A digitalização de processos tomou conta do universo empresarial já há algum tempo, por trazer benefícios inegáveis para empresas como a redução nos custos, otimização do tempo e ganho de produtividade.
Entretanto, o home office acelerou ainda mais a necessidade de tornar procedimentos realizados presencialmente e manualmente em digitais.
Se você tem interesse em descobrir exatamente o que é digitalização de processos, como essa novidade transformou a vida das empresas e 11 vantagens de digitalizar seu negócio, siga a leitura deste conteúdo!
Neste artigo você encontrará:
O que é digitalização de processos?
Digitalização de processos é a transformação da forma de executar atividades presenciais em tarefas realizadas por meio digital.
Através de ferramentas como softwares, sistemas, sites e aplicativos digitais é possível fazer coisas que até pouco tempo atrás ainda precisavam ser feitas presencialmente, como:
- Trabalhar;
- Prestar serviços;
- Entregar documentos;
- Fazer compras;
- Fechar negócios;
- Assinar contratos;
- Entre outras funções.
Com os processos sendo realizados através de meios virtuais, muitas mudanças ocorreram no dia a dia das pessoas, e principalmente das empresas. Houve uma redução significativa no uso do papel e o armazenamento de dados nas nuvens vem crescendo exponencialmente a cada dia.
Afinal de contas, quem vai andar por aí carregando pen drives e HD’s com documentos importantes, se é mais prático e seguro mantê-los num drive online, que pode ser acessado de qualquer lugar do mundo, apenas com login e senhas?
Ou seja, essas mudanças foram invadindo lentamente nosso dia a dia, e agora percebemos que o processo de digitalização tornou-se irreversível.
No Brasil, um exemplo da institucionalização da digitalização de processos é a própria declaração de imposto de renda, que até poucos anos atrás exigia que uma papelada sem fim fosse entregue fisicamente à Receita Federal.
Hoje, basta preencher as informações num sistema online anualmente atualizado pelo órgão, informando os rendimentos e tributações.
Outro exemplo que vem sendo bastante discutido na atualidade é o próprio voto eletrônico.
Antes das urnas eletrônicas, os eleitores precisavam preencher uma cédula manualmente e depois depositar na urna, que, por sua vez, era transportada até um local específico. A partir daí era necessário o trabalho de milhares de pessoas para contabilizar os votos dos candidatos e determinar os vencedores.
Hoje, em poucas horas após o término do período de votação, já podemos saber quem são os novos governantes de cidades com enorme eleitorado, como São Paulo ou Rio de Janeiro, por exemplo.
Como acontece a digitalização de processos nas empresas?
Assim como na área pública, a digitalização de processos nas empresas exige além de uma importante transformação de mentalidade, uma mudança cultural.
Se você parar para pensar verá que até mesmo os cartórios, instituições sólidas e conservadoras, estão revendo seus processos para atuar de forma mais digital. Então, por que a sua empresa não deve mudar também?
É preciso olhar, setor a setor, e descobrir como fazer as suas atividades de forma digital.
Um primeiro passo é tornar os documentos físicos em digitais, adotando práticas novas, repensando e modernizando o que é possível.
Na indústria a digitalização já é uma realidade na indústria
Um dos setores mais importantes no mundo, a indústria, não ficou para trás.
Hoje grande parte das empresas neste segmento já migraram para uma gestão mais digitalizada, processo conhecido como indústria 4.0.
Os pilares que guiam a digitalização na indústria são:
- Inteligência artificial;
- Big data analytics,
- Internet das coisas.
Com a aplicação destas tecnologias, o setor se beneficia de inúmeras formas. Tarefas passam a ser executadas com maior rapidez, existe um melhor controle de gastos, melhor gestão de tarefas, o que gera diminuição nos erros e acidentes, e muito mais.
Sem contar que o processo de digitalização de processos também ajuda a empresa a garantir uma maior eficiência operacional.
