7 passos para implementar a automatização de processos na sua empresa

A automatização de processos é uma das prioridades de muitas empresas que buscam ganhos de produtividade e eficiência. Hoje, é pouco viável administrar um negócio competitivo sem utilizar softwares de gestão e sistemas integrados.

O fato é que empresas “presas” ao passado, em operações manuais, estão ficando para trás em meio à concorrência. Afinal, é preciso manter um controle contínuo, ágil e assertivo sobre estoques, logística, volume de vendas e indicadores financeiros. Quem vive isso na prática sabe bem que tais tarefas são bastante morosas quando realizadas por meios “tradicionais”.

A padronização de rotinas de trabalho, a redução de custos, o fim dos improvisos e a compatibilidade com políticas e legislações em vigor são os benefícios obtidos por empresas que investem em inovação e tecnologia.

E não podemos esquecer do relacionamento com o cliente, que também está atrelado a essa automatização, por meio da segmentação, dos canais de comunicação e do autoatendimento, por exemplo.

Os resultados para essas empresas que optaram por automatizar processos são mais agilidade e segurança para o dia a dia de pessoas colaboradoras, empresárias e gestoras.

Quer entender como tudo isso é possível? Neste artigo você vai encontrar 7 passos para a implementação de processos automáticos para sua empresa. Boa leitura!

O que é automatização de processos?

A automatização de processos é a transformação de etapas, antes realizadas de forma manual, em procedimentos que recorrem à tecnologia para sua execução. Engana-se quem acredita que a automatização substitui a atividade humana. Isso porque seu objetivo é, na verdade, facilitar o dia a dia e otimizar recursos de forma geral.

A automatização de processos compreende a coleta, análise e armazenamento de dados, tornando tarefas mais simples, ágeis e produtivas, com menos erros e retrabalhos. Além disso, permite a extração de informações para monitoramento e geração de relatórios, o que auxilia em tomadas de decisão.

Tudo isso, consequentemente, permite à empresa reduzir custos da operação. Ademais, a automatização de processos também é necessária para centralizar dados, evitando ruídos de comunicação e garantindo a integração entre diversos setores da empresa (como financeiro, RH, etc.), bem como a padronização de tarefas.

Assim, ela diminui controles paralelos, aumenta a qualidade do produto ou do serviço prestado, melhora vendas e a retenção de clientes.

Nos procedimentos do marketing digital, por exemplo, a automação é um pilar essencial na a eficácia das ações e para o alcance de resultados assertivos e rápidos.

Por isso, muitas empresas usam ferramentas de automação de marketing, garantindo que o desperdício de tempo seja evitado e também para que o relacionamento com o cliente seja personalizado.

Ainda neste contexto, a automação tem o objetivo de fazer com que não exista mais atrasos em diversas atividades e que qualquer erro ou defeito seja solucionado.

Exemplos de processos automatizados

A verdade é que a automação de processos não se restringe às ferramentas de marketing digital. Ela pode ser implementada de diversos modos, em variadas funções e segmentos.

Afinal, como vimos, a automatização de processos serve para resolver as rotinas da empresa através de tecnologia. Entre os processos que podem ser automatizados, além do e-mail marketing, estão:

• Gestão de estoque
• Relacionamento e satisfação do cliente
• Emissão de boletos
• Emissão e controle de notas e outras obrigações fiscais
• Entre outros.

Por isso, deve-se analisar de forma adequada e entender como usar a estratégia em cada campo diferente para o resultado ser positivo e satisfatório.

Em um restaurante, por exemplo, por mais que todos os pratos de determinada opção do cardápio sejam completamente iguais, seguindo a mesma receita e preparados da mesma forma, não é necessário o uso de uma máquina.

Entretanto, um software pode automatizar essa operação, principalmente nas redes de franquias. Um checklist eletrônico já conseguiria evitar não conformidades nas unidades, otimizar auditorias e permitir uma gestão eficiente, à distância.

Vamos entender melhor diferentes aplicações da automatização? Confira alguns exemplos:

Automação de produtividade

A automação não ocorre somente na elaboração de um projeto, individualmente, mas em toda a operação. Isto é, por meio de um software, é possível controlar e até demandar ou agendar diferentes rotinas, como inspeções, auditorias e manutenções.

Isso aumenta a assertividade desse tipo de processo e, portanto, viabiliza o aumento da produtividade.

Automação de atendimento

Sabemos que um bom atendimento é palavra-chave de sucesso para qualquer empresa, de qualquer tamanho ou segmento de mercado. A importância tem justificativa: quanto melhor é o atendimento ao cliente, mais valorizada a sua marca é. O cliente volta a fazer negócio, divulga e recomenda sua empresa, e a receita é garantida.

