Seis Sigma é uma metodologia de gestão empresarial focada na correção de problemas e desperdícios nos processos. Essa ferramenta funciona por meio de dados e análises estatísticas para mensurar o nível de qualidade operacional. Cada sigma representa uma escala de qualidade, em que 1 é o nível mais baixo e 6 é o mais alto.
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Existem diversos desafios de gestão quando se fala no controle de processos internos. Afinal, todo gestor busca otimizações em qualidade, segurança e economia – sem que, com isso, perca-se a produtividade, certo? Para esses casos, a metodologia Seis Sigma é a ferramenta certa.
Reconhecida no mundo todo, essa metodologia é amplamente utilizada na identificação de problemas e criação de melhorias. Tudo isso de olho nos custos da operação, com o objetivo de aumentar os lucros da empresa.
Então, se você deseja manter o seu negócio mais competitivo e lucrativo, precisa conhecer a Seis Sigma e os passos para implementá-la. Aqui, trazemos um guia com tudo o que você precisa saber sobre a metodologia. Acompanhe!
O que é metodologia Seis Sigma?
Seis Sigma, ou ainda Six Sigma, trata-se de uma ferramenta para gestão empresarial que visa a correção de problemas e desperdícios em todos os processos da organização. Assim, também tem como objetivo a melhoria desses processos por meio de corte de custos consciente.
A metodologia Seis Sigma funciona através de dados e análises estatísticas, que servem para mensurar o nível de qualidade operacional da companhia. Isso significa que, ao aplica-la, é possível descobrir falhas e desenvolver soluções assertivas.
Cada Sigma representa uma escala de qualidade, em que 1-sigma é o nível mais baixo, com muitos defeitos operacionais e grande potencial de perda. Por outro lado, a empresa que atingiu o nível 6-sigma (o mais alto dentro da metodologia), apresenta apenas três defeitos em um milhão.
Os Sigmas representam algo como uma escala de qualidade, onde 1-sigma é o nível mais baixo, com alta quantidade de defeitos e grande potencial de perda de suas vendas devido à não-qualidade. Em outras palavras, entende-se que uma empresa no nível 6-sigma está no mais alto nível de excelência dentro da metodologia.
Como surgiu essa metodologia?
Sigma é o nome da décima oitava letra do alfabeto grego, bastante utilizada como medida de variação estatística. Neste contexto, Sigma mede a ocorrência de defeitos em um determinado número de oportunidades. Assim, auxilia a medição do mínimo de recursos necessários para garantir a qualidade da produção.
Sua aplicabilidade no âmbito dos negócios começou em 1920. O engenheiro norte-americano Walter Andrew Shewhart definiu que um processo que apresentasse variação igual ou acima de três Sigma de sua média normal demandava ajustes. Isso em um cenário em que os níveis de qualidade eram mensurados em milhares de oportunidades.
Foi na década de 1980 que um time de engenheiros da Motorola, liderados por Bob Galvin e Bill Smith, passaram a mensurar níveis de qualidade não mais em milhares, mas sim em milhões de oportunidades.
E assim implementou-se a metodologia Seis Sigma como a conhecemos até hoje. Isto é, cujo nível de qualidade gera apenas 3,4 defeitos a cada milhão de oportunidades.
Qual o principal foco do método Seis Sigma?
A meta objetiva do Seis Sigma é atingir o menor valor possível em sua escala, que engloba os níveis da seguinte maneira:
- 1 Sigma – 690.000 defeitos por milhão;
- 2 Sigma – 308.537 defeitos por milhão;
- 3 Sigma – 66.807 defeitos por milhão;
- 4 Sigma – 6.210 defeitos por milhão;
- 5 Sigma – 233 defeitos por milhão;
- 6 Sigma – 3,4 defeitos por milhão.
Ou seja, chegar ao Seis Sigma é o mesmo que ter uma margem de desvio ínfima comparado ao padrão de qualidade estabelecido. É esse o cenário que todo projeto deve almejar.
