A gestão da qualidade é uma das áreas mais importantes na indústria, afinal, é responsável por reduzir riscos de defeitos e erros ao longo da cadeia produtiva, garantir a melhoria contínua e buscar mais eficácia nos processos de produção.
E em um contexto industrial competitivo, processos eficientes são decisivos. Afinal, quanto mais rápido um problema é identificado, mais ágil é sua resolução. E uma ferramenta muito importante nessa gestão de inconformidades são os planos de ação.
Um plano de ação permite a identificação e correção de problemas de maneira estruturada e eficiente, porém, quando há uma necessidade recorrente de aplicação em um único processo, é hora de ligar o alerta vermelho: a reincidência pode indicar problemas mais profundos. E é sobre isso que falaremos neste artigo!
Quer saber mais sobre planos de ação e os impactos da sua reincidência nos processos produtivos? Siga com a gente ao longo deste conteúdo.
O que é plano de ação e qual seu objetivo?
Plano de ação é uma ferramenta usada no planejamento e execução de tarefas para atingir um objetivo. Trata-se de um conjunto de passos ou atividades para resolver um problema ou melhorar um processo, por exemplo.
Descrevendo as ações que devem ser executadas e elencando os recursos necessários para isso, a estrutura de um plano de ação contempla itens como: objetivo, tarefas a serem realizadas, data de início e fim, responsáveis por cada tarefa, recursos (financeiros ou estruturais) e local de aplicação.
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Essa ferramenta aborda as não conformidades de forma sistemática e documentada, trazendo muitos benefícios para a operação, como:
- Prevenção e correção de problemas;
- Apoio na gestão da qualidade e melhoria contínua;
- Documentação e transparência para a equipe;
- Definição clara de responsáveis;
- Apresentação de soluções;
- Feedback construtivo e aprendizagem para todos os envolvidos.
Além de tudo isso, há outra vantagem que é a grande protagonista deste artigo: a identificação de não conformidades recorrentes. Afinal, quando um plano de ação é aplicado diversas vezes, significa que um mesmo problema está se repetindo.
Se utilizado dentro de um fluxo completo, um plano de ação pode ser ainda mais eficaz. Por isso, o ideal é aplicá-lo com um sistema de gestão de processos, como o Checklist Fácil. A ferramenta permite a realização de checagens e auditorias por meio de checklists inteligentes em qualquer tipo de área, setor e processo.
E é claro que os planos de ação são grande parte dessa solução: o software viabiliza a criação e gestão dos planos de forma automatizada, sempre que uma não conformidade for identificada durante uma checagem. Também é possível criar planos avulsos e gerir ações individuais, sem estarem vinculados a um checklist específico.
Você pode configurar os campos e obrigatoriedades do plano, adequando-o à realidade da sua empresa.
O Checklist Fácil utiliza o formato 5W2H (o que, por que, onde, quando, por quem, como e quanto), assim, é possível identificar problemas com mais facilidade, garantindo agilidade e eficiência nos processos operacionais.
Apesar de propor campos seguindo a metodologia, os comportamentos dos planos são customizáveis. Você pode definir se ele será automaticamente criado quando obrigatório, se será fechado junto com a conclusão do checklist, se o responsável pode preenchê-lo após a conclusão da aplicação, ou se o seu preenchimento terá que passar por uma análise, por exemplo. Também é possível tornar obrigatória a inclusão de uma solução ou de um arquivo anexo.
Outro campo importante é a Prioridade, que varia entre: urgente (prioridade máxima), alta, normal ou baixa. Assim, você pode identificar os planos mais emergenciais, maximizando indicadores de produtividade e resolvendo os principais problemas com mais agilidade.
Planos de ação na gestão industrial
Todos os benefícios do uso de planos de ação são maximizados quando falamos de indústria. Afinal, com a implementação dessa ferramenta, a resolução de não conformidades é muito mais ágil, minimizando seus impactos na produção e no produto final.
