Como analisar a reincidência de planos de ação para melhorar o processo produtivo? 

Os planos de ação são ferramentas essenciais para resolver não conformidades na indústria. Porém, a reincidência de um plano pode indicar problemas mais profundos. Saiba como analisar essa recorrência e acabar de vez com as inconformidades, melhorando seu processo produtivo!
Atualizado em: 15 de julho de 2024
Tempo de leitura: 10 minutos

A gestão da qualidade é uma das áreas mais importantes na indústria, afinal, é responsável por reduzir riscos de defeitos e erros ao longo da cadeia produtiva, garantir a melhoria contínua e buscar mais eficácia nos processos de produção.  

E em um contexto industrial competitivo, processos eficientes são decisivos. Afinal, quanto mais rápido um problema é identificado, mais ágil é sua resolução. E uma ferramenta muito importante nessa gestão de inconformidades são os planos de ação. 

Um plano de ação permite a identificação e correção de problemas de maneira estruturada e eficiente, porém, quando há uma necessidade recorrente de aplicação em um único processo, é hora de ligar o alerta vermelho: a reincidência pode indicar problemas mais profundos. E é sobre isso que falaremos neste artigo! 

Quer saber mais sobre planos de ação e os impactos da sua reincidência nos processos produtivos? Siga com a gente ao longo deste conteúdo. 

O que é plano de ação e qual seu objetivo? 

Plano de ação é uma ferramenta usada no planejamento e execução de tarefas para atingir um objetivo. Trata-se de um conjunto de passos ou atividades para resolver um problema ou melhorar um processo, por exemplo. 

Descrevendo as ações que devem ser executadas e elencando os recursos necessários para isso, a estrutura de um plano de ação contempla itens como: objetivo, tarefas a serem realizadas, data de início e fim, responsáveis por cada tarefa, recursos (financeiros ou estruturais) e local de aplicação. 

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Essa ferramenta aborda as não conformidades de forma sistemática e documentada, trazendo muitos benefícios para a operação, como: 

  • Prevenção e correção de problemas; 
  • Apoio na gestão da qualidade e melhoria contínua; 
  • Documentação e transparência para a equipe; 
  • Definição clara de responsáveis; 
  • Apresentação de soluções; 
  • Feedback construtivo e aprendizagem para todos os envolvidos. 

Além de tudo isso, há outra vantagem que é a grande protagonista deste artigo: a identificação de não conformidades recorrentes. Afinal, quando um plano de ação é aplicado diversas vezes, significa que um mesmo problema está se repetindo. 

Se utilizado dentro de um fluxo completo, um plano de ação pode ser ainda mais eficaz. Por isso, o ideal é aplicá-lo com um sistema de gestão de processos, como o Checklist Fácil. A ferramenta permite a realização de checagens e auditorias por meio de checklists inteligentes em qualquer tipo de área, setor e processo.  

E é claro que os planos de ação são grande parte dessa solução: o software viabiliza a criação e gestão dos planos de forma automatizada, sempre que uma não conformidade for identificada durante uma checagem. Também é possível criar planos avulsos e gerir ações individuais, sem estarem vinculados a um checklist específico. 

Você pode configurar os campos e obrigatoriedades do plano, adequando-o à realidade da sua empresa.

plano de ação no checklist facil

O Checklist Fácil utiliza o formato 5W2H (o que, por que, onde, quando, por quem, como e quanto), assim, é possível identificar problemas com mais facilidade, garantindo agilidade e eficiência nos processos operacionais. 

Apesar de propor campos seguindo a metodologia, os comportamentos dos planos são customizáveis. Você pode definir se ele será automaticamente criado quando obrigatório, se será fechado junto com a conclusão do checklist, se o responsável pode preenchê-lo após a conclusão da aplicação, ou se o seu preenchimento terá que passar por uma análise, por exemplo. Também é possível tornar obrigatória a inclusão de uma solução ou de um arquivo anexo. 

