Guia completo para implementação SGQ pelas normas ISO 9000

Muito além da certificação, o Sistema de Gestão da Qualidade deve fazer parte da cultura e dos processos da empresa.
Atualizado em: 23 de janeiro de 2023
Tempo de leitura: 6 minutos

Garantir a qualidade das operações, produtos ou serviços é fundamental para qualquer empresa, pois pode fazê-la atingir rapidamente seus objetivos, por exemplo, aumentar suas vendas e credibilidade no mercado. Porém, essa não é uma tarefa simples, mas que pode ser simplificada ao se implementar um sistema da gestão da qualidade.

A implementação de um sistema de gestão da qualidade envolve uma série de etapas que devem ser seguidas à risca para se obter o certificado de SGQ pela ISO 9000. Essa certificação agrega valor a uma empresa, visto que serve como atestado de qualidade internacional de produtos.

Quer saber mais sobre SGQ? Se respondeu sim, continue a leitura deste post. O que é, qual seu objetivo, benefícios e como implementá-lo em seu negócio são alguns dos assuntos abordados. Aproveite! 

O que é Sistema de Gestão da Qualidade?

SGQ, ou Sistema de Gestão da Qualidade, é um modelo de administração que tem como foco a criação de parâmetros para a entrega de produtos que atendam às expectativas dos clientes.

Esse sistema trabalha para coordenar práticas que garantam a melhoria contínua dos serviços e produtos oferecidos por uma organização. E isso é realizado por meio da integração de mecanismos que satisfaçam às políticas de qualidade estabelecidas por órgãos fiscalizadores e pela própria empresa. 

Sua abordagem engloba todos os aspectos dentro de uma instituição que, direta ou indiretamente, influenciam em sua qualidade: pessoas, processos, tecnologias, parceiros comerciais, entre outros. 

Qual o objetivo do Sistema de Gestão da Qualidade?

Um sistema de gestão da qualidade visa organizar os processos de uma empresa para que seus produtos e/ou serviços atendam aos padrões de qualidade esperados. Desta forma, então, pode-se garantir a satisfação do cliente e a competitividade da marca no mercado.

É também seu objetivo conscientizar todas as áreas e os envolvidos sobre os padrões exigidos para que as diretrizes de qualidade façam parte da cultura organizacional, refletindo em seus produtos e/ou serviços. 

Um SGQ é uma ferramenta que deve ser aplicada de forma contínua em uma organização para que se adapte às mudanças de mercado e alcance a excelência. 

Importância e benefícios do SGQ para as empresas

Se uma empresa não garante a satisfação de seus clientes, dificilmente ela conseguirá se manter no mercado. Assim, é fundamental desenvolver normas e/ou diretrizes para orientar gestores e funcionários sobre como garantir a qualidade em suas operações. 

Nesse sentido, a implementação de sistemas de gestão da qualidade, como a ISO 9001, pode ajudar. Além de garantir a qualidade dos seus produtos e a satisfação dos consumidores, ajuda seu negócio a obter a certificação de qualidade

Por fim, para clarear sua mente, destacamos abaixo os principais benefícios que um SGC pode trazer para o seu negócio:

  • Garante a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa;
  • Possibilita um melhor controle das etapas dos processos internos;
  • Reduz as não conformidades;
  • Aumenta a satisfação dos clientes, fazendo com que se tornem leais à marca;
  • Diminui as perdas nos processos, reduzindo custos e preservando a saúde financeira da organização;
  • Possibilita a melhoria contínua das operações, tornando a organização mais eficiente e produtiva;
  • Melhora a reputação da empresa no mercado, fazendo com que se torne uma referência;
  • Garante diferencial competitivo.
  • Ajuda a melhorar as vendas e, consequentemente, o financeiro da organização. 

Como implementar um Sistema de Gestão da Qualidade?

Aqui, estão as fases da implementação de um sistema de gestão da qualidade: 

Escolha um método de implementação

Há uma grande quantidade de certificações de qualidade disponíveis no mercado, e cada uma possui características específicas. Sendo assim, o primeiro passo é escolher a que melhor se adequa ao seu negócio, o que pode ser feito com ajuda de uma consultoria especializada.

Avalie a atual gestão de qualidade da instituição

O próximo passo é fazer uma avaliação detalhada das ferramentas/processos/operações que a instituição utiliza atualmente para medir e avaliar a qualidade. Assim, com base nessa análise, será possível identificar a melhor forma de implementar as mudanças necessárias. 

Comunique a todos os envolvidos nos processos

É de extrema importância que todos os colaboradores estejam cientes da movimentação para a implementação do SGQ e saibam quais são seus papéis nesse processo. Cronogramas, ferramentas, metas e demais itens envolvidos devem estar claros para todos. 

Implemente as diretrizes da norma escolhida

Cada tipo de certificado possui requisitos específicos, então a implementação é feita de acordo com a norma escolhida. Portanto, tenha em mente que o período da implementação serve como aprendizado. Então, é comum que sejam necessários ajustes, mas isso só será perceptível ao se colocar a “mão na massa”. 

Faça uma auditoria interna

Após a implementação dos requisitos, e antes de contratar uma empresa auditora, é preciso fazer uma auditoria interna. Isso para verificar o trabalho realizado. Essa etapa serve para identificar (e corrigir) possíveis falhas, de forma a evitar que a auditoria oficial reprove a implementação da certificação/norma.

Contrate uma auditoria de certificação

Por último, é hora de contratar um órgão certificador para realizar a auditoria, conforme os requisitos da norma. Estando tudo correto, emita o certificado. 

