Um workflow engloba uma sequência de processos que deverão ser executados em uma ordem determinada. Ele garante a consistência e eficiência das atividades, colaboradores, ferramentas e informações por meio de regras e predefinições.
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Se você está sempre em busca de formas para otimizar sua gestão, já deve ter ouvido falar do termo workflow. Mas você já sabe como aplicá-lo no seu dia a dia? O termo, que significa literalmente fluxo de trabalho, é uma ótima maneira de automatizar processos na empresa.
Afinal, na prática, workflow nada mais é que um conjunto pré-determinado de regras que estabelecem uma hierarquia entre documentos, informações, tarefas e colaboradores envolvidos em uma determinada rotina.
Essa organização eleva a eficiência operacional ao máximo e garante não só a qualidade, bem como a melhoria contínua do trabalho.
Vamos te explicar tudo o que você precisa saber sobre workflow para aplicá-lo no seu dia a dia, bem como quais são as vantagens, as melhores ferramentas e muito mais! Acompanhe nosso guia:
O que é um workflow?
Workflow — ou fluxo de trabalho, traduzido do inglês — é um método de organização de etapas ou atividades de um trabalho, em uma sequência lógica, para atingir um objetivo de forma eficiente.
Em outras palavras, um workflow reflete as sequências e etapas em que ações, tarefas, documentos e informações são passadas adiante. Isso é válido entre pessoas, áreas e organizações que se envolvem no processo de uma atividade.
Assim, as empresas utilizam um conjunto de tecnologias e ferramentas que permitem que as tarefas de rotina sejam coordenadas com fluidez e eficiência.
O fluxo de trabalho automatiza sequências de atividades, reduz o tempo gasto em projetos e auxilia na busca de possíveis erros e gargalos. Consequentemente, surge um aumento na produtividade geral das equipes.
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Tipos de workflow
Existem três grandes categorias em que um fluxo de trabalho pode se enquadrar: sequencial, baseado em eventos e orientado por regras.
Workflow Sequencial
O fluxo de trabalho sequencial é o mais simples dos três. Ele organiza tarefas de forma linear, seguindo uma linha reta (literal e figurativa), que indica que os processos sempre devem seguir adiante.
Dessa forma, as pendências afetam apenas a próxima parte do workflow. Ou seja, esse tipo de fluxo jamais regride a uma etapa ou ciclo anterior, porque cada tarefa se liga à próxima de modo encadeado, uma vez que a primeira já foi concluída.
Workflow Baseado em Eventos (State Machine)
Esse fluxo permite que as pendências afetem etapas e processos anteriores, o que levanta a necessidade de retornar a alguma etapa do ciclo.
Nesse sentido, os processos não são designados como uma série de tarefas encadeadas, mas sim como eventos distintos que permitem interações mais complexas e elaboradas.
Workflow Orientado por Regras
Esse tipo de fluxo de trabalho é muito semelhante ao sequencial. A diferença é que as condições que regem o workflow são mais complexas. Assim, partir de uma tarefa para outra implica em regras similares às que são vistas em linguagens de programação, como “no caso de X ➔ Y”, “depois de A ➔ B”, “➔ se não, C”. Ou seja, as ações são baseadas em alternativas.
Completar uma atividade nesse cenário nem sempre significa que o conjunto de tarefas seguintes será alcançado (como ocorre em workflows sequenciais), nem que será possível retornar a alguma etapa.
O que é workflow de aprovação?
Há ainda outro conceito relacionado a workflow muito importante para a gestão de empresas, sobretudo as que atuam diretamente com o consumidor. Trata-se do workflow de aprovação.
Esse tipo de workflow é excelente para processos mais burocráticos, que passam por um fluxo de aprovação para que sejam concluídos. Assim, rotinas que envolvem o preenchimento de formulários, coleta de assinaturas e liberação de pedidos, por exemplo, são beneficiadas pelo workflow de aprovação.
Nesse sentido, o workflow de aprovação serve para automatizar esses processos de aprovação, o que agrega em agilidade e assertividade nessas operações. Inclusive, ele pode ser usado no controle de aprovação de atendimento, isto é, em solicitações de Service Desk.
Assim, ele entra em cena quando o cliente, interno ou externo, realiza uma solicitação para resolver um problema relacionado ao seu produto ou serviço.
É ele que torna o processo de atendimento ao consumidor mais fluido, desde o cadastramento até sua aprovação e, posteriormente, sua finalização. Tudo isso de forma digital, documentada e segura.
