Os benefícios e os recursos para otimização de processos no seu negócio

A otimização de processos traz retornos para o time, para a gestão e para os clientes. Mapear as rotinas e entender as oportunidades de melhorias, faz com que a qualidade e a produtividade sejam elevadas. Confira nosso post para iniciar essa prática na sua empresa!

ícone autor blogpostVictor ícone data de postagem e atualização28/02/2020 ícone data de postagem e atualizaçãoAtualizado em: 29/04/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Gestão Estratégica ícone tempo de leitura 4 minutos
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As atividades de uma empresa, geralmente, seguem alguns procedimentos — ainda que não formalizados. Com isso, um dos principais desafios dos gestores é adotar medidas que contribuam para a otimização de processos. 

Para isso, o mapeamento das atividades é a principal etapa na hora de padronizar os processos para potencializar os resultados de negócio. Assim, com a organização do todo, é possível identificar mais facilmente os pontos que precisam ser aperfeiçoados.

Certamente, as melhorias proporcionam maior fluidez à operação, reduzem o retrabalho, possibilitam a redução de custos e aumentam a produtividade. Confira, neste post, benefícios da otimização de processos e dicas para te ajudar nessa tarefa!

Benefícios da otimização de processos

Geralmente, quando falamos em otimização de processos, já pensamos em rentabilidade. De fato, uma das consequências vantajosas pode ser o aumento do lucro. Porém, os ganhos na comunicação interna e na produtividade têm um destaque considerável.

Vale lembrar que toda organização tem uma cultura já estabelecida e isso sempre deve ser levado em consideração quando falamos em reestruturações. Dito isso, destacamos os quatro principais benefícios da otimização de processos dentro de uma empresa, são eles:

  • confiabilidade nas entregas;
  • sinergia e integração entre as áreas;
  • capacidade de intervenção;
  • agilidade nas tarefas.

Vamos entender melhor cada um deles?

1. Confiabilidade nas entregas

Quando uma empresa mapeia suas atividades, fica mais fácil estabelecer uma padronização e formalizar essas instruções. Assim, é possível identificar os pontos de melhoria, resultando na otimização de processos. 

Independentemente de as entregas dos processos serem externas (serviço e produtos para o cliente final) ou internas (sequência de atividades), com a otimização de processos, pode-se reduzir o índice de erros, de retrabalho e, até mesmo, de dúvidas com relação aos procedimentos executados. 

Tudo isso faz com que o resultado das atividades possua maior confiabilidade, afinal, a gestão da qualidade também é otimizada com essas ações. Dessa forma, conseguimos perceber que os processos organizados internamente surtem efeitos nas entregas finais.

2. Sinergia e integração entre as áreas

A otimização de processos permite identificar melhor as etapas sequenciais e a dependência entre áreas na realização das entregas. Assim, cada equipe entende as suas responsabilidades e adquire autonomia para cumprir as tarefas.

Desse modo, a troca de informações é contínuo e a integração entre as áreas ocorre de maneira mais fluida. Além disso, fica mais fácil identificar lacunas nos processos e propor melhorias mais rapidamente, tratando diretamente com os responsáveis.

3. Capacidade de intervenção

Quando os processos são desorganizados e de difícil identificação, a possibilidade do gestor compreender as causas raízes de determinada falha é reduzida. Na maioria dos casos, a equipe trabalha em prol de “apagar incêndios”, atuando apenas nos efeitos, enquanto a causa permanece desconhecida.

Com a otimização de processos, as etapas de cada atividade se tornam mais claras, fazendo com que cada falha seja identificada com mais facilidade. Logo, a atuação pode ser feita diretamente na causa do problema. 

Nesse ponto, também é possível para o gestor identificar quais ações devem ser tomadas para que essas não conformidades sejam evitadas futuramente. Como consequência dessa sistematização, a produtividade aumenta.

4. Agilidade nas tarefas

Ao investir na otimização de processos, também é possível identificar quais etapas são desnecessárias e/ou repetitivas, que podem ser eliminadas da rotina. Além disso, pode-se detectar outras formas mais ágeis e eficazes de executar determinada tarefa. 

Vale destacar que toda otimização de processos ocorre gradualmente e precisa ser muito bem estruturada. É preciso entender as práticas existentes, propor mudanças, observar os resultados da implementação e rever os efeitos continuamente. 

Isso faz com que a agilidade nas entregas se torne uma constante e, inclusive, pode ser utilizada como uma métrica para avaliar da efetividade das otimizações realizadas. Porém, tome cuidado para não negligenciar a qualidade!

Recursos para realizar a otimização de processos

Agora que você já entendeu os benefícios da otimização de processos, selecionamos alguns mecanismos para te ajudar na melhoria das práticas da sua empresa. Não perca de vista a estrutura do todo, afinal, todos os setores impactam na entrega final.

Outro ponto muito importante, é conhecer bem o seu modelo de negócio, para atuar da melhor maneira de acordo com o seu contexto. Afinal, muitas práticas são específicas do segmento e devem receber a devida atenção. Vamos conhecer alguns recursos?

1. Monitoramento da otimização de processos

O mapeamento e desenho dos processos permite que o gestor entenda como funciona a sua operação de ponta a ponta. Além disso, o monitoramento é fundamental para a otimização de processos.

Essa etapa auxilia na diminuição do tempo necessário para realizar alguma atividade, na eliminação de etapas desnecessárias e na redução de erros.

2. Curva ABC

A curva ABC é utilizada para acompanhar e controlar o giro de cada item no estoque, representatividade na lucratividade e no faturamento da empresa.

Ela permite que o gestor saiba quais são os produtos mais rentáveis e quais se encaixam em uma parcela pouco representativa para a empresa. Por meio desses dados, pode-se estabelecer estratégias de compra e venda. 

3. Kanban

Kanban é uma metodologia que ajuda a controlar as atividades que fazem parte de um processo sequencial. Geralmente, começa com a organização da rotina atual e, progressivamente, vai evoluindo e transformando o fluxo de trabalho. Assim, é possível otimizar o processo e obter maior organização na “linha de produção”.

4. Software de checklist customizável

O software da Checklist Fácil é uma ferramenta voltada para a aplicação de checklists customizáveis. A plataforma auxilia as empresas a realizar checagens operacionais e pode ser utilizada por diversos tipos de empresas.

Ele pode ser utilizado em várias áreas, como segurança do trabalho, controle de qualidade, gestão de estoque, manutenção, padronização, entre outras. Por ser personalizável, você pode customizar checklists e planos de ação de acordo com as necessidades da sua operação.

Com isso, além da otimização de processos, a solução oferece mais praticidade. Isso porque você consegue otimizar seu tempo e se dedicar a outras funções mais estratégicas do estabelecimento.

Gostou de entender um pouco mais sobre a otimização de processos? Tudo pronto para começar uma nova fase no seu negócio? Nós, da Checklist Fácil, podemos ajudar ainda mais a eficiência operacional dos processos da sua empresa.

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