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O que é a ISO 9000 e por que buscar a certificação?

A ISO 9000 é uma certificação que atesta o padrão de qualidade da sua empresa com base em uma série de normas técnicas. Ela também define o que é qualidade, mas com foco prático. 

A ISO 9001 é a que contém todos os requisitos para a certificação da série 9000. Ela enumera 7 princípios para gestão da qualidade:

1- Foco no cliente

O Sistema de Gestão da Qualidade tem a satisfação do cliente como seu principal objetivo. Isso deve estar claro para todos os envolvidos, em todas as atividades desenvolvidas. A satisfação do cliente deve ser sempre o pilar de uma empresa.

2- Liderança 

A liderança da empresa deve ter profundo conhecimento sobre o processo de qualidade e aplicá-lo de forma adequada para seus subordinados. 

Portanto, cabe aos líderes manter um ambiente favorável para a implementação e manutenção dos parâmetros internacionais de qualidade e orientar os colaboradores. 

3- Engajamento das pessoas

Criar e manter uma equipe engajada é fundamental para a manutenção das boas práticas de trabalho em relação à qualidade. 

Para isso, é importante que cada funcionário conheça qual é seu papel no processo e entenda sua importância para o alcance dos objetivos definidos. O engajamento do time é um resultado direto de uma liderança eficiente e bem treinada

4- Abordagem por processos

A abordagem de processos diz respeito à padronização de atividades para a obtenção de um resultado esperado. Para isto, é necessário estabelecer e avaliar processos, certificando-se de que estão sendo seguidos, o que permite compreender se eles funcionam de forma eficiente ou precisam de ajustes.

5- Melhoria contínua

Atingir os parâmetros de qualidade não é o suficiente, uma vez que o mercado está em constante mudança. E isso exige máxima atenção da empresa. 

Nesse sentido, é preciso que os processos passem por um sistema de melhoria contínua. Essa prática é o que garante que o certificado SGQ atinja os critérios necessários para que seja renovado continuamente. 

6- Tomada de decisões baseada em fatos 

Toda decisão feita dentro de um sistema de gestão de qualidade precisa ter como base dados concretos, obtidos a partir de números, pesquisas e análises

Isso é possível ao se monitorar de forma contínua os processos internos. Essa análise possibilita identificar falhas e traçar planos de ação para corrigi-las. 

7- Gestão de relacionamentos

Manter relações harmoniosas e funcionais é outro pilar do SGQ. Esse princípio compreende todas as relações da instituição com agentes que ela interage, entre eles: gestores, colaboradores, fornecedores, parceiros comerciais e clientes. 

A comunicação precisa fluir sem ruídos em todas as etapas do sistema de gestão da qualidade para que seu objetivo seja alcançado.  

Como obter a certificação ISO 9001?

Após a implementação de sistemas de gestão da qualidade ISO 9001, entra-se na fase de certificação. É o momento de comprovar se os produtos/serviços da empresa atendem aos parâmetros internacionais de qualidade.

Para isso, é necessário contratar uma empresa de auditoria para avaliar os requisitos implementados. Os pontos de avaliação são os seguintes:

  • Identificar o contexto da organização;
  • Identificação das partes interessadas;
  • Mapeamento de Processos;
  • Definição da Liderança;
  • Política da Qualidade;
  • Planejamento do Sistema de Gestão;
  • Definição dos Recursos para atendimento do planejamento;
  • Processos de Operação;
  • Verificação do cumprimento dos objetivos;
  • Ações corretivas.

Observação: para evitar conflitos de interesse, as auditorias não podem ser realizadas por qualquer pessoa ligada à empresa auditada.

A auditoria acontece em duas etapas:

  1. O auditor avalia se a empresa atende os requisitos da norma ISO 9001 e propõe possíveis ajustes, caso necessário. Essa etapa pode ser feita pela própria empresa interessada, que pode reunir os documentos e enviar para a certificadora;
  1. Na segunda, aplicada pela certificadora, os processos e produtos/serviços da empresa são avaliados para atestar sua qualidade. Estando tudo conforme os padrões esperados, o auditor solicita a emissão do certificado, que deve ser entregue à organização auditada em até 40 dias. 

A certificação tem validade de 3 anos. Após esse período, é necessário realizar uma nova auditoria para a recertificação, para avaliar os mesmos pontos, bem como as melhorias implementadas desde a primeira emissão do documento. 

Por isso, é preciso monitorar os indicadores de qualidade para aproveitar muito bem essa oportunidade. 

Implemente e certifique o SGQ com ajuda do Checklist Fácil

Agora que você já sabe o que é um Sistema de Gestão da Qualidade, sua importância e como implementá-lo em sua empresa, descubra como o Checklist Fácil pode tornar essa tarefa mais fácil e ágil.

Essa solução permite elaborar checklists automatizados. A utilização desse recurso é de grande auxílio ao processo de análise da gestão de qualidade de sua empresa e facilita a implantação de um SGQ, principalmente na identificação de não conformidades.

Além disso, os dados coletados ficam armazenados no sistema e podem servir como fonte para futuras auditorias, o que amplia a visão do gestor sobre a evolução dos resultados relacionados à qualidade das operações, produtos e/ou serviços.

Viu como a ferramenta do Checklist Fácil facilita a implementação de um sistema de Gestão de Qualidade? Não perca mais tempo e agende uma demonstração para agilizar esse processo em sua empresa!

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