A gestão da qualidade de fornecedores consiste em acompanhar o nível de qualidade que um fornecedor entrega e o cumprimento de requisitos importantes para manter o bom andamento da cadeia de suprimentos da empresa.
Ter fornecedores qualificados e certificados é essencial para empresas que desejam alcançar excelentes níveis de qualidade em seus produtos. O fornecedor é uma parte importante da cadeia de produção e pode influenciar no sucesso ou fracasso do seu negócio.
A falta de bons fornecedores pode trazer consequências sérias, como: danos à reputação e imagem da empresa, prejuízos financeiros, falta de insumos, atrasos na entrega e produtos de baixa qualidade, afetando os processos internos.
Neste artigo você vai aprender o que é a gestão da qualidade de fornecedores, quais os critérios usados para avaliar os parceiros externos e como fazer essa gestão de forma adequada na sua empresa. Boa leitura!
O que é gestão da qualidade de fornecedores?
A gestão da qualidade de fornecedores é um processo relacionado ao gerenciamento da cadeia de suprimentos, que faz parte das áreas da engenharia da qualidade e inclui:
- Avaliação e seleção dos fornecedores;
- Definição dos parceiros adequados para o seu negócio;
- Monitoramento de suas atividades;
- Gerenciamento do relacionamento.
O sucesso da cadeia de produção depende dos fornecedores, que além de entregar os produtos, podem também acrescentar valor ao negócio, além de dar sugestões de logística, ajudar na gestão de custos da entrega e no gerenciamento de estoques.
Por meio da gestão da qualidade de fornecedores a empresa pode controlar os custos, alocar recursos de forma mais eficaz e coletar informações importantes para decisões estratégicas.
Qual a importância da gestão da qualidade de fornecedores?
O bom relacionamento entre fornecedores e empresas tem se tornado cada vez mais importante para a competitividade dos negócios. E problemas nessa relação podem levar a impactos financeiros, desabastecimento e danos à imagem.
É a gestão da qualidade de fornecedores que vai assegurar que esses parceiros atendam a certos requisitos que impactam o negócio, como:
- Prazo de entrega;
- Qualidade do material;
- Preço;
- Metodologia de trabalho;
- Conformidade com os requisitos legais e técnicos;
- Certificações;
- Garantia dos produtos e serviços;
- Questões de ESG.
O que é Engenharia de Qualidade de Fornecedores?
A Engenharia da Qualidade de Fornecedores (EQF) é um ramo de trabalho responsável por garantir a conformidade e fazer a gestão da qualidade de fornecedores, realizar auditorias, solucionar problemas de qualidade, desenvolver planos de ações e ações corretivas.
O engenheiro da qualidade de fornecedores é o responsável por auditar, corrigir e elaborar as documentações de qualidade. É um profissional com graduação em Engenharia de Produção ou Mecânica e com experiência na área de qualidade.
Entre as qualificações deste profissional, podemos citar:
- Compreensão das normas e padrões de qualidade e da legislação relevante para a indústria;
- Conhecimentos sobre ferramentas da qualidade;
- Saber conduzir auditorias de qualidade em fornecedores;
- Conhecimento sobre processos de certificação;
- Capacidade de analisar dados e métricas para avaliar tendências, problemas e melhorias;
- Conhecimentos sobre cadeias de suprimentos.
As atividades desenvolvidas pelo engenheiro da qualidade de fornecedores, são:
- Identificar e avaliar fornecedores com base nos critérios de qualidade e conformidade;
- Realizar auditorias regulares;
- Implementar e acompanhar sistemas de monitoramento contínuo para avaliar o desempenho dos fornecedores;
- Identificar não conformidades e notificar o fornecedor;
- Fazer a avaliação de riscos e propor meios de mitigação.
Qual a relação das normas ISO com a qualidade dos fornecedores?
A norma ABNT NBR ISO 9001:2015 estipula diretrizes claras para o controle de qualidade e avaliação dos fornecedores externos de uma organização de forma regular, o que pode ser feito por meio de auditorias, avaliações periódicas e indicadores de desempenho (KPIs).
A norma, essencial para a gestão da qualidade de fornecedores, considera 3 etapas principais que devem ser desenvolvidas com os provedores externos:
Avaliação inicial
O primeiro passo é solicitar os documentos necessários para a execução das atividades em conformidade com os requisitos legais. Por exemplo:
- Dados de cadastro;
- Licenças de funcionamento;
- Certificação ISO 9001, ISO 14001 e outras.
Outro ponto importante é realizar uma visita ao fornecedor quando for necessário. Assim, é possível identificar problemas que não podem ser percebidos em uma análise documental.