Outro campo importante é a Prioridade, que varia entre: urgente (prioridade máxima), alta, normal ou baixa. Assim, você pode identificar os planos mais emergenciais, maximizando indicadores de produtividade e resolvendo os principais problemas com mais agilidade. 

plano de ação no checklist facil

Planos de ação na gestão industrial 

Todos os benefícios do uso de planos de ação são maximizados quando falamos de indústria. Afinal, com a implementação dessa ferramenta, a resolução de não conformidades é muito mais ágil, minimizando seus impactos na produção e no produto final.  

Além disso, quando bem executados, os planos de ação ajudam na identificação e eliminação de gargalos nos processos produtivos, resultando em maior eficiência operacional. O Checklist Fácil também auxilia nesse aspecto, facilitando a gestão de processos de forma integrada aos planos de ação, com recursos como o Workflow

Outro ponto de destaque na indústria é a conformidade com normas e regulamentações. Os planos de ação garantem que qualquer desvio seja rapidamente corrigido, garantindo que todas as áreas estejam dentro dos padrões exigidos, evitando penalidades e problemas nas etapas de produção. 

Tudo isso ajuda a manter a qualidade, segurança e eficiência da produção, além de reduzir custos operacionais. Afinal, problemas recorrentes causam interrupções na produção e desperdício de recursos. 



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A reincidência de planos de ação na produção industrial 

Neste contexto, a reincidência se refere à repetição de problemas ou não conformidades que deveriam ter sido resolvidas por um plano de ação anterior – ou que foram resolvidas momentaneamente, mas voltaram a acontecer. 

Isso afeta negativamente a eficiência do processo produtivo. Por isso, entender o que está causando a repetição é muito importante para resolver as não conformidades de uma vez por todas, aprimorando processos e garantindo a eficácia dos planos e das soluções propostas. 

Algumas causas comuns das reincidências de planos de ação são: 

  • As atividades descritas no plano de ação não foram seguidas corretamente; 
  • Não houve um acompanhamento adequado das ações; 
  • O plano criado foi superficial e não chegou à causa raiz do problema, propondo soluções ineficazes e temporárias; 
  • A empresa não tem a cultura de realizar o monitoramento contínuo e revisão dos planos; 
  • Ocorreram alterações nos processos, equipamentos ou condições de trabalho que não foram ajustadas no plano; 
  • As equipes envolvidas não tiveram uma comunicação eficaz durante a implementação; 
  • O plano ou as ações não foram documentados corretamente. 

Você se lembra que se um plano de ação precisa ser aplicado diversas vezes, um mesmo problema pode estar se repetindo, não é mesmo? Isso pode ter grandes impactos negativos no processo produtivo, como aumento do tempo de parada, redução de produtividade, aumento de custos, desperdício de recursos e comprometimento da qualidade. Então, é muito importante não só implementar os planos, mas também acompanhá-los e analisar os dados gerados por eles de forma estratégica.  

“Com o Checklist Fácil, a gente conseguiu melhorar os nossos indicadores aprimorando a gestão das não conformidades. Além disso, garantimos a cultura digital dentro do ambiente fabril e maior confiabilidade dos dados.” Amanda Lima de Campos, Coordenadora de Performance Industrial e Inteligência de Dados da Saint-Gobain

Como coletar e analisar dados de planos de ação?  

Suponha que sua linha de produção está enfrentando problemas recorrentes com a qualidade de um produto. Após analisar alguns dados superficiais, você descobre que o problema está na etapa de embalagem, então, cria um plano de ação.  

Porém, passadas algumas semanas, ao analisar relatórios, percebe que o mesmo plano foi aplicado diversas vezes em um curto período. Só então solicita uma análise mais aprofundada e chega à causa raiz do problema: a calibração da máquina. Com isso, cria um plano de ação mais efetivo e inclui a calibragem regular em suas inspeções de rotina dentro do Checklist Fácil, evitando que a situação se repita. 

Viu como é importante aprofundar suas análises e não criar medidas superficiais? Afinal, para entender e tratar a reincidência de planos de ação, é preciso reunir dados sobre eles.  

Algumas fontes que você pode utilizar são as informações coletadas durante inspeções de rotina, feedbacks e pesquisas com funcionários, auditorias internas e relatórios de não conformidades e planos de ação. 