Vale frisar que o Sigma representa a frequência com que uma operação exige mais recursos do que o necessário. Isto é, ela também determina quantas vezes ocorre desperdício.
Assim, o principal foco da metodologia Seis Sigma é mensurar a performance da empresa, em busca dos melhores resultados em eficiência, qualidade e gestão de custos em seus processos.
Áreas de aplicação do Seis Sigma
A metodologia pode ser aplicada em diversas áreas. Por exemplo:
- Produção (indústria);
- Administração (lean office);
- Logística (logística lean);
- Saúde (lean healthcare).
É por isso que, em uma mesma empresa, é possível ter mais de um projeto Seis Sigma. Cada um pode ser aplicado a um setor, seja financeiro, RH, linhas de produção, entre outras áreas.
Portanto, seja para calcular percentuais de eficiência na indústria, promover redução de notas fiscais no varejo, ou mesmo otimizar o tempo de espera da fila de triagem de um hospital, a metodologia Seis Sigma é uma excelente ferramenta.
Qual a sua importância para a melhoria contínua?
A metodologia Seis Sigma reduz custos e otimiza resultados. Isso significa que se trata de uma ferramenta indispensável para a melhoria contínua, seja qual for o tamanho ou ramo da empresa.
Afinal, um dos resultados da Seis Sigma é a satisfação do cliente. Toda empresa que deseja se manter competitiva no mercado a longo prazo precisa ter essa métrica em dia.
4 vantagens da metodologia Seis Sigma
Como vimos, entre os principais objetivos do Seis Sigma está a produtividade. Ou seja, Seis Sigma tem a proposta de, essencialmente, tornar processos cotidianos mais eficazes. Percebe-se isso com a melhoria de alguns aspectos. Por exemplo:
Redução de erros
Para alcançar isso de maneira adequada, esse aumento de produtividade também está associado à redução de erros. Menos falhas representam menor necessidade de retrabalho. Práticas padronizadas nos processos ajudam a conduzir colaboradores da melhor forma, de modo que eles trabalhem dentro de métodos comprovadamente eficientes.
São justamente os dados que ajudam a empresa a detectar em quais momentos os erros e as falhas acontecem. A partir disso, planos de ação são desenvolvidos para que novos métodos sejam aplicados dentro de fluxos de trabalho mais interessantes e menos propensos a problemas.
Redução de custos
A redução de custos é praticamente uma consequência da menor incidência de erros. Toda vez que um problema acontece, pode haver também consequências financeiras, como perda de produtos, de material e até mesmo o retrabalho, que gera necessidade de investimento.
Nesse cenário, a aplicação da metodologia Seis Sigma também traz benefícios no sentido das despesas necessárias para que a empresa realize seu trabalho. Processos otimizados têm a expectativa de serem concluídos em menor tempo e sem falhas, o que também garante que a produção ou a execução das demandas seja mais econômica.
Decisões mais precisas
O corte de custos não pode ser feito sem critérios específicos. Afinal, alguns custos representam, na verdade, o investimento que torna a operação produtiva.
Para saber quais custos podem ser eliminados sem comprometer a qualidade do produto ou serviço, a metodologia Seis Sigma deve ser aplicada. Afinal, é uma metodologia estatística baseada em dados.
Assim, o gestor consegue identificar quais são os custos que não agregam valor à operação, não interferem na satisfação dos clientes e, portanto, representam desperdícios em meio aos processos.
Satisfação do cliente
Uma vez que a metodologia Seis Sigma garante maior eficiência aos processos, elimina a má qualidade e garante agilidade, a operação da empresa em si é valorizada. O consumidor satisfeito consegue perceber essas ações, o que aumenta a confiabilidade na sua marca e pode até aumentar o número de vendas.
Quais são as etapas da metodologia Seis Sigma?
A metodologia utiliza um método conhecido como DMAIC, que representa as 5 etapas que precisam da aplicação da Seis Sigma.
Elas cuidam da análise do processo desde o início, passando pela fase de melhoria, com a aplicação das mudanças, e indo até a conclusão e o controle dos novos métodos.
