Passo a passo para digitalizar negócio de forma eficiente

Digitalizar negócio já se tornou o foco principal de diversas empresas no mundo que ainda se encontram em processos tradicionais de trabalho e precisam otimizar seu funcionamento. Veja como começar!
Atualizado em: 26 de outubro de 2022
Tempo de leitura: 7 minutos

Digitalizar negócio tornou-se uma atitude quase obrigatória para quem deseja se manter competitivo. Isso porque trabalhos manuais demandam mais tempo e energia, se compararmos com o formato automatizado. 

É inegável a presença da digitalização em praticamente toda a nossa rotina. Logo, para as marcas, isso não seria diferente. Afinal, é preciso se adaptar às tendências do mercado e os passos dos consumidores para se destacar e sobreviver frente à concorrência.

Entretanto, para alguns negócios pode ser difícil entender em que momento dar esse passo. É o seu caso? Então continue a leitura pois é sobre isso que vamos falar hoje. Vamos lá!

O que significa digitalizar negócio?

Primeiramente, é necessário compreender que digitalizar negócio é um passo fundamental, mas ninguém disse que seria fácil. Afinal, passar todo o conceito e funcionamento de uma marca do offline para o online requer um esforço a longo prazo e muito bem planejado para não ocorrer erros. 

Entretanto, estamos falando de universos que são completamente diferentes, porém complementares. 

A partir do momento que você entende isso, sua empresa toma um novo rumo. 

Sendo assim, digitalizar negócio significa colocar sua empresa dentro dos meios digitais, seja por site, redes sociais, sistemas de gestão ou apps

Ou seja: é uma verdadeira vitrine online e sem fronteiras, em que o seu negócio ganhará novas possibilidades e muita inovação. 

Na prática, essa decisão deve ser analisada, com fatos, números e estratégias específicas para o seu nicho de mercado. 

Para isso, o ideal é contar com plataformas completas de gestão e especialistas que possam orientar a tomada de decisões, de acordo com as especificidades do seu negócio. 

Seja como for, tenha em mente que sua empresa deve estar onde seu cliente está. Sendo assim, no momento em que digitaliza o controle de dados, por exemplo, você consegue prever tendências – seja de consumo ou sazonalidades.

Logo, passa a tornar a gestão ainda mais profissional, permitindo adotar ações com eficiência.

Mas será que o seu negócio está pronto para o futuro? Entenda isso a partir do próximo tópico. 

Qual a importância de digitalizar seu negócio?

De acordo com o presidente da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI), Igor Calvet, a digitalização é um passo essencial para as empresas. Isso porque ela impacta diretamente na produtividade e, consequentemente, na operação do negócio

Por outro lado, uma pesquisa recente da instituição em parceria com a Fundação Getúlio Vargas (FGV) apontou que essa transformação anda em passos lentos no Brasil. Então, se você não iniciou esse processo na sua empresa, temos tempo! 

Mas, é necessário compreender que essa necessidade veio para ficar e que é essencial fazer a digitalização do seu negócio. 

De forma geral, são muitos os fatores que levam a transformação digital de uma empresa e cada um deles deve ser analisado com cuidado. 

Inicialmente, o fator principal é acompanhar o mercado. Ninguém quer uma empresa que ficou para trás, não é mesmo? 

E quando falamos em digitalização, podemos pensar que esse processo até pode ser diferente e ter outras proporções, mas as mudanças sempre aconteceram e vão continuar ocorrendo no mundo. 

Inclusive, ao longo da história, diversas marcas e grandes companhias simplesmente se perderam e saíram do “gosto” do consumidor por não se atualizarem. Por esse motivo, estar no mesmo patamar do seu cliente é essencial

Digitalização de empresa em novos tempos

Com a pandemia, o processo de digitalização de negócio ficou ainda mais acelerado e disseminado entre as empresas, tanto no modo de funcionar, quanto no modo de rentabilizar o serviço

Ou seja, se você ainda estava com  dúvidas sobre digitalizar negócio ou não, a resposta que você pode encontrar aqui é que já passou da hora de dar esse passo para o futuro

Por fim, podemos destacar um fato muito simples: as crianças de hoje serão seus clientes no futuro e se você pretende ter uma empresa duradoura, pense nelas. 