Além disso, quando bem executados, os planos de ação ajudam na identificação e eliminação de gargalos nos processos produtivos, resultando em maior eficiência operacional. O Checklist Fácil também auxilia nesse aspecto, facilitando a gestão de processos de forma integrada aos planos de ação, com recursos como o Workflow.
Outro ponto de destaque na indústria é a conformidade com normas e regulamentações. Os planos de ação garantem que qualquer desvio seja rapidamente corrigido, garantindo que todas as áreas estejam dentro dos padrões exigidos, evitando penalidades e problemas nas etapas de produção.
Tudo isso ajuda a manter a qualidade, segurança e eficiência da produção, além de reduzir custos operacionais. Afinal, problemas recorrentes causam interrupções na produção e desperdício de recursos.
A reincidência de planos de ação na produção industrial
Neste contexto, a reincidência se refere à repetição de problemas ou não conformidades que deveriam ter sido resolvidas por um plano de ação anterior – ou que foram resolvidas momentaneamente, mas voltaram a acontecer.
Isso afeta negativamente a eficiência do processo produtivo. Por isso, entender o que está causando a repetição é muito importante para resolver as não conformidades de uma vez por todas, aprimorando processos e garantindo a eficácia dos planos e das soluções propostas.
Algumas causas comuns das reincidências de planos de ação são:
- As atividades descritas no plano de ação não foram seguidas corretamente;
- Não houve um acompanhamento adequado das ações;
- O plano criado foi superficial e não chegou à causa raiz do problema, propondo soluções ineficazes e temporárias;
- A empresa não tem a cultura de realizar o monitoramento contínuo e revisão dos planos;
- Ocorreram alterações nos processos, equipamentos ou condições de trabalho que não foram ajustadas no plano;
- As equipes envolvidas não tiveram uma comunicação eficaz durante a implementação;
- O plano ou as ações não foram documentados corretamente.
Você se lembra que se um plano de ação precisa ser aplicado diversas vezes, um mesmo problema pode estar se repetindo, não é mesmo? Isso pode ter grandes impactos negativos no processo produtivo, como aumento do tempo de parada, redução de produtividade, aumento de custos, desperdício de recursos e comprometimento da qualidade. Então, é muito importante não só implementar os planos, mas também acompanhá-los e analisar os dados gerados por eles de forma estratégica.
“Com o Checklist Fácil, a gente conseguiu melhorar os nossos indicadores aprimorando a gestão das não conformidades. Além disso, garantimos a cultura digital dentro do ambiente fabril e maior confiabilidade dos dados.” Amanda Lima de Campos, Coordenadora de Performance Industrial e Inteligência de Dados da Saint-Gobain
Como coletar e analisar dados de planos de ação?
Suponha que sua linha de produção está enfrentando problemas recorrentes com a qualidade de um produto. Após analisar alguns dados superficiais, você descobre que o problema está na etapa de embalagem, então, cria um plano de ação.
Porém, passadas algumas semanas, ao analisar relatórios, percebe que o mesmo plano foi aplicado diversas vezes em um curto período. Só então solicita uma análise mais aprofundada e chega à causa raiz do problema: a calibração da máquina. Com isso, cria um plano de ação mais efetivo e inclui a calibragem regular em suas inspeções de rotina dentro do Checklist Fácil, evitando que a situação se repita.
Viu como é importante aprofundar suas análises e não criar medidas superficiais? Afinal, para entender e tratar a reincidência de planos de ação, é preciso reunir dados sobre eles.
Algumas fontes que você pode utilizar são as informações coletadas durante inspeções de rotina, feedbacks e pesquisas com funcionários, auditorias internas e relatórios de não conformidades e planos de ação.
Com os dados coletados, é preciso realizar análises para identificar padrões de causas, planos mais aplicados, etc. A melhor forma de fazer isso é centralizando a operação em um único sistema de gestão de processos. Assim, você terá todas as informações de auditorias, checagens, não conformidades, planos de ação e outros processos unificadas e conectadas, contando com dados integrados automaticamente e evitando erros manuais.
