Liderança: confira 6 dicas para gestão de custos durante a crise

A gestão de custos é questão de prioridade no momento de crise. Para lidar da melhor maneira possível, selecionamos algumas práticas que podem ajudar neste momento. Leia o post para conferir!

Tempo de leitura: 5 minutos
como fazer gestão de custos durante a crise?

O atual cenário é desconhecido para todos. A crise da saúde, a qual já impacta a economia, mudou as relações das pessoas com o trabalho. Agora, as prioridades devem ser revistas e a gestão de custos da sua empresa está entre os primeiros itens da lista.

Neste momento, líder ou não, é normal sentir insegurança sobre qual rumo tomar, mas a principal questão é: você está utilizando os seus recursos de maneira inteligente? Ou seja, as ações estão sendo tomadas a partir de uma análise geral do contexto?

Bom, se você ainda não parou para pensar nisso, essa é a hora! E, para te ajudar a sobreviver – economicamente – em tempos de pandemia, nós criamos este post com 6 ações para reorganizar a gestão de custos da sua empresa. Vamos começar?

Gestão de custos: o que considerar em momentos de crise

A primeira coisa que você precisa fazer é se organizar. Pode parecer uma dica óbvia, mas o básico deve ser feito com qualidade, para investir em ações inovadoras. Portanto, dedique um tempo para entender o funcionamento geral da empresa. Você precisa observar aspectos como:

  • Quais são as despesas fixas atuais?
  • Como é realizado o atendimento ao cliente?
  • Há operações que podem ser interrompidas sem prejudicar o quadro de colaboradores?
  • Há processos que podem ser otimizados?

A partir de itens como esses, você precisa definir o que é prioridade para o seu negócio neste momento. De acordo com o cenário do mercado, vale a pena investir todo o seu esforço em ações preparadas antes da pandemia? Provavelmente não.

Por isso, fazer uma análise cuidadosa da gestão de custos atual da empresa, é fundamental. Esse exercício permite enxergar e definir, com clareza, os próximos passos que podem trazer mais retornos nesse momento tão difícil. Agora, é a hora das dicas!

6 dicas para gestão de custos

Você já verificou qual é a situação geral da sua empresa, ótimo. Portanto, pode focar em ações disruptivas na área de gestão de custos, para dar continuidade ao seu negócio. Então, mãos à obra!

Reorganize processos demorados

É comum se acomodar e manter as coisas por muito tempo da mesma forma. Afinal, nem sempre é fácil sair da zona de conforto. Porém, a situação atual não permite mais que as coisas sejam como sempre foram.

Assim, é hora de analisar: 

  • Tarefas que podem ser automatizadas;
  • Reuniões que podem ser eliminadas do calendário semanal;
  • Processos que podem ser melhorados.

Otimizar a gestão de custos, nesses casos, consiste em valorizar o tempo dos seus colaboradores. Por que reunir todas as pessoas de um setor, para assistir a apresentação de um conteúdo que poderia ser enviado por e-mail? 

É claro que a interação e o debate de ideias é muito válido. Mas, no cenário em que estamos vivendo, cada minuto conta. E, se o seu colaborador traz mais resultados ou é mais produtivo em outra atividade, é nisso que ele deve investir. O que nos leva ao próximo ponto: o retorno sobre o investimento.

Use o ROI como critério

O retorno sobre o investimento leva em conta o capital disponível e a despesa para realizar uma ação. Inclusive, é um indicador muito importante para a gestão de custos. Isso porque não se trata só de dinheiro. 

Tempo e produtividade são aspectos de muito valor para essa métrica. Então, no momento de rever a organização das rotinas, leve em consideração aspectos como: horas gastas em reuniões, trabalho manual para organizar dados descentralizados ou, até mesmo, retrabalho em tarefas mal direcionadas.

Tudo isso conta, pois, uma atividade de 3 horas, pode levar o dobro do tempo, se o mindset não estiver voltado a investir apenas o necessário para obter o máximo de retorno. Trata-se de um exercício de priorização e não possui uma fórmula exata. A sua referência é a sua empresa, o contexto do seu negócio e a organização da sua equipe.