Priorizar os fornecedores que possuem certificações nas normas de sistema de gestão traz mais confiança, pois seus processos e documentos são verificados regularmente para avaliar a conformidade, por meio das auditorias.
Monitoramento do desempenho
Avaliar as características, documentos, certificações do seu fornecedor é importante, mas não é o suficiente. É preciso fazer um monitoramento contínuo. Para isso, é interessante acompanhar:
- Atendimento ao prazo da entrega;
- Se o pedido feito entregue está compatível com a nota fiscal emitida;
- Qualidade do suprimento;
- Preço;
- Atendimento e comunicação do provedor;
- Garantia do produto.
As características devem ser relevantes para o negócio. Por exemplo, para um fornecedor de software, é importante monitorar o atendimento, pós-venda, tempo de retorno de problemas e investimento em tecnologia.
Para um fornecedor de matéria-prima, faz mais sentido olhar para a qualidade dos materiais e os prazos de entrega.
Caso um parceiro apresente irregularidades, você poderá desenvolver um plano de ação para melhorar os problemas identificados. Isso pode favorecer o controle de processos internos do fornecedor e fortalecer a relação.
Reavaliação
A reavaliação permite acompanhar se as certificações e documentos do fornecedor continuam em conformidade. As empresas podem definir a periodicidade do acompanhamento, mas é importante ter registrado que elas ocorreram.
A reavaliação e monitoramento contínuos dos fornecedores oferecem dados suficientes para uma análise mais profunda de riscos. Com isso, é possível fazer melhorias e definir metas.
Quais os benefícios da gestão da qualidade de fornecedores?
Entre as vantagens de criar uma política eficaz de gestão da qualidade de fornecedores, podemos citar:
Garantia da qualidade
para que o fluxo de produção mantenha a sua qualidade para os clientes, os fornecedores precisam abastecer a empresa com produtos/serviços de qualidade, compatíveis com os critérios pré-estabelecidos.
Melhor custo-benefício
A gestão da qualidade de fornecedores permite alcançar um melhor preço de compras, mantendo a qualidade dos produtos/serviços, equilibrando o cálculo dos Custos da Qualidade (CDQ) e a boa relação com os fornecedores.
Diminuição de prejuízos
Com fornecedores qualificados os problemas de entrega diminuem e o fluxo de produção não é comprometido, com isso, os clientes e vendas não são afetados e não ocorrem danos à imagem da empresa. Isso permite a fidelização da base de clientes e aumento da competitividade.
Redução do risco operacional
Fornecedores competentes diminuem o risco de desabastecimento, o que evita impactos negativos na cadeia de abastecimento.
Otimização dos processos da empresa
A gestão da qualidade de fornecedores permite acompanhar o fluxo produtivo e entregar sem atrasos os produtos/serviços aos clientes. E quando gargalos na logística são identificados, é possível resolver rapidamente sem comprometer as operações.
Cumprimento da legislação
Manter em dia o compliance empresarial garante a boa reputação da marca, evita o pagamento de multas pela fiscalização e o mal-estar com os clientes, o que pode levar a perdas financeiras.
Como avaliar a qualidade dos fornecedores?
Fazer a avaliação da qualidade dos fornecedores é um pilar do processo de compra. Com isso, é possível evitar imprevistos, prejuízos e formar uma rede de fornecedores para suprir as demandas.
Inúmeros aspectos podem ser considerados nessa análise, e vão variar de acordo com o tipo de operação da empresa. Devem ser considerados os aspectos importantes para assegurar que o produto ou serviço saia conforme o planejamento.
A seguir, você verá alguns exemplos de fatores que devem ser incluídos nas análises:
Histórico público da empresa
Esse é um dos passos mais importantes: procurar as informações públicas da empresa, como se fosse seu currículo. Com isso, você poderá coletar informações como: se ele já atendeu empresas do mesmo ramo que a sua, a localização, cases de sucesso, entre outros.
Reputação
Aqui é importante pesquisar qual a visão do mercado a respeito desse fornecedor. Para isso, você poderá procurar pela satisfação dos clientes atendidos por ele por meio das avaliações.
Entenda a trajetória desse parceiro e veja se ele está em conformidade com as normas legais, fiscais e técnicas. Dessa forma, você evita problemas para a reputação da sua empresa.
Qualidade
Adotar boas práticas de qualidade é um requisito primordial. Na prática, significa que o fornecedor está disposto a atender às demandas do contratante.
Suprimentos de alta qualidade, sem defeitos e entregues na data certa são pontos que precisam ser avaliados, caso contrário, o cliente vai associar a baixa qualidade a sua marca e não ao fornecedor.
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Saúde financeira
Se a saúde financeira do seu fornecedor não estiver em dia, ele poderá ter dificuldades em cumprir compromissos.
