Como promover a otimização de processos em uma empresa?

Quem deseja reduzir falhas operacionais e melhorar os resultados precisa focar em otimização de processos. Mas você sabe como fazer isso com eficiência? Acompanhe nosso artigo e descubra!

Tempo de leitura: 8 minutos
Reunião entre gestores visando otimização de processos

As atividades de uma empresa costumam ser desempenhadas de acordo com alguns procedimentos — ainda que não formalizados. Com isso, um dos principais desafios dos gestores é adotar medidas que contribuam para a otimização de processos. Para, com isso, obter melhores resultados.

Mas qual a intenção por trás disso? A otimização de processos visa eliminar — ou, ao menos, diminuir — o desperdício de tempo e recursos. Para isso, requer a realização de um mapeamento das atividades. Somente assim será possível padronizar e, posteriormente, otimizar o trabalho realizado pela sua equipe. 

Para que você consiga promover a melhor solução no seu negócio, recomendamos a leitura deste artigo. Afinal, mostraremos as melhores práticas para otimizar processos, bem como os benefícios que você irá colher com isso. Acompanhe!

Afinal, o que é otimização de processos?

Antes de mostrarmos um passo a passo para promover a otimização de processos, é importante passar uma breve definição dessa atividade. Até para que você entenda o que irá fazer, de fato.

Em resumo, trata-se de uma técnica que visa tornar os procedimentos empresariais mais ágeis e eficientes por meio do uso inteligente dos recursos disponíveis

Para que seja realizada, ela requer o mapeamento de processos, a identificação de gargalos e pontos de melhorias, a correção das não conformidades e, ainda, a padronização da rotina. 

Junto a isso, exige o monitoramento constante, para que seja possível promover atualizações sempre que necessário. Vamos abordar sobre esses passos mais abaixo.

Por meio da otimização de processos, é possível organizar todo o fluxo de trabalho e estruturar cada etapa. Garantindo, com isso, a aplicação das melhores práticas no dia a dia, bem como resultados mais satisfatórios.

8 passos para realizar a otimização de processos de forma eficiente

Agora, que tal ver como você pode começar a otimizar seus processos? É o que mostraremos a seguir!

1. Identifique os processos

O primeiro passo consiste justamente em identificar os processos que precisam ser otimizados. Para isso, é necessário que você faça um mapeamento de ponta a ponta, ou seja, que conheça todas as atividades realizadas na sua organização. 

Isso ajuda na compreensão de como o trabalho é desempenhado, bem como na identificação de falhas e gargalos que afetam a produtividade.

Uma sugestão é iniciar otimizando os processos que geram valor ao cliente, como, por exemplo, a etapa de produção das suas mercadorias. Porém, promova essa escolha conforme a necessidade detectada durante o mapeamento.

2. Elimine processos arcaicos e desnecessários

Uma questão que igualmente afeta a produtividade e pode fazer com que sua empresa não obtenha o sucesso esperado é a presença de etapas ultrapassadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas e manuais, que poderiam ser facilmente substituídas pela tecnologia.

Sendo assim, se você deseja de fato otimizar processos, precisa identificar e deixar esses pontos para trás. Afinal, isso não condiz com a imagem de uma empresa moderna, focada em resultados.

Mas como fazer isso? Adotando softwares que automatizam tarefas, permitindo que os colaboradores foquem em ações mais estratégicas. Falaremos mais sobre isso mais para frente.

3. Promova melhorias no uso de recursos

Durante o mapeamento de processos, é comum encontrar falhas e usos indevidos de recursos. Com isso em mãos, é essencial que, juntamente com a etapa acima, você atue em cima disso. Isto é: reduza o desperdício, seja de tempo, materiais ou ferramentas

Porém, faça isso com cautela. A ideia não é deixar os processos engessados ou ineficazes devido a esses cortes. Portanto, avalie até que ponto isso irá impactar na produtividade e execute as mudanças de forma consciente.

4. Automatize as atividades manuais

A gente deu um breve spoiler sobre esse assunto, mas é importante que ele seja abordado individualmente.

A tecnologia está em constante evolução e, hoje, é uma aliada importante do gestor moderno. Seus recursos facilitam grande parte dos processos, aumentando a produtividade da equipe e diminuindo a possibilidade de desvios.

Quando suas ações se tornam ágeis, sobra mais tempo para que os colaboradores invistam em resultados.

Quer um exemplo? Você pode começar a utilizar checklist eletrônico em suas validações, checagens, auditorias e inspeções. Com isso, os dados são compilados em tempo real e dispostos na nuvem, extinguindo o uso de papéis e planilhas. E, portanto, eliminando a necessidade de uma pessoa focada em transcrever essas informações.

