A automatização de processos significa operacionalizar atividades por meio da tecnologia. É uma ação diretamente relacionada a ganhos de produtividade e eficiência, além de uma excelente maneira de como implantar redução de custos em qualquer organização.
Para isso, é preciso adquirir sistemas integrados e softwares de gestão a fim de padronizar rotinas de trabalho. Ou seja, automatizar processos põe fim a improvisos e facilita a compatibilidade com políticas e legislações. Esses são alguns dos benefícios obtidos por empresas que investem em inovação e em recursos tecnológicos.
Quer entender como tudo isso é possível? Neste artigo você vai encontrar 7 passos para a implementação de processos automáticos para sua empresa. Boa leitura!
Veja o que será abordado:
O que é automatização de processos?
A automatização de processos é a aplicação de tecnologias para realizar atividades de rotina ou tarefas repetitivas no dia a dia corporativo. Automatizar não substitui a atividade humana: seu objetivo é, na verdade, facilitar operações e otimizar processos de forma geral.
O objetivo é usar ferramentas para simplificar as tarefas, tornando-as mais ágeis e produtivas, reduzindo a probabilidade de erros e retrabalhos. A grande vantagem é a extração de informações para monitoramento e geração de relatórios gerenciais, o que auxilia nas tomadas de decisão.
Dependendo da tecnologia utilizada, a automatização de processos fornece a visibilidade de dados em tempo real. E é claro que tudo fica mais fácil quando gestores e equipes podem ter acesso a informações operacionais a qualquer momento, não é mesmo?
Tudo isso, consequentemente, permite à empresa reduzir custos da operação. Outro efeito da automatização de processos é o armazenamento de dados de maneira centralizada, já que a integração entre diversos setores (como Financeiro, Comercial, RH, etc.) evita ruídos e melhora a comunicação corporativa.
Assim, podemos entender que automatizar favorece o gerenciamento de processos, aumenta a qualidade do produto ou do serviço prestado, melhora vendas e a retenção de clientes. Veremos tudo isso em detalhes nos próximos tópicos!
Automação e automatização de processos são a mesma coisa?
Agora que já sabemos o que é automatização, é importante compreendermos que essa prática tem um significado diferente de outro termo parecido, que é a “automação”. Ambos os conceitos têm como objetivo aumentar a eficiência operacional e passaram a ser muito utilizados, especialmente com o movimento da Indústria 4.0, mas diferem no nível de intervenção humana.
A automação de processos é um mecanismo que só depende de máquinas para acontecer. É o caso de RPA (Robotic Process Automation) ou de sensores de IoT (Internet das Coisas) integrados a sistemas de coleta de dados, capazes de detectar não conformidades em equipamentos quando há alguma variação de performance durante o funcionamento.
Por outro lado, a automatização refere-se à incorporação de elementos de automação em alguma atividade ou sistema, mantendo certa intervenção humana em determinados pontos.
Em resumo, enquanto a automação dispensa totalmente a necessidade de seres humanos para ser executada, a automatização de processos precisa de algum grau de controle ou decisão por parte das pessoas envolvidas.
LEIA MAIS | Indústria 4.0: entenda o que é e quais seus impactos no setor
Confira exemplos de processos automatizados
Entre os processos nas empresas passíveis de serem automatizados, ou mesmo quais áreas uma organização pode automatizar, estão:
- Faturamento;
- Pedidos de vendas;
- Atendimento ao cliente;
- Entrada de dados;
- Gestão de estoque;
- Relacionamento e satisfação do cliente;
- Controle de qualidade;
- Entre outros.
Aqui vão alguns exemplos práticos: no caso do faturamento, uma empresa pode preparar pagamentos, ou ainda fazer a emissão e o envio de faturas de forma automatizada. Outra demonstração que podemos mencionar é o controle de qualidade em operações.
Imagine uma indústria que precisa assegurar o padrão dos produtos, ou ainda uma prestadora de serviços que depende da consistência e da excelência nos trabalhos realizados para ter clientes satisfeitos.
A automatização da coleta de dados permite metrificar e acompanhar com exatidão o cumprimento de tudo isso. Uma das maneiras de cumprir com esse objetivo é a partir da aplicação de checklists digitais.
Enfim, os contextos em que tecnologias facilitam as rotinas são diversos. Por isso, além dos exemplos de processos automatizados listados acima, deve-se analisar de forma adequada cada situação, a fim de entender como usar a estratégia em diferentes campos para o resultado ser positivo e satisfatório em uma operação.
Como automatizar processos em 8 passos?