Por que é importante realizar a digitalização de processos?
A migração para o universo digital tem se tornado uma questão importante no dia a dia da rotina empresarial globalizada.
O surgimento do Coronavírus e o decreto publicado pela ONU (Organização das Nações Unidas), foi decisivo para que as empresas passassem a usar ainda mais estes recursos.
Andares inteiros em prédios comerciais ficaram vazios, com seus profissionais sendo obrigados a trabalhar remotamente, no formato home office, em função do lockdown e regras de distanciamento social.
Outra realidade que vinha mostrando crescimento e acabou sendo impulsionada foi a de compras online. Segundo dados do site Consumidor Moderno, as compras em e-commerces cresceram 75% desde março/20.
Hoje, as lojas online substituem tranquilamente a velha ida às lojas físicas. Até mesmo, compras em supermercados já podem ser feitas em poucos cliques.
Tudo isso por conta dos inúmeros benefícios que a digitalização dos processos proporciona.
Nesse contexto, os consumidores também estão ficando mais exigentes quanto ao tempo de resposta das empresas, e estar presente com atendimento digitalizado tornou-se essencial para não ficar para trás.
Diante de tudo isso, empresas dos mais variados segmentos sentiram a necessidade de migrar para o ambiente digital e se adequar rapidamente a este novo formato de trabalho, mais produtivo, ágil e seguro.
Ou seja, a digitalização de processos deixou de ser uma escolha e passou a ser uma questão de necessidade.
11 benefícios da digitalização de processos
Que a digitalização de processos é decisiva, você já percebeu.
Então, conheça os 11 principais benefícios de digitalizar os processos da sua empresa:
1 – Ampliação de mercado
Diferente de uma loja física que se restringe apenas aos consumidores da sua região, ao digitalizar o processo de vendas de uma loja com um e-commerce ou marketplace, é possível atender o Brasil inteiro.
Abrir uma loja online possibilita a venda para um público muito maior, gerando oportunidades de negócios que antes não teria, em um mercado tão concorrido como o atual.
2 – Rapidez na troca de informações
A troca de dados e informações através do meio digital tornou os processos muito mais fáceis e ágeis, gerando uma maior produtividade para as empresas.
Hoje em dia o integrante de uma equipe faz uma anotação no sistema de gestão de tarefas e, em tempo real, todos recebem a notificação. Ou um mesmo documento pode ser trabalhado, simultaneamente, por duas pessoas em locais distintos.
A redução nas barreiras que existiam no ambiente presencial possibilita que a entrega de trabalhos aconteça mais rapidamente. Isso tudo faz com que a tomada de decisão seja mais assertiva.
3 – Eficiência de ponta a ponta
A digitalização de processos permite a análise de dados em tempo real. Com isso, é possível analisar caso a caso instantaneamente, tendo as decisões tomadas e as atividades entregues sempre embasadas em indicadores reais.
4 – Clientes satisfeitos
Os processos digitais de atendimento ao cliente têm tido grande sucesso, já que colocam o poder na mão do consumidor. Um exemplo disso são os marketplaces.
O comprador pode verificar o preço de um mesmo produto em vários fornecedores, escolhendo comprar aqueles que melhor lhe convém.
A decisão de compra, seja pelo preço, valor do frete, prazo de entrega, formas de pagamento e parcelamento, pode ser tomada com mais autonomia pelo consumidor.
5 – Maior interação entre as equipes
Não existem mais barreiras físicas!
Com a digitalização de processos, as equipes podem interagir entre si, mesmo que seus componentes estejam fisicamente em diferentes lugares pelo mundo, num home office, num café, num shopping ou até mesmo na praia. Tendo acesso à internet, tudo é possível.
Com os dados nas nuvens e os integrantes online, o trabalho não para e todos podem trocar ideias e entregar resultados.
6 – Mais transparência para o consumidor
O atendimento digitalizado possibilita que o consumidor seja direcionado exatamente para o setor que precisa, agilizando o contato e a solução.
