Saiba por que é essencial realizar o controle de atividades

Promover o controle de atividades é essencial em qualquer empresa, uma vez que essa tarefa pode otimizar a produtividade dos colaboradores.
Atualizado em: 13 de julho de 2023
Tempo de leitura: 9 minutos

O controle de atividades da equipe é um dos grandes desafios das gestões hoje. Com as evoluções tecnológicas transformado o mundo de várias formas, o ambiente corporativo também é impactado. Mas, usando essas ferramentas ao seu favor, esse processo fica muito mais fácil.

Atualmente, as relações profissionais têm se modernizado constantemente e o home office, assim como o trabalho híbrido, já é uma realidade. Isso torna ainda mais importante ter estratégias para administrar tarefas e manter a produtividade da equipe alta.

Pensando nisso, hoje vamos falar sobre os impactos de um controle de atividades bem-sucedido, o passo a passo para executar e apresentar 4 ferramentas essenciais para você conhecer. Se interessou? Então, acompanhe a leitura!

O que é controle de atividades?

Em termos simples, ele é o conjunto de ações que têm o objetivo de acompanhar o trabalho da equipe e o cumprimento das demandas. Ou seja, é a estratégia para avaliar como está o desempenho do time e o andamento dos projetos.

A prática é fundamental para que gestores possam entender como está a produtividade dos colaboradores, se planejar para projetos futuros e ter perspectiva de performance no tempo estudado. 

Assim, é possível organizar melhor as tarefas e usar métricas para ter uma visão mais ampla em relação ao planejamento. Além disso, os próprios funcionários se beneficiam. Afinal, eles terão mais clareza em relação às atividades e poderão executar o trabalho de forma mais eficiente.

Qual a importância de fazer um bom controle de atividades?

Além do que já falamos sobre acompanhamento das demandas e evolução dos projetos, existem ainda inúmeros benefícios que a atividade traz consigo. Entretanto, existem 3 centrais que selecionamos para apresentar aqui. São eles:

1. Clareza em relação à produtividade

É comum haver gestores que gostariam de fazer uma avaliação em relação ao trabalho dos funcionários, mas não dispõe de métricas para tal. Isso significa que não há como fazer uma análise concreta.

Assim, cria-se a possibilidade de existirem erros de julgamento em relação ao desempenho de algum colaborador. 

Com o controle de atividades, essas chances são minimizadas. Com ela, os líderes e demais responsáveis terão uma metodologia clara de monitoramento de produtividade e de como estão os andamentos das demandas.

Desta forma, é possível entender quais profissionais estão apresentando melhor desempenho e onde estão os pontos de melhoria nos setores e na organização como um todo.

Além disso, cada colaborador poderá ser avaliado de acordo com as funções específicas que ele executa.

2. Criação de planejamentos mais assertivos

Uma empresa que quer dar os próximos passos para o seu crescimento precisa de planejamento para isto. Essa fase inclui pensar nos estágios de crescimento, do curto ao longo prazo, além de eventuais “Planos B”.

Por isso, o controle de atividades será fundamental. A prática vai ajudar a entender quais são as tarefas que demandam maior tempo e quais setores poderão assumir determinadas funções.

Assim, é possível ter uma percepção mais ampla do estágio da empresa e, com isso, desenvolver planejamentos realistas e com menos riscos.

3. Entendimento dos funcionários sobre seus papéis

Não são apenas os gestores que se beneficiam do controle de atividades. Os funcionários também só têm a ganhar com ele.

Embora, em um primeiro momento, possa existir algum desconforto sobre “estar sendo avaliado”, a realidade se mostra bem diferente. 

Com a prática, os colaboradores terão uma clara percepção sobre as suas demandas e poderão visualizar melhor o papel que estão executando no desenvolvimento da empresa.

Além disso, será possível que eles se comuniquem melhor entre si, buscando estratégias para ampliar a integração do trabalho. Essas métricas também vão servir para a autoavaliação de cada um.

O que é controle de rotina?

O controle de rotina é uma prática aliada ao controle de atividades. Ele leva em consideração as tarefas, atividades e fluxo de trabalho diário de um funcionário, para assim ter uma estimativa do tempo gasto para cada trabalho e performance. 

