O retrabalho é caracterizado pela necessidade de repetir uma tarefa devido a erros, falhas ou não conformidades em sua execução original. Por isso, é considerado motivo de custos adicionais, desperdício de tempo e baixa qualidade nas entregas, impactando negativamente a eficiência operacional e a produtividade.
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É natural que aconteçam algumas falhas durante qualquer processo nas empresas. Muitas delas são tão frequentes e, aparentemente, inofensivas que já estão incorporadas na rotina das equipes. No entanto, quando a ocorrência de retrabalho ocasionado por estas falhas está acima da média, é hora de aplicar um plano de ação para eliminá-los de uma vez por todas.
Pode não parecer, mas o retrabalho é um grande desperdiçador de tempo, dinheiro e produtividade. Ele impacta diretamente o desempenho dos times, a qualidade do produto ou serviço, bem como a rentabilidade do negócio. Assim, é preciso planejar um fluxo de trabalho mais eficiente, prevenir erros e corrigi-los rapidamente.
Mas como fazer isso na prática? Aqui, você vai entender quais são as principais consequências do retrabalho, além de dicas certeiras para alcançar os melhores resultados em performance, deixando esse gargalo para trás! Acompanhe e boa leitura.
O que é retrabalho?
Retrabalho é repetição de uma atividade, projeto ou processo para corrigir erros ou alcançar um resultado diferente do obtido quando realizado pela primeira vez.
Em outras palavras, quando uma atividade não foi feita corretamente ou não atingiu o resultado esperado ela precisará ser refeita. Esta é a explicação mais simples sobre o que é um retrabalho.
Assim, os termos refação ou recriação são apenas alguns sinônimos para esse termo, que significa fazer tudo o que já foi feito novamente — só que de forma correta. Até aí, nenhuma novidade.
Acontece que o retrabalho também representa um gargalo para o fluxo de processos. Afinal, demanda novos esforços para uma tarefa que já deveria ter sido feita. Assim, todo o empenho mental, criativo, braçal e financeiro precisa ser repetido.
Nem é preciso dizer que, a longo prazo, o retrabalho desgasta a equipe e pesa no bolso da gestão, não é?
Quais são as consequências do retrabalho?
Retrabalhos frequentes trazem diversos impactos negativos para as empresas. É preciso ficar atento a esses efeitos, uma vez que o retrabalho pode ser um mal silencioso, um custo invisível.
Muitas vezes a empresa está passando por algum problema na operação, mas os líderes não conseguem visualizar que o culpado é, de fato, o retrabalho. Conheça os cenários mais comuns de empresas que passam por este problema:
Produtividade em baixa
No topo da lista, é claro, está a falta de produtividade, uma vez que o retrabalho impacta a alocação de horas do time. Ou seja, um mesmo colaborador pode dobrar ou até triplicar sua dedicação em horas de trabalho para um mesmo processo que precisa ser refeito.
Desperdício de recursos
O retrabalho também é inimigo da sustentabilidade, uma vez que exige a utilização de mais recursos, seja em matéria-prima, equipamentos ou materiais que não puderam ser reaproveitados.
Nesse sentido, o problema do desperdício vai além dos recursos necessários para a refação. Dependendo do caso, os recursos utilizados para para produzir determinado produto que apresentou algum defeito acaba sendo descartado integralmente.
Em uma fábrica de bebidas, por exemplo, a linha de produção de uma bebida sem açúcar não deve adicionar esse ingrediente ao produto. Sendo este o engano, todo o lote que levou açúcar na composição indevidamente irá para o descarte.
Falta de integração da equipe
O retrabalho também afeta os membros do time. Tarefas que retornam para refação impactam na motivação da equipe. Afinal, todo o esforço utilizado para o trabalho inicial não foi aproveitado.
Isso gera tensão entre pessoas gestoras e colaboradoras, além de aumentar os riscos de novas não conformidades devido ao estresse e falta de comunicação gerada pela tensão.
Descumprimento de prazos
Como abordamos, o retrabalho também gera desperdício de tempo. Desse modo, a mesma tarefa precisa ser realizada, no mínimo, uma segunda vez — o que compromete prazos anteriormente estipulados em planejamento e impacta toda a cadeia de produção.
Ou seja, o retrabalho nas linhas de produção afeta também o transporte, a distribuição e a venda dos produtos.
Quando se fala em previsibilidade na produção para aproveitar as vendas em períodos de alta demanda, por exemplo, o timing é essencial. Se há retrabalho, toda a estratégia é comprometida.
Problemas no caixa
Com todas as questões apresentadas até aqui, você já deve ter percebido que o retrabalho gera grandes prejuízos. Seja no desperdício de matéria-prima, ou mesmo perdendo o tempo precioso que o produto precisa chegar ao mercado.
Basta pensar que retrabalho é o mesmo que fazer dois trabalhos para obter um só retorno. Isso acaba causando desequilíbrio financeiro.
Relacionamento negativo com o cliente
Seja por conta de defeitos ou atrasos, quando um retrabalho acontece, isso também fica visível para o consumidor final — que se frustra quando o resultado não cumpre suas expectativas. O resultado? Perda de credibilidade para sua empresa.
Como calcular índice de retrabalho?
O índice de retrabalho tem como objetivo identificar o quanto a ineficiência da operação representa em números. Esse indicador ajuda a medir a eficiência da operação, tornando o problema palpável e, portanto, factível para resolução.
