterações e personalizações em cada ambiente específico.
Nesse caso, encontrar uma plataforma para digitalizar e facilitar o funcionamento do almoxarifado fará toda a diferença nesse sistema de gestão de organização.
Atualmente, passamos por uma fase de aproveitar melhor os espaços, diminuir os exageros e investir em melhorias que facilitem o dia a dia de trabalho. Por isso, não cabe mais aquele almoxarifado tradicional, cheio de papeladas e itens de organização.
Para ter um controle de almoxarifado mais eficiente, o primeiro passo é a digitalização desse processo para um controle mais fácil dos itens.
Além disso, você pode se atentar aos seguintes fatos que vamos tratar nos próximos tópicos. Fique ligado!
Escolha o local certo
Primeiramente, vamos pensar no espaço físico que deve ser separado para a construção do almoxarifado. Afinal, nem todos os itens podem ser totalmente digitalizados, como documentações e históricos empresariais – sem falar dos materiais de escritório.
Nesse sentido, a dica é separar um espaço que não seja de passagem dos funcionários e que fique mais afastado. O ideal é que, ainda, tenha uma boa circulação de ar, para conservar documentos e evitar perdas de itens importantes.
Método de organização
Em seguida, defina o método de organização ideal para o seu negócio. A dica é testar métodos diferentes até encontrar aquele que faça mais sentido para suas necessidades.
De forma geral, o mais comum é catalogar cada item e manter uma central de controle para eles. Assim, basta pesquisar por código ou nome quando precisar encontrar algo importante que esteja no almoxarifado.
Além disso, é essencial que seu almoxarifado seja separado por categoria e jamais misturar itens diferentes e sem a mesma finalidade.
Leia também: Vantagens e desvantagens de fazer checklist no Excel
Lembre-se que a tecnologia é um apoio importante nesse controle. Um checklist online, por exemplo, permite que você acesse uma lista dos itens que precisam ser inspecionados no dia a dia – para que não faltem.
Faça inventário
O seu controle de almoxarifado deve contar com períodos específicos e previamente definidos para a realização de inventários recorrentes. Dessa forma, é possível fazer uma gestão mais direta e saber exatamente a situação de todos os itens guardados lá.
Basicamente, é o controle de tudo que entrou e saiu do almoxarifado, do estado das coisas, quantidade e registros de dados das movimentações que aconteceram.
Deixe alguém responsável
Como mencionamos, é preciso contar com uma pessoa responsável que possa gerenciar diretamente a organização dos itens e responder por eles, repassando o status atualizado do almoxarifado. Assim, você não precisará gastar tanto tempo com isso e obterá os dados precisos com regularidade.
Porém, é importante que essa pessoa entenda sobre Almoxarife e saiba fazer uma supervisão inteligente, utilizando métodos de organização eficientes e ágeis.
Saiba o que sua empresa precisa
Na hora de montar seu almoxarifado, nada de exageros! Além de pesar no caixa da empresa sem necessidade, muitas vezes os objetos podem ficar guardados por meses ou anos sem uso. Por isso, saber o que sua empresa precisa de fato é indispensável.
Sendo assim, o seu controle de almoxarifado deve contar com uma análise de necessidades. O que você precisa? Qual é o tamanho da sua empresa?
Enfim, compre e guarde o necessário para uso pensando a longo prazo e deixe sempre uma boa quantidade de itens extras. Mas tudo isso sem exageros e com um bom controle de gastos.
Controle de almoxarifado na era digital
Atualmente, encontramos diversas opções de softwares que podem facilitar e muito o controle de almoxarifado. Afinal, mantendo tudo digitalizado, você economiza tempo, espaço e mão de obra.
Entretanto, é necessário encontrar uma gestão digital que seja prática e sem muitas burocracias, em que você realiza o controle, acessa dados e emite relatórios.
O Checklist Fácil é a tecnologia certa, pois oferece as funcionalidades que você precisa, é totalmente personalizado e não requer acesso à internet no momento da aplicação dos checklists.
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