O que é fluxograma horizontal e como utilizar na sua empresa?

Um fluxograma horizontal é a representação visual de processos para organizar as etapas que o compõem em linhas estendidas horizontalmente. É ideal para a visualização de sequências e interações, permitindo clareza e fácil interpretação de fluxos de trabalho e de oportunidades de melhoria em uma operação.  

________________________________________________ 

Na indústria, a eficiência é crucial para o sucesso do negócio e das operações. Para alcançá-la, é muito importante adotar ferramentas, metodologias e técnicas que permitam uma análise detalhada e uma gestão eficaz dos processos. 

Neste contexto, uma ferramenta que se destaca é o fluxograma. Ao utilizá-lo, é possível fazer um mapeamento de processos mais detalhado e robusto, com etapas sequenciadas e analisadas, possibilitando a melhor gestão de processos. 

Por isso, vamos explorar juntos tudo o que você precisa saber sobre o fluxograma, sobretudo o horizontal, desde a sua definição até exemplos práticos para a indústria.

O que é gestão de processos e qual a sua importância na indústria? 

Pensar em como melhorar a eficiência dos processos industriais de nada adianta se não soubermos, de fato, o que é a gestão de processos e qual a sua importância na indústria.

A gestão de processos é uma área estratégica focada no planejamento e gerenciamento de cada etapa das atividades. Para geri-las da forma mais eficaz, devem ser utilizados métodos e ferramentas para otimizar e automatizar todas as etapas da produção industrial.  

Fazer uma boa gestão de processos industriais, portanto, é muito importante para manter a produtividade em alta e garantir a execução correta do que foi planejado. Dessa forma, além de garantir a eficiência, ainda são evitados erros na etapa de operação.

Com diversas atividades, departamentos e funções diferentes na indústria, é imprescindível um sistema que permita a padronização das ações, dos processos, do controle de entrada e saída e do próprio fluxo de trabalho. Um sistema ou metodologia de gestão de processos industriais permite ainda que os gestores: 

• Conheçam a fundo o negócio;
• Consigam medir com mais precisão os resultados;
• Integrem cada vez mais as pessoas e os setores;
• Aumentem a produtividade;
• Fomentem em todos os envolvidos uma visão sistêmica;
• Diminuam a ocorrência de falhas e, consequentemente, os custos.

O pontapé do trabalho da gestão de processos industriais é dado ao mapear cada um dos ciclos e etapas, de forma que possa ser identificado onde há lacunas e ineficiências. Para isso, o mapeamento de processos faz-se peça-chave em toda a gestão. Mas, o que é, de fato, mapeamento de processos? É isso que vamos descobrir a seguir!

O que é mapeamento de processos? 

O mapeamento de processos é uma forma de identificar, priorizar e compreender as tarefas que fazem parte do dia a dia. Através desse mapeamento, identificam-se todas as etapas envolvidas em uma atividade, os responsáveis por cada uma delas, os recursos necessários e as interações entre cada agente no processo. 

Assim, o mapeamento de processos tem como principais objetivos e, ao mesmo tempo, benefícios: 

1. Identificar ineficiências: ajuda a detectar áreas onde há desperdício de tempo, recursos ou esforços, permitindo a implementação de melhorias para aumentar a eficiência;
2. Padronizar procedimentos: ao desenhar e documentar o Procedimento Operacional Padrão (POP), facilita a padronização das práticas de trabalho, garantindo consistência, conformidade e seguimento às melhores práticas;
3. Tomada de decisão baseada em dados: com uma compreensão clara do fluxo de processos e de trabalho, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas, baseadas em dados concretos sobre o desempenho operacional;
4. Comunicação e colaboração: o mapeamento de processos serve como uma ferramenta de comunicação eficaz entre os diferentes departamentos e equipes, facilitando a colaboração e a compreensão comum de um processo que, por vezes, tem diferentes áreas e atores envolvidos;
5. Melhoria contínua: ao visualizar o processo como um todo, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças para otimizar a operação e alcançar melhores resultados de forma contínua.

Tudo isso trará mais estabilidade e previsibilidade na gestão e, principalmente, controle dos processos industriais, já que os colaboradores podem se planejar para cumprir prazos. 

Ou seja, são muitos os benefícios que o mapeamento de processos pode trazer à indústria, mas, para fazê-lo da melhor maneira, é importante escolher uma ferramenta ou método indicado para as necessidades e particularidades do negócio. 

LEIA MAIS | 7 passos para fazer o mapeamento de processos da sua empresa

Como fazer o mapeamento de processos? 

Agora que você já entendeu o que é o mapeamento de processos e a sua importância para a gestão industrial, chegou o momento de aprender como fazê-lo!

Existem diversos métodos para elaborar um mapa de processos, mas, neste artigo, iremos explorar uma das ferramentas de mapeamento de processos industriais mais comuns no mundo todo: o fluxograma. 

Afinal, o que é um fluxograma?