Outro aspecto interessante do workflow de aprovação é que podem ser adotados repositórios de informação para etapas do workflow. Dessa maneira, é possível gerar bases de conhecimento para todo o time.
Quais são os objetivos de um fluxo de trabalho?
Entre os vários objetivos do workflow, os dois principais são:
- Padronizar processos de rotina no trabalho;
- Facilitar a organização entre equipes e setores.
Isso fica muito claro na integração entre colaboradores, que às vezes “caem de paraquedas” em um setor, sem ter clareza do que havia sido feito anteriormente. Com um fluxo bem definido, é possível captar o que precisa ser feito, de que forma, para quem e o que entregar depois de finalizar uma certa tarefa.
Quando uma empresa adota o recurso de workflow, significa que ela está buscando reduzir problemas relacionados à gestão de processos, não conformidades e, consequentemente, planos de ação. Isso porque, através dele, a organização pode ter mais clareza, padronização e prontidão. Além disso, os fluxos de trabalho também visam:
- Agilizar, simplificar e trazer segurança aos processos;
- Ordenar etapas de maneira eficiente para contribuírem com atividades gerais;
- Trazer visibilidade e clareza sobre a responsabilidade de cada profissional que integra uma equipe;
- Apresentar indicadores de performance para possibilitar a implementação de planos de ação e melhorias;
- Fornecer subsídios para auxiliar na tomada de decisões mais assertivas.
Como funciona um fluxo de trabalho?
Em teoria, toda vez que você executa a mesma sequência de tarefas, obtém o resultado planejado. Isso porque ela funciona com etapas específicas, com os recursos necessários para realizá-las – como sua equipe ou maquinário – e interagem entre si.
Embora os modelos de fluxos de trabalho possam ser diferentes de empresa para empresa, os componentes são os mesmos em cada método. A primeira forma de identificá-los é a partir de características informais ou formais.
- Os fluxos de trabalho informais são simples, não precisam necessariamente de um software para gerenciar e podem ser apenas um diagrama ou fluxograma por escrito com a sequência de etapas;
- Já os formais podem ser compostos por várias etapas e certamente dependem de um software. Uma vez que os gestores precisam acompanhar o andamento de cada atividade para entender se o fluxo está funcionando como o planejado.
Cada etapa de um fluxo de trabalho também pode ser descrita por três parâmetros: entrada, execução e saída.
- Entrada: materiais e recursos necessários para concluir uma etapa do fluxo;
- Execução: conjunto específico de regras que ditam como a entrada é recebida e o que é feito com ela;
- Saída: materiais e recursos que são produzidos e que atuam como saída de um lado e entrada nas próximas etapas.
O que compõe uma etapa dentro do fluxo de trabalho?
Quatro componentes principais constituem a maior parte das atividades dentro dos fluxos de trabalho. Ao modelar cada fluxo, ele deve ser formado por: atores, atividades, resultados e status.
- Atores são as pessoas ou até mesmo as máquinas responsáveis por uma parte da etapa do fluxo;
- Atividades são as tarefas ou os processos executados. Elas são estruturadas de forma apropriada para que a pessoa ou máquina realize sem maiores problemas. Quando as atividades são praticadas de uma maneira específica, isso é denominado uma ação;
- Os resultados são o que a empresa considera como um retorno desejável de cada etapa;
- O status do controle de fluxo garante que o fluxo de processos está indo na direção prescrita, com base em como eles são definidos.
Documentar o workflow também é fundamental para gerentes de projeto, profissionais e líderes. Ele oferece um roteiro para o futuro, aumenta a qualidade, transparência e permite a análise de dados dentro do ciclo de vida dos projetos.
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Quais são as vantagens de utilizar um workflow?
Como abordamos, o workflow visa o controle e organização de tarefas de rotina na sua empresa. Ele deve ser feito de forma sistemática, simples e automatizada. Essa fórmula traz diversos benefícios para a gestão da sua operação. Por exemplo:
Transparência do fluxo de trabalho
O ruído na comunicação é um dos problemas mais comuns em rotinas de trabalho. Ou seja, muitas vezes não existe um direcionamento do que deve ser feito com uma informação específica ou para quem ela deve ser repassada.
Essa questão é minimizada de forma imediata com a implementação do workflow, já que ele conduz processos de ponta a ponta.
Com transparência sobre a responsabilidade de cada integrante da sua equipe, o desencontro de informações se torna muito ocasional. Portanto, ele facilita o andamento de projetos e melhora a eficiência operacional.
