A gestão de dados só é eficiente quando pode ser utilizada para otimização de processos, certo? Para isso, é fundamental que as informações sejam confiáveis e repassadas em tempo hábil para tomadas de decisão. Com o controle de custos e despesas não é diferente! Para isso, existe o checklist para departamento financeiro.
Mas, afinal, como esse tipo de processo se aplica? Imagine a rotina de recebimentos. O fluxo de dados de contas a receber fica mais ágil e assertivo, com informações organizadas, de acordo com a necessidade do setor.
Uma tecnologia para checklist permite a gestão de valores a receber dos clientes, nos meses seguintes, montantes em atraso ou até vencidos – evitando, assim, dificuldades no dia a dia. Aqui, vamos explicar tudo isso na prática para você otimizar a gestão financeira da sua empresa. Boa leitura!
Checklist departamento financeiro: o que você deve acompanhar?
Entre os principais pontos a serem considerados em um planejamento financeiro de qualidade, que preze pela saúde financeira do negócio, estão os itens deste checklist, a saber:
Controle diário de caixa
Aqui, o objetivo é verificar se não há erros de registros ou desvios de recursos. Para isso, todas as entradas e saídas de dinheiro devem ser acompanhadas, apurando o saldo existente em caixa.
Quaisquer divergências devem ser apuradas no mesmo dia de sua identificação, zerando diferenças assim que os registros são corrigidos. Desvios devem ser tratados pelo empresário, uma vez que configuram justa causa para os envolvidos, conforme define o artigo 482 da Consolidação das leis trabalhistas (CLT).
O controle de caixa fornece informações para gestão de valores depositados em banco, bem como pagamentos em dinheiro. Além disso, permite a análise de despesas pagas e fornece dados para elaboração do fluxo de caixa do negócio.
Controle bancário
Nada mais é que o controle diário de movimentação bancária. Nele, são verificados saltos existentes – depósitos e créditos na conta da empresa – além dos pagamentos realizados por bancários.
Também deve-se acompanhar valores debitados em conta, tais como:
- Tarifas;
- Juros;
- Contas de energia;
- Água;
- Telefone.
Assim, é possível comparar os registros da empresa com os lançamentos do banco. É possível, então, verificar se os saldos bancários são suficientes para quitar os compromissos do dia na empresa.
Controle diário de vendas
Também se trata de uma gestão diária sobre valores movimentados na empresa. Dessa vez, o acompanhamento é sobre as vendas do dia e o total de vendas acumuladas no mês.
Esse comparativo permite que o gestor tome providências no dia a dia para que as metas sejam alcançadas.
Alguns dados importantes para essa análise são:
- Total de vendas diários e os prazos de recebimento;
- Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
- Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
- Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber.
Contas a receber
Como falamos, contas a receber também se enquadram no checklist do departamento financeiro. Sua finalidade é fornecer informações sobre o total dos valores a receber. Além disso, permite a estimativa de recebimentos por períodos de vencimentos.
Nesse sentido, o gestor também pode conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso, tomando providências para a cobrança.
Assim como o controle diário de caixa, a análise de contas a receber também é uma forma de coletar dados para elaboração de fluxo de caixa.
Contas a pagar
As obrigações não ficam de fora! Para um bom checklist no departamento financeiro, a organização sobre os totais a pagar por período de vencimento (dia, semana ou quinzena, por exemplo) é essencial. Balanços e fluxo de caixa ficam incompletos sem essas informações.
Manter as contas em dia facilita a vida do gestor, que pode estabelecer prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras.
Controle mensal de despesas
O valor de cada despesa feita dentro do mês deve ser analisado no todo. É assim que o gestor pode definir se algum gasto deve ser eliminado ou não, se algo está incoerente com os meses anteriores ou mesmo com o planejamento mensal.
Estoques
O estoque também representa dinheiro para a empresa, portanto, está entre os itens do checklist para departamento financeiro. Nada mais justo: controlando os estoques, evitam-se desvios, além de ter informações para reposição dos produtos em dia.
Assim, é preciso extrair informações como, por exemplo:
- Montando financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
- Quantidades em cada item de estoque;
- Quantidade e custo das mercadorias vendidas;
- Estoques sem movimentação;
- Necessidade de reposição e fluxo de caixa.
Exemplo de checklist de departamento financeiro
Além dos pontos já levantados, o gestor deve ter em mãos as perguntas certas que podem ser adicionadas ao checklist. Ou seja, para ter certeza que você tem as repostas para todas as questões financeiras de sua empresa confira este guia.
- É possível projetar o fluxo de caixa de sua empresa para três meses ou mais?
- Qual é o montante necessário para guardar, mensalmente, a fim de superar problemas de caixa em determinados meses ou até para repor equipamentos obsoletos?
- Você tem limites de crédito pré-aprovados nos bancos que opera para necessidades eventuais?
- Há ferramentas financeiras para extrair com precisão quanto custam seus produtos ou serviços?
- É possível alocar os gastos da empresa por área ou departamento?
- Orçamentos são elaborados e revisados com frequência? Isto é, como você define o valor e o momento mais propício para investir na empresa?
- Seus preços de venda são calculados com base nos custos dos seus produtos e as margens suficientes para cobrir despesas fixas da empresa?