Chegou a hora de saber como implementar, de fato, a automatização de processos. Listamos oito passos como sugestão para fazer isso na sua empresa com tranquilidade. Veja a seguir!
1. Faça um mapeamento completo
O primeiro passo é realizar um bom mapeamento de processos, incluindo os subprocessos e as interdependências. Assim, é mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. E, por meio de uma análise criteriosa, é possível identificar atividades em duplicidade ou que não agregam valor à operação.
Algumas situações ainda são bastante comuns, como a descentralização das informações, a necessidade de consulta a diversas fontes, tarefas manuais e arquivos físicos de documentos. Essas condições caracterizam a subutilização do capital humano, e a automatização de processos melhora esse aproveitamento dentro do universo corporativo.
2. Desenvolva processos mais eficientes
Nesse momento, é fundamental pensar em como aprimorar o dia a dia, considerando questões como:
- Sequenciamento e lógica das atividades;
- Gargalos;
- Fluxo ideal de informações;
- Avisos sobre inconsistências, atrasos ou falhas;
- Mecanismos para planos de ação e melhoria contínua.
Após a elaboração desse desenho inicial, busque soluções capazes de idealizar propostas adequadas à realidade do negócio. Você deve entender qual é o tipo de tecnologia que poderia ser aplicada em atividades repetitivas dos fluxos.
Uma das opções é otimizar processos internos com um software de checklist, mas vamos falar mais sobre como fazer a escolha da solução ideal para o seu negócio na sequência.
3. Escolha a ferramenta certa
Essa é a hora de adquirir recursos alinhados às necessidades da organização. Afinal, com os avanços tecnológicos, a quantidade de soluções disponíveis no mercado para tornar processos automatizados é cada vez maior.
Para ilustrar isso, já que falamos anteriormente sobre processos, podemos seguir com este mesmo assunto para compreendermos como seria a aplicação de uma automatização para padronizá-los.
Em casos assim, um sistema para digitalizar processos e garantir que todas as boas práticas estão sendo cumpridas é o melhor dos cenários. Inspeções de qualidade digitalizadas e auditorias constantes vão permitir a geração de métricas e o aumento da performance das empresas.
Tais possibilidades são apenas algumas suposições de como a automatização de etapas estratégicas pode ser um grande marco em diferentes tipos de organização. Portanto, é preciso analisar o contexto de cada corporação para definir o caminho certo a seguir.
SAIBA MAIS | 9 formas de usar o Checklist Fácil para a padronização de processos
4. Defina um cronograma e uma equipe de implementação
A recomendação é sempre começar pelo mais simples. Por isso, é importante criar um cronograma de implantação, dividido em etapas. A cada módulo implementado, os processos se integram.
Testes também devem ser previstos, com a finalidade de localizar e corrigir desvios. Vale lembrar que é essencial designar uma equipe multidisciplinar para conduzir qualquer projeto de automatização de processos.
5. Prepare as equipes para as mudanças
Para aperfeiçoar e reduzir o tempo das atividades, é preciso adequar-se e ajudar a sua equipe com as mudanças. Saiba que automatizar processos acaba mudando a forma como os colaboradores desenvolvem suas funções.
Aproveite para levar evidências às equipes e demonstrar o quanto a tecnologia tem o potencial de agilizar as entregas. Você pode, inclusive, apresentar o conceito da Indústria 5.0, que fala exatamente sobre integração e colaboração entre o homem e a máquina.
Portanto, prepare-se para compreender e acompanhar a adaptação de todos os profissionais, pois são eles que fazem praticamente tudo funcionar.
6. Mantenha o foco no cliente
Muitas empresas planejam automatizar processos, mas mantêm o foco apenas nas melhorias internas. Contudo, a atenção deve estar voltada às demandas e necessidades dos clientes.
Ou seja, o retorno deste investimento depende de mudanças sensíveis na qualidade do atendimento, na velocidade da entrega, na inovação dos produtos e serviços, nas condições de pagamento e, claro, nos preços oferecidos. Inclua tudo isso no planejamento!
7. Programe treinamentos
A automatização de processos também exige treinamento. Desse modo, é possível garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas.
E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, a empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.
8. Monitore resultados constantemente
Para alavancar a produtividade, não basta automatizar processos. É necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. Logo, é preciso estabelecer um monitoramento constante, por meio de indicadores de desempenho.
Assim, torna-se viável confirmar os avanços e localizar os pontos a serem aperfeiçoados. Tenha esse ponto em mente como uma necessidade frequente de qualquer empresa, como veremos na última etapa desse passo a passo a seguir!