E mais, a digitalização da comunicação das empresas abre mais canais de atendimento, colocando as empresas mais próximas e permitindo ao cliente manifestar-se, apoiando ou discordando do seu posicionamento diante de questões que atinjam toda a sociedade.
Com isso, a empresa pode estar no mesmo ambiente digital que seus clientes, marcando presença e reforçando a sua imagem de marca.
Sem falar na facilidade do cliente em ter acesso ao status da compra.
Com a digitalização dos processos, após realizar a compra em ambiente online, o consumidor consegue acompanhar, por meio de aplicativos e sites, por onde anda a sua encomenda, rastreando seu produto até a entrega.
7 – Resultados sob controle
A digitalização dos processos permite que se tenham em mãos indicadores das ações de forma exata.
Por exemplo, com sistemas de gestão de tarefas online, os gestores conseguem acompanhar a efetividade das atividades realizadas, as horas dedicadas e as entregas feitas.
Dessa forma, é possível mensurar se as equipes estão executando os serviços corretamente e se os resultados podem ser melhorados ou não.
A digitalização também traz resultados no setor de marketing.
Antes do universo digital, saber se as campanhas haviam atingido os objetivos era uma tarefa mais difícil. Os números eram sempre aproximados e pouco precisos.
Hoje, investindo em anúncios e estratégias digitais, as empresas conseguem ter indicadores exatos, como:
- Números de visualizações de um vídeo;
- Quantidade de aberturas de um email;
- Tempo de permanência de usuários em determinada página;
- Quantidade de cliques em determinado botão Call-To-Action (CTA);
- Quantas impressões um anúncio teve;
- Entre outros dados.
Por fornecer uma melhor análise de resultados e um melhor controle de gastos, o marketing digital é um dos setores que está se expandindo com força nos últimos anos.
8 – Testar ações estratégicas
Investir em mídias digitais viabiliza às empresas e agentes digitais o teste de argumentações e campanhas rapidamente.
Logo que são postados, já é possível ver os resultados dos anúncios como audiência, visualização e cliques, possibilitando a mensuração dos resultados com mais agilidade.
Sem falar no próprio retorno do público com comentários, compartilhamentos e até curtidas.
Com isso tudo, é possível investir com mais assertividade, verificando em seguida se a campanha foi bem aceita ou não.
Assim, se os resultados forem muito abaixo do esperado, o ajuste das estratégias pode ser feito rapidamente, buscando a melhor percepção e adesão do público.
9 – Melhores métricas e indicadores
A digitalização de processos amplia a visualização de métricas e indicadores, seja do trabalho de uma equipe ou de um investimento em marketing digital.
Esses números e dados facilitam a tomada de decisão, fornecendo embasamento técnico e estratégico para supervisores, gestores e diretores agirem com mais segurança em momentos decisivos.
10 – Redução de custos e sustentabilidade
Com a digitalização de processos, muitos custos foram reduzidos e até mesmo extintos.
Por exemplo, o uso de videochamadas tem se revelado a solução para reunir as pessoas de diferentes empresas e organizações, de vários locais, para execução das mais variadas atividades.
Essa solução digital evita gastos diversos, como:
- Aluguel de salas comerciais, insumos e contas fixas;
- Custo de deslocamento de times com passagens, gasolina, transporte público, Uber ou táxi;
- Manutenção e deslocamento de frota;
- Hospedagem em hotéis e alimentação;
- Entre outros.
Tudo isso representa uma importante economia, não só para a empresa, mas também para o meio ambiente.
Tanto é que a diminuição no uso de combustíveis fósseis, para deslocamento de pessoas para o trabalho, tem resultado na redução de gases tóxicos na atmosfera.
Além de mais sustentável, o home office também representa uma importante redução de custos para as empresas.
