Também chamada de 5-Why, a ferramenta 5 porquês é uma metodologia da qualidade para identificação de causas de problemas de forma simples, com base em questionamentos feitos repetidamente.
Trata-se de uma solução que pode contribuir para que uma empresa consiga atingir rapidamente seus objetivos, por exemplo, aumentar sua eficiência e reduzir custos.
Quer saber como empregar essa ferramenta em sua empresa? Então é só continuar conosco até o final deste artigo. Boa leitura!
O que é o método dos 5 porquês?
O método dos “5 Porquês” é uma técnica simples, que consiste em perguntar “por quê?” repetidamente (normalmente cinco vezes) até chegar à causa raiz de um problema. Na prática, quando uma não conformidade é identificada, a ideia é perguntar por que ela ocorreu e, com a resposta em mãos, repetir a pergunta mais quatro vezes.
Dessa forma, é possível ir além de respostas superficiais e encontrar o que, de fato, foi o agente causador do problema.
A ferramenta foi criada por Taiichi Ohno, considerado o “pai” Sistema Toyota de Produção. Ohno, que também foi o responsável pela criação do método Kanban, descreveu os 5 porquês no livro Toyota Production System: Beyond Large-scale Production.
Devido a sua eficiência, a metodologia dos 5 porquês está entre as melhores ferramentas para identificação da causa raiz de um problema. Essa técnica também se tornou popular por sua simplicidade, pois sua metodologia é, basicamente, questionar.
A solução dos 5 porquês funciona como um método para avaliar detalhadamente cada conjunção de problema, o que permite traçar um plano de ação preciso para resolver a situação. Nesse sentido, ela atua como um agente identificador que foca na análise de causas e efeitos.
Veja um exemplo de como o método pode funcionar:
Problema: houve atraso nas entregas de produtos no último mês.
- Por quê? Foi constatado que o atraso no processo está no setor de pós-vendas, que está levando mais tempo do que o normal para cumprir sua parte, comprometendo a operação;
- Por quê? A equipe estava sobrecarregada, não conseguindo cumprir os prazos;
- Por quê? Houve aumento de 25% nas vendas no último mês;
- Por quê? A equipe responsável pelas campanhas promocionais realizou uma ação que aumentou a demanda, e não comunicou o time de pós-vendas da forma adequada;
- Por quê? Não existe um processo de comunicação padronizado entre o time de campanhas promocionais e o time de pós-vendas, comprometendo o alinhamento geral.
Com essa resposta, é possível concluir que a causa raiz foi a ausência de processos padronizados de comunicação entre os times para alinhamento de mudanças e demandas, possibilitando a criação de planos de ação:
- Criar uma reunião mensal de alinhamento para que as demandas sejam repassadas entre os times;
- Melhorar o planejamento de promoções;
- Aplicar ferramentas analíticas para prever mudanças de demanda e aumentar a capacidade de processamento quando necessário.
Quando utilizar os 5 porquês?
A ferramenta dos 5 porquês possui ampla abrangência, podendo ser usada em qualquer não conformidade dentro de uma empresa. Dessa forma, a versatilidade dessa metodologia permite que ela seja utilizada sempre que um problema surgir, independentemente de sua causa.
No entanto, em alguns casos, pode ser preciso “mais” ou “menos” “por quês” para chegar à causa raiz do problema. Em problemas complexos, encontrar a causa pode ser mais demorado. Já em situações simples, as respostas são mais fáceis de identificar. Então, evite levar o número cinco como uma regra universal, e adapte o método à sua necessidade.
Alguns exemplos de situações em que o método pode ser útil são:
- Quando uma falha ou problema é identificado;
- Quando o mesmo problema é recorrente;
- Quando a solução proposta inicialmente não resolver o problema;
- Quando há feedbacks negativos dos clientes ou outras equipes;
- Quando os resultados alcançados pela empresa estão abaixo do esperado;
- Quando há a necessidade de aplicar a melhoria contínua.
Quais são os benefícios dos 5 porquês?
