Você já ouviu falar em matriz de risco? Estar preparado para os diversos impactos — positivos ou negativos — que podem acontecer na sua empresa é fundamental para trazer uma maior probabilidade de sucesso para o seu negócio.
Por isso, investir nessa prática pode resultar em uma série de benefícios para a sua empresa. Contudo, não é raro encontrar quem não conheça os elementos necessários para contar com essa poderosa ferramenta.
Pensando em destrinchar melhor essa temática, neste artigo você entenderá tudo o que precisa saber sobre a matriz de risco e impacto. Se interessou? Então nos acompanhe na leitura!
O que é matriz de risco?
Antes de avançarmos para a importância de contar com essa ferramenta no seu negócio, é interessante entender o seu conceito. Para isso, podemos fazer um simples exercício de imaginação:
Idealize que a sua empresa está implementando um novo projeto com objetivo de levá-la ao próximo patamar de crescimento. Durante esse momento, realizar projeções de impactos e como agir em determinados cenários é essencial, certo?
É a partir desse processo de análise de possibilidades, avaliação de resultados e identificação de possíveis não conformidades que a empresa consegue entender como serão os possíveis resultados.
Desse modo, a matriz de risco consiste em uma ferramenta visual que permite que os membros da equipe possam entender as ameaças, seus impactos e as oportunidades para a execução desse projeto.
Por meio dela, os gestores têm em mãos dados mais concretos para auxiliá-los durante sua tomada de decisão, além de os setores contarem com mais insumos para buscar soluções ágeis nos mais variados cenários.
Outro ponto interessante é que, com a matriz de risco, dificilmente sua empresa será surpreendida por algo. Com as ameaças mapeadas, se consegue uma maior segurança para o desenvolvimentos dos projetos.
Esse tipo de estratégia é utilizada por empresas de todo o mundo, independentemente do seu nicho ou porte. Um dos motivos para isso está, justamente, por ser de fácil visualização e interpretação.
Mas, afinal, como a matriz de risco e impacto funciona no seu negócio? É isso que você vai entender agora!
Como funciona a matriz de risco e impacto?
A matriz de risco e impacto é uma ferramenta visual que apresenta as principais ameaças para uma empresa. O que faz dela uma estratégia poderosa é a sua eficiência e a facilidade de implementação.
Para isso, podemos voltar ao exemplo do projeto que seu negócio está implementando. Imagine, então, que o planejamento seja para definir uma nova política de controle de qualidade dos produtos.
Desse modo, a matriz de risco e impacto deve conter uma seleção das principais ameaças para tal, ou seja, tudo o que pode fugir do planejamento inicial. Além disso, é interessante adicionar porcentagens para elencar os cenários mais prováveis.
Também é obrigatório entender os possíveis impactos de cada uma dessas possibilidades. Assim, ao separar essas informações de uma forma que permita visualizá-las mais facilmente, a empresa pode entender, exatamente, o que é preciso fazer para trazer mais sucesso para seu projeto.
É interessante e fundamental, ainda, adicionar as oportunidades. Assim, para cada risco identificado, a equipe busca uma solução para contorná-lo ou evitá-lo.
Em adição a isso, as oportunidades também servem para trazer melhorias para o planejamento inicial. Ao perceber que executar uma atividade de forma diferente é melhor, por exemplo, a empresa traz uma maior solidez e eficiência operacional ao projeto.
Funcionando como um guia, a matriz de risco será uma das ferramentas responsáveis por orientar os gestores e a equipe como um todo na execução de tarefas. Continue a leitura para entender como realizar a matriz de risco e impacto!
Qual o passo a passo para elaborar uma matriz de risco?
Depois de compreender o funcionamento dessa ferramenta, podemos seguir para um dos mais importantes tópicos: como elaborar a matriz de risco. Para isso, separamos esse passo a passo com as etapas essenciais. Acompanhe:
Passo 1: identificar os riscos
O primeiro passo consiste em identificar os riscos. Para isso, é fundamental reconhecer e anotar qualquer tipo de não conformidade que pode afetar o andamento do projeto.