Contando com profissionais comprometidos fora do escritório, atendendo as demandas de suas próprias casas, as empresas economizam recursos como água, energia elétrica, limpeza, etc.
Isso fez algumas organizações até abrirem mão de ter uma sede física, optando por atuar de forma totalmente digital.
E mais, com documentos em formato digital, muito do que era usado de papel no dia a dia foi eliminado, representando ainda mais economia e sustentabilidade, no final das contas.
11 – Proteção de dados
Como comentado, com a digitalização de processos, a equipe pode trabalhar remotamente, usando o salvamento de arquivos e documentos nas nuvens.
Contar com as tecnologias dos fornecedores desse tipo de servidor gera mais segurança e agilidade para as empresas.
Qual a diferença entre digitalizar e automatizar processos?
É importante que se entenda que a digitalização de processos consiste em tornar uma atividade ou tarefa que antes era executada manualmente ou presencialmente, em um procedimento realizado através de ferramentas digitais.
Enquanto que a automação de processos é a execução de tarefas de forma automática, sem a presença de seres humanos. Os programadores apenas determinam como um algoritmo deve “pensar” e “agir”, deixando a operação para ele desempenhar “sozinho”.
Um exemplo de automação são os robôs na indústria automobilística. Eles executam operações mecânicas como solda, repetindo movimentos, um a um na linha de montagem.
Outro exemplo são os sistemas de automação de marketing, que são programados para enviar e-mails de tempos em tempos para uma base de pessoas cadastradas no site. Eles apenas executam as tarefas de forma automatizada.
Agora, quando se une a digitalização com a automação, surgem grandes oportunidades de crescimento empresarial.
Agora, como digitalizar os processos da sua empresa?
Existem uma série de ferramentas e formas de digitalizar os processos da sua empresa. É importante analisar quais são os mais adequados e que vão trazer o melhor resultado, conforme os seus objetivos.
Na gestão
Na área de gestão, existem os sistemas de gestão de processos online, que ajudam a gerenciar tudo o que acontece dentro da organização.
E são muito usados também os sistemas de gestão de tarefas, que ajudam a organizar a rotina das equipes, organizando as pautas de trabalho, explicando as demandas e possibilitando que todos interajam e controlem suas entregas de forma online.
Na comunicação
Nessa área, softwares de atendimento e chatbots incorporados a sites e redes sociais são uma boa opção para empresas que precisam administrar muitos contatos de clientes ao mesmo tempo, organizando a assistência a todos.
Alguns aplicativos de mensagens também facilitam a comunicação com clientes, tanto para a realização de vendas quanto para atendimento de demandas.
Os próprios smartphones e tablets são ferramentas que auxiliam na digitalização de processos, já que facilitam o acesso a sistemas e aplicativos que agilizam o dia a dia da rotina de trabalho.
No financeiro
Outra facilidade é a digitalização dos processos bancários, que acontecem há mais tempo e já fazem parte da rotina da maioria das empresas.
Quem usa o internet banking pode, de forma rápida e prática, resolver suas pendências de transferência de valores e pagamento de contas e tributos, sem precisar ir até uma agência bancária, enfrentar o trânsito, pegar fila e ainda pagar estacionamento.
Tudo é facilmente resolvido através de um aplicativo, basta ter acesso à internet.
Nas vendas
Se a sua empresa é um comércio, vale a pena estudar a possibilidade de vender online!
Os e-commerces e marketplaces são a solução para a digitalização dos processos de vendas.
Há também a possibilidade de digitalizar a propaganda, usando os anúncios e estratégias digitais no universo virtual, para atingir seu público e controlar os indicadores.
Nas vistorias, auditorias e checagens
Outra ferramenta muito importante para a digitalização de processos e dados são os sistemas de checklist online, como o Checklist Fácil.
Ele permite integrar todas as informações colhidas em checagens, inspeções, vistorias e auditorias, concentrando todas as informações coletadas. Tudo fica na nuvem, com fácil acesso e segurança.
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