A auditoria de certificação é uma avaliação minuciosa e imparcial aplicada a uma empresa que deseja ser certificada por um órgão competente. Ela desempenha um papel singular na busca pela excelência operacional, pois demonstra o comprometimento da instituição com a qualidade de seus produtos, serviços e processos.
Apesar de sua inegável relevância, esse ainda é um tema que gera dúvidas em muitos gestores. Pensando nisso, preparamos este artigo para mostrar como acontece uma auditoria de certificação, o que é auditoria ISO, suas vantagens, procedimentos e como preparar sua empresa para recebê-la. Portanto, continue a leitura e entenda tudo sobre o assunto!
Veja o que será abordado:
O que é auditoria de certificação?
Trata-se de uma auditoria feita por uma entidade independente para avaliar se uma empresa, setor, produto ou serviço atende aos requisitos de uma norma específica. Geralmente, quem aplica esta auditoria é o próprio órgão certificador, com o objetivo de avaliar se os processos estão ocorrendo da forma esperada.
Além disso, é comum também que empresas conduzam auditorias internas e contratem consultorias externas para aprimorar seus processos. Isso acontece com a finalidade de identificar falhas operacionais e, com base nisso, elaborar um relatório e plano de ação para aperfeiçoar as práticas antes da realização da auditoria certificadora.
Objetivo da auditoria de certificação
Seu principal objetivo é assegurar que uma empresa, produto ou processo avaliado esteja em conformidade com os padrões e regulamentos aplicáveis. Grande parte das vezes, a avaliação dos requisitos tem com base as normas da ISO (International Organization for Standardization), organização que define diretrizes de qualidade em âmbito internacional.
Quem faz a auditoria de certificação?
O procedimento é realizado por entidades especializadas em avaliações e certificações de qualidade em organizações. A mais popular é a ISO 9001: certificação destinada para negócios que implementam adequadamente um sistema de gestão da qualidade alinhado com os padrões dessa norma.
Caso seja uma avaliação de preparação, a responsabilidade de conduzir a auditoria interna é da própria organização, que deve montar uma equipe de auditores imparciais de acordo com suas necessidades.
Como funciona a auditoria de certificação ISO 9001?
A auditoria para certificação é um processo feito em duas fases, que são:
Fase 01 – análise documental
Na primeira fase, o órgão certificador analisa a documentação da empresa. Isso porque o objetivo é garantir que todos os itens da norma foram contemplados e avaliar a necessidade de possíveis ajustes.
Essa etapa ocorre de duas maneiras:
- On-site: a entidade responsável realiza a conferência dos documentos nas instalações da própria empresa.
- Off-site: a empresa requerente envia a documentação necessária para análise ao escritório da certificadora e o processo, então, acontece de forma remota.
Estando tudo certo com a documentação, é hora de partir para a próxima (e última) etapa.
Fase 02 – auditoria de conformidade
Na auditoria de conformidade, o auditor do órgão certificador visita a empresa e avalia seus processos, usando como base para isso os critérios das normas e da certificação ISO.
Assim, os documentos avaliados na primeira fase são comparados com a execução real das operações para garantir que a realização delas esteja conforme os requisitos normativos.
Se a avaliação do auditor for positiva, ocorre a emissão do certificado. Porém, caso seja negativa, uma nova auditoria de follow-up é agendada dentro dos próximos 3 meses, permitindo que os gestores tenham a chance de fazer os ajustes solicitados.
