Kanban: o que é, como funciona e quais os benefícios de usar na sua empresa?

O kanban é uma metodologia ágil essencial para a gestão de projetos, com uma aplicação simples que permite a visualização do fluxo de trabalho como um  todo.

Essa metodologia surgiu no Japão, na década de 1960, e foi introduzida na indústria de automóveis japonesa. Seu objetivo inicial era controlar o estoque de materiais, criando uma harmonia entre a linha de produção e o almoxarifado.

A visibilidade da ferramenta facilitou o fluxo de trabalho das equipes de produção e montagem, melhorou a comunicação, padronizou as tarefas, reduziu desperdícios e permitiu a definição de prazos.

Se você quer saber o que é kanban, como ele pode ser útil para o gerenciamento do fluxo de trabalho na sua empresa, quais as vantagens de aplicá-la e os passos necessários para sua implementação, continue a leitura!

O que é a metodologia Kanban?

O kanban é uma metodologia de controle e gestão de projetos, e consiste em usar pequenos cartões coloridos – como post its – para registrar as tarefas e ações.

O kanban permite que os envolvidos façam somente o que é necessário para concluir a etapa de um processo dentro do fluxo de trabalho. Ou seja, fazer apenas o que é preciso, quando preciso e na quantidade certa.

Essa ferramenta facilita o trabalho de equipes e melhora a visibilidade das ações dentro de um projeto, a comunicação, padronização de processos e diminui os desperdícios.

Como funciona o Kanban?

A ferramenta usa cartões coloridos ou post its de diferentes cores para distribuir as tarefas em um quadro, indicando o andamento de cada uma em cada etapa do fluxo de produção. O método kanban é composto por 3 elementos:

• Cartão: representa uma tarefa ou ação que deve ser feita para que a etapa do processo seja concluída. São separados por cores que indicam quem é o responsável, nível de prioridade e tipo de tarefa;
• Colunas: indica o status da tarefa. Geralmente, são divididas em 3: “a fazer”, “em execução” e “feito”. Elas podem ser nomeadas conforme a necessidade do projeto;
• Quadro: é a união das colunas e cartões e representa visualmente a ferramenta como um todo. Lembrando que cada equipe pode trabalhar com mais de um quadro.

Os cartões são movidos de coluna em coluna ao passo que o status da tarefa vai sendo alterado e dá uma visão geral sobre o que está em andamento e o que já foi concluído.

De modo geral, a metodologia possui 3 fases distintas que representam visualmente o fluxo de trabalho e ajudam a gerenciar as atividades com eficácia:

• To Do (A fazer): é a primeira etapa do fluxo de processos e representa ass atividades que ainda estão para fazer, esperando para serem iniciadas ou a disponibilidade de recursos;
• Doing (Em andamento): as tarefas que pertenciam a coluna “a fazer” são movidas para “em andamento” e atribuídas a membros do time. Nessa etapa, o processo está em execução e as atividades sendo executadas. Para evitar a sobrecarga, as tarefas em andamento são limitadas;
• Done (Concluído): as tarefas são movidas para “concluído” quando finalizadas e o processo é concluído. Ela serve como um indicador das tarefas que foram feitas com sucesso e fonte de motivação para o time.

A disposição de um quadro de Kanban, portanto, fica semelhante à da imagem a seguir:

Quais os tipos de Kanban?

A metodologia kanban pode se dividir em 3 tipos:

Kanban de produção

É normalmente aplicado ao longo da linha de produção. Possui 3 colunas: “a fazer”, “em execução” e “feito”. Cada coluna é preenchida com os cartões que descrevem as tarefas a serem executadas.

A própria equipe vai mover os cartões para as etapas posteriores até a finalização à medida em que o fluxo de processo avança. Esse tipo de kanban é muito usado em setores de marketing, prestação de serviços e em equipes de TI.

Kanban de movimentação

O quadro kanban de movimentação é muito comum na indústria e tem como objetivo controlar as entradas e saídas do estoque.

Aqui, os cartões do kanban são movidos de acordo com as mudanças no volume do estoque. Algumas empresas podem dividir os quadros em interno, para acompanhar a produção da empresa e externo, para controlar os fornecedores e terceiros.

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E-kanban

É um modelo que segue a mesma lógica dos anteriores, mas é feito em um sistema digital e traz vantagens como:

• Atribuição de data de entrega: é possível distribuir as datas de conclusão nos cartões e evitar atrasos nas tarefas;
• Atribuição dos responsáveis: permite indicar a pessoa responsável pela atividade e evita que as tarefas deixem de ser cumpridas;
• Melhora a comunicação: permite fazer comentários nos cartões e repassar orientações importantes para os envolvidos nas atividades;
• Contabilidade de horas: com ele, é possível contabilizar as horas direcionadas para cada tarefa e permite distribuir melhor o tempo;
• Evita que as informações se percam: como os quadros ficam salvos na nuvem, é possível acompanhar o progresso do fluxo de trabalho e os dados ficam preservados, porque não existe a possibilidade de um post it se perder.

