São tantas demandas a serem acompanhadas e problemas para resolver que é impossível afirmar que a gestão é uma tarefa simples, seja qual for o setor ou tamanho do negócio. Mas existem técnicas comprovadas para tornar o processo mais assertivo e organizado. Uma delas é a metodologia MASP.
Desenvolvida no Japão e introduzida no Brasil em meados de 1980, trata-se de uma técnica cuja finalidade é promover melhorias contínuas na qualidade dos processos internos e, consequentemente, nos produtos oferecidos pela empresa.
Até hoje, a metodologia MASP faz sucesso no mundo todo, e é utilizada por gestores que desejam aumentar a eficiência operacional ao identificar e solucionar problemas facilmente. Vamos entender melhor essa metodologia e como implementá-la no seu dia a dia?
Neste artigo você encontrará:
O que é metodologia MASP?
Como dissemos, a metodologia MASP tem origem japonesa, e é aplicada na operação quando se pretende descobrir um problema e sua solução. Assim, é um recurso fundamental para reparar processos ou até mesmo identificar pontos de melhoria.
MASP é a sigla para Metodologia de Análise e Solução de Problemas. Mas como ela funciona? Bem, essa metodologia é composta por diversos passos e subpassos pré-definidos para análise de processos em busca de problemas e ações.
Com ela, é possível analisar causas, planejar otimizações, acompanhar métricas e aplicar resultados que tiveram melhor performance em outros processos semelhantes, que também exijam reavaliações.
Para isso, é preciso que o gestor faça uma avaliação do processo como um todo, desde o levantamento de hipóteses até a tomada de decisão. Isso faz com que a metodologia MASP seja bastante sistêmica, com foco em ações corretivas e preventivas, atuando fortemente na eliminação de não conformidades.
É, portanto, uma tarefa importante para gestores que desejam caprichar na gestão da qualidade.
Conheça as 8 etapas da metodologia MASP
Com tantos benefícios assim, é claro que nenhum administrador quer ficar de fora. Para aplicar a metodologia MASP, no entanto, é preciso seguir 8 etapas fundamentais.
1- Identificação do problema
Primeiramente, é preciso elaborar o escopo do projeto. E isso começa com a identificação de um problema. É importante fazer uma análise 360º da sua operação nesta etapa, observando processos e solicitando feedbacks do seu time.
Além disso, você também pode recorrer a históricos de falhas e não conformidades, bem como analisar riscos, perdas e custos da sua operação até hoje. O que eles têm em comum? Como tudo foi resolvido até agora? O que falta resolver? Onde estão os gargalos? Quais atividades geram retrabalho?
Todo problema é, na verdade, uma oportunidade de melhoria. Afinal, melhorias de correção, prevenção e otimização de desempenho começarão a partir do que é sinalizado aqui. Esses problemas devem ser tratados de forma individual, ou seja, cada um deles deverá ser aplicado individualmente ao MASP.
É importante pensar o que esse projeto de melhoria irá envolver, como:
- Profissionais e áreas;
- Fluxograma e prazos;
- Indicadores de performance;
- Definição de meta (melhoria).
2- Observação
Com esse fluxo de informações em mente, é preciso partir para a coleta de dados. Dessa maneira, após a identificação do problema, você deve reunir todas as informações acerca do problema que se deseja solucionar.
Para isso, considere os diferentes pontos de vista sobre a mesma circunstância. Imagine-o em outros locais de ocorrência, sendo enfrentado por pessoas diferentes ou até um time inteiro que não aquele que está enfrentando o problema.
Também repare na frequência do problema e compare essa situação com outras parecidas que já aconteceram ou ainda acontecem na empresa em outros setores.
3- Análise
Após a etapa de coleta e observação de dados, é natural que algumas ideias já comecem a despontar. Se isso aconteceu, você está no caminho certo, pois é nesta etapa que serão apontadas as principais causas dos problemas detectados. É o momento, portanto, de levantar hipóteses.
