Saiba o que é como se preparar para uma auditoria de certificação

A auditoria de certificação, muito além da conquista do selo de aprovação, é uma oportunidade para melhorar processos com base nas principais normas. Saiba mais sobre o assunto neste post!
Atualizado em: 12 de abril de 2024
Tempo de leitura: 7 minutos

A auditoria de certificação é uma avaliação minuciosa e imparcial aplicada a uma empresa que deseja ser certificada por um órgão competente. Ela desempenha um papel singular na busca pela excelência operacional, pois demonstra o comprometimento da instituição com a qualidade de seus produtos, serviços e processos. 

Apesar de sua inegável relevância, esse ainda é um tema que gera dúvidas em muitos gestores. Pensando nisso, preparamos este artigo para mostrar como acontece uma auditoria de certificação, o que é auditoria ISO, suas vantagens, procedimentos e como preparar sua empresa para recebê-la. Portanto, continue a leitura e entenda tudo sobre o assunto!

O que é auditoria de certificação?

Trata-se de uma auditoria feita por uma entidade independente para avaliar se uma empresa, setor, produto ou serviço atende aos requisitos de uma norma específica. Geralmente, quem aplica esta auditoria é o próprio órgão certificador, com o objetivo de avaliar se os processos estão ocorrendo da forma esperada.

Além disso, é comum também que empresas conduzam auditorias internas e contratem consultorias externas para aprimorar seus processos. Isso acontece com a finalidade de identificar falhas operacionais e, com base nisso, elaborar um relatório e plano de ação para aperfeiçoar as práticas antes da realização da auditoria certificadora. 

Qual o objetivo de uma auditoria de certificação?

Seu principal objetivo é assegurar que uma empresa, produto ou processo avaliado esteja em conformidade com os padrões e regulamentos aplicáveis. Grande parte das vezes, a avaliação dos requisitos tem com base as normas da ISO (International Organization for Standardization), organização que define diretrizes de qualidade em âmbito internacional. 

Quem faz a auditoria de certificação?

O procedimento é realizado por entidades especializadas em avaliações e certificações de qualidade em organizações. A mais popular é a ISO 9001: certificação destinada para negócios que implementam adequadamente um sistema de gestão da qualidade alinhado com os padrões dessa norma. 

Caso seja uma avaliação de preparação, a responsabilidade de conduzir a auditoria interna é da própria organização, que deve montar uma equipe de auditores imparciais de acordo com suas necessidades.

Como funciona a auditoria de certificação?

A auditoria para certificação é um processo feito em duas fases, que são:

Fase 01 – análise documental

Na primeira fase, o órgão certificador analisa a documentação da empresa. Isso porque o objetivo é garantir que todos os itens da norma foram contemplados e avaliar a necessidade de possíveis ajustes.

Essa etapa ocorre de duas maneiras: 

  1. On-site: a entidade responsável realiza a conferência dos documentos nas instalações da própria empresa.
  1. Off-site: a empresa requerente envia a documentação necessária para análise ao escritório da certificadora e o processo, então, acontece de forma remota.

Estando tudo certo com a documentação, é hora de partir para a próxima (e última) etapa.

Fase 02 – auditoria de conformidade 

Na auditoria de conformidade, o auditor do órgão certificador visita a empresa e avalia seus processos, usando como base para isso os critérios das normas e da certificação ISO

Assim, os documentos avaliados na primeira fase são comparados com a execução real das operações para garantir que a realização delas esteja conforme os requisitos normativos. 

Se a avaliação do auditor for positiva, ocorre a emissão do certificado. Porém, caso seja negativa, uma nova auditoria de follow-up é agendada dentro dos próximos 3 meses, permitindo que os gestores tenham a chance de fazer os ajustes solicitados. 

Quais são os principais tipos de auditoria de certificação?

Existem diversos tipos de auditoria de certificação. Confira os principais a seguir!

Auditoria da qualidade

A auditoria de qualidade é responsável por avaliar a eficácia e conformidade dos processos de qualidade da empresa, e principalmente se o sistema de gestão da qualidade implementado atende aos requisitos da norma ISO 9001.