9. Pratique a melhoria contínua
A visão precisa e a velocidade na obtenção de informações favorecem a identificação de gargalos e oportunidades nos fluxos de atividades. Por isso, aproveite a automatização de processos para fortalecer a cultura de dados e a melhoria contínua na organização.
Seguindo essas dicas, a sua empresa pode automatizar tarefas com tranquilidade, evitando riscos e ameaças ao negócio. Ao mesmo tempo, garante mais produtividade e, consequentemente, mais competitividade frente à concorrência.
Por que é importante automatizar processos?
Qualquer negócio deseja que as atividades funcionem da melhor forma possível, trazendo bons resultados e visando sempre o crescimento.
Por isso, é indispensável considerar que o fluxo de trabalho seja organizado. Dessa maneira, a automatização de processos do dia a dia pode não só garantir vantagens a curto e a longo prazo, mas também aumentar o nível de lucratividade da empresa.
Veja agora os principais benefícios da automatização de processos nas empresas:
Ganho de agilidade
Normalmente, as atividades manuais tomam mais tempo e são realizadas por humanos, que tendem a cometer erros. É por isso que automatizar determinadas ações faz com que as pessoas consigam poupar tempo para realizar atividades mais importantes, e essa é uma vantagem primordial da transformação digital nos negócios.
Mais qualidade
Seguindo essa ideia, quando as atividades são feitas manualmente, há mais risco de erros do que quando as ações são realizadas de forma automatizada.
Por esse motivo, com a automatização de processos, a precisão nas ações é maior e o resultado se torna ainda mais qualitativo.
Redução de custos
Alguns gestores ainda têm dificuldade em adotar soluções de automatização por conta do alto investimento inicial.
Mas, pensando pelo lado de que os processos automatizados precisam de poucas pessoas para programar ou monitorar as ações, muitas vezes o tempo de muitos profissionais pode passar a ser dedicado a outras funções. A economia de espaço e de materiais requeridos por processos manuais também entram nessa conta.
Além disso, também há uma redução de custos com infraestrutura. Isso acontece porque a empresa pode contar com soluções e ferramentas para apoiar todas as ações.
Business Process Management (BPM)
O Business Process Management (BPM) — ou Gestão de Processos de Negócio, em português — é uma estratégia com potencial de ampliar a competitividade de negócios. Com o uso de tecnologia, ela pode levar empresas ao nível máximo de eficiência operacional.
Para entender melhor como isso funciona na prática, basta imaginar que o uso de ferramentas agiliza workflows, conecta diferentes departamentos e economiza tempo e atividades que antes eram necessárias para a rotina de uma organização.
Por esse motivo, podemos afirmar que a automatização de processos impacta positivamente o BPM.
Disponibilidade de dados
Outra vantagem da automatização de processos é a facilidade de acesso à informação. Um sistema permite o cadastro de usuários e disponibiliza informações em um único ambiente, de maneira muito mais organizada em comparação a processos manuais.
Dessa forma, colaboradores e gestores podem ter uma visão de todos os resultados alcançados a cada ação com dashboards, geralmente em tempo real. A geração de insights se torna muito maior, e a tomada de decisão pode ser ser feita com rapidez e embasamento.
Aumento da produtividade
Todas as etapas anteriores refletem na grande vantagem de automatizar tarefas: a elevação da produtividade da equipe e o aumento dos resultados. De acordo com uma sondagem sobre a Indústria 4.0 realizada pelo Portal da Indústria, esse é o principal benefício do uso de tecnologias digitais para 72% das empresas.
A redução de atividades repetitivas permite que os colaboradores se dediquem a tarefas mais importantes e estratégicas para a empresa. Esse é um dos ganhos proporcionados pelo sistema Checklist Fácil, que automatiza a coleta de dados e a digitalização de processos nas organizações.
Como o Checklist Fácil automatiza processos?
A solução possui funcionalidades que substituem processos manuais de auditorias, inspeções e pesquisas em geral com checklists digitais para o controle das operações. Com isso, empresas que utilizam a solução economizam até duas horas de trabalho de cada analista por dia.
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- Retorno sobre Investimento (Return on Investment, ou ROI) de 204%;
- Economia de papel e sustentabilidade para sua operação;
- Realização de 2,5 vezes mais auditorias por semana;
- Excelência operacional a partir do controle de qualidade e planos de ação eficazes para não conformidades.
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3 respostas
A automatização de processos é sempre muito importante para o desempenho organizacional.
A automatização de processos é uma arte. Ótimo conteúdo. Parabéns!
A automatização de processos é sempre muito importante para o desempenho organizacional e operacional.