Tenha em mente que o terceiro passo costuma ser o mais complexo. Afinal, é o que exige maior concentração de esforços.
Primeiro, é preciso classificar as possíveis causas do problema que se deseja solucionar. Há 3 tipos de causas, sendo:
1º- Causas influentes: são suposições levantadas sem aprofundamento da situação, feitas a partir dos registros de ocorrências. É como se fosse um brainstorming em busca do que pode ter influenciado uma não conformidade detectada.
2º- Causas mais prováveis: das causas influentes, haverá um padrão em que há causas que fazem mais sentido do que outras (e muitas vezes, mais de uma causa estão correlacionadas). As causas mais prováveis são, como o próprio nome diz, as que têm mais chances de explicar o problema.
3º- Causas raiz: nada mais é que a verificação das causas prováveis e a classificação delas para uma nova etapa, na qual serão identificadas como a razão do problema.
Para essa verificação acontecer e você ter certeza de que está elegendo as causas raiz corretas, é preciso verificá-las com base em outras ferramentas científicas, tais como: Diagrama de Pareto, Diagrama de Dispersão, Histograma Diagrama de Ishikawa, etc.
4- Plano de ação
É hora de colocar em prática a estratégia a ser seguida, a fim de eliminar as causas do problema. O documento, isto é, o plano de ação elaborado, deve conter as soluções e metas a serem cumpridas, bem como os indicadores a serem acompanhados para garantir que o trabalho está no caminho certo.
5- Ação
Nada mais é que o cumprimento do plano de ação. Agora que toda a estratégia está estruturada, você deve envolver as pessoas que irão executá-lo, por meio de uma comunicação formal.
Todos os executores devem ser treinados coerentemente, conforme as definições do projeto. O acompanhamento é importante para saber se o desempenho obtido está de acordo com os indicadores estabelecidos.
6- Verificação de resultados
Após um certo tempo, de acordo com os prazos definidos no plano de ação, será preciso entrar em uma etapa de avaliação a fim de comparar o resultado alcançado com o esperado pelas soluções implementadas. Nada mais é que uma verificação quantitativa e qualitativa da eficácia das ações e seu impacto nos resultados.
Em outras palavras, será possível comparar o antes e o depois da aplicação do plano. O problema está sendo resolvido? Quais tarefas do plano de ação não atingiram o resultado esperado?
Avalie os motivos e tire impedimentos da frente para que o plano de ação continue.
7- Padronização
Tudo o que foi feito até agora definiu uma nova rotina de trabalho. Essas ações, se performaram bem, devem ser oficializadas, isto é, padronizadas – a fim de manter as medidas efetivas em uma nova sistemática. Isso deve ser transmitido a todas as áreas e equipes envolvidas.
8- Conclusão
Engana-se quem pensa que depois de todas essas etapas o trabalho está completamente encerrado. Afinal, tudo o que foi aplicado deve ser considerado no planejamento de projetos futuros.
Por isso, as lições aprendidas devem ser expostas em uma última reunião, em que os responsáveis pela resolução do problema devem debater as práticas mais sustentáveis para aplicação em melhoria contínua da operação.
Para que esse método é utilizado?
Prevenir e corrigir falhas de processos e operações é o principal objetivo da utilização do método MASP em uma empresa. Afinal, é com essa metodologia que os gestores podem tomar decisões importantes com mais confiança para a resolução de problemas.
É um excelente método de tratamento de não conformidades, ou seja, tudo aquilo que não está de acordo com parâmetros estabelecidos. Assim, quebras na legislação ou até em regulamentos internos da organização são evitados.
Esse tratamento é imprescindível para que as empresas atinjam suas metas. Isso porque é comum que ocorram adversidades na rotina de qualquer empresa.
Mas eles devem ser controlados ao máximo, a fim de evitar a confecção de produtos de má qualidade ou mesmo serviços mal prestados, bem como acidentes de trabalho, multas ambientais e processos onerosos que desequilibram o caixa.