Principais tipos de auditoria certificação
Veja, a seguir, quais são os principais tipos de auditoria de certificação:
- Auditoria da qualidade: é responsável por avaliar se o sistema de gestão da qualidade implementado atende aos requisitos da norma ISO 9001;
- Auditoria ambiental: tem como objetivo certificar empresas que focam em práticas sustentáveis e redução de danos ao meio ambiente;
- Auditoria trabalhista: usada para avaliar a conformidade da empresa com as normas e leis trabalhistas;
- Auditoria segurança de alimentos: aplicada para garantir a segurança e qualidade dos alimentos produzidos e comercializados;
- Auditoria de fornecedores: tem como foco avaliar os parceiros comerciais de uma organização;
- Auditoria de processos: pode ser usada para avaliar qualquer processo operacional da organização e buscar por oportunidades de melhoria;
- Auditoria de saúde e segurança ocupacional: concentra-se em avaliar o desempenho da empresa no que diz respeito à saúde e segurança dos colaboradores.
Observe que esses são apenas alguns tipos, mas existem vários outros, como auditoria de sistemas e auditoria de segurança, por exemplo.
Principais certificações
A International Organization for Standardization e outros órgãos oferecem várias certificações. Veja:
- ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade;
- ISO 14001 – Gestão Ambiental;
- OHSAS 18001 / ISO 45001 – Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional;
- ISO 45001 – Saúde e Segurança Ocupacional;
- ISO 22000 – Segurança de Alimentos;
- FSSC 22000 – Food Safety System Certification;
- ISO 27001 – Segurança da Informação;
- ISO 26000 – Responsabilidade Social;
- LEED – Leadership in Energy and Environmental Design;
- ISO 50001 – Gestão de Energia;
Quais são os benefícios da auditoria de certificação?
A auditoria de certificação traz muitos benefícios, incluindo:
- Reconhecimento da organização em nível internacional;
- Credibilidade para o serviço prestado ou produto comercializado;
- Eficiência nos processos de negócios, impulsionando a produtividade;
- Clientes finais mais satisfeitos, devido à qualidade dos produtos e serviços;
- Conformidade com regras e leis, evitando, assim, infrações e multas de órgãos reguladores, como a Anvisa;
- Possibilidade de fechar novos negócios em mercados que exigem determinado tipo de certificação;
- Oportunidade de identificar erros e investir em melhorias;
- Fortalecimento da imagem da empresa no mercado;
- Aumento da competitividade, permitindo que a instituição se consolide no mercado.
Como se preparar para uma auditoria de certificação?
Tão importante quanto entender como funciona uma auditoria de certificação é saber se preparar para ela. Por isso, reunimos algumas dicas para aumentar as chances do seu negócio de ser aprovado na certificação desejada. Confira:
- Estude a norma escolhida e tenha um bom conhecimento sobre os requisitos solicitados;
- Organize a documentação com antecedência e peça mais de uma pessoa para conferir se não está faltando nada;
- Informe aos colaboradores da auditoria de certificação e os qualifique;
- Realize uma auditoria interna para simular o processo de certificação, bem como garantir que a empresa esteja pronta para ser auditada por profissionais externos;
- Crie um plano de ação corretiva para resolver problemas e não conformidades encontradas na auditoria interna antes da auditoria de certificação;
- Faça uma auditoria de fornecedores e parceiros para verificar se eles estão também em conformidade com os requisitos da norma;
- Durante a auditoria, seja transparente e responda às perguntas dos auditores de forma clara e objetiva, sem mentir ou ocultar fatos;
- Invista em um sistema de auditoria completo para otimizar seu trabalho;
- Por fim, caso o pedido de certificação não seja aprovado, faça uma avaliação completa do desempenho da organização e implemente as mudanças necessárias para obter êxito da próxima vez.
Usar um checklist é uma das melhores maneiras de preparar sua organização para uma auditoria de certificação. O Checklist Fácil, por exemplo, é um software que oferece listas personalizadas com ferramentas adicionais para otimizar esse processo e acelerar o alcance desse objetivo, além de alguns outros benefícios:
- Melhora a gestão das operações de auditoria de certificação;
- Elimina a necessidade de preencher planilhas e papéis e oferece controle em tempo real sobre a execução de tarefas;
- Agiliza a elaboração de planos de ação para corrigir falhas.
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