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Auditoria ambiental

Uma auditoria ambiental tem como objetivo avaliar a forma como uma organização se comporta em relação ao meio ambiente, e certificar empresas que focam em práticas sustentáveis e redução de danos ambientais.

Auditoria trabalhista

A auditoria trabalhista é usada para evitar problemas administrativos e jurídicos em relação aos colaboradores, avaliando a conformidade da empresa com as normas e leis trabalhistas.

Auditoria de segurança de alimentos

Auditorias de segurança de alimentos são aplicadas para garantir a segurança e qualidade dos alimentos produzidos e comercializados. Afinal, os produtos da indústria alimentícia precisam estar de acordo com os critérios de qualidade estipulados pela empresa e, principalmente, pelos órgãos reguladores.

Auditoria de fornecedores

A auditoria de fornecedores é um processo de qualificação, homologação e avaliação dos parceiros comerciais ou de serviços terceirizados de uma organização. Isso garante a qualidade dos produtos e serviços, e a conformidade com as normas e com tudo que foi acordado em contrato no início da parceria.

Auditoria de processos

Uma auditoria de processos pode ser usada para avaliar qualquer processo operacional da organização, buscando por oportunidades de melhoria e garantindo a conformidade com os padrões pré-estabelecidos (ou, se for o caso, criando novos padrões).

Auditoria de saúde e segurança ocupacional

Auditoria de saúde e segurança ocupacional concentra-se em avaliar o desempenho da empresa no que diz respeito à saúde e segurança dos colaboradores, observando se a organização está oferecendo um ambiente saudável e que siga as normas e regulamentações de SST existentes.

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Quais as principais certificações existentes?

A International Organization for Standardization e outros órgãos oferecem várias certificações. Saiba mais sobre algumas delas a seguir:

ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade

A ISO 9001 é uma norma que reúne diretrizes para a gestão da qualidade empresarial, buscando padronizar internacionalmente os processos para garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

ISO 14001 – Gestão Ambiental

A ISO 14000 é um compilado de normas que busca garantir a boa conduta das empresas perante o meio ambiente, oferecendo orientações sobre auditorias ambientais, avaliação do desempenho ambiental e análise do ciclo de vida dos produtos.

ISO 45001 – Saúde e Segurança Ocupacional

A ISO 45001 é norma que regula o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO), buscando garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável. A norma fornece a estrutura para que as empresas gerenciem riscos de forma mais eficaz para prevenir acidentes, reduzir lesões e doenças ocupacionais.

ISO 22000 – Segurança de Alimentos

A ISO 22000 é uma norma que define e especifica os requisitos necessários para a criação e implementação de um sistema de gestão da segurança de alimentos. A ISO fornece uma estrutura que as empresas podem usar ao criar um FSMS (Food Safety Management System, ou Sistema de Gestão de Segurança Alimentar), e seu objetivo é garantir que alimentos seguros e de qualidade sejam fornecidos à população.

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ISO 27001 – Segurança da Informação

A ISO 27001 é a norma de gestão de segurança da informação. Ela define diversos requisitos e processos para garantir a segurança das informações e dados presentes em uma empresa, além de auxiliar na gestão de riscos. Através da ISO 27001, as empresas têm uma base internacional para garantir a confidencialidade e a integridade das informações que possui, como dados de clientes e fornecedores, dados financeiros, etc.

ISO 26000 – Responsabilidade Social

A ISO 26000 traz diretrizes, padrões e boas práticas para programas de sustentabilidade empresarial, atendendo empresas que buscam reduzir seus impactos socioambientais e contribuir de forma positiva para essas frentes. Essa é uma norma de uso voluntário e não tem fins de certificação, mas é muito indicada. Afinal, o desenvolvimento de políticas sustentáveis traz vantagem competitiva, melhorando a reputação e relação da empresa com toda a sociedade.