Quais os princípios do Kanban?

Ao compreender os princípios do kanban, você entende como ele pode ser usado no dia a dia. Os princípios são norteadores das nossas ações e você pode aplicar essas práticas diariamente para que a ferramenta funcione bem.

No entanto, esses princípios não são determinantes e você poderá desenvolver suas próprias práticas de trabalho, respeitando as bases do método.

Compreender o fluxo de trabalho

Com essa metodologia, você pode entender de forma clara como as tarefas passam de uma etapa para outra, identificar as falhas no processo e melhorias que podem ser feitas.

Mapear as etapas do fluxo de trabalho

Uma forma de compreender o fluxo de trabalho é mapear as etapas envolvidas na execução de um projeto. E no quadro kanban, cada etapa é representada por uma coluna. 

Em um projeto que envolve o desenvolvimento de software ou para produção de conteúdo em um setor de Inbound Marketing, por exemplo, as colunas podem ser nomeadas como: “Backlog”, “Em andamento”, “Revisão” e “Concluído”.

Analisar o fluxo de trabalho

Para entender como as tarefas se relacionam no decorrer do processo, é importante identificar as dependências entre tarefas, definir critérios de entrada e saída para as etapas e avaliar quanto tempo leva para passar por todas as etapas. 

Isso pode auxiliar na implementação de melhorias e garantir a eficiência e agilidade na execução das tarefas.

Visualizar o trabalho

Uma das bases do kanban é o modelo visual, que permite enxergar o andamento do fluxo de processo e identificar os principais processos, atividades e suas interações.

Limitar o trabalho em progresso (WIP)

Limitar o progresso é um dos principais princípios do kanban e se baseia na prática de “pare de começar e comece a terminar”, o que reflete a importância de terminar um trabalho que já está em andamento em vez de começar uma nova atividade.

Com isso, na hora de usar a ferramenta, é comum olhar para o board da direita (final do fluxo) para a esquerda (início do fluxo). O foco é sempre terminar em vez de começar novas tarefas. Isso ajuda a manter o fluxo e fazer entregas de valor para o cliente.

A equipe deve definir um número máximo de tarefas em andamento ao mesmo tempo para evitar a sobrecarga e melhorar a eficiência na entrega.

Uma forma de fazer isso é delimitar o máximo de atividades permitidas em cada etapa. Ou seja, a equipe só poderá realizar uma determinada tarefa quando outra for movida para a próxima etapa.

Identificar problemas e impedimentos

Depois de limitar o progresso, você poderá ter mais clareza sobre os problemas e impedimentos que podem surgir durante o fluxo de trabalho. Isso permite resolver problemas mais rapidamente e garantir que a equipe priorize as tarefas mais importantes e de maior valor.

Documentar e gerenciar as políticas de trabalho

Gerenciar as políticas de trabalho é essencial para realizar as tarefas de forma contínua e padronizada, o que aumenta a eficiência e a qualidade da entrega. Para isso, as regras, critérios e procedimentos precisam ser definidos de forma clara com toda a equipe.

Isso pode ser feito com a elaboração de manuais, documentações e guias que descrevem os detalhes de cada etapa do processo, prazos, responsabilidades e outras informações importantes. 

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Essa documentação serve de referência para guiar os trabalhos e fazer com que todos os membros da equipe se alinhem para seguir as mesmas diretrizes.

É importante revisar e atualizar as políticas de trabalho com regularidade à medida que a equipe vai ganhando mais conhecimento e experiência com o processo, e identificando oportunidades de melhoria.

Comunicar e compartilhar informações

Todos os membros da equipe precisam estar cientes das políticas e contribuir com sugestões de melhorias. Esse compartilhamento e comunicação cria um clima de colaboração, transparência e aprendizado contínuo.

Estabelecer ciclos de feedbacks

Realizar ciclos de feedback e melhoria contínua são aspectos importantes para o sucesso do método kanban.

Além disso, os feedbacks contínuos oferecem as equipes a oportunidade de obter informações sobre:

• Etapas do processo;
• Desempenho em geral;
• Qualidades das entregas;
• Métricas importantes para o projeto.

Quais os benefícios do Kanban?