Aumento da produtividade
Cada fluxo de trabalho é mais facilmente cumprido quando há clareza no processo. Logo, as equipes aumentam o seu foco nas atividades e etapas que precisam executar, o que aumenta a produtividade geral dos setores.
Fluidez no andamento de projetos
No desenvolvimento de um workflow, é necessário especificar o que deve ser feito, por quem e em qual momento. Isso gera uma integração maior entre as pessoas que participam do processo, bem como favorece o andamento de tarefas. O resultado? Maior colaboração.
Dessa forma, a rotina de trabalho fica organizada de modo encadeado (ou seja, a finalização de uma tarefa culmina no início de outra). Assim, evitando que haja impedimentos que tornam uma atividade improdutiva.
Redução de erros, retrabalhos e etapas desnecessárias
Com todas as funcionalidades e determinações citadas acima, os fluxos de trabalho diminuem a possibilidade de falhas. Além disso, permite a fácil identificação de tarefas desnecessárias e pontos de melhoria. Desse modo, todos os processos passam a ser mais assertivos e inteligentes.
Acessibilidade e melhoria da comunicação interna
É possível otimizar e facilitar qualquer trabalho em equipe por meio de um workflow, garantindo interações e verificações relevantes para responsabilidades previamente estabelecidas. A rotina se torna mais eficiente e organizada, o que aumenta a sinergia entre profissionais e traz resultados duradouros para o time.
Com uma ferramenta adequada, que une o workflow à gestão de processos (Business Process Management – BPM), esse benefício se torna ainda mais claro. Afinal, o BPM proporciona a integração entre equipes.
Flexibilidade para desenvolver projetos
O recurso que estamos analisando trata sobre fluidez, e isso reflete na maneira que ele deve ser aplicado. Um dos grandes benefícios do workflow é que ele pode (e deve) ser adaptado a todo momento. Ou seja, de tempos em tempos, é essencial revisitar os processos e avaliar o quanto eles estão alinhados com as necessidades da sua organização para adaptá-los de acordo.
Já que as etapas das atividades são desenvolvidas conforme as demandas da empresa, elas precisam gerar valor ao serviço, produto e/ou cliente. Por isso, há liberdade para modificar qualquer etapa, repensar o fluxo como um todo e melhorar os resultados atingidos.
Melhoria dos serviços entregues
Responsabilidades e prazos de conclusão para cada tarefa simplificam a gestão de processos, incluindo a definição de entregas e o que precisa ser feito em seguida, de modo encadeado.
Nesse sentido, uma visão performática torna mais simples a identificação de gargalos em cada etapa do fluxo de atividades. Dessa forma, a empresa tem oportunidades para otimizar aspectos do serviço ou produto ao cliente, o que melhora a sua experiência e satisfação – e isso impacta diretamente a imagem da organização.
Redução de custos
Uma das principais vantagens, a redução de custos também é uma consequência de outras reduções. Afinal, é natural que a performance dos custos tenha melhorias ao diminuir desperdícios, tarefas improdutivas, falhas de comunicação, retrabalhos e semelhantes.
Lembre-se que: gastos nem sempre se referem a atividades que envolvam especificamente o dinheiro, mas também ao valor que existe no tempo e no trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Aumento da escalabilidade
Por último e não menos importante, a união entre fluxo de trabalho e um software adequado para gerenciá-lo favorece a escalabilidade do negócio por conta da padronização de processos.
É importante lembrar que ter atividades padronizadas significa ter atividades replicáveis no futuro.
A diminuição de controles manuais favorece a otimização do tempo e o foco em atividades estratégicas, que melhoram o desempenho e garantem vantagem competitiva no mercado por atender às demandas dos clientes de forma pontual.
Qual é a relação do fluxo de trabalho com BPM?
Entre as vantagens citadas acima, foi estabelecido que é possível potencializar a sua acessibilidade e comunicação interna. Tudo isso por meio de uma ferramenta que une as funcionalidades de workflow com BPM (Business Process Management).
No entanto, dúvidas podem surgir sobre quais são as diferenças entre esses recursos e como eles se relacionam. Por isso, vamos melhor entender como eles funcionam?
O fluxo de trabalho está focado no desenho da trajetória percorrida pelas atividades organizacionais. Já o BPM é fortemente vinculado à gestão de processos de um negócio. Ele possui um conceito mais amplo e trata de planejar, monitorar e analisar a visão sistêmica de uma organização.
Na prática, a união desses dois fatores resulta na eliminação de atividades manuais, planilhas e documentos físicos. Assim, os próprios setores têm mais autonomia para automatizar e designar suas tarefas.