Também chamado de flowchart, o fluxograma é uma representação gráfica e simplificada de um processo mapeado, utilizando símbolos padronizados. É muito utilizado por profissionais e empresas que estão sempre em busca de melhoria contínua, principalmente através da análise aprofundada de métricas e resultados. 

A construção de um fluxograma de processos passa pela definição de pontos como: 

• Encadeamento sequencial das ações mapeadas em um processo;
• Condições para o seguimento de um caminho;
• Responsável por cada ação e/ou atores envolvidos;
• O tempo de cada ação;
• Resultado final esperado.

Mesmo com a necessidade de definir os pontos acima, é uma ferramenta que pode ser construída com muita facilidade, além de apresentar de forma simples e didática os processos, permitindo a rápida detecção de lacunas e pontos de melhoria. 

Ainda sobre a construção do fluxograma, o uso de símbolos atribui um teor didático ao conteúdo, tornando-o de fácil compreensão. Mas, mesmo sendo simples de entender, é importante deixar à disposição de todos os usuários um glossário ou manual onde estejam explicados todos os símbolos e seus significados. Qualquer ruído na interpretação dos dados pode impactar em alguma etapa do processo.

Existem vários símbolos usados nesta ferramenta, mas as formas geométricas são a maioria. Veja abaixo:

Como você pode notar, as formas geométricas são a maioria entre os elementos utilizados. São vários os tipos de fluxogramas de processos disponíveis, mas, neste artigo, iremos apresentar o fluxograma vertical e o horizontal e explicar as razões pelas quais o último é o mais indicado para processos mais robustos, que exigem maior detalhamento. 

Fluxograma linear (ou vertical)

Este é o modelo ideal para quem está começando a trabalhar com fluxogramas e a aprender sobre eles. Devido à sua simplicidade, que facilita o entendimento e aplicação, acaba por ser um formato com algumas limitações. Estas limitações devem-se à ausência de pontos de decisão no fluxo. É como se este fluxograma fosse um checklist de processos ou lista de atividades, composto apenas por blocos gráficos e sequência de ações.

Fluxograma horizontal 

O fluxograma horizontal é mais elaborado que o linear ou vertical. É como se fosse uma evolução do modelo anterior, em que a base utilizada é a mesma mas a ela são acrescidas mais pontos e possibilidades. 

Consequentemente, o modelo horizontal conta com uma representação gráfica mais avançada que o vertical, ao utilizar uma matriz em que as etapas são apresentadas no eixo horizontal, em símbolos que indicam a ação correspondente a elas. No eixo vertical encontram-se os atores, áreas ou departamentos responsáveis por essas etapas. 

O fluxograma horizontal, portanto, é ideal para processos mais robustos, em que é necessário incluir tomadas e tomadores de decisão, responsáveis e ações condicionadas, conforme o exemplo abaixo de um processo de compra de um recurso.

Por que utilizar o fluxograma horizontal para processos industriais?

O uso do fluxograma horizontal ou vertical depende das necessidades específicas de representação do processo e da preferência do usuário. No entanto, geralmente a escolha do fluxograma horizontal se deve a algumas razões:

• Fluxo natural da leitura: o fluxograma horizontal segue a direção natural da leitura ocidental, da esquerda para a direita, tornando mais intuitiva a compreensão do fluxo de trabalho para muitos usuários;
• Sequencialidade visual: as etapas do processo são dispostas em uma linha horizontal, permitindo uma representação visual clara da sequência lógica das atividades;
• Facilidade de acompanhamento: como as etapas do processo são apresentadas em uma linha horizontal, é mais fácil acompanhar o fluxo de trabalho de uma etapa para a próxima, sem a necessidade de movimentos verticais;
• Espaço disponível, sem poluição visual: em muitos casos, há mais espaço horizontal disponível em documentos ou telas, o que permite uma representação mais detalhada e menos congestionada do processo;
• Integração entre ação e responsáveis: no fluxograma horizontal, o esquema em matriz utiliza dois eixos, que permite uma compreensão mais completa das necessidades de cada etapa através da disposição de dois atores ao mesmo tempo: a ação em si e o responsável por ela.

Assim, ao trazer mais riqueza de detalhe do processo, o uso do fluxograma horizontal é ainda mais efetivo para a garantia da eficiência operacional, da qualidade do produto e da competitividade no mercado.

Como fazer um fluxograma horizontal em 5 passos

Para criar um fluxograma horizontal eficaz, basta seguir estes passos bem simples:

1. Identifique o processo a ser mapeado. Essa etapa pode incluir desde a fabricação de um produto até a logística da sua distribuição;
2. Liste todas as etapas do processo. Aqui, deve ser considerada a fase desde a recepção de matéria-prima até a entrega do produto acabado;
3. Determine a sequência lógica das etapas. Isso ajudará a garantir que o fluxograma represente com precisão a ordem em que as atividades devem ser realizadas;
4. Escolha os símbolos adequados para representar cada etapa. Seja meticuloso e defina os símbolos apropriados. Por exemplo, você pode usar retângulos para representar atividades, losangos para simbolizar decisões e setas para indicar o fluxo de trabalho;
5. Desenhe o fluxograma horizontal, conectando as etapas na ordem correta. Certifique-se de que o fluxograma seja claro e fácil de entender para todos os envolvidos no processo;
6. Revise e refine o fluxograma conforme necessário. Faça os ajustes necessários para garantir que o fluxograma represente com precisão o processo.