Com os dados coletados, é preciso realizar análises para identificar padrões de causas, planos mais aplicados, etc. A melhor forma de fazer isso é centralizando a operação em um único sistema de gestão de processos. Assim, você terá todas as informações de auditorias, checagens, não conformidades, planos de ação e outros processos unificadas e conectadas, contando com dados integrados automaticamente e evitando erros manuais. 

Analisando planos de ação no Checklist Fácil 

O Checklist Fácil oferece um módulo completo e robusto de relatórios para facilitar a visualização e interpretação dos dados de forma eficiente e estratégica. Pensando nesse contexto de acompanhamento, você tem duas possibilidades dentro do sistema: 

Relatório de plano de ação 

Por meio do relatório de plano de ação, é possível visualizar os status dos planos criados, identificando a situação dessas tratativas. Para configurar, basta aplicar os filtros de período. Assim, você terá uma visualização em gráficos e tabela. 

relatório de plano de ação no checklist facil

Aqui estão algumas sugestões de análises e insights que podem ser extraídos desse relatório: 

  • Quais unidades criam o maior número de planos de ação? 
  • As não conformidades são recorrentes? 
  • As unidades que menos abrem planos possuem menos problemas, ou só não estão fazendo o registro no sistema? 
  • Quais unidades concluem menos planos de ação, e quais são os problemas que estão impedindo a solução? 
  • Quais soluções ainda estão em análise ou que estão aguardando conclusão? 

Relatório de reincidência 

Com o Checklist Fácil também é possível gerar um relatório de reincidência, que possibilita visualizar o número de ocorrências que se repetiram em uma unidade, tipo de unidade, área, região/grupo, item, usuário ou checklist. Para configurá-lo, basta aplicar os filtros de período, selecionar um dos agrupadores e escolher o que que deseja analisar.  

Então, você terá os dados disponíveis em gráficos e tabelas. Na sequência clicando nas reincidências dispostas na tabela, poderá ver a qual unidade ou tipo de unidade elas pertencem. 

tabela de relatório de reincidencia de plano de ação

Você pode utilizar esse relatório para: 

  • Verificar quais itens estão apresentando não conformidades com maior recorrência; 
  • Visualizar quais unidades possuem mais recorrências e reincidências e propor novas tratativas para mitigar os problemas; 
  • Identificar os checklists com maior número de reincidências e verificar com os usuários responsáveis possíveis causas dessa recorrência. 

Outras aplicações 

Existem outras possibilidades dentro do sistema que vão ajudar no seu controle de reincidência de planos de ação, como: 

  • Penalidade de reincidência: sempre que um item for avaliado negativamente e for identificado como reincidente (ou seja, já foi avaliado negativamente em checagens anteriores), é possível aplicar um desconto no resultado final do checklist. Para isso, você deve escolher um multiplicador no qual o peso do item será aumentado em porcentagem. Assim, quanto maior o peso de um item, maior será o desconto na nota final, caso ele seja penalizado; 
  • Agrupar planos de ação reincidentes: após a conclusão de um checklist, é possível configurar o agrupamento – ou não – do plano de ação. Ou seja: sempre que um plano for criado, caso já exista um em andamento na unidade, área, item ou responsável deste checklist, ele será vinculado e agrupado a este plano, referenciando-o, porém sem contabilizar múltiplas vezes nos relatórios. 

Percebeu o quanto o Checklist Fácil é uma solução completa para identificar e tratar as não conformidades na sua operação? Caso queira entender melhor como tudo isso pode ser aplicado na sua empresa, clique aqui e solicite uma demonstração gratuita sem compromisso! 

Como evitar não conformidades reincidentes e melhorar o processo produtivo? 

Agora que você já entendeu os impactos das reincidências no processo produtivo e como analisá-las, é preciso saber como evitar que elas aconteçam. Para isso, confira algumas dicas práticas a seguir! 