Nessa etapa, quanto mais pontos forem citados, mais vantagens a empresa terá. O motivo para isso é que a equipe poderá estar mais preparada para o que fugir do planejamento inicial.
Passo 2: definir as probabilidades
Após a identificação dos riscos, a empresa pode avançar para a elaboração propriamente dita da matriz de risco. Assim, o passo seguinte se configura na projeção das probabilidades e dos seus possíveis impactos.
Nesse cenário, as probabilidades podem ser definidas em três grupos:
- Alta;
- Média;
- Baixa.
Pode ser interessante definir porcentagens para cada ponto. Todos os riscos altos, por exemplo, são aqueles com mais de 50% de chance de ocorrer. Já os médios ficam entre 10% e 50%. Por último, os baixos têm menos de 10% de chance.
Em sua tabela, as probabilidades serão agrupadas de acordo com o risco. Elas podem ficar, por exemplo, na vertical.
Passo 3: projetar os impactos
Com as probabilidades em mãos, sua equipe pode avançar para os impactos. Essa fase consiste em projetar todos os tipos de desdobramentos possíveis em cada cenário de risco identificado.
Também é importante separá-los de acordo com a intensidade. Os riscos de alto impacto, por exemplo, são aqueles que podem trazer diversos prejuízos para a empresa, inclusive ameaçando o andamento do projeto.
Os de médio impacto, por sua vez, são aqueles que trazem certos prejuízos e podem representar atrasos. Contudo, são contornáveis em menos tempo.
Por fim, os de baixo impacto trazem poucos custos e podem ser resolvidos com mais agilidade, mas isso não significa que podem ser ignorados.
Dessa forma, os impactos podem ficar na coluna vertical da sua tabela. Após essas definições, chega o momento de cruzar essas informações.
Passo 4: avaliar os resultados
Como você entendeu, a matriz é uma ferramenta para identificar riscos e impactos. Justamente por isso eles devem ficar em colunas diferentes na sua tabela.
Assim, você dá início ao processo de representação visual. Dessa maneira, a equipe terá uma maior clareza para identificar os cenários e os gestores poderão tomar decisões mais conscientes.
Com essa visualização, a equipe poderá identificar que um risco tem uma probabilidade alta de ocorrer. Porém, seus impactos práticos podem não ser tão altos, ou seja, não afetarão a rotina de forma mais grave.
Em contrapartida, uma ameaça com baixa probabilidade mas com alto impacto não pode ser ignorada. Mesmo que as chances de que se concretize sejam raras, ela ameaça o projeto como um todo.
Dessa forma, a empresa saberá exatamente os elementos que mais devem ter atenção durante suas tarefas. Portanto, as chances de sucesso aumentam consideravelmente à medida em que os riscos podem ser minimizados.
Bônus: estudar as oportunidades
Após esses quatro passos, pode ser interessante para a empresa adotar um quinto: o mapeamento de oportunidades. Um conceito bastante difundido no universo corporativo de que uma crise pode trazer novas chances.
Ao identificar riscos e impactos, a equipe e os gestores podem aproveitar esse momento para avaliar novas oportunidades. É possível, por exemplo, buscar novas rotinas ou adotar novas práticas.
Com isso, há como diminuir as ameaças. Outro ponto interessante pode ser uma redução de custos e aumento da produtividade de todos os setores da empresa.
Em quais casos a matriz de risco pode ser aplicada?
Com essas informações em mãos, você pode estar se perguntando mas em quais cenários deve usar essa matriz de riscos e impactos? Bom, um ponto positivo dessa ferramenta é a diversidade de contextos nos quais ela consegue ser efetiva.
Por isso, trouxemos aqui três momentos onde ela trará resultados positivos. Saiba mais:
Desenvolvimento de projetos
No decorrer deste conteúdo sempre buscamos puxar o exemplo do desenvolvimento de projetos. Isso se dá pois esse é um dos principais contextos onde a matriz de risco e impacto desempenha um papel fundamental.