A nova geração vem mais digital do que nunca e isso tende a continuar e aumentar nos próximos anos. Por esse motivo, a digitalização deve começar dentro do seu negócio, na forma de funcionar, de trabalhar e prestar serviço.

Principais benefícios que a digitalização de negócio oferece

Partindo do princípio de que a internet não tem limites, já podemos colocar o primeiro tópico dessa decisão: seu negócio também será ilimitado em muitos aspectos! 

De início, podemos destacar o próprio funcionamento interno da empresa, afinal, os setores poderão trabalhar de forma mais integrada e você terá controle de tudo digitalmente.

Por outro lado, a partir do momento que você consegue economizar com gastos internos, torna-se possível usar esse dinheiro para investimentos, melhorias e crescimento.

Além disso, podemos considerar o fato de que todo o processo de trabalho será facilitado. Atualmente, com poucos cliques, já é possível fazer o controle de estoque, de dados da empresa, histórico, financeiro, burocracias e a própria venda. 

Leia também: O que é controle de qualidade? Veja 5 passos para realizar na sua empresa

Isso porque sistemas de gestão centralizam os dados e fornecem análises prontas em relatórios e gráficos personalizados. Com isso, a gestão de negócio ficou facilitada, permitindo entender o cenário em tempo real, bem como tomar decisões mais assertivas. 

Por fim, mas não menos importante, um dos principais benefícios da digitalização de empresa está nas possibilidades que a internet oferece, com destaque para o armazenamento na nuvem. 

Com isso, aquele monte de dados dispostos em planilhas que ocupavam espaço em computadores deixam de existir. Agora, eles são salvos na nuvem, podendo ser acessados em qualquer dispositivo. 

Digitalizar negócio: melhoria contínua e inovação

De antemão, já podemos destacar o poder das redes sociais para público interno e externo de uma empresa. 

Mas, para ter bons resultados com seu público que gera rentabilidade, é necessário estar alinhado com aqueles que fazem tudo ser possível: os colaboradores! 

Ou seja, qualquer empresa precisa de uma engrenagem inteligente para funcionar de uma forma eficiente e gerar além dos resultados esperados. Quando o funcionamento interno vai bem, todo o resto é consequência. 

A partir da digitalização do negócio, será possível manter maior controle de tudo que acontece: estoque, almoxarifado, gestão de equipes, processos e muito mais! 

Além disso, a melhoria contínua será uma realidade, pois com o controle geral, é possível desenvolver planos de ações, analisar mudanças e buscar estratégias melhores. 

Sem falar que há o aumento de produtividade, diminuindo a necessidade de mão de obra para funções operacionais e reduzindo trabalhos manuais. Afinal, hoje, muitos afazeres já podem ser resolvidos com poucos cliques. 

Por fim, sem dúvidas a redução de gastos é um dos principais benefícios em digitalizar negócio. A economia gerada é significativa, já que muitas demandas e burocracias são resolvidas de forma mais rápida e até mais eficiente.

De forma geral, a digitalização de empresas é uma decisão certeira para o sucesso, mas requer atenção aos detalhes, no momento de botar essa ideia em prática. 

Veja agora como realizar a digitalização do negócio em passos simples!

Passo a passo para digitalizar um negócio 

Sabe aquela famosa frase de “conhecer o terreno em que pisa”? Isso é crucial para qualquer empresa!  Seu negócio pode ter 1, 5, 10, 20 ou até 50 anos de mercado físico, mas no digital você ainda está nos primeiros passos.

À primeira vista, pode até parecer que é “só colocar tudo na internet”, mas não é bem assim que funciona na realidade. 

A digitalização de empresa passa por muitas etapas e requer processos bem definidos antes de sua execução final, evitando retrabalho ou até mesmo erros irreparáveis. 

Para isso, é necessário pensar em características como estratégia, objetivos e em toda parte mais operacional do projeto. 

Nesse sentido, preparamos um tutorial completo com o passo a passo para digitalizar um negócio na prática. Confira agora! 