O controle de rotina envolve compreender o papel de cada colaborador no decorrer dos trabalhos, a avaliação de cada atividade desenvolvida, o acesso às informações e a gestão do tempo de cada etapa realizada por aquele colaborador. 

A partir do controle de atividades e de rotina, o colaborador assim como os gestores conseguem estabelecer uma rotina de trabalho. 

Quais os benefícios da rotina de trabalho?

Além de ser uma ferramenta para melhorar desempenho, saúde e organização individual dos colaboradores de cada equipe, a rotina bem planejada também auxilia no acompanhamento de tarefas por parte das gestões.

Estipular prazo, tarefas, entregas e tempo de execução dos trabalhos influência diretamente na organização de cada colaborador. Sem esse mapeamento e planejamento em mãos, a gestão não consegue cobrar os colaboradores de forma justa e estipular as entregas de forma realista. 

Como mapear as rotinas de trabalho?

As plataforma de gestão de tarefas auxiliam nessa necessidade das empresas, mas antes de passar as informações para um ambiente de controle de tarefas é necessário elencar os objetivos e como essas informações irão se organizar. 

Escolha uma metodologia para o acompanhamento de tarefas

A equipe vai trabalhar com base na metodologia de scrum, ágil, kanban ou alguma outra? Definir a metodologia seria o primeiro passo para entender como organizar as tarefas, prazos e exigências de entregas. 

Com a metodologia em mãos, escolha a forma de organização

Dentro das plataformas de gerenciamento de tarefas existem diferentes formas de organizar as demandas, pode ser por linha do tempo, calendário, kanban, checklists, enfim, as opções são várias. É importante alinhar essa organização com a metodologia escolhida e assim já ter em mente como organizar dentro da plataforma. 

Escolha a plataforma para o acompanhamento diário de tarefas

Com essa metodologia e organização decididas, basta organizar as tarefas de equipe e individuais dentro da plataforma e aprimorar a visão de tarefas com o tempo para assim conseguir um olhar 360º sobre o que acontece dentro da equipe. 

Como fazer o planejamento de atividades na rotina da equipe?

Para o planejamento de atividades é indicado utilizar a tabela de impacto x esforço. Pela tabela é feito essa análise de quanto uma atividade é impactante para os resultados esperados pela equipe, quanto tempo ela leva, quanto esforço e qual a prioridade dela para o restante das atividades. 

Assim a equipe e gestão conseguem ter uma visão mais clara sobre o nível de urgência e necessidade de um projeto ou tarefa. 

Como ter controle e eficiência das atividades?

O controle vem a partir do acompanhamento e um bom planejamento, já a eficiência é a forma de medir o quanto uma tarefa, planejamento, plataforma ou equipe funcionam como deveriam de acordo com os resultados esperados. Para ter esse controle e eficiência é indicado:

  • Fazer a análise de cada processo e atividades exercidas dentro da área;
  • Corrigir as falhas encontradas nessa avaliação; 
  • Ter um controle sobre a rotina e atividades da equipe e certificar-se de que elas estão alinhadas aos objetivos gerais da empresa; 
  • Entender como dentro de todo o planejamento e cobrança por performance é possível ter uma equipe saudável, performática e colaborativa que busca por resultados.

O que é controle de desempenho?

O desempenho é calculado com base nas metas e objetivos determinados por um colaborador e equipe. Para realizar esse controle é necessária uma ferramenta que mostra uma visão de meta estabelecida em contrapartida com o progresso feito pela área. 

O Checklist Fácil é uma dessas ferramentas que permitem a criação de uma dashboard com a visualização de todas as metas esperadas e determinadas para áreas e pessoas. Facilitando o trabalho de acompanhamento da gestão e dando maior autonomia para a própria equipe.

LEIA TAMBÉM | Como otimizar a gestão da rotina de trabalho? Confira nossas 7 dicas

Como fazer o controle de atividades de forma eficiente? 

É muito importante ressaltar que, para o controle de atividades funcionar, não basta apenas colocá-lo em prática por colocar. É preciso ter uma estratégia por trás.