Um checklist eletrônico para atendimento ao cliente, por exemplo, organiza as etapas do atendimento que um profissional deve seguir ao se relacionar com um consumidor. Assim, a forma como você recebe os clientes, tira dúvidas e soluciona problemas entra em um fluxo de atendimento organizado e padronizado.

Além disso, com o checklist eletrônico, também é possível acompanhar o sucesso desse atendimento por meio de pesquisas de satisfação.

Automação de gestão financeira

Muitas demandas estratégicas envolvem a gestão de um empreendimento. E a complexidade não acaba por aí: todas essas questões devem ser analisadas pelas pessoas da gestão e empresárias de forma interligada a todas as outras tarefas da empresa.

Um bom exemplo é o setor de compras, que deve repassar dados de negociações e notas fiscais emitidas ao financeiro. Todo esse processo, quando feito de forma manual, gera lentidões, atrasos e inconsistências. Afinal, é preciso validar cada NF juntamente aos órgãos emissores.

Por fim, mas não menos importante, o processo manual gera gastos com papel, seja na impressão de documentos, seja na hora de armazená-los, necessitando para isso espaço e arquivos.

Com a tecnologia, esses dados podem sem validados através do sistema, que imediatamente identifica problemas em casos de não conformidade, agilizando planos de ação para solucioná-los. Os dados são alocados em nuvem, ou seja, são armazenados no próprio sistema e podem ser acessados pelos envolvidos na operação de onde e quando for necessário.

Automação de relatórios

Todo processo bem estruturado tem indicadores definidos e é monitorado de perto, periodicamente.

A automatização também facilita essa etapa, pois permite a extração de relatórios para análise, além de dashboards personalizados para a visualização de dados em diferentes cenários, permitindo a antecipação de tendência, bem como a prevenção de perdas.

Por que é importante automatizar processos?

Qualquer negócio deseja que as atividades funcionem da melhor forma possível, trazendo bons resultados e visando sempre o crescimento.

Por isso, é indispensável considerar que o fluxo de trabalho seja organizado. E esse trabalho deve ser feito de acordo com o tempo dos colaboradores e melhorando o custo-benefício final.

Dessa maneira, a automatização de processos do dia a dia pode não só garantir esses benefícios a curto e a longo prazo, mas também aumentar o nível de lucratividade da empresa.

Veja agora os 6 principais benefícios da automatização de processos nas empresas:

1. Agilidade

Normalmente as atividades manuais tomam mais tempo e são realizadas por humanos, que tendem a cometer erros.

É por isso que automatizar determinadas ações faz com que as pessoas consigam poupar tempo para realizar atividades mais importantes.

Com isso, o nível de motivação e empenho dos colaboradores e os resultados melhoram com a maior produtividade da empresa.

2. Melhoria da qualidade nas ações

Seguindo essa ideia, quando as atividades são feitas manualmente, o risco de erros é maior do que quando as ações são realizadas de forma automatizada.

Por esse motivo, com a estratégia, as chances de assertividade são maiores e o resultado se torna ainda mais qualitativo.

3. Redução de Custos

Alguns gestores ainda sentem medo de adotar essas tecnologias por medo do alto investimento inicial.

Mas, pensando pelo lado que os processos automatizados precisam de poucas pessoas para programar ou monitorar as ações, consequentemente o dinheiro que iria para elas é poupado.

Além disso, também há uma redução de custos com infraestrutura. Isso acontece porque a empresa pode contar com soluções e ferramentas para apoiar todas as ações.

4. Aumento da produtividade

Todas as etapas anteriores refletem na produtividade da equipe e na capacidade de geração de resultados.

Assim, a sobrecarga acaba sendo menor e permite que os colaboradores se dediquem a tarefas mais importantes e estratégicas para a empresa.

Claro que além desses pontos, podem existir mais uma série de vantagens, como por exemplo:

• Geração de relatórios completos;
• Acompanhamento de métricas;
• Crescimento acelerado.

Implementação de tecnologias: por onde começar?

Implementar soluções digitais e eletrônicas é, sem dúvidas, uma das melhores alternativas para a lucratividade e a produtividade do negócio. Mas antes de atualizar tudo de uma vez, é preciso realizar uma série de tarefas para preparar a sua empresa para essa transformação tecnológica. Confira:

Faça um planejamento completo

Para fazer com que tudo funcione da melhor maneira possível, é preciso estruturar um planejamento definindo alguns dos objetivos a serem alcançados.

Desse modo, é essencial estipular metas e traçar um plano com objetivo de alcançar.

Esse será um dos primeiros passos para mudar e melhorar alguns dos processos da empresa. Organize tudo da melhor forma e alinhe as mudanças com seus colaboradores.

