Realizar o controle de processos é importante porque ajuda as empresas a operar com mais eficiência. Afinal, ele faz com que tudo seja realizado conforme planejado. Garantindo, desta forma, a boa execução das atividades.
Mas por que isso ocorre? Quando um negócio conta com procedimentos soltos, sem nenhuma sistematização, não é possível monitorar as atividades – e muito menos os resultados. Logo, pode gerar descontrole, uma vez que nem os profissionais sabem ao certo as melhores práticas a seguir. Fazendo com que cada um aja de forma distinta.
É nesse cenário controverso que o controle de processos se destaca, ao oferecer organização para o dia a dia. Quer saber o que é e por que ele é tão importante? E mais: aprender a implementá-lo no seu negócio? Siga a leitura que a gente te conta!
Veja o que será abordado:
O que é controle de processos?
O controle de processos nada mais é do que a forma encontrada pelas empresas de criar, analisar e otimizar microprocessos. Essa avaliação, realizada de forma sistêmica, permite mensurar o desempenho e, ao mesmo tempo, realizar ações corretivas de forma ágil.
Seu principal objetivo é promover a melhoria contínua dos fluxos de trabalho e entregas. Assim como reduzir custos e manter o alinhamento com o planejamento estratégico.
Ao adotar um controle de processos rigoroso, a empresa consegue adaptar-se mais facilmente às necessidades e realidades do mercado. Afinal, ela estará com sua atividade sempre atualizada.
Além disso, trata-se de uma estratégia para padronizar atividades e documentações. Com isso, mesmo que haja turnover, a qualidade do serviço oferecido não é impactada. Afinal, tudo estará devidamente descrito.
Qual a importância do controle de processos?
Imagine administrar estoque, distribuição e vendas – entre outras funções – sem saber ao certo o que esperar de cada uma delas. Certamente seria uma bagunça, não é mesmo?
A questão é que a descrição e o controle de processos são essenciais justamente para manter uma linha de trabalho adequada. Se os objetivos e as boas práticas estão claras, é possível agir com maior precisão. Afinal, otimizar algo que já existe é muito mais rápido e fácil do que iniciar sempre tudo do zero, concorda?
O controle de processos também é importante pensando em manter a empresa sempre alinhada com seus propósitos. Ou seja, ele ajuda no sentido de manter as ações de acordo com os objetivos do negócio.
Além disso, ele é importante no que tange à gestão da qualidade. Fazendo com que as equipes realizem boas entregas, conforme o cronograma estabelecido.
Principais benefícios de ter um controle de processos eficiente
Agora que você entendeu a importância dessa prática, que tal ver com mais detalhes os benefícios que ela pode oferecer para o seu negócio? Destacamos os principais a seguir:
Otimização do tempo
Quando os procedimentos não são claros e controlados, as equipes perdem mais tempo em suas atividades. Especialmente quando o foco é entregar algo com qualidade. Afinal, é preciso fazer uma série de análises e testes quando não se sabe ao certo o que é considerado ideal.
Em contrapartida, quando há o controle de processos, é possível otimizar o tempo da gestão. Isso porque as pessoas já sabem como agir e, portanto, partem de um modelo ideal.
Isso significa produzir mais em menos tempo. O que, convenhamos, é o sonho de qualquer empresário.
Aumento da produtividade
Como mencionamos acima, a melhora na produtividade é uma consequência natural de uma boa gestão de processos. No momento em que o colaborador sabe os procedimentos que deve realizar, passa a entregar suas tarefas com mais velocidade.
Isso impacta diretamente na capacidade de entrega do setor como um todo.
Vamos supor que você é responsável por conferir as mercadorias que são enviadas pela empresa. Se você sabe o que e como deve ser feito, mais cedo elas sairão para entrega. E, ainda, antes o cliente irá receber.
Redução de custos
Como diz o ditado: “tempo é dinheiro”. Logo, se os seus colaboradores desempenham as atividades com mais velocidade e qualidade, os custos gerais diminuem.