Outrossim, com essa ferramenta, fica mais simples resolver problemas à distância e gerir sua empresa de qualquer lugar. Afinal, você visualiza o andamento das atividades na palma da mão.

5. Entenda seu mercado

O mercado está em constante modificação e o consumidor se tornou ainda mais criterioso. Para otimizar seus processos, portanto, é preciso conhecer qual é a demanda do seu cliente e as exigências do segmento de atuação.

Hoje, já não é possível crescer sem adotar a comunicação como diferencial, por exemplo. Por meio do contato com o público externo — clientes, parceiros e fornecedores — é que a empresa consegue escolher as ferramentas certas para automatizar seu negócio.

Sendo assim, quando estiver selecionando especialmente as tecnologias que irá adotar, escolha aquela que irá ajudar a manter ativa essa comunicação.

Aqui, entram desde os sistemas de gestão, que centralizam os dados de negócio, quanto as ferramentas de automação de marketing, como RD Station

Além disso, fique atento aos novos métodos e táticas empregados pelos seus concorrentes. Afinal, eles também devem ser vistos como exemplo e inspiração.

6. Implemente as melhorias de processos 

Após encarar todos os passos acima, é hora de promover as melhorias com foco na otimização de processos.

Conduza essa mudança de forma gradual, para que não gere impactos significativos na produção e na motivação dos profissionais.

O ideal é que, ao chegar aqui, sua equipe já tenha ciência do trabalho que está sendo realizado e que, inclusive, tenha participado da sua elaboração. Isso porque é ela que está no dia a dia e, portanto, possui o entendimento pleno dos processos.

De qualquer forma, repasse as vantagens de otimizar as atividades e as mudanças que isso irá desencadear. Se necessário, promova treinamentos e capacitações, para que não comecem a ocorrer falhas não previstas.

Isso ajuda na adaptação, fazendo com que todos “comprem” a ideia mais facilmente.

7. Formalize o novo método

Quando um processo é otimizado, significa que ele sofreu alguma modificação na forma com que é executado, certo? Para garantir que isso irá sair da teoria, é preciso formalizar todos os ajustes promovidos

Isso é especialmente importante para garantir que será de conhecimento de todos os colaboradores. Sem isso, você não poderá cobrar o cumprimento das atividades. Afinal, como exigir algo que eles não sabiam que deveria ser seguido?

8. Monitore os resultados

Por fim, é essencial que você monitore os resultados obtidos na otimização de processos. Através de indicadores de desempenho, você atesta se as melhorias propostas foram efetivas ou não. 

E, em caso negativo, consegue promover novas alterações rapidamente com base em dados e fatos.

Como planejar a otimização de processos?

Toda a implementação de uma nova estratégia em um negócio deve ser muito bem planejada para evitar equívocos. Caso contrário, em vez de melhorar as operações, você acaba trazendo mais entraves para a produtividade e a eficiência.

Um bom plano de ação nesse sentido envolve a escolha da metodologia e de ferramentas adequadas. Vamos apresentar algumas possibilidades que você pode adotar nessa etapa de preparação.

Metodologias

Um dos métodos mais conhecidos é a matriz 5W2H. Basicamente, funciona como um checklist, trazendo detalhes sobre todos os pontos que precisam ser abordados durante a implementação de um novo processo. 

Nele, é preciso responder 7 perguntas:

  • O quê (what): O que é a otimização de processos? Qual o objetivo dela?
  • Por quê (why): Por que sua empresa necessita da otimização nesse momento?
  • Onde (where): Em que setores ela será aplicada?
  • Quando (when): Quais são os prazos iniciais, finais e intermediários?
  • Quem (who): Quem será responsável pela supervisão? Quem são os afetados pela mudança?
  • Como (how): Quais serão as técnicas e tecnologias utilizadas? 
  • Quanto (how much): Quais recursos serão utilizados e quanto isso custará à empresa?

Porém, ela não é a única metodologia que você pode utilizar. Existe a matriz SIPOC, que ajuda na análise das entradas e saídas de cada processo que você deseja otimizar. 

Tem também a matriz GUT, uma grande aliada no momento de estabelecer prioridades entre os processos a serem melhorados. Ela parte dos seguintes critérios:

  • Gravidade;
  • Urgência;
  • Tendência.

Além desses, há o Ciclo PDCA, muito utilizado na melhoria contínua de procedimentos

Basicamente, ele funciona em 4 etapas: planejar, desenvolver, conferir e ajustar. E, chegando ao final, deve-se reiniciar o ciclo, continuamente.

