O RNC (Relatório de Não Conformidade) é um registro fundamental para a análise de indicadores que comprovem a eficiência (ou a falta dela) de tarefas periódicas. Ele é uma etapa fundamental para sugerir qualquer mudança na forma que um serviço ou processo é realizado.
Isso também faz parte de uma gestão de qualidade, além da padronização de processos e produtos com excelência em uma organização. Através dessas ferramentas, é possível desenvolver planos de ação para diminuir a incidência das principais falhas recorrentes em etapas de produção.
A seguir, abordaremos o que é o Relatório de Não Conformidade e como criar um, mostrando como a gestão de qualidade pode caracterizar os desvios ocorridos no dia a dia da sua empresa. Continue a leitura e descubra!
Neste artigo você encontrará:
O que é o Relatório de Não Conformidade?
O Relatório de Não Conformidade é a documentação de requisitos importantes que não foram atendidos dentro das normas de qualidade, que podem ser externas (como um ISO) ou internas (processos e políticas da empresa).
Esse relatório inclui informações como o que foi afetado, qual falha aconteceu e quando a ocorrência foi descoberta. Com essas informações, já é possível registrar essas questões e estruturar planos de ação para que elas sejam corrigidas.
A ferramenta permite analisar problemas, as causas e correções adequadas para alinhar o desvio. Dessa forma, se prioriza a excelência e qualidade esperada pelos gestores e pelos clientes, o que é refletido nos processos, produtos e serviços da sua empresa.
Encontrar uma não conformidade é algo excelente! Apesar de parecer uma afirmação estranha, essa é uma grande verdade. A não conformidade é a evidência de falhas em um processo e, se documentada, tratada e corrigida, não voltam a acontecer.
O que deve constar em um Relatório de Não Conformidade?
Qualidade e satisfação andam juntas quando o assunto é controle de não conformidade de algum produto ou serviço, e as empresas que intensificam esse tipo de análise acabam tendo sucesso como resultado. Por isso, confira alguns dos campos de informações gerais que irão trazer dados importantes para a análise de não conformidades:
Identificação
O primeiro passo é perceber o problema, seja durante o trabalho de inspeção ou a observação de um processo produtivo. Algumas empresas estabelecem KPIs para ajudar nesse monitoramento ou contam com o auxílio de membros da equipe para sinalizar qualquer falha.
Descrição
Na hora de produzir um relatório, é preciso trazer detalhes sobre todos os problemas detectados. Esse documento deve conter:
- A origem do problema;
- A reincidência ou não de algum fator que causou a falha;
- Indicação do que não foi cumprido ou da não conformidade;
- Descrição dos acontecimentos em detalhes;
- Quais processos foram impactados pelo problema;
- Indicação de uma ação de correção.
Uma não conformidade não necessariamente requer uma ação corretiva. Se houver esse direcionamento, é muito importante indicá-lo no relatório para que a ocorrência tenha o tratamento adequado e seja solucionada.
Da mesma forma, não é ideal deixar muitas falhas sem o apoio de uma ação corretiva porque, sem ela, o problema entra em um ciclo de repetição e o relatório acaba se tornando uma atividade sem resultados.
Análise da causa-raiz
A análise da causa-raiz se trata do desenvolvimento de um grupo de tarefas que verificam a razão principal de uma deficiência nos processos. Aqui, alguns recursos podem ser muito importantes, como o uso de fotos, localização de GPS, data e hora
Outra forma bastante eficaz é utilizar metodologias de melhoria contínua para categorizar e determinar possíveis causas de não conformidades através de recursos de qualidade.
Ações corretivas para a causa-raiz
Diferente da primeira etapa, que sugere uma medida rápida e eficiente para uma falha pontual, essa ação corretiva se concentra no causador real da não conformidade.
Uma ferramenta adequada para elaborar essa correção é o plano de ação 5W2H, já que a ideia dessa metodologia é racionalizar os processos de trabalho e facilitar a implementação de melhorias.
O 5W2H também é ideal para gerenciamento de qualidade, porque a sua estrutura consiste em um checklist de perguntas específicas que sistematizam tarefas, o que facilita o desenvolvimento de soluções e tomada de decisões.
Análise da eficácia de medidas tomadas
Para assegurar que os cuidados tomados trouxeram resultados satisfatórios, é necessário realizar uma análise da eficácia adequada. Sem isso, os gestores correm o risco de não eliminar a causa e enfrentar o mesmo problema novamente.