Como criar um workflow?
O workflow deve tornar o seu trabalho mais fácil. Por isso, é importante não complicar o seu desenvolvimento e seguir um conjunto de etapas para identificar, desenhar, documentar e então diagramar os seus fluxos de trabalho. Confira um passo a passo simples sobre como criar workflows:
1. Identifique e selecione processos
A primeira etapa é verificar quais atividades se beneficiariam da codificação em fluxos. É importante reunir informações sobre tarefas específicas de rotina e quais são os objetivos dos funcionários.
Além disso, estude como as pendências costumam ser organizadas e quanto tempo é necessário para concluir pequenos e grandes projetos.
Também é válido e recomendável pedir feedbacks sobre trabalhos difíceis ou caóticos, possíveis gargalos e objetivos mal definidos ou ambíguos.
2. Faça o mapeamento e a documentação
Depois de identificar o que deve ser feito, é hora de documentar esse workflow. Nessa etapa, todos os processos são mapeados e descritos em detalhes para que possam ser discutidos e aprimorados. Ou seja, todas as informações coletadas previamente devem ser incluídas. A lapidação desse mapeamento deve ser feita com toda a equipe, que pode fornecer um ponto de vista único sobre a execução das suas tarefas.
3. Implemente o workflow
Uma vez que todas as pessoas envolvidas entram em consenso, você pode contar com um software dedicado para finalizar o seu rascunho. A versão digital deve incluir a documentação completa dos processos e tudo aquilo que for necessário para facilitar as suas instruções para quem for utilizar o workflow.
O último passo é completar o diagrama do fluxo antes de comunicar e distribuir a sua versão final (e preferencialmente digital) para os membros da equipe e gestores.
Antes de compartilhar esse fluxo de trabalho, no entanto, é imprescindível que haja um teste com um pequeno grupo. Assim, você deve analisar resultados e resolver qualquer problema de baixo impacto.
Como otimizar um fluxo de trabalho já existente?
Uma vez que os fluxos de trabalho estejam implementados, é um processo simples otimizar os resultados. Fica mais fácil visualizar onde o desperdício pode ser eliminado e onde novas ações, mais eficientes, podem ser criadas.
Agora vamos conhecer os 5 passos para criar um fluxo ainda mais otimizado. Esta sequência de etapas pode funcionar para qualquer segmento de mercado, mas será ainda mais efetiva na indústria. É nesse setor que conseguirá monitorar suas atividades com a análise de relatórios, implementando melhorias com foco na eficiência operacional.
1. Identifique tarefas repetitivas
Identificar a área que possui tarefas repetitivas deve ser a primeira etapa quando uma empresa considera a criação de um fluxo de trabalho.
Para identificar o problema, é essencial ter um conhecimento profundo do negócio. A melhor maneira seria fazer uma representação visual da sua cadência de atividades atual, com a ajuda de diagramas, e entender melhor o que pode ser otimizado, visando identificar as tarefas repetitivas.
Agora, você pode criar um fluxo ideal, que aprimora o já existente e simplifica o processo executado pelos colaboradores. Esta é a etapa mais importante que precisa ser realizada antes de qualquer outra.
Você pode considerar os benefícios em termos de tempo economizado e também de custos como o resultado principal dessa análise de tarefas. Isso ajudará na apresentação de um plano claro para apoiar a automação desses processos.
2. Defina as metas de negócios
Depois de identificar o problema, a próxima etapa será definir seus objetivos de negócios usando o fluxo de trabalho.
Claro que iremos olhar para o modelo atual como referência. Mas seu objetivo pode estar relacionado a melhorar o rendimento ou reduzir o tempo de ciclo em um único processo ou otimizar recursos para tarefas mais produtivas.
Você pode querer que sua força de trabalho lide com menos entrada de dados e se concentre mais em percepções e otimização de processos.
Pode ser qualquer coisa, mas você precisa ser capaz de justificar como seus objetivos de negócios serão alcançados pela automação e como você os medirá.
3. Selecione a solução certa para automação de fluxo de trabalho
O próximo passo seria decidir sobre os meios para o fim. Ou seja, pergunte-se: como desejamos atingir os objetivos de negócios? Para chegar a uma solução, sua próxima etapa prioritária será selecionar o software de automação de fluxo de trabalho certo.
Com base nas metas que você definiu na etapa anterior, selecione uma ferramenta que forneça os objetivos almejados e, ainda assim, seja simples, amigável e facilmente adaptável pelos usuários.