Aposte no autoatendimento

Com a transformação digital, as oportunidades de realizar atendimento online são muito mais amplas. Além de e-mail, chat e aplicativos de mensagens instantâneas, disponibilizar materiais gratuitos é uma excelente opção para tirar dúvidas dos seus clientes.

Mas o que isso tem a ver com a gestão de custos? Nós te contamos: tudo! Manter conteúdo online ao alcance do seu público, em qualquer dia e horário, desafoga o seu time atendimento. Isso porque, não dedicam o tempo para sanar dúvidas básicas, que podem ser resolvidas com documentos simples.

Além disso, a carga horária otimizada dos colaboradores pode ser direcionada para tratar de problemas mais complexos e/ou elaborar tutoriais de qualidade. Assim, todo mundo ganha: o cliente não fica desamparado e o seu time não é sobrecarregado.

Planeje de acordo com a prioridade

Já ficou claro que não adianta manter os planejamentos que foram feitos com base em uma realidade que foi modificada. Hoje, é primordial levar em conta os impactos do coronavírus em nossa sociedade para avaliar as estratégias de ação.

Por isso, reveja as prioridades na sua gestão de custos, com foco no que vale mais a pena investir no momento. Elenque as possibilidades de acordo com o seu modelo de negócio, produto ou serviço oferecido, planos e preços estabelecidos, estrutura de setores e tudo mais que impacta em seu processo de vendas.

Considerando o cenário, uma coisa é certa: todos queremos – e precisamos – de retorno a curto prazo. Então, o seu planejamento também deve ser norteado por esse objetivo. As incertezas e instabilidades do mercado atual, podem invalidar um plano que precisa de muito tempo para ser executado. 

Confie no seu time

Agora, mais do que nunca, é o momento da liderança confiar no seu time de olhos fechados. Você precisa delegar as funções para focar nas estratégias e no futuro do seu negócio. Assim, a sua equipe pode se dedicar à execução de forma autônoma.

Certamente, esse posicionamento contribui muito para a gestão de custos, já que o time se sente motivado, tornando-se, também, mais produtivo e eficiente. Apesar de a ansiedade estar em evidência para quem é colaborador, busque tranquilizar a todos.

Demonstre confiança no trabalho executado e resiliência para superar os novos desafios. Não esqueça que é preciso ser transparente, principalmente, se for necessário realizar corte de pessoal. Mantenha o equilíbrio entre ajudar seus colaboradores como puder e manter o seu negócio funcionando.

Identifique novas possibilidades

De fato, alguns segmentos estão sendo mais prejudicados que outros, por fatores diversos, como isolamento, diminuição de consumo, serviços não essenciais e mais. Portanto, reinventar-se, em vários casos, é uma questão de necessidade.

Desse modo, busque identificar outros produtos ou serviços que você pode oferecer, modificar modalidades de compra e venda, estabelecer novos formatos de entrega ou explorar diferentes canais de comunicação. 

É claro que isso tudo deve ser pensado de acordo com os recursos reduzidos que a situação exige. Mas, como já elencamos aqui nessa lista, o ROI pode te orientar a escolher as melhores opções e oportunidades.

A gestão de custos adequada

Não existe uma fórmula que sirva para todos os negócios, infelizmente. Além de considerar todos os pontos que elencamos, a gestão de custos adequada precisa ser analisada com uma visão geral, do contexto como um todo.

Cada setor tem suas especificidades, assim como outras particularidades referentes à gestão, localização, público-alvo, hábitos de consumo e cliente ideal. O importante é verificar com cuidado todos esses aspectos e concentrar os esforços no que funciona para a sua empresa.

Além disso, outras estratégias também podem te ajudar neste momento delicado. Quer descobrir mais conteúdos que vão agregar na situação atual? Confira nosso post sobre redução de custos agora mesmo!

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