Essa análise de eficácia pode ser conduzida por meio de métricas e monitoramentos de rotina. Caso a não conformidade venha de uma reclamação direta de um cliente, por exemplo, fica mais fácil descobrir o que é necessário para atendê-lo da melhor forma.
No caso mencionado acima, uma simples pesquisa de satisfação pode ser a resposta. Se a causa for outra, é possível aumentar o nível de capacitação dos profissionais com treinamentos para corrigir deficiências nos processos de produção.
O Relatório de Não Conformidade é um meio efetivo de mapear falhas e deficiências gerais, além de apresentar estratégias para combatê-las, sempre priorizando o bom relacionamento com os clientes.
Como manter uma empresa em conformidade
Além de criar metas de correção para não conformidades, é muito importante construir um planejamento estratégico que esteja alinhado com as ações e objetivos da empresa. Isso previne situações que poderiam se apresentar como falhas e ocorrências posteriormente.
Confira algumas ações que podem auxiliar a sua empresa a se manter em conformidade com a rotina de um RNC:
1. Defina metas claras e reais
A partir de um planejamento estratégico, é possível analisar e entender o funcionamento da empresa. Por isso, organizando metas claras e reais, é possível enxergar o fluxo de processos mais detalhadamente para perceber onde já existem não conformidades.
Também é importante estipular quais são os itens que permitem a análise das não conformidades, como em um checklist.
2. Conte com ferramentas de apoio
As ferramentas da qualidade vão atuar nas suas causas-raiz, para rever e verificar as não conformidades e para conduzir a sua análise.
A adoção de um sistema inteligente para gestão de projetos é fundamental para o registro e monitoramento de conformidades. Essa é uma etapa importante para ajudar na produção, no armazenamento e no acompanhamento de relatórios.
Por meio dessa gestão, é possível acompanhar o tratamento dos relatórios e preparar a empresa para possíveis fiscalizações e auditorias, conseguindo os certificados de qualidade com muito mais rapidez.
Com softwares como o da Checklist Fácil, é possível gerar relatórios periódica e sistematicamente para que a produção do RNC seja uma rotina. Isso garante que a organização consiga melhorar seus processos internos e diminuir a incidência de erros. Dessa forma, também é possível manter um alto padrão de qualidade e se tornar referência no seu setor de atuação.
3. Adeque os Relatórios de Não Conformidade
De maneira geral, a pessoa que realiza ou encaminha a ação corretiva não é a mesma que emite o RNC, o que implica que é necessário ter uma redação de qualidade do relatório.
As necessidades e não conformidades devem ser descritas da forma mais assertiva possível, evitando ruídos na comunicação e uma possível reincidência de não conformidade.
Além disso, é importante se basear em evidências objetivas. A verificação de um problema e onde/quando ocorreu é o ponto de partida para o registro correto dos dados. Todas as orientações devem ser diretas, fornecendo provas e informações comprováveis, como materiais coletados, registros e documentos do processo.
Outra dica para adequar os seus relatório é a utilização de um software de monitoramento e aplicação de tarefas de rotina.
Como o Checklist Fácil pode auxiliar o seu Relatório de Não Conformidade
Para que um Relatório de Não Conformidade seja eficiente e traga os resultados esperados para a sua empresa, é imprescindível que haja uma estratégia inteligente de monitoramento. Através da tecnologia, é possível automatizar essa operação para facilitar a análise do RNC.
A Checklist Fácil é uma empresa líder na América Latina no desenvolvimento de soluções para checklists online, que padronizam processos e potencializam atividades essenciais. Com a geração de indicadores e relatórios, a nossa plataforma pode transformar a eficiência operacional dos mais variados segmentos!
Confira algumas funcionalidades do nosso software que podem auxiliar na criação e no acompanhamento dos seus Relatórios de Não Conformidade:
- Compilação de dados de forma automática;
- Operações online e offline;
- Acesso remoto pelo aplicativo;
- Geração automática de relatórios gerenciais;
- Relatório de reincidências;
- Planos de ação personalizáveis;
- Status de soluções aplicadas;
- Controle de Rankings de aplicações;
- Registro de mídias para conferência e monitoramento;
- Dashboard personalizado;
- Suporte técnico de qualidade.
Com o Checklist Fácil, é possível desenvolver RNCs de forma descomplicada, de fácil entendimento e com tempo otimizado para todos os processos de checagem. Isso porque o nosso sistema reúne dados e informações específicas para auxiliar na tomada de decisões mais assertivas.
Quer saber como gerar excelentes resultados com o nosso software? Agende uma demonstração gratuita da Checklist Fácil e descubra como otimizar a sua gestão e levar a sua produtividade para um outro patamar.