Por isso, monitore continuamente se existe um histórico de dívidas e atrasos, pois isso poderá influenciar na capacidade do parceiro em fornecer os produtos de forma adequada.
Capacidade de produção
Ter a sua produção parada por falta de itens ou atrasos na entrega é um problema que pode prejudicar o seu negócio. Por isso, além da qualidade, avalie a capacidade produtiva e as limitações desse fornecedor.
O ideal é que o fornecedor consiga escalar as entregas de acordo com o seu ciclo de produção. Para isso, compare os números dos seus pedidos projetados com a produção que o fornecedor tem a sua disposição. Com isso, você avalia a probabilidade de que a sua demanda seja atendida sem sofrer atrasos.
Localização e logística
A localização impacta diretamente no tempo de entrega, custos de logística e transporte. Por isso, ter um fornecedor mais próximo pode facilitar a entrega e reduzir custos, principalmente nos casos de demanda não planejada ou quando precisar de uma entrega com maior rapidez.
Nos casos em que isso não é possível e o produto precisa ser exportado, alguns fatores devem ser considerados, como a forma de entrega, o valor dos tributos de importação e se a frota do fornecedor é terceirizada ou é própria.
Comunicação
A comunicação é fator essencial para manter as boas relações de trabalho. Ela passa por todos os níveis de interação, desde o briefing inicial até os feedbacks, reuniões e contatos no dia a dia.
Avalie se a empresa possui uma comunicação clara, transparente e regular, além de ter estratégias e setores abertos para atender as demandas emergenciais.
Riscos
Assim como você avalia os riscos da sua empresa, os fornecedores também precisam mapear e trabalhar para minimizar os riscos na cadeia de suprimentos.
E aspectos como atrasos, tempo médio de resposta, ações corretivas e indicadores de desempenho devem guiar a avaliação dos riscos apresentados por esse fornecedor.
Custos e flexibilidade
O preço é um ponto a ser considerado e interfere nos custos e no preço final dos produtos ou serviços. Mas além dos custos diretos, considere também os indiretos, como a localização, que influencia no frete.
A flexibilidade na hora de negociar pode fazer toda a diferença, principalmente nos momentos em que há a inserção de um novo projeto ou produto no mercado, em que testes e ajustes são necessários.
O parceiro precisa atender às mudanças nas demandas do cliente, ajudar a solucionar emergências e saber gerenciar crises de estoques.
O que é Índice de Qualificação do Fornecedor (IQF)?
O Índice de Qualificação do Fornecedor (IQF) é uma métrica que mostra a capacidade de entrega dos parceiros externos e ajuda a avaliar e comparar diferentes fornecedores, de acordo com os critérios selecionados pela organização.
Ele consiste em uma escala numérica e com base na pontuação as empresas podem considerar qual fornecedor é mais adequado às suas necessidades.
Todos os parceiros que impactam diretamente na qualidade do produto ou serviço final devem ser avaliados.
Antes de começar a avaliação, é importante definir os critérios importantes para a entrega de produto ou serviço dentro dos padrões de conformidade, como:
- Qualidade do produto ou serviço;
- Disponibilidade de estoque;
- Saúde financeira;
- Conformidade com os requisitos técnicos, legais e de qualidade;
- Reputação;
- Diferenciais de produtos ou serviços;
- Cumprimento dos prazos.
Cada critério será avaliado com uma nota, por isso, um deles pode se sobressair em relação ao outro e essas diferenças, que determinam as forças e fraquezas do parceiro, podem ser usadas durante a negociação, por exemplo.
De forma prática, para cada critério será atribuída uma nota de acordo com o peso desse atributo (o peso é atribuído pela própria empresa). Por isso, além da nota final, é interessante levar em conta a importância de cada critério na hora da escolha.
Esse índice é muito relevante para a gestão da qualidade de fornecedores, pois evita riscos, retrabalho e desperdícios, além de manter em alta a competitividade e a sustentabilidade do mercado.
É importante lembrar que o IQF é uma ferramenta muito útil na tomada de decisões, por isso, é ideal para ser usada pelo setor de compras na hora de fazer as transações. Ela também pode ser usada para promover a melhoria contínua junto aos fornecedores.
Por isso, ele precisa ser sempre atualizado para fornecer uma visão realista dos fornecedores. Uma vez que, com o passar do tempo, é comum que a qualidade das entregas piore ou melhore.
A empresa vai definir essa periodicidade, que pode ser trimestral, semestral, anual. Processos mais simples podem ter avaliações mais espaçadas e aqueles mais sensíveis, devem ter uma frequência menor.
Como fazer a gestão da qualidade de fornecedores na sua empresa?
