A gestão de custos desempenha um papel central na administração de uma empresa. Afinal de contas, é a partir dela que uma organização consegue preparar seus investimentos e fazer o melhor uso dos seus recursos.
Contudo, a questão pode apresentar algumas complexidades, especialmente se estiver sendo aplicado pela primeira vez. Por isso, é fundamental entender os elementos essenciais para implementar essa prática de forma eficiente.
Por isso, com objetivo de destrinchar melhor essa temática para você, neste artigo explicaremos tudo sobre a gestão de custos. Quer saber mais? Então, nos acompanhe na leitura!
O que é gestão de custos?
Antes que possamos avançar mais nesse assunto, é preciso entender o que, de fato, é essa atividade. Assim, em suma, a gestão de custos consiste no processo de administrar os gastos de uma empresa.
Mas, afinal, o que pode ser considerado como custo? Em linhas gerais, é tudo o que a empresa investe para assegurar o bom funcionamento da sua operação. Nesse contexto, podemos incluir o pagamento de salário, a compra de maquinário, o investimento em novos serviços, etc.
Esses, por sua vez, podem ser fixos ou variáveis. Nos fixos, há a mão de obra e o pagamento de contas, por exemplo. Já entre os variáveis, um bom exemplo é a manutenção de equipamentos.
Desse modo, para garantir uma maior sustentabilidade para o seu negócio, é fundamental que os gestores administrem esse capital. Assim, essa é justamente a função da gestão de custos.
Portanto, os objetivos dessa prática são:
- Controlar o capital da empresa;
- Garantir um melhor uso dos recursos;
- Guiar o planejamento estratégico da empresa;
- Facilitar o processo de tomada de decisões.
Embora seja um processo essencial para o bom funcionamento dos processos da empresa, não é raro encontrar gestores com dúvidas sobre o seu funcionamento. Por isso, é justamente esse tópico que vamos explicar agora.
Como funciona a gestão de custos?
Agora que você já sabe o que é a gestão de custos, é preciso conhecer como ela funciona. Para isso, separamos os passos para você entender e iniciar o processo de colocar em prática.
1. Conhecer os custos do negócio
A primeira etapa da gestão de custos consiste em, justamente, conhecer todas as despesas da sua empresa. Nesse momento, é interessante fazer o que citamos acima e diferenciá-las entre as fixas e as variáveis. Esse entendimento vai firmar a estrutura para os processos posteriores. Afinal, não há como otimizar os custos sem antes conhecê-los. Além disso, é preciso acompanhar essa lista regularmente.
2. Entender a realidade financeira e as margens de lucro da empresa
Com os custos do negócio em mãos, você pode avançar para a segunda etapa. Essa, por sua vez, busca colocar esses números em perspectiva. Aqui, é interessante entender como sua empresa precifica seus serviços e se as margens de lucro estão dentro das expectativas.
3. Desenvolver um planejamento para otimizar os custos
Assim, você pode avançar para a terceira fase: o planejamento. Ele deve ter como foco encontrar estratégias para que sua empresa faça um melhor uso dos seus recursos.
O motivo para isso é que, nas etapas anteriores, você identificou a realidade financeira do seu negócio. Agora é o momento de criar uma estrutura que possibilite que o ambiente corporativo de sua organização seja mais saudável.
Nesse contexto, é possível perceber, por exemplo, custos que podem ser reduzidos. Além disso, você também será capaz de alocar os recursos da empresa de forma estratégica, buscando potencializar seus resultados.
Dessa forma, embora soe complexa em um primeiro momento, a gestão de custos pode ser implementada de forma prática na sua empresa. Para facilitar ainda mais esse processo, separamos 6 dicas para ajudar. Continue a leitura!
5 dicas para uma boa gestão de custos
Como você entendeu, o início da gestão de custos se dá com o entendimento da realidade financeira da sua empresa. Assim, agora que você já verificou qual é a situação geral da companhia, pode focar em ações disruptivas na área de gestão de custos, para dar continuidade ao seu negócio. Então, mãos à obra!
