O padrão ISO 9001 foi criado pela Organização Mundial de Padronização para ser a base de um sistema de gestão da qualidade compatível com qualquer empresa. Ele indica o uso de normas técnicas e ferramentas amplamente eficazes, como o checklist para auditoria ISO 9001.
Quais são os benefícios da certificação ISO 9001?
A posse de uma certificação ISO 9001 já mostra a seus potenciais clientes que a empresa está alinhada com as mais avançadas técnicas de gestão da qualidade. Além disso, segue padrões aprovados no mundo todo — atualmente, as normas ISO são reconhecidas em mais de 160 países.
Dessa forma, todas as boas práticas implementadas por meio da adoção do padrão ISO contribuem para aperfeiçoar a atividade organizacional como um todo. Os benefícios incluem a melhoria constante dos métodos internos e a formação de colaboradores mais capacitados para executar suas tarefas.
O ambiente de trabalho passa a ser monitorado com maior eficácia, favorecendo a localização de gargalos que afetam a produtividade. Como todas as atividades passam a seguir normas técnicas estabelecidas previamente, fica bem mais fácil perceber em quais pontos há queda no desempenho.
A verificação do nível de satisfação de clientes, fornecedores e funcionários também é importante para encontrar problemas e desenvolver soluções. São adicionadas ferramentas que proporcionam a coleta de dados com maior precisão, evitando falhas.
Claramente, tudo que foi citado até aqui contribui para que sua empresa torne-se cada vez mais capaz de competir no mercado. A aplicação do padrão ISO 9001 tende a ampliar a credibilidade de qualquer negócio, reduzindo os custos operacionais e elevando lucros de maneira sustentável.
Como adquirir a certificação ISO 9001?
A obtenção da certificação ISO exige a realização de uma auditoria de certificação para verificar se todas as normas técnicas propostas estão sendo realmente aplicadas. Evidentemente, o processo de preparação é bastante complexo e demanda o envolvimento de todos os colaboradores.
Os gestores responsáveis pela implementação precisam atentar para os detalhes, caso contrário podem se perder em meio a tantas exigências. É necessário que tudo seja minuciosamente calculado para não impactar negativamente as rotinas diárias da empresa.
Uma auditoria bem executada necessita de uma análise crítica de todo o sistema de gestão da qualidade utilizado atualmente. Por isso, é importante comunicar-se com todos os setores da organização para conhecer suas funções e dificuldades. Só a partir daí será possível planejar todo o processo.
Um dos pontos cruciais é identificar qualquer não conformidade pendente e elaborar planos de ação capazes de reduzir seus impactos. Um grande apoio ao otimizar processos internos é o uso de checklists para auditoria que ajudam a localizar o que deve ser ajustado.
Entretanto, jamais trabalhe com um checklist genérico. Eles acabam empobrecendo todo o processo de auditoria, pois não se adaptam completamente às características de cada tipo de negócio.
Qualquer empresa possui características específicas e a lista de verificação tem a obrigação de considerá-las.
Quais vantagens de um checklist para auditoria ISO 9001?
Um checklist mal feito resulta em falhas inaceitáveis em um processo de melhoria contínua, pois limita a capacidade de apontar problemas. Em vez de auxiliar, ele acaba dificultando a comunicação e a coleta de dados consistentes.
Como foi dito, o checklist eficaz é aquele que está de acordo com a realidade da empresa, e é por isso que seu desenvolvimento deve ser cuidadoso. Se esse requisito for atendido, o processo de auditoria terá um importante suporte ativo.
Confira alguns benefícios de um bom checklist para auditoria ISO 9001:
1. Facilitar o planejamento e execução da auditoria
Sempre existirão muitos itens a serem verificados e cada setor da empresa exigirá requisitos distintos para a execução de suas funções e avaliação de desempenho. Confeccionar checklists específicos ajudará a ter uma visão mais ampla da engrenagem, ou seja, da maneira como os setores se relacionam.
Assim será possível mapear todo o funcionamento do negócio, utilizar relatórios de ocorrências e ter mais precisão para encontrar os pontos a serem melhorados. Os problemas que resultam em maior impacto deverão ser priorizados quando chegar o momento de partir para a ação.
2. Prevenir falhas humanas
As listas de verificação permitem que os colaboradores estejam mais bem preparados para perceber problemas. Falhas de memória ou de atenção dos seres humanos são fatores decisivos para que algum procedimento dê errado.
Pular algumas etapas ao executar tarefas rotineiras é sempre tentador.
Porém, quando nos acostumamos a utilizar listas de verificação, esse tipo de falha tende a diminuir. A possibilidade de esquecer algum detalhe cai consideravelmente. Os resultados são: menos erros, menos retrabalho e mais produtividade.
3. Servir como plano de amostragem
Checklists preenchidos e arquivados servem como fonte em levantamentos estatísticos. Os dados coletados serão transformados em informações relevantes para fundamentar a tomada de decisão. Investir na automatização de processos pode ser bem vantajoso nesse ponto.
4. Evidenciar que os novos procedimentos são seguidos
A adoção de ferramentas eficazes de gestão da qualidade geralmente não é uma coisa fácil. Uma das principais dificuldades é que as alterações nos processos exigem mudanças da cultura organizacional.
Muitos colaboradores podem não entender logo de cara os benefícios dos novos procedimentos.
O checklist, portanto, serve para provar que todos os funcionários estão atentos e seguindo as diretrizes. O trabalho de conscientização quanto às normas ISO é árduo, geralmente liderado pela área de engenharia da qualidade, mas os resultados são muito satisfatórios.
5. Fornecer informações para auditorias futuras
Dados da auditoria atual servirão como base de comparação em procedimentos futuros. E também facilitarão o acompanhamento da evolução dos resultados ao longo do tempo.
Sem dúvida isso ajudará a realimentar o ciclo de melhoria contínua, contribuindo para a obtenção de um grande retorno a longo prazo.
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