9 formas de usar o Checklist Fácil para a padronização de processos

Software permite padronizar processos de empresas dos mais diversos segmentos, otimizando a identificação de não conformidades e as oportunidades para melhoria contínua.
Atualizado em: 20 de dezembro de 2022
Tempo de leitura: 7 minutos

Toda pessoa gestora deve monitorar sua operação de perto para garantir o cumprimento de todos os processos com excelência. E sabemos que essa não é uma tarefa fácil! Por isso, vamos explicar como o Checklist Fácil pode ajudar na padronização de processos de uma empresa, aumentando a produtividade e reduzindo erros e custos.

Afinal, os checklists são ferramentas simples e fáceis de usar, e têm diversas aplicações para os mais variados segmentos, seja no comércio ou na indústria. Além da integração de processos, um de seus principais benefícios é a padronização de tarefas — desde uma lista de compras até auditorias de segurança.

Isso garante uma comunicação mais ágil e assertiva entre os times, além de melhorias na gestão de recursos, cumprimento às normas regulamentadoras, prevenção de perdas e controle de qualidade. Vamos entender melhor como tudo isso funciona na prática?

Afinal, o que é um checklist?

Em tradução livre, o checklist nada mais é que uma lista de verificação. Ou seja, trata-se de uma ferramenta para estabelecimento e cumprimento de padrões mínimos de um processo, seja ele qual for.

O checklist é a ferramenta ideal para evitar que qualquer parte desse processo seja esquecida ou negligenciada. Isso porque ela estabelece passos que devem ser seguidos rigorosamente para o cumprimento da atividade, e são contemplados um por um durante a execução de um processo.

Assim, o checklist pode ser usado para verificações de segurança e manutenção, ou mesmo para fins de inspeção e auditorias, para controle de equipamentos de uso individual (EPIs), gestão de estoque, entre outros inúmeros fins. Ou seja, ela pode ser usada para tudo aquilo que precisa ser padronizado.

Um checklist também ajuda na criação de políticas e práticas de uma operação. O que ajuda no cumprimento de leis e normas técnicas, institucionalizando um padrão de qualidade para a empresa – que deve ser de conhecimento de todos os colaboradores. Isso evita falhas humanas e, portanto, aquele retrabalho que pesa no bolso.

Quando utilizar um checklist?

Devido a sua importância e flexibilidade, um checklist pode ser um grande aliado em praticamente qualquer operação. Seja qual for o ramo e tamanho da empresa!

Vale lembrar que ele não se restringe somente às tarefas cotidianas, mas também ajuda empresários e gestores em procedimentos gerenciais de análise, controle e tomadas de decisão.

Assim, os checklists também servem para checar se todos os processos estão alinhados, avaliar competências dos colaboradores e aplicar pesquisas de satisfação do cliente. Mesmo o controle de matéria-prima pode ser otimizado.

Tudo isso melhora o relacionamento com fornecedores, clientes e parceiros, fazendo da padronização de processos um meio para o sucesso da operação como um todo.

Empresas que passam por problemas de comunicação e integração entre áreas, sentem dificuldade ao monitorar processos, ou mesmo identificam gargalos diversos na operação, podem se beneficiar de um checklist.

Como utilizar e automatizar um checklist?

Controles manuais, no papel ou em planilhas eletrônicas, até podem ser úteis na operação. No entanto, o volume de dados pode comprometer a assertividade da aplicação do checklist, uma vez que conferências manuais demandam muito mais tempo e atenção.

Além de gerar muita papelada e não ser uma prática sustentável, ela está suscetível a erros de natureza humana, além de problemas no próprio timing da operação.

Afinal, após a aplicação do checklist é que se detectam ações corretivas ou de otimização. Quando feita de forma manual, esse ciclo é bem mais lento, e o contexto original do problema ou aplicação de melhoria já pode ser outro. Isso significa que todo o trabalho realizado se perde, ou deixa de ser totalmente eficiente.

É por isso que, hoje, as empresas recorrem à tecnologia como forma de manter vantagem competitiva no mercado. Quem automatiza esse processo consegue ser mais ágil e assertivo na padronização de processos.