Para isto, existem seis eixos que vão precisar do seu foco:

  • Gestão de tarefas;
  • Definição de métricas;
  • Determinação de prazos;
  • Análise de resultados;
  • Atenção à comunicação interna;
  • Utilização da tecnologia ao seu favor.

Essas 6 áreas precisam estar alinhadas para que o planejamento consiga fluir de forma mais natural. Vamos explicar cada uma agora:

1. Seja específico com as tarefas 

Um controle de atividades eficiente tem início, justamente, na definição das tarefas e atribuições para a equipe. Assim, é possível ter compreensão sobre o que deve ser feito, como e por quem.

Desta forma, cada membro do time saberá exatamente sua responsabilidade e o gestor terá como fazer um acompanhamento efetivo do andamento.

Ao criar esse fluxograma de tarefas, o processo de delegar atividades vai ficar bem mais rápido. Isso se dá porque os gestores serão capazes de entender melhor o tipo de demanda que cada funcionário pode atender e o tempo que ele leva para executá-la.

Além disso, com esse controle, será possível identificar quais colaboradores estão mais atarefados e, assim, não delegar uma nova atividade. Dessa forma todos os funcionários podem ter uma distribuição justa de demandas.

2. Tenha indicadores de performance

Nesse caso, é interessante estabelecer Key Performance Indicators, ou KPIs, que em português significam Indicadores-chave de Performance. Eles consistem no estabelecimento de metas específicas para mensurar a evolução das atividades.

Como dissemos lá no começo, é muito comum ver gestores que não sabem como fazer uma avaliação do desempenho de um colaborador. Um dos motivos para isso é a falta de métricas de produtividade.

Por isso, no controle de atividade é de suma importância que existam indicadores para tal. Isso significa definir métricas de desempenhos e conhecer as porcentagens de andamento das atividades. Os KPIs resolvem essa demanda.

3. Estabeleça prazos

Outro número fundamental aqui são os prazos. Não adianta delegar tarefas e não estipular datas para a sua finalização. Portanto, estabelecer prazos reais e atingíveis é essencial.

Essa definição precisa ser clara e respeitar as atuais demandas de cada setor. Assim, os gestores podem deixar a equipe mais livre para encontrar as melhores soluções — sem a necessidade de ficar cobrando constantemente.

Para quem lida com colaboradores remotos esse ponto é ainda mais importante. Como não vai existir o relacionamento presencial diário, é preciso que existam prazos e metas claras para que o próprio colaborador possa se organizar para atender todos os pontos.

4. Faça acompanhamentos constantes

Fazer a atribuição de tarefas, a definição de prazos e estabelecimento de indicadores são importantes, mas caso não exista acompanhamento frequente dos mesmos, terão pouco impacto na rotina de trabalho.

Assim, é necessário que exista essa análise constante das tarefas. Além disso, ela precisa acontecer em três frentes:

  • Análise completa dos processos da empresa;
  • Análise dos resultados de cada setor;
  • Avaliação específica de cada colaborador.

Com isso, é possível entender de forma clara o andamento das tarefas, onde estão existindo gargalos e como encontrar soluções rápidas para os problemas. Para isso, é muito importante contar com o apoio da tecnologia para visualizar o contexto geral das atividades.

5. Valorize a comunicação interna

Comunicação interna é fundamental para o bom funcionamento da empresa. Além de manter a equipe engajada e, principalmente, alinhada. Por isso, esse aspecto deve ser tratado com atenção em todos os aspectos do seu planejamento, especialmente no controle de atividades.

Aqui, é importante que existam canais de comunicação abertos entre os colaboradores e liderança, de forma a gerar confiança mútua entre ambos. Além disso, uma cultura de feedbacks é indispensável. Com esse diálogo ativo na empresa, haverá uma visualização clara sobre as atividades.

Essa questão vai deixar diferentes setores na mesma página, potencializando ajustes de forma mais rápida. Com isso, se torna mais fácil para que a empresa consiga atingir suas metas.

6. Conte com o apoio da tecnologia

É essencial usufruir dos benefícios que a tecnologia traz para o seu negócio. Com esses avanços, não é preciso mais ficar dependendo das anotações no papel ou de uma uma planilha no Excel.