Reorganize processos demorados
É comum se acomodar e manter as coisas por muito tempo da mesma forma. Afinal, nem sempre é fácil sair da zona de conforto. Porém, para maior sucesso da gestão de custos, é sempre interessante pensar em reorganizar o ambiente.
Assim, é hora de analisar:
- Tarefas que podem ser automatizadas;
- Reuniões que podem ser eliminadas do calendário semanal;
- Processos que podem ser melhorados.
Otimizar a gestão de custos, nesses casos, consiste em valorizar o tempo dos seus colaboradores. Criar modelos de orçamento e outros documentos, por exemplo, vai diminuir o tempo gasto com atividades repetitivas que podem ser agilizadas.
Use o ROI como critério
O Retorno sobre o Investimento leva em conta o capital disponível e a despesa para realizar uma ação. Inclusive, é um indicador muito importante para a gestão de custos, pois não se trata apenas de dinheiro.
Tempo e produtividade são aspectos de muito valor para essa métrica. Então, no momento de rever a organização das rotinas, leve em consideração aspectos como: horas gastas em reuniões, trabalho manual para organizar dados descentralizados ou, até mesmo, retrabalho em tarefas mal direcionadas.
Tudo isso conta, pois, uma atividade de três horas, pode levar o dobro do tempo, se o mindset não estiver voltado a investir apenas o necessário para obter o máximo de retorno. Trata-se de um exercício de priorização e isso não possui uma fórmula exata. A sua referência é a sua empresa, o contexto do seu negócio e a organização da sua equipe.
Aposte no autoatendimento
Com a transformação digital, as oportunidades de realizar atendimento online são muito mais amplas. Além de e-mail, chat e aplicativos de mensagens instantâneas, disponibilizar materiais gratuitos é uma excelente opção para tirar dúvidas dos seus clientes.
Mas o que isso tem a ver com a gestão de custos? Nós respondemos: tudo! Manter conteúdo online ao alcance do seu público, em qualquer dia e horário, desafoga o seu time de atendimento. Isso porque não há necessidade de dedicar tempo para sanar dúvidas básicas, que podem ser resolvidas com documentos simples.
Além disso, a carga horária otimizada dos colaboradores pode ser direcionada para tratar de problemas mais complexos e/ou elaborar tutoriais de qualidade. Assim, todo mundo ganha: o cliente não fica desamparado e o seu time não é sobrecarregado.
Planeje de acordo com a prioridade
Já ficou claro que não adianta manter os planejamentos que foram feitos com base em uma realidade que foi modificada. Por isso, reveja as prioridades na sua gestão de custos, com foco no que vale mais a pena investir no momento.
Elenque as possibilidades de acordo com o seu modelo de negócio, produto ou serviço oferecido, planos e preços estabelecidos, estrutura de setores e tudo mais que impacta em seu processo de vendas.
Uma coisa é certa: todos queremos – e precisamos – de retorno a curto prazo. Então, o seu planejamento também deve ser norteado por esse objetivo.
Confie no seu time
Além dos pontos acima, a união e o entendimento da equipe é primordial. Você precisa delegar as funções para focar nas estratégias e no futuro do seu negócio. Assim, a sua equipe pode se dedicar à execução de forma autônoma.
Certamente, esse posicionamento contribui muito para a gestão de custos, já que o time se sente motivado, tornando-se, também, mais produtivo e eficiente. Demonstre confiança no trabalho executado e resiliência para superar os novos desafios.
Quais são os erros mais comuns na gestão de custos que você deve evitar?
Algumas práticas utilizadas na gestão de custos podem prejudicar o processo e influenciar diretamente nos resultados obtidos. Por isso, listamos 3 erros mais comuns que sua empresa deve evitar. Confira:
Contar com um planejamento financeiro defasado
Para que sua empresa possa crescer e se desenvolver, ter um setor financeiro confiável e competente é essencial. Dessa forma, para a gestão de custos é primordial contar com um planejamento.