Analisando planos de ação no Checklist Fácil
O Checklist Fácil oferece um módulo completo e robusto de relatórios para facilitar a visualização e interpretação dos dados de forma eficiente e estratégica. Pensando nesse contexto de acompanhamento, você tem duas possibilidades dentro do sistema:
Relatório de plano de ação
Por meio do relatório de plano de ação, é possível visualizar os status dos planos criados, identificando a situação dessas tratativas. Para configurar, basta aplicar os filtros de período. Assim, você terá uma visualização em gráficos e tabela.
Aqui estão algumas sugestões de análises e insights que podem ser extraídos desse relatório:
- Quais unidades criam o maior número de planos de ação?
- As não conformidades são recorrentes?
- As unidades que menos abrem planos possuem menos problemas, ou só não estão fazendo o registro no sistema?
- Quais unidades concluem menos planos de ação, e quais são os problemas que estão impedindo a solução?
- Quais soluções ainda estão em análise ou que estão aguardando conclusão?
Relatório de reincidência
Com o Checklist Fácil também é possível gerar um relatório de reincidência, que possibilita visualizar o número de ocorrências que se repetiram em uma unidade, tipo de unidade, área, região/grupo, item, usuário ou checklist. Para configurá-lo, basta aplicar os filtros de período, selecionar um dos agrupadores e escolher o que que deseja analisar.
Então, você terá os dados disponíveis em gráficos e tabelas. Na sequência clicando nas reincidências dispostas na tabela, poderá ver a qual unidade ou tipo de unidade elas pertencem.
Você pode utilizar esse relatório para:
- Verificar quais itens estão apresentando não conformidades com maior recorrência;
- Visualizar quais unidades possuem mais recorrências e reincidências e propor novas tratativas para mitigar os problemas;
- Identificar os checklists com maior número de reincidências e verificar com os usuários responsáveis possíveis causas dessa recorrência.
Outras aplicações
Existem outras possibilidades dentro do sistema que vão ajudar no seu controle de reincidência de planos de ação, como:
- Penalidade de reincidência: sempre que um item for avaliado negativamente e for identificado como reincidente (ou seja, já foi avaliado negativamente em checagens anteriores), é possível aplicar um desconto no resultado final do checklist. Para isso, você deve escolher um multiplicador no qual o peso do item será aumentado em porcentagem. Assim, quanto maior o peso de um item, maior será o desconto na nota final, caso ele seja penalizado;
- Agrupar planos de ação reincidentes: após a conclusão de um checklist, é possível configurar o agrupamento – ou não – do plano de ação. Ou seja: sempre que um plano for criado, caso já exista um em andamento na unidade, área, item ou responsável deste checklist, ele será vinculado e agrupado a este plano, referenciando-o, porém sem contabilizar múltiplas vezes nos relatórios.
Percebeu o quanto o Checklist Fácil é uma solução completa para identificar e tratar as não conformidades na sua operação? Caso queira entender melhor como tudo isso pode ser aplicado na sua empresa, clique aqui e solicite uma demonstração gratuita sem compromisso!
Como evitar não conformidades reincidentes e melhorar o processo produtivo?
Agora que você já entendeu os impactos das reincidências no processo produtivo e como analisá-las, é preciso saber como evitar que elas aconteçam. Para isso, confira algumas dicas práticas a seguir!