Hoje existem softwares capazes de integrar todas as atividades da empresa, dividi-las por setor e por responsável, além de fazer o acompanhamento em tempo real.

Isso vai facilitar o monitoramento do processo, a análise dos resultados e, consequentemente, as tomadas de decisões, visto que você terá informações mais completas em mãos.

Ferramentas de gestão de tarefas para o controle de atividades

A tecnologia é uma aliada e tanto para o controle de atividades. Hoje, existem uma série de ferramentas que servem para dar muito mais que apenas uma “mãozinha” na hora de gerir tarefas.

Separamos as principais para você conhecer:

Planilhas de gestão de tarefas

Existem diferentes tipos de planilhas para o acompanhamento das tarefas de uma equipe e área. O ideal é a sua empresa entender qual é a que melhor funciona para cada equipe. 

A equipe financeira, por exemplo, pode precisar de uma planilha diferente daquela exigida pela equipe de marketing. Mas de qualquer forma,  ao seguir o padrão de checklist para acompanhamento dessas tarefas diárias, já é um começo para entender como vai funcionar essa lista de afazeres.

Checklist online

O checklist online é a pedida ideal para quem busca uma ferramenta simples que, ao mesmo tempo, atende às suas necessidades de organização.

Vamos combinar que, quando temos muitas tarefas, um dos principais desafios é definir quais as prioridades. Para isso, um checklist é fundamental para essa organização de atividades e clareza nas demandas.

Assim, a ferramenta é excelente para substituir e automatizar as listas de tarefas em papel ou mesmo em excel. A plataforma é bastante intuitiva, garantindo rápido entendimento e fácil edição.

Com ele, é possível criar listas de tarefas, estipular prazos, definir responsáveis e fazer um monitoramento em tempo real das demandas.

Trello

O Trello é uma ótima ferramenta para controle de tarefas. Nele, é possível criar quadros para os projetos e especificar os níveis de desenvolvimento.

Também é possível compartilhar com toda a equipe e integrá-lo com outras ferramentas, como o Google Drive. O funcionamento é bem intuitivo e fácil de ser entendido por todo o time. 

Além dos quadros, o Trello permite definição de prazos e lembretes para as tarefas. Para quem quiser, também dá para criar checklists e adicionar etiquetas coloridas para facilitar a visualização.

Evernote

O Evernote é outra ferramenta muito interessante para se conhecer. Em primeiro momento, pode parecer apenas como um bloco de notas. Mas, acredite, ele é bem mais que isso.

Além das funções de anotações, a ferramenta também permite definir prazos, digitalizar documentos e compartilhar as notas.

Para quem se sentir um pouco mais criativo, é possível utilizar o aplicativo de smartphones da ferramenta para desenhos. Algo que é bem útil para dividir ideias mais visuais e interativas com a equipe.

Por que o checklist é indispensável para o controle de atividades?

Como ficou claro por aqui, o controle de atividades é uma prática fundamental em empresas, independentemente do seu porte. Com ela, é possível ter domínio sobre todas demandas e acompanhar o desenvolvimento de projetos.

Além disso, fica muito mais fácil elaborar estratégias de crescimento, afinal, todo negócio quer dar o próximo passo na sua história. Portanto, é muito importante seguir os passos que apresentamos aqui e garantir um bom relacionamento entre seus colaboradores.

No entanto, não podemos esquecer dos impactos que a tecnologia têm nessa questão e como ela pode facilitar a vida dos gestores.

Por isso, contar com o Checklist Fácil é uma estratégia fundamental para quem busca melhorar esse processo na sua empresa.

Com ele, é possível ficar atento ao processo de conclusão de cada colaborador, entender o tempo que ele leva para executar algumas atividades, bem como regular o tempo de cada um.

Além disso, também possibilita criar workflows personalizados, padronizar processos e produzir relatórios de forma muito mais rápida. Chegou a hora de levar sua empresa para o próximo estágio. Agende agora uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e entenda como melhorar seu processo de controle de atividade e otimizar a produtividade da sua equipe.

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