Agora que você já sabe como criar um fluxograma horizontal, que tal se inspirar em exemplos práticos na indústria para construir o seu?

Exemplos de aplicação do fluxograma horizontal na indústria 

Confira a seguir dois exemplos de aplicação dessa ferramenta na indústria, que ajudarão você a implementá-la em seu negócio o quanto antes!

Processo produtivo em Indústria têxtil 

De acordo com dados do Relatório Setorial da Indústria Téxtil Brasileira, produzido pela Brasil Têxtil, cerca de 1,3 milhão de novas vagas na cadeia têxtil foram preenchidas em 2022, o equivalente a 18,2% do total dos trabalhadores alocados na produção industrial daquele ano.

Esta cifra representa não só um bom índice de empregabilidade no setor, mas sobretudo uma importância significativa para a economia nacional. Para entender como empresas deste segmento organizam um dos seus vários processos, confira a seguir um exemplo simplificado de processo produtivo em uma empresa de fabricação têxtil.

Processo de manutenção de equipamentos

Estabelecer um processo de manutenção de equipamentos é fundamental em praticamente todas as indústrias, pois é o que garante a operacionalidade das máquinas, a segurança das atividades, a qualidade do produto, a conformidade regulatória, o prolongamento da vida útil dos equipamentos e a consequente redução de custos ao optar-se por manter o maquinário bem conservado no lugar de substituí-lo diante de falhas. 

Por ser um processo mais global, aplicado em praticamente todos os segmentos industriais, o fluxograma a seguir pode ser adaptado de acordo com diferentes especificidades e deve ser acompanhado de um glossário.

Ferramentas de fluxograma 

Para implementar de forma eficaz um fluxograma horizontal, é essencial utilizar as ferramentas certas. A seguir, conheça algumas das opções mais usadas no mercado: 

• Microsoft Visio: ferramenta utilizada para criar fluxogramas e diagramas técnicos. Ela oferece uma variedade de formas e modelos que facilitam a criação de fluxogramas horizontais personalizados;
• Lucidchart: plataforma hospedada em nuvem que permite criar, colaborar e compartilhar fluxogramas horizontais de forma fácil e intuitiva. Ela dispõe de integrações com outras ferramentas de produtividade, como o Google Drive e o Microsoft Office;
• Draw.io: ferramenta gratuita e de código aberto para criar diagramas, incluindo fluxogramas horizontais. É fácil de usar e oferece uma ampla variedade de formas e opções de formatação;
• Gliffy: esta é uma outra opção popular para criar fluxogramas horizontais. Ele oferece uma interface intuitiva e uma variedade de modelos e formas personalizáveis para atender às necessidades específicas da indústria;
• Bizagi Modeler: especializado em modelagem de processos, que permite criar fluxogramas horizontais detalhados e interativos. Ele oferece recursos avançados, como simulação de processos e integração com outras ferramentas de gestão.

Além das ferramentas de criação de fluxograma, é importante contar com alguma solução tecnológica que ajude não só na digitalização dos processos mapeados, mas a fazer, efetivamente, toda a gestão destes processos. 

Em outras palavras, não é só um fluxograma bem estruturado que é capaz de trazer mais eficiência às operações e processos industriais. Integração e automação são fundamentais. 

O próprio fluxograma horizontal pode e deve ser automatizado, para evitar o desperdício de tempo com refações, e integrado a um software de gestão de processos, de forma a complementar outras ações com foco na eficiência operacional.

O Checklist Fácil é um exemplo de solução nesse sentido, pois centraliza em um só lugar a gestão dos processos industriais, ajudando a diminuir os erros, inclusive falhas humanas, e a aumentar não só a agilidade na execução de processos, mas também a produtividade. 

Com o Checklist Fácil, além de melhorar a eficiência, é possível controlar um grande volume de dados e acompanhar indicadores de performance cada vez mais precisos e completos. A armazenagem de documentos em nuvem também é uma vantagem, pois evita que haja perda de dados importantes, uma vez que o backup pode ser feito sempre que houver qualquer imprevisto.  

Por fim, é um software capaz de atender aos mais diferentes processos industriais, pois cria checklists totalmente personalizados, de acordo com a sua operação, e permite acompanhar de perto cada processo industrial.

Dessa forma, acaba por auxiliar em muitas frentes da gestão, como o controle de qualidade, a gestão de estoque com registros de entradas e saídas, o controle do fluxo de aprovações, fornecendo, ainda, relatórios, rankings e dashboards personalizados.  

Quer levar a outro nível o controle de processos industriais no seu negócio? Então agende uma demonstração do Checklist Fácil e descubra como!