Assim, não pensar nesse processo é um erro que pode custar caro para a sua empresa. Afinal, sem o conhecimento da sua realidade e a perspectiva do que pretende atingir, é mais difícil tomar decisões ou elaborar estratégias assertivas.
Não otimizar o uso de recursos
Além de não ter um planejamento, não pensar na otimização dos recursos é outro erro. Ao ter em mãos os números financeiros do seu negócio, você já perceberá quais setores podem demandar mais investimento.
Assim, é interessante definir um valor para cada área da empresa. Além disso, caso seja possível, você pode começar a montar as reservas da sua empresa — tanto a de emergência quanto a de oportunidades.
Por isso, não planejar esse processo é um erro. Assim como a falta de planejamento, pode ser prejudicial para a sua empresa no longo prazo.
Precificar os produtos e serviços de forma ineficaz
Um outro erro comum está no erro na precificação do que a empresa oferece. Esse ponto é, muitas vezes, decorrente da falta de planejamento.
Caso sua empresa estipule preços que não sejam capazes de cobrir seus custos, isso pode gerar prejuízos. Embora possa parecer óbvio, não é incomum encontrar organizações que gastam mais que faturam.
Esse erro é uma das principais causas de endividamento. Assim, é interessante levar em consideração todo o investimento feito para ofertar aquele produto ou serviço, bem como a expectativa de faturamento. Com isso, a empresa encontra o preço ideal.
Esse processo é importante até para que sua empresa pense em descontos. Assim, será possível atingir mais clientes sem trazer prejuízos no médio prazo.
Qual a importância da gestão eficiente de custos para a empresa?
Uma gestão de custos eficiente pode trazer uma série de benefícios para a sua empresa, a curto, médio e, especialmente, longo prazo. Para que você possa entender melhor, separamos alguns pontos de destaque entre as vantagens.
Reduzir riscos
Como você viu, não conhecer os números da sua empresa pode ser bastante prejudicial. Isso se dá pois ele aumenta as chances de erro na administração.
Com a gestão de custos, esse processo de administração fica otimizado. Assim, sua empresa cria um ambiente mais propício para um crescimento saudável e estruturado.
Maior produtividade
Outro ponto fundamental da gestão de custos está no aumento da produtividade. Quando você passa a entender melhor a sua realidade financeira e como cada setor trabalha, é possível buscar soluções melhores.
Com essa prática, então, você consegue aproximar os setores e buscar formas de otimizar o uso de recursos. Um exemplo pode ser o investimento em uma ferramenta que sirva para integrar todos os setores, em vez de cada área funcionar de uma forma diferente.
Assim, sua empresa alcança uma melhor gestão de tempo e reduz o retrabalho. Esse aumento da produtividade pode vir, também, aliado a uma melhora nas entregas.
Ampliar o faturamento
Você viu que um detalhe importante da gestão de custos está na precificação, não é mesmo? Isso significa que a prática pode vir junto de um aumento no faturamento da sua empresa.
Além da precificação, a redução de custos também cumpre uma função importante nos números financeiros da sua empresa. Esses são dois aspectos essenciais para otimizar suas finanças.
Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de custos?
Para conseguir usufruir de todos os benefícios da gestão de custos, contar com o suporte de ferramentas tecnologias é muito importante. Elas podem ser interessantes para automatizar tarefas, integrar setores e possibilitar uma melhor administração da empresa.
Uma das alternativas é contar com o Checklist Fácil. A solução permite que sua empresa possa criar diversas listas de verificação e acompanhar o andamento de todas elas de forma otimizada.
Imagine, por exemplo, que você precisa fazer um novo planejamento financeiro. Nesse processo, sempre há a possibilidade de um detalhe passar despercebido. Assim, o checklist vai ser essencial para diminuir as chances de erros.
Além disso, ele vai ser essencial para garantir que todas as etapas de um processo sejam cumpridas. O que vai garantir uma otimização de tempo, redução das chances de retrabalho e melhora na eficiência operacional da sua empresa.
Por isso, agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e entenda todo o potencial da ferramenta para a sua empresa.