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ISO 50001 – Gestão de Energia

A ISO 50001 estabelece padrões, processos e políticas para o gerenciamento de energia, incluindo a criação de um Sistema de Gerenciamento de Energia. Ela foi desenvolvida com base no ciclo PDCA (Planejar, Executar, Verificar e Agir), e tem como objetivo fomentar o consumo consciente da energia e garantir a eficiência energética.

LEED – Leadership in Energy and Environmental Design

Estabelecendo critérios para uma construção eco-friendly, LEED (Leadership in Energy and Environmental Design, ou Liderança em Energia e Design Ambiental) é uma certificação para construções sustentáveis. A responsável é a ONG United States Green Building Council, e busca estimular a adoção de práticas positivas para o meio ambiente na construção e no design de interiores.

Quais são os benefícios da auditoria de certificação?

Realizar auditorias de certificação traz muitos benefícios, incluindo:

  • Reconhecimento da organização em nível internacional;
  • Credibilidade para o serviço prestado ou produto comercializado;
  • Eficiência nos processos de negócios, impulsionando a produtividade;
  • Clientes finais mais satisfeitos, devido à qualidade dos produtos e serviços;
  • Conformidade com regras e leis, evitando, assim, infrações e multas de órgãos reguladores, como a Anvisa;
  • Possibilidade de fechar novos negócios em mercados que exigem determinado tipo de certificação;
  • Oportunidade de identificar erros e investir em melhorias;
  • Fortalecimento da imagem da empresa no mercado; 
  • Aumento da competitividade, permitindo que a instituição se consolide no mercado. 

Como se preparar para uma auditoria de certificação?

Tão importante quanto entender como funciona uma auditoria de certificação é saber se preparar para ela. Por isso, reunimos algumas dicas para aumentar as chances do seu negócio de ser aprovado na certificação desejada. Confira: 

1. Estudo e documentação

Estude a norma escolhida e tenha um bom conhecimento sobre os requisitos solicitados e, após isso, organize a documentação com antecedência. Uma boa prática é solicitar para que mais de uma pessoa confira se não está faltando nada. Após isso, informe aos colaboradores sobre a auditoria de certificação e os qualifique; 

2. Auditoria interna

Realize uma auditoria interna para simular o processo de certificação, bem como garantir que a empresa esteja pronta para ser auditada por profissionais externos. Faça, também, uma auditoria de fornecedores e parceiros para verificar se eles estão também em conformidade com os requisitos da norma em questão.

3. Plano de ação

Crie um plano de ação corretiva para resolver problemas e não conformidades encontradas na auditoria interna antes da auditoria de certificação.

4. Transparência

Durante a auditoria, seja transparente e responda às perguntas dos auditores de forma clara e objetiva, sem mentir ou ocultar fatos.

5. Avaliação

Por fim, caso o pedido de certificação não seja aprovado, faça uma avaliação completa do desempenho da organização e implemente as mudanças necessárias para obter êxito da próxima vez. 

6. Sistema online

Essa é uma dica extra e que vai fazer toda a diferença no processo: invista em um sistema de auditoria completo para otimizar seu trabalho. Usar um checklist é uma das melhores maneiras de preparar sua organização para uma auditoria de certificação. O Checklist Fácil, por exemplo, é um software que oferece listas personalizadas com ferramentas adicionais para otimizar esse processo e acelerar o alcance desse objetivo. Saiba mais a seguir!

Como usar o Checklist Fácil em auditorias para certificação?

O Checklist Fácil é um sistema completo para digitalizar e automatizar processos em qualquer tipo de negócio, segmento ou departamento.

Líder de mercado na América Latina, é a ferramenta ideal para qualquer tipo de auditoria, pois melhora a gestão das operações de auditoria de certificação, elimina a necessidade de preencher planilhas e papéis, oferece controle em tempo real sobre a execução de tarefas, e agiliza a elaboração de planos de ação para corrigir falhas.

Através de formulários, fluxos de trabalho inteligentes e planos de ação, você garante que sua operação esteja sempre em conformidade com as normas e pronta para qualquer tipo de certificação.

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