Por ser um sistema de organização visual dos fluxos de trabalho, o kanban é um método simples e eficiente para ajudar as equipes a organizar as demandas. Entre os principais benefícios desta metodologia, podemos citar:

Gerenciamento visual de tarefas

Tanto físico quanto digital, o método kanban oferece uma representação visual das tarefas, sendo útil para equipes que participam de um mesmo projeto ou processo e permitindo que as tarefas atuais e seguintes sejam planejadas.

A ferramenta fornece uma visão integrada das atividades, em vez de isolar cada colaborador em sua área. E o líder consegue visualizar quem é o responsável por cada atividade e quantas etapas faltam para a finalização do projeto.

Facilidade de uso

A metodologia possui um processo simples, de fácil entendimento, o que torna mais fácil a adaptação por parte dos colaboradores. 

Informações centralizadas

O kanban centraliza as informações em um único lugar e permite que todos os envolvidos tenham uma visão holística do processo. Se for uma ferramenta online, a quantidade de informações disponíveis, como responsável pelo projeto, tempo de execução e data, é ainda maior.

Fluxo de trabalho otimizado

Essa metodologia ajuda a diminuir o desperdício no processo produtivo e torna o fluxo de trabalho mais prático. Ele permite que os gargalos sejam identificados e as tarefas redundantes ou irrelevantes sejam removidas para facilitar o fluxo e melhorar a produtividade.

Comunicação integrada

Como fornece uma visão do todo, o kanban incentiva um ambiente cooperativo e melhora a comunicação entre o time. Por ser uma ferramenta visual, ele permite que os colaboradores ajustem os cronogramas e os prazos, já que todos têm acesso ao board.

Tarefas mais claras e bem distribuídas

Com o kanban, as responsabilidades ficam mais claras e o gestor pode decidir o que será priorizado e o que pode ser remanejado para cada profissional, distribuindo melhor as tarefas.

Além disso, como as atividades ficam dispostas em um quadro, as equipes podem se organizar melhor. Isso diminui a microgestão e permite que todos acompanhem o andamento das tarefas.

Quais os exemplos práticos de utilização do kanban?

O kanban é uma ferramenta de gestão de projetos e acompanhamento do curso do fluxo de tarefas, monitorando o progresso e gerenciando as mudanças no projeto.

E por ser altamente flexível e adaptável, essa metodologia pode ser usada de acordo com as necessidades de cada contexto.

Fluxo de logística

Esse método pode ser usado na área de logística para rastrear o deslocamento de produtos e materiais e melhor a gestão da cadeia de suprimentos.

Manutenção e serviços

Aqui o kanban pode ser usado para:

• Acompanhar os pedidos;
• Melhorar a eficiência do processo;
• Programar manutenções.

Desenvolvimento de software

Essa ferramenta é muito usada em equipes de desenvolvimento ágil de software. As tarefas de desenvolvimento ajudam a mostrar claramente o fluxo de trabalho e permite que as equipes ajustem as prioridades e gerenciem os gargalos.

Atendimento ao cliente

Para o atendimento, o kanban ajuda a rastrear e resolver problemas assinalados pelos clientes. A ferramenta garante que todas as solicitações sejam atendidas e melhora a comunicação entre o suporte e os clientes. 

Departamento financeiro

A metodologia pode ajudar a manter o pagamento das contas em dia para que a empresa possa crescer. Ajuda a evitar atrasos nos pagamentos das contas, investimentos, venda e compra de bens e controle do fluxo.

Gerenciamento das redes sociais

O método kanban pode facilitar o dia a dia de uma empresa que trabalha com redes sociais e marketing de conteúdo. A ferramenta pode ser usada para atividades como:

• Criação de posts;
• Elaboração de criativos para redes sociais;
• Responder comentários;
• Agendar posts;
• Checar o contato de clientes;
• Fechamento de propostas.

Quais as diferenças entre Kanban e Scrum?

O kanban é uma ferramenta que permite visualizar o trabalho e limitar as atividades em andamento. Nessa metodologia o foco é a redução do tempo do projeto. O quadro kanban ajuda justamente a melhorar o fluxo do trabalho – que é contínuo.

O scrum é uma metodologia ágil que trabalha com períodos de tempo definidos, que têm intervalos de tempo definidos, chamados sprints. Ele funciona com uma lista de tarefas que precisam ser feitas para que o produto seja entregue.

Cada sprint é um ciclo de aprendizado que conta com o feedback do cliente. Os integrantes da equipe scrum realizam acompanhamentos regulares para acompanhar o avanço e adotam papéis específicos.

Entre as principais diferenças entre os métodos, temos:

Como implementar o Kanban na sua empresa?

Implementar o kanban na sua empresa pode ser mais fácil do que você imagina. Para isso, você vai precisar de um software de gestão ou um quadro físico (depende do que funciona melhor para o time), e seguir os passos a seguir.