Escolha o software certo para ter uma visão clara das etapas e deixar sempre alinhado o que cada colaborador precisa executar. É importante entender, entre as opções disponíveis, qual terá o ajuste ideal para sua organização.
Cada vez mais empresas estão migrando para a opção de checklist online, que oferece uma enorme flexibilidade e reduz custos. Essa é a solução ideal para acompanhar uma atividade que flui de um estágio para outro. Afinal, utilizando o módulo de Workflows, você cria a ordem correta de aplicação dos checklists, evitando que algum procedimento saia da sequência de ações esperada.
4. Faça o treinamento com todos os usuários
A próxima etapa seria treinar sua equipe para usar o novo software de fluxo de trabalho. Qualquer nova mudança trazida pela gestão sempre encontra resistência, pois é vista como algo fora do padrão usado até então.
Portanto, é preciso envolver os usuários finais desde o primeiro passo e incluí-los nas discussões para que se tornem parte integrante do processo. Isso define os usuários finais como responsáveis e traz as melhores práticas como elementos importantes no dia a dia de trabalho.
Fornecer um caminho de transição claro, saindo do processo manual para o novo sistema automatizado começa com um treinamento adequado. Esta ação vai ajudá-los a tornar essa transição bem-sucedida.
5. Avalie os principais indicadores de desempenho e melhore o seu fluxo de trabalho
Depois de concluir as etapas acima, você estará pronto e funcionando em seu novo sistema de fluxo de trabalho automatizado.
Seus usuários certamente vão fornecer feedback sobre o processo com base em seu uso. Então, você está pronto para dar o passo final que seria medir os indicadores de desempenho e melhorar seu fluxo de trabalho.
O monitoramento e a medição contínua de seu workflow automatizado ajudarão a identificar gargalos e sugerir melhorias. E mais: a avaliação contínua ajudará sua equipe a se tornar mais eficiente.
Lembrando que um software de fluxo de trabalho, que funciona de forma multifuncional, como o caso das soluções de checklist digital, tornará mais fácil para você identificar os resultados e tarefas repetitivas, bem como e automatizá-las.
Aplicando workflows usando a tecnologia
Como vimos, é muito difícil implementar workflow sem o auxílio de tecnologia. Afinal, ela é a responsável pela automação de fluxos de trabalho – tão importantes para mitigar problemas operacionais e o compartilhamento complexo e burocrático de fluxos.
Por meio de um software, as informações do processo ficam centralizadas em um só lugar. O monitoramento de atividades das equipes se torna muito mais eficaz, o que gera resultados melhores.
Existem muitas ferramentas digitais que podem te auxiliar nessa tarefa, mas para escolher a plataforma ideal para a sua gestão de processos, é importante considerar as seguintes questões:
- A sua plataforma possui integração com aplicativos que as equipes da sua organização geralmente utilizam?
- Ela possui um software como serviço (SaaS), com aplicativo por meio de dispositivos móveis e fácil implementação na sua empresa?
- Esse software atende outras necessidades além da criação de fluxos de trabalho, como a personalização de planos de ação ou a geração automática de relatórios?
- Qual é a sua flexibilidade com a ferramenta de workflow? É possível criar e modificar modelos de fluxo de trabalho caso a caso?
- Existem opções de automação para workflows que permite que eles sejam levados adiante sem monitoramento manual?
- Há um local centralizado, como um dashboard, para gerenciar todos os processos, não conformidades, reincidências e planos de ação?
- As opções de visualização de dados e estatísticas são acessíveis e claras para criar diagramas para a sua gestão de projetos?
- O seu software de escolha possui métricas incorporadas, aplicações online e offline e opções variadas de registro de atividades?
- Os recursos de acompanhamento da plataforma podem auxiliar a gerenciar tempo, recursos e desempenho?
Checklists digitais para implementação de fluxos de trabalho
As tecnologias de apoio para workflows nada mais são do que meios que asseguram a troca e passagem de informações entre pessoas e setores, com uma ferramenta de checklists digitais. Implementar um fluxo de trabalho apoiado em tecnologia beneficia todo o ecossistema da sua empresa: os setores, os clientes e os resultados.
Assim, a nossa recomendação é a Checklist Fácil, líder na América Latina no desenvolvimento de soluções para checklists online, que padronizam processos e potencializam atividades essenciais.
Afinal, a plataforma possui um recurso exclusivo para workflows, com indicadores e relatórios completos que podem revolucionar a eficiência operacional dos seus projetos.
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