Isso tudo faz com que a organização que não busca otimizar seus processos acabe por perder a credibilidade junto aos seus clientes e fornecedores a longo prazo. Isso também tem impacto no mercado, pois quanto mais a empresa ignora ou adia o tratamento de não conformidades, mais ela perde em competitividade.
Qual a importância de adotar a metodologia MASP?
Quando se implementa uma cultura de resolução de problemas, o fluxo de processos fica mais ágil e menos oneroso. Nesse sentido, a metodologia MASP é semelhante ao requisito “Ações Corretivas” da ISO 9001, sendo uma importante ferramenta para alcançá-la.
Se você deseja manter uma boa gestão da qualidade, deve implementar esse recurso em sua rotina.
Ferramentas similares ao MASP que você pode utilizar
Existem outras técnicas e ferramentas que podem ser alternativas ou até complementares à metodologia MASP, e costumam estar presentes no dia a dia das empresas na resolução de problemas. Boa parte delas, inclusive, é utilizada em uma ou outra etapa da MASP – principalmente nas etapas de análise e plano de ação.
Vamos conhecê-las melhor?
Ciclo PDCA
Metodologia MASP e ciclo PDCA são exemplos de recursos que não apenas se relacionam, como também se integram. Afinal, uma das etapas do MASP deve considerar o ciclo PDCA, que se trata de um método de gestão de qualidade, divididos em quatro fases essenciais para o controle e o estabelecimento de uma política de melhoria contínua dos processos de uma organização.
São elas: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir). A MASP utiliza o ciclo PDCA ao longo das suas oito etapas, conforme a necessidade do gestor, como uma ferramenta de apoio.
Onde está a dificuldade na aplicação da MASP? Planejamento, realização, checagem ou ação? Todas elas são contempladas pelo PDCA e podem ser aplicadas para solucionar questões na aplicação da metodologia MASP.
5w2h
Outra metodologia importante para a solução de problemas em uma organização é a ferramenta 5w2h, que organiza etapas e atividades de um projeto, auxiliando na criação de cronograma e condução do time.
A sigla é composta pelas iniciais em inglês das sete perguntas que se deve fazer para estabelecer as diretrizes de um projeto. A saber:
5W:
- What: o que será feito?
- Why: por que será feito?
- Where: onde será feito?
- When: quando será feito?
- Who: por quem será feito?
2H:
- How: como será feito?
- How much: quanto custará?
Ou seja, as respostas de cada uma dessas questões definem aquilo que é necessário para um projeto de sucesso. Associada à metodologia MASP, é outra ferramenta que ajuda na estruturação e condução da solução de problemas.
Checklist online
A execução de checklists, isto é, listas de verificação, pode ser aplicada à metodologia MASP como um guia para o cumprimento de cada etapa do projeto.
Ao longo da aplicação da metodologia MASP, é natural que o gestor se depare com rotinas como as de checagens, padronizações, auditorias, inspeções técnicas e aplicação de planos de ação, por exemplo.
Além disso, há a parte de visualização de indicadores de performance, que exige a centralização de dados e integração de informações para a criação de relatórios e dashboards.
Hoje, as empresas podem contar com o checklist digital, um software que permite toda essa gestão automatizada, como é o caso do Checklist Fácil.
Checklist Fácil aplicado à metodologia MASP
Quem deseja tratar não conformidades e implementar planos de ação de forma eficiente, precisa de uma tecnologia que permita o controle de toda operação – a cada verificação – com a possibilidade de acompanhamento em tempo real.
Essas são as principais vantagens do Checklist Fácil, software que permite criar planos de ação personalizados. Assim, todos os envolvidos passam a ter as mesmas rotinas, cuja aplicação passa a ser obrigatória quando é encontrada alguma não conformidade ou melhoria necessária na operação.
Tudo isso eleva as chances de obter qualidade no dia a dia, traz confiabilidade, segurança e assertividade na aplicação da metodologia MASP na sua empresa. Quer entender os benefícios na prática? Agende uma demonstração do Checklist Fácil com um de nossos representantes.