1. Mapear os processos

Esse é o primeiro passo para uma empresa que não tem os processos mapeados. Com isso, é possível identificar as tarefas do fluxo de produção e qual a melhor forma de criar as colunas da ferramenta.

2. Padronizar e priorizar etapas

Aqui são indicados os padrões de cores, prioridades e nomes das tarefas. Em seguida, define-se as atividades com maior prioridade, o responsável, as datas de entrega e outras informações importantes para o bom andamento do fluxo.

3. Montar o kanban

Com padronizações definidas, é hora de botar a mão na massa e montar o quadro kanban. Nessa etapa, o quadro deverá ser montado para dar uma visão de todas  as atividades para os envolvidos no processo.

Vocês poderão usar o quadro branco e alguns post its com cores diferentes – cada uma representando uma tarefa, ou um kanban online, onde é possível adicionar mais informações relacionadas às tarefas.

4. Treinar os funcionários

Os colaboradores precisam de um treinamento para saber como usar a ferramenta. Nessa etapa são trabalhadas as dúvidas e objeções que podem atrapalhar a implementação do método. Todos precisam estar alinhados para usar bem a ferramenta.

5. Melhoria contínua

No início provavelmente haverão várias oportunidades para ajustar o processo. Por isso, é importante que o gestor acompanhe o quadro para ver como a ferramenta está sendo usada, quais os gargalos, priorizações e corrigir os problemas que vão surgindo.

Quais os exemplos de aplicação do Kanban?

O kanban é um método simples, mas que pode ser usado em diversas áreas e é ideal para times iniciantes. Entre as diferentes maneiras de usar a metodologia, temos:

Kanban para desenvolvimento de software

Neste caso, as tarefas vão passar por setores como desenvolvimento de código, teste, design e implantação. Ele se inicia com a solicitação ou solução de bug e finaliza após a implantação (deployment).

As atividades são sinalizadas com cores diferentes para diferenciar se são funcionalidades ou bugs. Além disso, categorias também podem integrar o mesmo quadro kanban em um projeto, como as divisões back-end e front-end.

Kanban para equipe de vendas

Para organizar a carteira de clientes, o kanban pode ser útil, com colunas que representam cada nível de negociação.

Dessa forma, o vendedor pode se orientar sobre a fase e o andamento das negociações, e o gestor tem uma visualização das oportunidades de negócio em decurso e quantas potenciais vendas podem ser feitas.

Kanban para times de suporte

O método ajuda na ordenação das atividades diárias das áreas de suporte ao cliente e Customer Success. Especialmente por limitar a quantidade de tarefas e garantir que o prazo do Acordo de Nível de Serviço (SLA) seja respeitado.

Com essa metodologia de gestão também é possível priorizar demandas urgentes pelo sistema de cores, o que facilita entender quais tarefas vem primeiro. Se for usado o kanban online, ainda é possível anexar arquivos e documentar informações importantes para o processo.

Kanban na indústria

Na indústria, a metodologia pode ser usada para controlar o estoque, reposição e abastecimento do processo produtivo, por exemplo. 

A quantidade de produtos que precisa ser produzida pode ser representada pelos cartões seguindo a ordem do verde para o vermelho: 

• Verde: representa o início do processo;
• Amarelo: quando o sistema precisa entrar em alerta;
• Vermelho: quando atinge o nível de segurança (quando corre o risco da máquina parar por falta de insumos).

Cada vez que o colaborador alimenta a máquina, ele retira um cartão correspondendo. Com esse controle, é possível integrar também as equipes de estoque e o setor de compras, quando for necessário fazer novos pedidos ao fornecedor.

Geralmente, esse processo é feito por meio de um software automatizado e integrado com todos os departamentos.

Como fazer a integração do Kanban com outras metodologias de gestão?

O método kanban melhora o fluxo de trabalho e permite a gestão ágil de demandas e prioridades. Por ser uma ferramenta fácil de usar e adaptar a cada realidade, ela pode ser integrada com outras ferramentas de gestão de processos, como o Checklist Fácil, por exemplo.

Esse software de gestão permite a criação automática de checklists e planos de ação para realizar auditorias e inspeções no seu negócio e garantir a gestão da qualidade, é versátil e pode ser usado em diversos segmentos, como indústrias, saúde, comércio, varejo, logística e outros.

Com o Checklist Fácil é possível criar fluxos de trabalho inteligentes e integrar diferentes colaboradores e departamentos. Além disso, os planos de ação podem ser atribuídos diretamente ao responsável. Quando integrado com o kanban, torna o fluxo de trabalho mais assertivo e padronizado, reduzindo as não conformidades e contribuindo para uma maior satisfação do cliente.

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