Aprenda a utilizar essa metodologia no vídeo abaixo:

Vídeo: PDCA na prática

Ferramentas

Otimizar processos não é uma ação muito simples. Então, é preciso contar com o auxílio da tecnologia para que tudo ocorra conforme o planejado. Nesse sentido, vamos falar novamente sobre o app de checklist, mais especificamente sobre o Checklist Fácil – líder na América Latina.

Trata-se de uma ferramenta que auxilia as empresas a realizarem checagens operacionais, independentemente do segmento de atuação. 

Vídeo: mais produtividade com o Checklist Fácil

O Checklist Fácil pode ser utilizado em várias áreas, como segurança do trabalho, controle de qualidade, gestão de estoque, manutenção, padronização, entre outras. 

Por ser personalizável, você pode customizar checklists e planos de ação de acordo com as necessidades da sua operação.

Ele permite, ainda, inserir todas as tarefas, com suas respectivas etapas, e organizá-las em um fluxo compreensível. Então, é possível contar com funcionalidades, como:

  • Lembretes: Seus funcionários receberão um alerta quando os prazos de uma tarefa estiverem terminando;
  • Conferência e auditoria de tarefas: Após o preenchimento dos checklists, você consegue auditar as informações pelo próprio sistema;
  • Classificação: O gestor pode elencar prioridades ou criar categorias de tarefas.

Com isso, além da otimização de processos, a solução oferece mais praticidade. Isso porque você consegue aproveitar melhor o seu tempo e se dedicar a outras funções mais estratégicas.

Benefícios da otimização de processos

Geralmente, quando falamos em otimização de processos, já pensamos em rentabilidade, certo? De fato, uma das consequências vantajosas pode ser o aumento do lucro sim. Porém, os ganhos na comunicação interna e na produtividade têm um destaque considerável.

Vale lembrar que toda organização tem uma cultura já estabelecida e isso sempre deve ser levado em consideração quando falamos em reestruturações. Dito isso, vamos destacar agora os principais benefícios de otimizar processos dentro de uma empresa. 

Confiabilidade nas entregas

Como explicamos, para realizar a otimização de processos propriamente dita, é preciso que haja o mapeamento, a padronização e a adoção de melhores práticas. Sendo assim, a tendência é que haja uma redução substancial de erros, retrabalhos e até dúvidas

Isso faz com que a confiabilidade nas entregas se eleve. Afinal, as tarefas serão menos comprometidas, fazendo com que tudo flua naturalmente.

Sinergia e integração entre as áreas

A otimização de processos permite identificar melhor as etapas sequenciais e a dependência entre áreas na realização das entregas. Assim, cada equipe entende as suas responsabilidades e adquire autonomia para cumprir as tarefas.

Desse modo, a troca de informações é contínua e a integração entre as áreas ocorre de maneira mais fluida. Além disso, fica mais fácil identificar lacunas nos processos e propor melhorias mais rapidamente, tratando diretamente com os responsáveis.

Capacidade de intervenção

Quando os processos são desorganizados e de difícil identificação, a possibilidade do gestor compreender a causa-raiz de determinada falha é reduzida. Na maioria dos casos, a equipe trabalha em prol de “apagar incêndios”, atuando apenas nos efeitos.

Com a otimização de processos, as etapas de cada atividade se tornam mais claras, fazendo com que cada falha seja identificada com mais facilidade. Logo, a atuação pode ser feita diretamente na causa do problema

Nesse ponto, também é possível identificar quais ações devem ser tomadas para que essas não conformidades sejam evitadas futuramente. Como consequência dessa sistematização, a produtividade aumenta.

Agilidade nas tarefas

Ao investir na otimização de processos, também é possível identificar quais etapas são desnecessárias e/ou repetitivas e, portanto, podem ser eliminadas da rotina. Além disso, pode-se detectar formas mais ágeis e eficazes de executar determinada tarefa. 

Vale destacar que toda otimização de processos ocorre gradualmente e precisa ser muito bem estruturada. Isto é: é importante que você entenda as práticas existentes, proponha mudanças, observe os resultados da implementação e reveja os efeitos continuamente. 

Isso faz com que a agilidade nas entregas se torne uma constante. Inclusive, isso pode ser utilizado como uma métrica para avaliar a efetividade das otimizações realizadas. 

Agora você tem todas as informações necessárias para otimizar processos na sua companhia, que tal dar o primeiro passo? Para isso, avalie adotar a melhor tecnologia e, assim, ter ainda mais controle sobre as atividades desempenhadas.

Então, não perca mais tempo e solicite uma demonstração gratuita do Checklist Fácil!

Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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