Como você viu, fazer a gestão da qualidade de fornecedores na sua empresa, envolve avaliar os tipos de parceiros mais adequados para o seu negócio, gerenciar o relacionamento, fazer o controle e monitorar as atividades e propor planos de ações corretivos.
A gestão da qualidade de fornecedores não é um processo simples, justamente por causa do distanciamento. Afinal de contas, o parceiro externo não está sob as diretrizes da gestão estratégica, gerencial e operacional da empresa.
Veja a seguir 8 boas práticas para fazer uma boa gestão da qualidade de fornecedores:
1. Tenha uma boa ferramenta de gestão
Investir em tecnologia e ter um bom programa para gerenciar os dados sobre os fornecedores pode trazer mais precisão e eficiência. Quando o volume de parceiros comerciais aumenta, métodos tradicionais podem atrapalhar e atrasar o processo.
Uma ferramenta de gestão concentra as informações em um único lugar e garante a padronização dos registros. Uma boa solução é o Checklist Fácil, sistema líder de mercado na América Latina. Saiba mais no vídeo abaixo:
2. Defina os critérios de avaliação dos fornecedores
Para monitorar a cadeia de abastecimento e gerenciar os riscos, é preciso definir quais critérios serão avaliados. Lembrando que eles precisam fazer sentido para o seu tipo de negócio.
3. Crie SLAs de fornecimentos
Criar um SLA, com a descrição dos serviços que serão desempenhados por ambas as partes, os valores, condições de entrega, pagamento, comunicação e outros é uma forma de manter uma relação equilibrada, justa e saudável entre ambas as partes.
4. Faça a integração com os principais fornecedores
Fazer a integração, apresentando a empresa, história, portfólio, organograma, visão de futuro, códigos, políticas, valores e outras informações importantes para os prestadores externos, vai ajudá-lo a compreender os aspectos gerenciais e culturais da empresa, o que facilita a prestação de um bom serviço.
5. Compartilhe informações importantes para o serviço
É importante ter uma comunicação clara e fornecer a visualização de documentos importantes para o fornecedor, como especificações da empresa, procedimentos operacionais, critérios de aceitação e inspeções e outras documentações relacionadas a qualidade e prestação dos serviços.
6. Inspeções de fornecimentos
Ao receber os produtos ou serviços, você deve fazer inspeções para avaliar os critérios de adequação e inadequação. Se encontrar não conformidades, é essencial ter um procedimento de tratativas com o fornecedor.
7. Auditorias de qualidade
Fazer auditorias regulares vai ajudar a identificar problemas de qualidade e evitar produtos com falhas.
A auditoria de qualidade avalia não só o desempenho técnico e organizacional dos fornecedores, mas o quanto eles estão cumprindo os processos que foram previamente definidos, além de requisitos da legislação.
8. Tenha uma relação estratégica com os fornecedores
Ter uma boa relação com o seu fornecedor, parceria e confiança, permite compartilhamento de planos estratégicos para identificar oportunidades de desenvolvimento para os dois lados. Uma relação se torna uma parceria estratégica, onde os dois lados ganham.
Como o Checklist Fácil pode te ajudar a automatizar sua gestão de fornecedores?
O Checklist Fácil é uma solução que pode ajudar a fazer a gestão da qualidade dos fornecedores, concentrando os dados coletados em auditorias, inspeções e checagens, fornecendo uma visão ampla e completa dos processos e auxiliando na análise e monitoramento dos riscos.
O software possui mais de 150 funcionalidades e permite realização de auditorias e inspeções para identificar não conformidades na cadeia de abastecimento. Em casos de anormalidades, o próprio sistema notifica os responsáveis e cria um plano de ação para corrigir a situação.
A Schulz Compressores, por exemplo, utiliza o Checklist Fácil para as atividades de Engenharia da Qualidade de Fornecedores (EQF) dentro do setor de Qualidade. Uma das maiores vantagens da solução dentro dessa aplicação é o acompanhamento de um ranking com a classificação dos fornecedores.
A empresa desenvolveu um plano tático para agir de acordo com o nível de performance de cada parceiro, e os modelos de planos de ação no Checklist Fácil são aplicados a partir de padrões direcionados a cada tipo de não conformidade.
Para facilitar ainda mais o acompanhamento, também é possível compartilhar um plano de ação com os fornecedores, mesmo que não sejam usuários do software.
“O principal ganho é ter evidências das inspeções e devoluções. A comunicação com o fornecedor agora fica mais clara. Então, toda vez que fazemos uma devolução, mandamos o checklist para ele, mostrando o defeito, a data de fabricação daquele item. Assim, o fornecedor consiga rastrear todo o processo dele e tomar uma ação mais rápida.”
Renan Pazio – Engenheiro da Qualidade do Fornecedor na Schulz Compressores Compressores
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