Comece por coisas simples

Iniciar a otimização da empresa com tarefas mais simples e repetitivas em que pouca colaboração humana seja necessária é a melhor forma.

Automatizando esses processos o tempo dos colaboradores fica livre para atividades ainda mais produtivas.

Monitore seus processos

Na implementação de toda estratégia, o monitoramento e a análise dos dados são dois tópicos extremamente importantes.

Só assim é possível medir os resultados e entender todo o desempenho para poder melhorar e aperfeiçoar algumas áreas, caso necessário.

Esteja preparado para as mudanças

Para aperfeiçoar e reduzir o tempo das atividades, é preciso adequar-se e ajudar a sua equipe com as mudanças.

Saiba que automatizar processos acaba mudando a forma como os colaboradores desenvolvem suas funções.

Portanto, prepare-se para compreender e acompanhar a adaptação de todos os colaboradores, pois são eles que fazem praticamente tudo funcionar.

Com a automação gradual, os colaboradores conseguem evoluir no mesmo ritmo que a empresa, desenvolvendo uma marca mais sólida com destaque pela qualidade do serviço.

Automatizando processos em 7 passos

Após preparar sua empresa para a transição do manual para o digital, chegou a hora de implementar, de fato, a automatização de processos. Listamos 7 passos para fazer isso da forma correta. Olha só:

1. Faça um mapeamento completo

O primeiro passo é mapear todos os processos internos e também os subprocessos e as interdependências. Assim, é mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. E, por meio de uma análise criteriosa, é possível identificar gargalos, atividades em duplicidade ou que não agregam valor.

Algumas situações ainda são bastante comuns, como a descentralização das informações, a necessidade de consulta a diversas fontes, tarefas manuais e arquivos físicos de documentos. Essas condições caracterizam a subutilização do capital humano, que deve ser melhor aproveitado dentro do universo corporativo.

2. Desenvolva processos mais eficientes

Após a identificação dos problemas, é preciso desenvolver processos mais eficientes, eliminando as fragilidades e os desperdícios. Nesse momento, é fundamental pensar no sequenciamento, na lógica, nos gatilhos, nos checklists, no fluxo ideal de informações e nos avisos sobre inconsistências, atrasos ou falhas.

Após a elaboração desse desenho inicial, busque fornecedores capazes de idealizar propostas adequadas à realidade do negócio.

3. Defina um cronograma e uma equipe de implementação

A recomendação é sempre começar pelo mais simples. Por isso, é importante criar um cronograma de implantação, dividido em etapas. A cada módulo implementado, os processos se integram.

Testes também devem ser previstos, com a finalidade de localizar e corrigir desvios. Vale lembrar que é essencial designar uma equipe multidisciplinar para conduzir todo o projeto.

4. Mantenha o foco no cliente

Muitas empresas planejam automatizar processos, mas mantêm o foco apenas nas melhorias internas. Contudo, a atenção deve estar voltada às demandas e necessidades dos clientes.

Ou seja, o retorno deste investimento depende de mudanças sensíveis na qualidade do atendimento, na velocidade da entrega, na inovação dos produtos e serviços, nas condições de pagamento e, claro, nos preços oferecidos.

5. Programe treinamentos

A automatização também exige treinamento. Desse modo, é possível garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas.

E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, a empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.

6. Monitore constantemente

Para alavancar a produtividade, não basta automatizar processos. É necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. Logo, é preciso estabelecer um monitoramento constante, por meio de indicadores de desempenho e checklists específicos.

Assim, é possível confirmar os avanços e localizar os pontos a serem aperfeiçoados.

7. Invista na ferramenta certa

Aqui, usamos alguns exemplos sobre como o checklist eletrônico pode automatizar processos na sua empresa.

Com o Checklist Fácil, você elabora checklists personalizados para aplicação nas mais diversas áreas e pontos da sua operação, seja para otimizar seu estoque por meio de inventário via código de barras, seja na aplicação de questionários padronizados em auditorias ou gestão de EPIs.

Da indústria ao comércio, atacado ou varejo, o checklist é excelente forma de implementar a automatização de processos de ponta a ponta – inclusive permitindo a visualização de dados através de relatórios e business Intelligence.

Seguindo essas dicas, a sua empresa pode automatizar processos com tranquilidade, evitando riscos e ameaças ao negócio. Ao mesmo tempo, garante mais produtividade e, consequentemente, mais competitividade perante a concorrência.

Agora que você já sabe tudo sobre automatização de processos, que tal fazer como Unilever, Renault, Walmart, Polishop e várias outras empresas que já utilizam a solução Checklist Fácil para fazer essa gestão?

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