1. Investigação da causa raiz 

Para criar planos de ação realmente eficazes, é preciso entender a real causa dos problemas. Para isso, utilize metodologias que ajudam a aprofundar sua análise: 

  • 5 Porquês: essa técnica simples e eficaz envolve perguntar “por que” 5 vezes até identificar a causa raiz de um problema. Se uma máquina falha frequentemente, a primeira pergunta pode ser “por que a máquina falhou?”, e a resposta seria “porque a manutenção não foi realizada.” Então, pergunte “por que a manutenção não foi realizada?” e assim por diante. Isso evita conclusões superficiais; 
  • Análise de Modos de Falha e Efeitos (FMEA): a FMEA é uma abordagem sistemática para evitar falhas e analisar os riscos de um processo partindo da identificação de causas e efeitos; 
  • Diagrama de Ishikawa: também chamado de Espinha de Peixe, o método ajuda a visualizar todas as possíveis causas de um problema, categorizando-as em diferentes grupos, como pessoas, processos, máquinas e materiais. 

2. Melhoria contínua 

Você já ouviu falar sobre o Ciclo PDCA? Essa filosofia é fundamental para evitar reincidências, incentivando uma abordagem sistemática para a resolução de problemas e implementação de melhorias: 

  • Planejar (Plan): identificar e analisar o problema, coletando dados detalhados, buscando a causa raiz e planejando ações corretivas específicas; 
  • Executar (Do): implementar as ações planejadas, garantindo que execução aconteça conforme o planejado; 
  • Verificar (Check): monitorar e avaliar os resultados das ações implementadas, utilizando indicadores de desempenho; 
  • Agir (Act): ajustar as soluções e criar procedimentos operacionais padrão. 

O uso do Checklist Fácil é muito útil na criação de uma cultura de melhoria contínua, por meio da análise e padronização de processos e da geração de dados e insights. 

3. Ferramentas de monitoramento 

O monitoramento contínuo dos processos produtivos ajuda a identificar problemas antes que se tornem críticos. Por esse motivo, sistemas de gestão de processos, como o Checklist Fácil, permitem monitorar e registrar dados para identificar problemas e implementar ações corretivas com mais agilidade. 

Tecnologias mais avançadas também são úteis no monitoramento, como é o caso dos Sensores IoT. Eles são capazes de controlar diversos comportamentos de máquinas e ativos, como temperatura, umidade, gás, velocidade e amperagem, tudo em tempo real.  

O Checklist Fácil pode ser integrado diretamente com os dispositivos IoT, automatizando o envio de alertas e a criação de planos de ação sempre que uma não conformidade for detectada. 

4. Treinamento e capacitação 

Os funcionários precisam estar preparados para identificar e lidar com problemas. Para isso, invista em treinamentos técnicos e de solução de problemas. Outra boa prática é promover workshops regulares para repassar os Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e discutir casos reais de não conformidades. Afinal, feedbacks de quem está na linha de frente podem ser muito valiosos. 

5. Digitalização 

A digitalização e automatização de processos já fazem parte da realidade das indústrias. Inteligência Artificial, robótica, ferramentas de análise estatística e integração entre sistemas são alguns exemplos de como a digitalização pode ser inserida na produção industrial, ajudando na prevenção e identificação de erros. 

Os checklists digitais chegaram para potencializar todas essas ferramentas, permitindo que as indústrias monitorem e melhorem continuamente seus processos de forma rápida e digitalizada, garantindo maior qualidade e segurança. 

Ao longo deste artigo, você conheceu mais sobre os recursos voltados aos planos de ação e identificação de reincidências. Mas essa é só uma pequena parte do sistema: o Checklist Fácil possui mais de 150 funcionalidades para elevar cada vez mais sua eficiência operacional! Entre elas, estão: 

  • Checklist por imagem; 
  • Acesso do checklist via QR Code;   
  • Inclusão de mídias em diferentes formatos;  
  • Workflows (fluxos de trabalho inteligentes); 
  • Módulo OCR (reconhecimento de padrão por imagem); 
  • Agendamento de checklists; 
  • Relatórios e integração com Power BI; 
  • Cerca digital; 
  • Aplicativo acessível mesmo sem conexão com internet. 

O software pode ser usado em qualquer processo, área ou setor da sua indústria. A melhor forma de ver como tudo funciona na prática é participando de uma demonstração gratuita! Agende agora mesmo uma conversa com nossos especialistas em eficiência operacional e elimine as não conformidades com o sistema líder da América Latina. 

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