1. Investigação da causa raiz
Para criar planos de ação realmente eficazes, é preciso entender a real causa dos problemas. Para isso, utilize metodologias que ajudam a aprofundar sua análise:
- 5 Porquês: essa técnica simples e eficaz envolve perguntar “por que” 5 vezes até identificar a causa raiz de um problema. Se uma máquina falha frequentemente, a primeira pergunta pode ser “por que a máquina falhou?”, e a resposta seria “porque a manutenção não foi realizada.” Então, pergunte “por que a manutenção não foi realizada?” e assim por diante. Isso evita conclusões superficiais;
- Análise de Modos de Falha e Efeitos (FMEA): a FMEA é uma abordagem sistemática para evitar falhas e analisar os riscos de um processo partindo da identificação de causas e efeitos;
- Diagrama de Ishikawa: também chamado de Espinha de Peixe, o método ajuda a visualizar todas as possíveis causas de um problema, categorizando-as em diferentes grupos, como pessoas, processos, máquinas e materiais.
2. Melhoria contínua
Você já ouviu falar sobre o Ciclo PDCA? Essa filosofia é fundamental para evitar reincidências, incentivando uma abordagem sistemática para a resolução de problemas e implementação de melhorias:
- Planejar (Plan): identificar e analisar o problema, coletando dados detalhados, buscando a causa raiz e planejando ações corretivas específicas;
- Executar (Do): implementar as ações planejadas, garantindo que execução aconteça conforme o planejado;
- Verificar (Check): monitorar e avaliar os resultados das ações implementadas, utilizando indicadores de desempenho;
- Agir (Act): ajustar as soluções e criar procedimentos operacionais padrão.
O uso do Checklist Fácil é muito útil na criação de uma cultura de melhoria contínua, por meio da análise e padronização de processos e da geração de dados e insights.
3. Ferramentas de monitoramento
O monitoramento contínuo dos processos produtivos ajuda a identificar problemas antes que se tornem críticos. Por esse motivo, sistemas de gestão de processos, como o Checklist Fácil, permitem monitorar e registrar dados para identificar problemas e implementar ações corretivas com mais agilidade.
Tecnologias mais avançadas também são úteis no monitoramento, como é o caso dos Sensores IoT. Eles são capazes de controlar diversos comportamentos de máquinas e ativos, como temperatura, umidade, gás, velocidade e amperagem, tudo em tempo real.
O Checklist Fácil pode ser integrado diretamente com os dispositivos IoT, automatizando o envio de alertas e a criação de planos de ação sempre que uma não conformidade for detectada.
4. Treinamento e capacitação
Os funcionários precisam estar preparados para identificar e lidar com problemas. Para isso, invista em treinamentos técnicos e de solução de problemas. Outra boa prática é promover workshops regulares para repassar os Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e discutir casos reais de não conformidades. Afinal, feedbacks de quem está na linha de frente podem ser muito valiosos.
5. Digitalização
A digitalização e automatização de processos já fazem parte da realidade das indústrias. Inteligência Artificial, robótica, ferramentas de análise estatística e integração entre sistemas são alguns exemplos de como a digitalização pode ser inserida na produção industrial, ajudando na prevenção e identificação de erros.
Os checklists digitais chegaram para potencializar todas essas ferramentas, permitindo que as indústrias monitorem e melhorem continuamente seus processos de forma rápida e digitalizada, garantindo maior qualidade e segurança.
Ao longo deste artigo, você conheceu mais sobre os recursos voltados aos planos de ação e identificação de reincidências. Mas essa é só uma pequena parte do sistema: o Checklist Fácil possui mais de 150 funcionalidades para elevar cada vez mais sua eficiência operacional! Entre elas, estão:
- Checklist por imagem;
- Acesso do checklist via QR Code;
- Inclusão de mídias em diferentes formatos;
- Workflows (fluxos de trabalho inteligentes);
- Módulo OCR (reconhecimento de padrão por imagem);
- Agendamento de checklists;
- Relatórios e integração com Power BI;
- Cerca digital;
- Aplicativo acessível mesmo sem conexão com internet.
O software pode ser usado em qualquer processo, área ou setor da sua indústria. A melhor forma de ver como tudo funciona na prática é participando de uma demonstração gratuita! Agende agora mesmo uma conversa com nossos especialistas em eficiência operacional e elimine as não conformidades com o sistema líder da América Latina.
