Gestão de notas fiscais: 6 dicas + 6 vantagens de automatizar na sua empresa

Realizar uma boa gestão de notas fiscais é essencial para evitar problemas burocráticos. Mas como fazer isso? Explicamos para você neste conteúdo. Confira!

Tempo de leitura: 4 minutos
Pessoa fazendo a gestão de notas fiscais

Reduzir custos é uma dos propósitos de toda empresa, principalmente quando se pensa na quantidade de impostos pagos ao governo. Por essa razão, implementar uma gestão de notas fiscais é um método importante para a saúde financeira de qualquer empreendimento.

Pense bem: não é de hoje que o empresário brasileiro tem reclamado do sistema tributário, pois, além da complexidade, demanda número elevado de funcionários para cumprir com as obrigações fiscais.

É por isso que o avanço da tecnologia trouxe melhorias na emissão da nota fiscal eletrônica. Automatizado, o sistema funciona com rapidez e precisão, qualidades que toda instituição deseja. Pensando assim, neste post, vamos mostrar para você as vantagens de uma boa gestão de notas fiscais e como fazer para tornar a sua empresa ágil e lucrativa. Acompanhe a gente!

Por que implantar a gestão de notas fiscais no seu negócio?

No início do artigo, passamos uma breve demonstração da importância da gestão de NFe, mas saiba que há diversos outros benefícios tão relevantes como esses.

Em primeiro lugar, nota fiscal é um documento que comprova a venda de um produto ou a realização de um serviço e, assim, o pagamento de taxas e outros tributos.

Até pouco tempo atrás, o processo era apenas manual. Lembra-se daquela pilha de notas na mesa do escritório? Pois é, um bom colaborador tinha a missão de organizar e arquivar cada um, o que demandava tempo para a realização de outras tarefas.

Com a emissão de nota fiscal eletrônica automatizada, ampliou-se o campo de visão das empresas que hoje utilizam recursos como softwares avançados e menos funcionários para executar as mesmas tarefas.

Agora, que tal saber como fazer a gestão de notas fiscais da maneira certa? Vamos lá!

6 dicas para implantar a gestão de notas fiscais

1. Domine as regras da legislação

Se você é responsável pela equipe ou é um colaborador essencial no processo de gestão de NFe, é imprescindível ter conhecimento, mesmo básico, das regras do regime tributário.

Com o aprendizado específico no assunto, torna-se mais fácil efetuar o processo corretamente e, consequentemente, ajudar os demais funcionários.

2. Tenha um colaborador responsável

A gestão de notas fiscais precisa de planejamento estratégico. Afinal, são várias demandas ao longo do percurso, como emissão, arquivamento e organização do documento; cálculo de impostos; envio de arquivos para os clientes, etc.

Imagine que para essas e diversas outras funções um time de funcionários não consiga dar conta sozinho. Por essa razão, um colaborador responsável organiza a rotina de trabalho da melhor maneira possível, separando as atividades mais complexas das menos trabalhosas.

Por exemplo, comece verificando as emissões de entrada, depois as de saída, após direcione como arquivá-las. Essa dinâmica fará você e sua equipe encontrá-las sem dificuldade. 

Tenha em mente que esse é um passo importante de qualquer processo organizacional de uma instituição. 

3. Organize as notas fiscais em local específico

Você deve estar se perguntando se a gestão de notas fiscais é eletrônica, porque ter um espaço para guardá-las, não é? Sim, o arquivamento dos documentos é realizado virtualmente. No entanto, alguns documentos como notas de remessa de mercadoria e canhotos normalmente são impressos.

Sabemos que o serviço home office elimina o funcionamento de alguns setores da empresa, mas se o esquema do seu negócio é presencial, o coordenador da gestão de NFe pode contar com um local próprio para organizar suas próprias demandas, além de ser um ambiente limpo e organizado para reuniões com outros colaboradores e esclarecer dúvidas com o responsável.

4. Procure um contador de confiança

Mexer com contas, impostos e taxas não é uma tarefa para leigos, ainda mais quando se relaciona aos tributos de clientes. Para não cometer erros, pode ser uma mão na roda contar com o auxílio de um profissional habilitado.

Vale ressaltar que algumas empresas possuem contadores terceirizados, em outras há o próprio departamento de contabilidade. Independentemente da situação, procure alguém de confiança ou peça recomendações de amigos ou de outros empreendimentos no mesmo ramo.

5. Fique atento com as notas fiscais de entrada

Entenda que as notas fiscais de entrada têm seu grau de importância semelhante às de saída. Por meio delas, a empresa pode comprovar a origem dos produtos e das matérias-primas. 

A gestão de notas fiscais de entrada atesta a veracidade das compras realizadas. Portanto, não as desmereça.

6. Instale um software eficiente

Um software de qualidade agiliza o procedimento de gestão de NFe, o sistema calcula os impostos, emite as notas e cria os arquivos XML e HTML obrigatórios por lei e, por último, envia por e-mail aos clientes. Então, vale a pena ou não?

Agora que você já entendeu a importância da gestão de notas fiscais, confira os principais benefícios do sistema eletrônico.

6 vantagens de uma boa gestão de notas fiscais

  1. Usar filtros ajuda no processo de buscar notas por clientes, estados, produtos e outras categorias;
  2. Cadastro centralizado de clientes para usar sempre na necessidade de emitir nota fiscal eletrônica;
  3. Um sistema adequado envia os arquivos para seus clientes por e-mail automaticamente. Selecione um desse tipo;
  4. O cálculo dos impostos e taxas é feito de forma automática;
  5. Além da emissão das notas, um software adequado tem outras funções que ajudam na produtividade do seu time;
  6. Se o sistema da prefeitura estiver fora do ar, há outros que realizam a emissão de notas fiscais provisoriamente.

Veja mais vantagens abaixo!

10 motivos para fazer gestão de notas fiscais

Ficou claro o que é gestão de notas fiscais e como é feito o processo de execução? Sem dúvida, a maior vantagem é o tempo economizado, que pode ser encontrado no software de automatização de notas fiscais da NFe.io. Em média, os clientes ganham 900 minutos por mês ao usá-lo. Não perca tempo e entre em contato com o aplicativo NFe.

Este artigo foi escrito pela NFE.io, um sistema que descomplica a emissão e o gerenciamento de notas fiscais com o intuito de otimizar o tempo, a produtividade e o lucro das empresas.

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Autor convidado

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