- Os preços de venda dos seus produtos são definidos individualmente ou você aplica um fator para precificar todos de uma vez?
- O patrimônio da empresa aumentou nos últimos cinco anos?
- Você acompanha a inadimplência da sua carteira de clientes?
- Você tem acesso ao demonstrativo de resultados, balancete gerencial, orçamento e fluxo de caixa para tomar decisões rápidas e precisas?
- Você conseguiria apresentar o balanço da sua empresa para um investidor a fim de convencê-lo a apoiar seu negócio?
- Você faz planejamento tributário na empresa visando diminuir a carga de impostos?
- Você mantém um cadastro atualizado dos seus clientes para concessão e manutenção de crédito?
- Existe alguma política de crédito para os clientes?
- Você oferece algum incentivo aos bons pagadores para que prefiram a sua empresa em vez da concorrente?
- Custos com inadimplência estão sendo contabilizados na formação do preço de venda dos seus produtos?
Como o Checklist Fácil ajuda na gestão do checklist de departamento financeiro
O checklist para departamento financeiro pode ser aplicado com cada documento tratado de forma individual, um a um, no papel. Embora isso seja mais econômico em um primeiro momento, é uma prática obsoleta que gera custos a longo prazo.
Isso porque a empresa perde em agilidade e, portanto, em produtividade. Além disso, não é uma prática sustentável, além de gerar mais papel, há mais gastos com impressões e arquivamentos. Outro ponto a ser considerado é o retrabalho, uma vez que controles manuais tendem a ser menos assertivos e suscetíveis a erros humanos.
Atualmente, já é possível adicionar todas as questões do checklist para departamento financeiro que mencionamos aqui em um sistema. Essa aplicação totalmente digital garante um controle mais eficiente, além de cumprir com a principal tendência do mercado: a automação de operações.
Quem fica para trás sofre com processos antigos e problemas no dia a dia que trazem uma rentabilidade inferior às empresas que já se adaptaram a essa realidade digital.
Para isso, você pode contar com a Checklist Fácil, uma solução para aplicação de checklists personalizados que permite a manipulação de números e informações de forma correta. Para se ter uma ideia, destacamos aqui as principais funcionalidades para um checklist de departamento financeiro com o Checklist Fácil:
Agendamentos
Embora agendas ainda sejam usadas por muitas empresas na hora de organizar processos, ela traz consigo alguns inconvenientes. Afinal, quem nunca teve problemas no fluxo de processos por causa de agenda?
Para melhorar a comunicação e garantir que processos e prazos sejam cumpridos, o Checklist Fácil faz o cálculo automaticamente, permitindo maior controle sobre as rotinas diárias e mensais do departamento financeiro.
A própria emissão de documentos tende a ser facilitada com um controle integrado. Os cadastros ficam completos e os dados não correm risco de serem perdidos.
Planos de ação
Com aplicação de planos de ação, os processos ficam coerentes, além de ser mais fácil identificar e tratar não conformidades. Isto é, processos que não geram resultados esperados ou não condizem com o planejamento pré-estabelecido.
Os planos de ação são aplicados com o objetivo de otimizar o fluxo de atividades, atribuindo aos responsáveis pelos planos a tarefa de acompanhar e certificar que a operação está correta, tendo melhor tempo de resposta quando problemas são encontrados. Do mesmo modo, as evidências ficam registradas no software, garantindo a segurança de dados.
Leitor de QR Code
Documentos que podem ser importados ou exportados por meio de QR Code também são contemplados pela ferramenta. A funcionalidade garante economia de tempo aos auditores e facilita o trabalho do gestor ao analisar documentos, facilitando a criação de relatórios.
Para acessar, basta ler o código QR da unidade ou documento que aparecerão todos os checklist disponíveis. Tendo feito isso, o auditor deverá escolher qual checklist quer aplicar e prosseguir com a auditoria.
Dashboard
Como falamos, uma gestão eficiente depende de dados bem tratados. Isso significa que os resultados só podem ser mensurados quando há uma análise correta dos indicadores de desempenho da operação.
Afinal de contas, sem dados, as decisões tomadas são menos assertivas e podem não refletir, de fato, em uma melhora na qualidade da sua indústria.
Assim, o Checklist Fácil viabiliza a criação de dashboards customizados com números importantes das operações financeiras que se deseja analisar. Ainda, os relatórios podem cruzar dados diferentes e serem exportados para PDF e Excel, facilitando a análise e a tomada de decisões estratégicas.
Qual a importância de utilizar um checklist no departamento financeiro?
Manter as contas em dia depende de um bom planejamento financeiro na empresa. Para identificar como está indo o negócio, reajustar preços ou até investir mais no setor comercial, são necessárias ações de checklist no departamento financeiro.
Assim, não é exagero dizer que o checklist financeiro pode ser o que vai impulsionar o seu negócio. Por meio da organização das finanças é possível reduzir custos e investir com sabedoria.
Esse planejamento é uma das atividades vitais para qualquer negócio, uma vez que estruturará as bases para um fluxo de caixa saudável. Além disso, é uma boa forma de medir o impacto de ações gerenciais tomadas ao longo dos anos.
Quer otimizar a gestão financeira? Agende uma demonstração do Checklist Fácil e eleve sua gestão a um novo nível!