O motivo para isso é que o período de desenvolvimento de projetos é um dos mais desgastantes para a rotina da empresa. Por isso, é preciso atenção para que tudo avance conforme o planejado e contar com a matriz de risco e impacto é essencial para aumentar as chances de sucesso.
Segurança do trabalho
A segurança do trabalho é o cenário em que a matriz de risco desenvolve um papel imprescindível. Esse processo é essencial para a saúde e bem-estar dos seus colaboradores.
Com ele, você pode avaliar as atuais rotinas de trabalho e os principais riscos para os funcionários. Assim, é possível encontrar estratégias para trazer uma maior segurança para o local de trabalho.
Compliance e qualidade
Além dos setores acima, há mais dois em que a matriz de riscos e impacto tem grande importância: compliance e qualidade.
Com o compliance, o foco é entender se a empresa está cumprindo as normas e os riscos de não atender suas obrigações. Consequentemente, é fundamental para a rotina produtiva da organização.
Com a qualidade não é diferente. Por ser um setor vital na empresa, a matriz de riscos é de suma importância para garantir seu bom funcionamento.
Quais os principais benefícios que a matriz de risco oferece às empresas?
Para finalizar, separamos os principais benefícios de se investir em uma matriz de risco. Quer entender quais são? Então continue a leitura!
Mais segurança
Um dos principais benefícios de se contar com uma tabela de matriz de riscos e impactos está na segurança. Ao projetar os cenários que mais ameaçam a empresa, é possível contar com estratégias eficazes para contorná-los.
Assim, é uma prática vital para trazer mais segurança para a empresa — tanto para os trabalhadores quanto para a sua rotina diária.
Aumento na produtividade
A matriz de risco também é importante para o aumento da produtividade da sua empresa. Como cada equipe conhecerá as principais ameaças, poderá desempenhar seu trabalho de forma mais estratégica.
Isso se dá pois, com os riscos e impactos mapeados, a equipe pode entender como atuar de forma mais eficiente e conseguirá reduzir erros, além de diminuir as chances de retrabalho.
Além disso, essa visualização também traz uma visão macro para a organização, dando a cada colaborador o entendimento de como o seu trabalho impacta a rotina diária, contribuindo para trazer maior alinhamento interno.
Redução de custos
Além desses dois pontos, a matriz de risco e impacto é interessante para a redução de custos. O motivo para isso é que, durante esse processo, a empresa também faz uma avaliação da sua rotina.
Desse modo, além das ameaças, também é possível repensar algumas práticas. A adoção de métodos mais modernos, por exemplo, além de significar mais eficiência, pode representar uma redução de custos, inclusive no curto prazo.
Criação de planejamentos mais assertivos
Por fim, essa tabela é fundamental para que a equipe possa elaborar planejamentos mais assertivos. Imagine que, ao pensar em um novo projeto, ter os riscos mapeados facilita sua execução, não é mesmo?
Por isso, essa ferramenta permite que os planejamentos sejam mais claros e que possam atuar de forma efetiva na rotina corporativa. Esse ponto é essencial para que os três que você viu acima também possam funcionar com perfeição.
Como a tecnologia pode ajudar?
A matriz de risco é, definitivamente, uma estratégia que pode ser responsável por uma série de resultados positivos no seu negócio. Por isso, é de suma importância entender como implementá-la.
Nesse contexto, contar com o suporte de ferramentas tecnológicas é essencial, e o Checklist Fácil é uma dessas soluções.
Com ele, sua equipe pode criar checklists online de auditoria para garantir que todos os pontos essenciais da matriz sejam avaliados.
Além disso, por meio dele você consegue criar planos de ação que estarão focados na resolução das não conformidades. Uma característica interessante é a possibilidade de criá-los com obrigatoriedade de preenchimentos para garantir eficácia na sua execução.
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