Entenda como funciona cada uma dessas etapas e como elas são desenvolvidas:
Definição
A etapa de definição marca o entendimento das metas da empresa com a Seis Sigma. Assim, são observados os problemas, ou seja, os processos que têm apresentado baixo desempenho e precisam de melhorias.
A partir desse ponto, a empresa consegue identificar o que estará sob análise e propostas de melhorias a partir das próximas etapas. Na definição também será definido um líder para conduzir as mudanças, a equipe de suporte, os indicadores a serem observados e quais são as restrições e os recursos para o projeto.
Medição
Nessa etapa é necessário fazer um mapeamento completo daquele processo que está motivando a mudança. Todo seu fluxo de desenvolvimento deve ser destrinchado, com análises e observações detalhadas para apontar todos os erros e falhas envolvidas.
Isso trará o apontamento preciso dos problemas e também do que está bom, mas pode ser otimizado. Também é importante apontar as consequências que estão sendo geradas, como custos financeiros, atrasos e o que mais estiver associado ao processo.
Análise
Com todo o detalhamento da questão, captado na etapa anterior, agora é hora de se debruçar sobre o problema para, então, conseguir as melhores soluções possíveis. Nesse momento, a ideia é que seja feita uma análise estratégica de como o quadro pode ser solucionado.
Esse momento deve estar sustentado por dados e estatísticas apresentadas em diagnósticos sólidos, em que houve um trabalho mais analítico e estratégico. Isso permitirá que a situação atual seja observada com maior clareza e, então, as melhores soluções deverão ser propostas. Toda a equipe deve participar desse momento, sempre usando os dados.
Melhoria
Com os problemas devidamente detectados e as soluções mais adequadas propostas, agora é a hora de agir. A etapa de melhoria consiste na aplicação das novas práticas, sempre com foco na padronização dos processos. É isso que vai evitar variações que podem gerar problemas como atrasos, erros e resultados fora do padrão pretendido.
Na aplicação, as hipóteses propostas na análise podem se confirmar ou não como realmente eficientes para a empresa. De certo modo, mesmo com um estudo baseado em dados e estatísticas, algumas práticas serão aplicadas em caráter de testes.
Controle
O controle é o momento final, dedicado ao acompanhamento das novas práticas e das mudanças aplicadas nos processos da empresa. A ideia é que a equipe empenhada no trabalho possa observar, na prática, se tudo está caminhando da maneira esperada.
Nesse momento, também pode ser o caso de perceber que ainda há necessidade de outras melhorias. Se isso acontecer, o trabalho pode ter que voltar à etapa de análise, seguindo com novas propostas e, por fim, voltar ao controle para seguir atestando a eficácia.
Como acompanhar planos de ação da Seis Sigma?
Todo o desenvolvimento desse processo da metodologia Seis Sigma se dará por meio de planos de ação. Cada uma das etapas é complexa, repleta de trabalhos específicos e que precisam de acompanhamento eficiente. Isso garante a execução completa de todas as fases, com a observação dos problemas e, posteriormente, com a aplicação das soluções e com o controle.
Para acompanhar esses planos de ação e torná-los ainda mais eficientes, soluções digitais podem ser a melhor solução. Nesse caso, um checklist automatizado e acessível por computadores, tablets e smartphones é uma ótima ideia! A Checklist Fácil é uma empresa que está no mercado com essa proposta, com um software totalmente personalizável.
Ele permite que toda equipe designada para o Seis Sigma acompanhe todos os processos dentro de uma plataforma voltada ao checklist. Por lá, envio de imagens e outros tipos de arquivos podem ser feitos para facilitar o processo. A solução também dá um suporte eficiente para o tratamento de não conformidades, algo fundamental na otimização dos processos.
A tecnologia é fundamental nos dias de hoje e pode fazer toda diferença na aplicação da metodologia Seis Sigma na sua empresa! Com o suporte de um bom software de checklist é possível chegar aos melhores resultados com maior produtividade e menos custos. A Checklist Fácil pode ajudar sua empresa nessa busca! Entre em contato conosco e saiba mais sobre a nossa solução!