A fórmula é bastante simples. A saber:
Retrabalho (em %) = produtos (isto é, bens ou serviços) retrabalhados / total de produtos (bens ou serviços) produzidos x 100
Vale lembrar que o nível de retrabalho ideal é zero. Portanto, quanto menor o número alcançado, melhor é o resultado.
O que fazer para evitar o retrabalho? Confira 7 dicas
Agora que você já sabe o que o retrabalho causa e como medi-lo, é hora de colocar a mão na massa e aplicar as medidas certas para mitiga-lo. Acompanhe:
1. Estabeleça um fluxo de processos
A produção de um bem ou serviço, invariavelmente, precisa respeitar a ordem e o tempo necessário para execução de cada tarefa. Isso significa que o primeiro passo para evitar retrabalho é entender a operação como um todo, de início ao fim.
Assim, é possível estabelecer quais são as atividades necessárias para a rotina de cada colaborador, bem como seus prazos e tudo aquilo que é necessário para que seja cumprida com êxito.
Além disso, esse mapeamento também aperfeiçoa o entendimento do time sobre o que é realizado dentro da empresa. Dessa forma, padroniza a visão de todos os colaboradores sobre os objetivos e metas, evitando os fatídicos erros.
2. Promova a cultura de ações preventivas
“Melhor prevenir do que remediar”, não é? A máxima cabe muito bem quando o assunto é retrabalho. Afinal, sendo o retrabalho tão oneroso para a operação, o ideal é que, já no planejamento, o gestor encontre formas de evitá-lo.
Isso pode ser feito com especificações de produção que evitam esquecimentos, problemas, erros, falhas ou até ruídos de comunicação. Estabelecer um “modus operandi” para cada tarefa previne eventualidades.
3. Estabeleça (e cumpra!) um cronograma
Fluidez nas operações tem tudo a ver com prazos bem definidos. Isso evita o estresse de tarefas executadas de última hora — que costumam gerar bastante retrabalho, pois são feitos na pressa e sem atenção aos critérios estabelecidos.
Dê atenção especial aos processos que naturalmente geram alguns atrasos, ou mesmo podem sofrer com alguma eventualidade. É o caso de problemas com fornecedores, por exemplo.
A fim de garantir que o estoque esteja sempre em dia, é preciso estabelecer datas específicas para compra, evitando que sejam feitas quando seu estoque já está chegando ao limite. Assim, você garante os suprimentos necessários para sua operação mesmo quando o fornecedor atrasa a entrega.
4. Melhore a comunicação da equipe
Uma das maiores causas de retrabalho são os mal-entendidos causados pela falta de comunicação. Entre uma suposição e outra, a fluidez da operação é comprometida e os processos precisam ser refeitos.
Por isso, formalize todos os processos por escrito. Se possível, utilize um checklist para controle de informações, bem como todo o fluxo de processos, gerando evidências do cumprimento de determinada tarefa.
Essas evidências podem ser consultadas em caso de dúvidas, o que é importante até para manter o fluxo produtivo mesmo em casos de rotatividade no time. Assim, quando um novo colaborador chega ao trabalho, já tem por escrito o que e como deve realizar determinada tarefa.
5. Capacite a sua equipe
Treinamentos e cursos de reciclagem são de extrema importância para evitar erros e retrabalhos. Além disso, preparam os colaboradores para tarefas diferentes e desafiadoras. As chances de um colaborador responder bem a imprevistos, evitando desperdícios, é maior.
Ademais, as capacitações são fundamentais para que a empresa não fique para trás entre a concorrência.
6. Aposte em ferramentas da qualidade
Complementando a dica anterior, a capacidade de responder assertivamente e de forma ágil às complexidades da operação, sobretudo com as adversidades do mercado, é de suma importância quando o assunto é retrabalho.
Nesse sentido, todo gestor precisa planejar e monitorar resultados continuamente. É possível implementar e otimizar essa cultura de tempos em tempos por meio de ferramentas da qualidade. Isto é, ferramentas que possibilitam a análise de dados que trazem insights importantes para tomadas de decisão.
Diagrama de Pareto e método 5W2H são bons exemplos disso. Elas permitem a compreensão de um problema e conduzem a resolução de forma e eliminar erros e garantir soluções para os problemas encontrados.
7. Aposte na automação
Em suma, a indústria 4.0 é um conceito que representa a fase do setor industrial marcada pela digitalização, a automação e a integração de todas as etapas do processo produtivo por meio de tecnologia.
Isso significa que, a fim de garantir a otimização de processos, é natural que o mercado aposte cada vez mais em soluções tecnológicas. Além de mitigar retrabalhos, tornam os processos mais ágeis e produtivos, com maior aproveitamento em toda a cadeia.
Hoje, empresas que ainda mantém operações manuais não se destacam no mercado, já que a concorrência consegue entregar mais e melhor com apoio da tecnologia. É por isso que a automação é peça-chave para um bom fluxo organizacional.
Nesse sentido, a dica são os checklists digitais, que permitem a criação de listas de verificação para setores e atividades diversas. Ao padronizar informações em um único sistema, definindo os campos que devem ser preenchidos e cuja tarefa só pode ser concluída após esse preenchimento, as chances de erros são muito menores.
Além da facilidade na identificação das não conformidades a partir desse processo, é possível estabelecer planos de ação pré-definidos que podem ser aplicados imediatamente. Ademais, também é possível programar checklists para que nenhuma data seja perdida, mantendo o cronograma em dia.
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