O mesmo ocorre em relação aos erros, refações e não conformidades. Com um controle de processos rígido, eles reduzem substancialmente. Ainda mais se essa prática envolver a automatização, visto que os trabalhos manuais são mais suscetíveis a falhas.
Padronização de processos
O controle de processos leva a uma padronização, ou seja, à formalização da produção. E o que isso significa? Significa que as experiências que já deram certo são descritas e passam a nortear a atuação das equipes.
Com isso, as tarefas são otimizadas, a fim de gerar melhores resultados. Sem falar que torna o trabalho de conferência do gestor mais ágil – tendo em vista que ele parte de um modelo pré-definido de atuação.
Agilidade na tomada de decisão
Quando os encarregados têm uma visão sistêmica da empresa, a tomada de decisão passa a ser mais consciente e assertiva. Afinal, eles têm acesso a todos os procedimentos e como estão sendo realizados.
Outro ponto é que, para ser eficiente, o controle de processos deve envolver a geração de indicadores. Estes permitem entender o momento atual e, ainda, prever tendências com maior clareza.
Como implementar um controle de processos?
Existem alguns passos essenciais para implementar ou mesmo melhorar o controle de processos nas empresas. Abaixo, listamos os procedimentos que você não pode deixar de fazer:
1 – Faça um mapeamento de processos
Como você vai conseguir controlar os processos se você não os conhece? Logo, o primeiro passo consiste justamente no mapeamento dos procedimentos internos. Com tudo analisado, é possível identificar pontos de melhoria. Para, após, descrever as melhores práticas.
2 – Automatize seus processos
A tecnologia precisa ser vista como grande aliada das empresas. Ao automatizar seus processos, você ganha tempo e, com isso, eleva a produtividade do seu time. E mais: ainda obtém dados com muito mais agilidade e assertividade.
Um checklist online, por exemplo, permite que você crie uma lista de verificação e agende a sua realização. Após, com as informações armazenadas em um único local, pode gerar relatórios e comparativos com apenas alguns cliques.
E mais: com um software de gestão, tarefas antes realizadas manualmente passam a ser automatizadas. Garantindo, assim, maior segurança e, principalmente, agilidade.
3 – Defina seus indicadores
A melhor maneira de saber se os processos estão corretos é através de indicadores de desempenho – ou KPI ‘s. Isso porque elas oferecem os dados necessários para gerar um comparativo com as metas estabelecidas.
Existem diversos indicadores que podem ser administrados, cabendo às empresas avaliarem os que estão de acordo com o seu negócio. Geralmente, para medir performance, são utilizados os seguintes:
- Conformidade de processos;
- Capacidade de produção das máquinas;
- Ociosidade dos equipamentos;
- Atraso nas entregas;
- Lucro.
4 – Monitore os indicadores e equipes
Após definir os indicadores, você precisa começar a monitorá-los. Não é preciso realizar isso diariamente, mas sim conforme a sua necessidade. Porém, o ideal é que isso ocorra de forma periódica, para que os erros sejam sanados e os processos, melhorados com agilidade.
Junto a isso, você consegue acompanhar e otimizar o desempenho dos seus colaboradores. Afinal, terá as informações que precisa para melhorar as entregas.
5 – Mantenha os processos atualizados
O mapeamento de processos deve ser realizado com frequência. Isso porque os procedimentos e o mercado como um todo mudam. E, portanto, é preciso rever as orientações para que o trabalho continue sendo feito com qualidade.
A cada nova mudança, lembre-se de validar junto aos colaboradores. Até porque os ajustes devem vir para facilitar – e não prejudicar ou burocratizar ainda mais as tarefas.
Ao realizar o controle de processos, você estará otimizando a atuação da sua equipe. E mais do que isso: facilitando a vida dos seus profissionais. Uma vez que, ao terem acesso às boas práticas, eles saberão exatamente como atuar. Gerando, assim, um ganho de produtividade e qualidade.
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