Isso pode ser observado, por exemplo, com a ferramenta Checklist Fácil, que permite a aplicação de checklists personalizados. Isso traz grandes benefícios para a operação por meio de funcionalidades que têm impacto real sobre o cotidiano da empresa, como veremos a seguir.

Leia também:

9 motivos para escolher a Checklist Fácil para padronização de processos

Agora que você já entendeu a importância dos checklists para padronizar processos, que tal conhecer a ferramenta perfeita para obter os benefícios dessa prática de forma digital, ágil e segura? Veja as funcionalidades do Checklist Fácil para padronização de processos e outras vantagensrciona às empresas:

Relação de obrigatoriedade

Ao longo da aplicação do checklist, o profissional se deparará com uma série de passos, já estabelecidos antes da aplicação. Acontece que, muitas vezes, um ou outro campo pode ser pulado ou esquecido, e isso afeta diretamente a eficiência do checklist.

Com uma tecnologia especializada como o Checklist Fácil, é possível determinar que, obrigatoriamente, todos os campos sejam preenchidos — do contrário, será impossível avançar na tarefa ou realizar qualquer outra ação.

Quando ela não pode ser preenchida ou realizada por um motivo específico, o usuário pode, em tempo real, requerer o preenchimento de um comentário para justificar a ausência de dados.

Assim, pode passar pela próxima questão normalmente. Isso não só ajuda a manter o padrão do procedimento, como também permite a identificação de falhas e problemas relacionados àquele processo, já que o correto é que todos os campos atendam ao resultado esperado.

Customização de questionários

O gestor pode customizar diferentes etapas de um checklist, ou seja, pode estabelecer o checklist de acordo com o que for necessário para aquele projeto em específico. Ou seja, é possível definir as perguntas que precisam ser respondidas durante a execução dos processos.

A partir da resposta, é possível criar novos fluxos. De acordo com a obrigatoriedade do questionário, quando respondido com “não”, indicando não conformidades, pode-se programar o sistema para exigir que o colaborador crie um plano de ação, como veremos mais adiante.

Dessa maneira, o auditor consegue executar seu trabalho de forma muito mais simples, pois as categorias pré-definidas já estão de acordo com aquilo que ele precisa identificar.

Vale ressaltar que, na própria ferramenta, o auditor pode anexar imagens que atestem as informações registradas na aplicação do checklist.

Identificação de não conformidades

Como você deve já ter percebido, o uso do Checklist Fácil para padronização de processos traz consigo uma vantagem muito importante: a identificação rápida de qualquer problema. Assim, ele pode ser resolvido de forma igualmente ágil.

É isso o que acontece com as não conformidades — nome dado a qualquer procedimento ou resultado que não está dentro dos parâmetros esperados.

O tratamento das não conformidades com o Checklist Fácil é feito em várias etapas que garantem a correção do problema. Com a aplicação, ele pode ser identificado muito mais cedo. Além disso, são vários passos que garantem que a correção trará o resultado esperado.

Aplicação de plano de ação

Como falamos, o Checklist Fácil fornece a aplicação de planos de ação para tratar as não conformidades encontradas na operação. Essa é uma das etapas mais importantes na aplicação de um checklist.

O plano de ação nada mais é que um conjunto de atividades com prazos, responsabilidades e objetivos definidos, orientados para tratar as não conformidades encontradas.

Afinal, é com esses registros automáticos das não conformidades em mãos que é possível analisar criticamente cada situação, definindo de forma ágil as melhores ações possíveis para aquele problema.

Dados de materiais, tipo de intervenção, orientações à equipe, custos envolvidos… Todas essas informações são monitoradas de forma integrada e precisa, seguindo uma ordem para tratamento condizente com a situação.

O plano de ação, portanto, conta com os seguintes dados:

  • Objetivo geral;
  • Metas;
  • Lista de ações e tarefas a realizar;
  • Data de início e de fim para cada uma das atividades;
  • Recursos financeiros;
  • Responsáveis por cada ação;
  • Escopo de cada atividade;
  • Lista de eventuais riscos; 
  • Planos de contingência.