1. Analise o cenário

Em primeiro lugar, chegamos na parte do estudo que citamos no início deste tópico. Conhecer e se atualizar sempre sobre seu negócio e o mercado é indispensável. 

Por esse motivo, o primeiro passo que deve ser dado no processo de digitalização de negócio é analisar bem a situação como um todo

Por exemplo: tenho “braço” para digitalizar toda a empresa de uma só vez ou devo fazer isso por partes? Qual digitalização é mais urgente? Qual é o meu orçamento e que estratégia posso adotar no meu negócio? 

De nada adianta digitalizar toda uma empresa, se na prática, os processos ficarão “travados” com isso. Por esse motivo, analise bem a situação e entenda seu cenário.

2. Defina uma estratégia

Tenha em mente que você precisa pensar de forma prática em como seria a performance desses processos no dia a dia de trabalho da empresa. Para isso, recolha a análise feita no primeiro passo e, usando esses dados, defina estratégias do início ao fim

A dica é encarar a digitalização de negócio como um projeto a ser realizado. Ou seja, faça a divisão por etapas e vá conquistando cada uma aos poucos. 

Inicialmente, aposte em um projeto piloto: identifique os setores que precisam da digitalização com mais urgência e comece por eles. Em seguida, prepare seus funcionários para entenderem o novo ambiente e teste todas as possibilidades de melhorias. 

Dessa forma, será possível conhecer melhor a novidade e testá-la de acordo com a individualidade do seu negócio.

3. Procure quem entende 

Seja apenas para o projeto de digitalização de negócio ou para cuidar do funcionamento integral após sua implementação, é necessário contratar profissionais ou ferramentas especializadas. 

Em outras palavras, você deve investir em mão de obra para ter apoio com a automatização das novas tecnologias.

Primeiramente, invista em plataformas de produtividade para ter controle dos processos e encontrar soluções ágeis, como o Checklist Fácil.

Contar com esse tipo de sistema é indispensável porque a prática pode ser mais complexa do que você imagina e exige diversos “braços” trabalhando em conjunto. 

Além disso, com ele, você consegue facilitar diversos processos do dia a dia através da compilação de dados, digitalização de informações e muito mais! 

Igualmente importante é a presença de profissionais da área de tecnologia para instruir os responsáveis pela digitalização da empresa. Assim, será possível montar uma rede de apoio e de dedicação para criar e manter o padrão de qualidade.

4. Esteja preparado 

Após passar por todos os passos anteriores e, por fim, conseguir desenvolver a digitalização da empresa, é hora de divulgar essa mudança. 

Ao passo que ela for sendo montada, comece a treinar as equipes e deixar todos cientes da novidade. Assim, além de manter os funcionários engajados para esse novo momento, eles também estarão preparados. 

Nesse sentido, é comum encontrar dificuldade na adaptação. Para uma empresa que estava acostumada a ter processos e formas de trabalho mais tradicionais, se livrar da papelada e dos itens dispensáveis, pode ser difícil. 

Para isso, dedique-se à educação sobre a digitalização: seus benefícios, motivações e objetivos. Mantenha o foco nisso!

5. Nunca pare de inovar

Após seguir todos os passos citados, sua empresa terá a capacidade de funcionar em uma formato digital e mais moderno. Porém, esse não será um momento único. 

Em outras palavras, a atualização deve ser constante. Todos os dias vemos novidades no setor de tecnologia, principalmente aquelas voltadas para beneficiar empresas e facilitar sua rotina de trabalho. 

Desde já, é importante manter o foco nisso para sempre melhorar o operacional da sua empresa e, consequentemente, seus produtos e serviços. 

Em suma, com a digitalização você garante a melhoria da sua empresa e a presença dela no futuro

Que tal dar o próximo passo? O Checklist Fácil é a plataforma de checklist líder na América Latina e vem ajudando empresas de diversos segmentos a digitalizar seus processos e a operação como um todo.

A Centauro é um exemplo de empresa que digitalizou seu processo e vem colhendo ótimos frutos. Dá só uma olhada:

Agora é a sua vez. Agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e veja como pode ser simples digitalizar negócio!

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