Também chamada de 5-Why, a ferramenta 5 porquês é uma metodologia da qualidade para identificação de causas de problemas de forma simples. Foi criada na década de 1930, no Japão, por Sakichi Toyoda, executivo da Toyota conhecido como o pai da revolução industrial japonesa.
Trata-se de uma solução que pode contribuir para que uma empresa consiga atingir rapidamente seus objetivos, por exemplo, aumentar sua eficiência e reduzir custos.
Quer saber como empregar essa ferramenta em sua empresa? Então é só continuar conosco até o final deste artigo. Boa leitura!
Neste artigo você encontrará:
O que é e como funciona a ferramenta dos 5 porquês?
Devido a sua eficiência, a metodologia dos 5 porquês está entre as melhores ferramentas para identificação de causa raiz. Essa técnica também se tornou popular por sua simplicidade, pois ela tem como metodologia questionar algo (processo, técnica etc.) com o objetivo de encontrar agilmente o agente causador do problema.
A solução dos 5 porquês funciona como um método para avaliar detalhadamente cada conjunção de problema, o que permite traçar um plano de ação preciso para resolver a situação. Nesse sentido, ela atua como um agente identificador que foca na análise de causas e efeitos.
O que é a causa raiz do problema?
A análise de causa raiz, feita por meio da metodologia dos 5 porquês, revela qual é a verdadeira causa raiz do problema, que é o fator que levou a ocorrência do erro ou conjunto de erros.
Encontrar a raiz é fundamental para solucionar um problema, uma vez que a eliminação ou resolução dessa causa é o único fator capaz de impedir que o transtorno continue ocorrendo. Consequentemente, contribui para que uma organização se torne mais eficiente e produtiva.
Quando utilizar os 5 porquês?
A ferramenta dos 5 porquês possui ampla abrangência, podendo ser usada em qualquer não conformidade dentro de uma instituição. Dessa forma, a versatilidade dessa metodologia permite que ela seja utilizada sempre que um problema surgir, independente de sua causa.
No entanto, em alguns casos, pode ser preciso “mais” ou “menos” “por quês” para chegar à causa raiz do problema. Em problemas complexos, encontrar a causa pode ser mais demorado. Já em situações simples, as respostas são mais fáceis de identificar.
Quais são as limitações da ferramenta?
Por mais que a ferramenta dos 5 porquês possa ser usada em qualquer tipo de problema, é preciso levar em conta que a técnica possui limitações quando se trata de problemas complexos ou de grande escala.
Isso porque a metodologia identifica uma causa específica, e problemas complexos possuem mais de uma causa, normalmente. Isso significa que essa solução pode não identificar todas as causas de um problema complexo. Nesse caso, recomenda-se trabalhar com mais de uma técnica para encontrar as causas de um problema e resolvê-los.
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Exemplo de aplicação do método 5 porquês
Veja abaixo um exemplo do 5 porquês para identificar a causa raiz:
Problema: Houve atraso nas entregas das demandas nos últimos meses.
1. Por que houve atraso nas entregas?
Reposta: Após a apuração, foi constatado que o atraso no processo está no setor X, que está levando mais tempo do que o plano para cumprir sua parte, comprometendo a operação.
2. Por que a equipe do setor X atrasou suas demandas?
Resposta: A equipe estava sobrecarregada, não conseguindo cumprir os prazos.
3. Por que a equipe estava sobrecarregada?
Resposta: Houve aumento de 25% nas vendas nos últimos meses.
4. Por que o aumento nas vendas influenciou na qualidade de entrega desse setor?
Resposta: Porque todos os colaboradores já estavam trabalhando em sua capacidade máxima antes do aumento das vendas, e agora o número de pessoas não dá conta de todas as demandas em tempo hábil.
No exemplo apresentado, em 4 porquês foi possível chegar à raiz do problema, que é a sobrecarga da equipe, que está trabalhando com menos integrantes que o necessário. Nesse caso, o gestor pode, como solução, contratar mais profissionais para completar a equipe, por exemplo.
3 passos para solucionar problemas com os 5 porquês
Colocar em prática essa solução é bem simples. Saiba como fazer isso com apenas três passos:
1-Reúna sua equipe para identificar o problema
Marque uma reunião com todos os envolvidos no processo que está apresentando falhas para identificar o problema. Essa etapa serve para que os colaboradores apresentem sua opinião e experiência com relação a situação, trazendo uma visão ampla que pode ajudar a encontrar rapidamente as melhores soluções.
2- Questione “por que” até chegar à raiz do problema
O próximo passo é o que dá nome à essa metodologia, ou seja, perguntar “por que” até chegar à raiz do problema. Como dissemos, a técnica é chamada de 5 porquês, porém, em alguns casos pode ser necessário “mais” ou “menos” questionamentos até chegar a uma resposta satisfatória.
3- Trace um plano de ação para solucionar o problema
Por fim, ao identificar as causas, é hora de traçar um plano de ação para solucionar o problema. Nessa etapa, o Checklist Fácil é uma solução que pode ajudar, pois conta com recursos que permitem a criação e gestão de planos de ação. Registro de mídia, workflow e plano de ação por item/causa são alguns exemplos. Essa ferramenta promove a melhoria contínua de processos por meio de uma gestão eficiente.
No Checklist Fácil, os planos de ação são automatizados
Como você pode perceber, a metodologia dos 5 porquês está entre as melhores formas de identificar a causa de diversos problemas. E o melhor é que isso pode ser feito de forma simples e prática e trazer diversas vantagens para uma empresa, por exemplo, aumento de sua eficiência e produtividade.
Para conhecer melhor os planos de ação automatizados da Checklist Fácil, entre em contato com nossos consultores e agende uma demonstração. Aproveite!