Com o Checklist Fácil, o plano de ação é automaticamente proposto na ferramenta quando algo diferente do esperado é detectado.

Geração de relatórios de reincidências

Outra funcionalidade importante do Checklist Fácil para padronização de processos é a criação de relatórios de reincidências. Ou seja, a partir da detecção de problemas frequentes no dia a dia da operação, é possível coletar dados e analisar em relatórios os padrões desses erros, a fim de identificar suas origens e mitigá-los.

Um relatório de reincidência é importante para o gestor entender a rotina que precisa ser otimizada para tomar decisões. É uma forma de verificar problemas, onde, porque e com quem eles acontecem com maior frequência, sem achismos.

É com essa funcionalidade que os gargalos são minimizados. Afinal, não apenas os problemas ganham uma resolução, mas os processos que menos fazem sentido também ficam evidentes e podem ser eliminados.

Agendamentos de checklist

Outra facilidade que a tecnologia proporciona é o agendamento de rotinas que já estão institucionalizadas na operação. Ou seja, permite o agendamento prévio daqueles checklists de aplicação recorrentemente.

Dessa maneira, evita-se a perda de prazos por esquecimentos ou falta de tempo e organização. Essa é uma boa funcionalidade para tarefas relacionadas às manutenções preventivas e inspeções, por exemplo, já que precisam ser realizadas de tempos em tempos e contam com prazos estabelecidos para gerar resultados satisfatórios.

Acessibilidade 360º

Com a variedade de aplicação de checklists, a tecnologia traz consigo uma vantagem valorosa para gestores: o armazenamento de dados em nuvem. Isso significa que, uma vez que tenham acesso, os envolvidos podem obter informações da operação em tempo real, na hora que quiserem e do lugar que precisarem.

Assim, não é preciso estar no local da aplicação do checklist para extrair aquelas informações, ou aguardar um e-mail com uma planilha que fica desatualizada se qualquer parte mexer nela após o envio. Basta acessá-la online e toda a execução está a mão, compartilhada para todos.

O Checklist Fácil portanto, possibilita a solução de problemas à distância, uma vez que proporciona a interação entre colaboradores que estão distantes e têm suas atividades relacionadas ou interdependentes.

Ele pode ser acessado por qualquer computador ou em aplicativo para celular. A atualização de dados por comentários e fotos também pode ser feita por dispositivos móveis, garantindo que todos que estão envolvidos no projeto tenham acesso imediato ao que é inserido em auditorias, por exemplo.

Segurança otimizada

Como falamos, alocar dados em nuvem ajuda na visualização e comunicação de informações entre todos os funcionários, gestores e diretores, ajudando no monitoramento da operação, correção de problemas e tomadas de decisão. Mas há ainda outro benefício para a empresa: a segurança desses dados.

Afinal, armazenar os dados em nuvem é uma das formas mais eficientes de garantir a segurança de informações. O armazenamento permite o backup em casos de perda, além de restringir o acesso de forma mais prática, assegurando a manipulação de informações de forma assertiva. Apenas quem tem login e senha pode atualizar e consultar o trabalho realizado.

Extração de relatórios e dashboards personalizados

Para a coordenação de todo o trabalho dar certo, é preciso acompanhar tudo o que acontece de perto – principalmente naqueles processos que contam com vários times envolvidos.

Nesses casos, o checklist age como centralizador de operação, permitindo a conferência das entregas realizadas por cada setor, bem como a verificação de prazos para cada atividade, de acordo com seus respectivos cronogramas.

Tudo isso permite a geração de relatórios sobre a operação, isto é, a extração de dados para análise gerencial. Além disso, é possível cruzar dados de mais de um projeto, permitindo visualizações ainda mais específicas. Assim, criando dashboards personalizados para diagnósticos minuciosos.

Viu só como o checklist fácil tem excelente aplicação para padronização de processos na empresa? Abandone a prancheta e use a tecnologia a seu favor. Agende uma demonstração e confira como o software pode ser aplicado ao seu negócio!

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