Como você já percebeu, essa é uma ferramenta muito simples de ser aplicada, mas também extremamente eficaz. Porém, essas não são as únicas vantagens dos 5 porquês. Na prática, o método:
Identifica a real causa raiz
Encontrar a raiz é fundamental para solucionar um problema, uma vez que a eliminação ou resolução dessa causa é o único fator capaz de impedir que o transtorno continue ocorrendo. Consequentemente, contribui para que uma organização se torne mais eficiente e produtiva.
É acessível e de fácil aplicação
Não é necessário nenhum conhecimento técnico ou qualificação específica para aplicar os 5 porquês, por isso, é muito mais acessível do que outros métodos mais complexos. Além disso, utilizar os 5 porquês não exige nenhum tipo de recurso ou investimento.
Reforça a cultura de melhoria contínua
Utilizar os 5 porquês na resolução de problemas promove o pensamento crítico e a busca pelas melhores soluções, indo além do superficial. Fazendo isso constantemente, a empresa fomenta a cultura da melhoria contínua, conquistando novas visões perante as falhas e encontrando resoluções inovadoras.
Complementa outros métodos
A resolução de problemas pode ser ainda mais eficiente aliando os 5 porquês a outros métodos, como o FMEA (Análise dos Modos de Falha e Efeitos) o Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe). Assim, você terá uma visão mais completa das causas e de como é possível resolvê-las.
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Pode ser usada em qualquer contexto
Por se tratar de uma ferramenta versátil e ampla, é possível aplicar os 5 porquês em qualquer tipo de contexto, setor ou segmento para resolver problemas de diferentes naturezas.
Facilita a definição de ações corretivas
Os 5 porquês passam por diferentes respostas até chegar até a causa raiz de um problema, oferecendo uma visão mais ampla da situação. Dessa forma, definir ações corretivas e planos de ação é muito mais fácil e eficaz, afinal, os envolvidos ampliaram seu olhar sobre o problema e, assim, podem buscar soluções inovadoras.
Incentiva a comunicação e colaboração
Os 5 porquês são ainda mais eficazes quando aplicados em equipe. Essa é uma abordagem que engaja os colaboradores em todo o processo de identificação e resolução de problemas, garantindo uma visão colaborativa. Afinal, ao reunir diversas perspectivas e contextos, é possível ter visões variadas sobre a mesma situação e desenvolver soluções mais completas.
Quais são as limitações do método?
Por mais que a ferramenta dos 5 porquês possa ser usada em qualquer tipo de problema, é preciso levar em conta que a técnica possui limitações quando se trata de problemas complexos ou de grande escala.
Isso porque a metodologia identifica uma causa específica, e problemas complexos possuem mais de uma causa, normalmente. Isso significa que essa solução pode não identificar todas as causas de um problema complexo. Nesse caso, recomenda-se trabalhar com mais de uma técnica para encontrar as causas de um problema e resolvê-los.
Existem outros desafios na aplicação do método, como a possível superficialidade das perguntas e respostas, resultando em conclusões ineficientes. Caso a equipe não esteja totalmente envolvida e engajada no processo, as discussões e ideias também podem ser impactadas negativamente.
Exemplos práticos da aplicação dos 5 porquês
Agora que você já conheceu a técnica e seus benefícios, que tal vê-la aplicada em alguns exemplos práticos? Confira algumas situações fictícias, mas muito comuns, nas quais os 5 porquês podem ser aplicados nos principais setores de uma empresa.
1. 5 porquês na Qualidade
Problema: um lote de produtos foi rejeitado pelo controle de qualidade.
- Por quê? Os produtos não atenderam às especificações de qualidade;
- Por quê? A máquina de embalagem não funcionou corretamente;
- Por quê? Os sensores da máquina estavam descalibrados;
- Por quê? A manutenção preventiva não foi realizada conforme o cronograma.
- Por quê? O técnico responsável pela manutenção estava sobrecarregado com outras tarefas.
A partir disso, é possível criar um plano de ação:
- Revisar o cronograma de manutenção preventiva;
- Implementar um sistema de monitoramento IoT para alertar sobre a necessidade de calibração;
- Realizar treinamentos regulares para os técnicos de manutenção.
2. 5 porquês na manutenção
Problema: uma máquina parou de funcionar durante a produção.
- Por quê? O motor do equipamento queimou;
- Por quê? Houve um superaquecimento do motor;
- Por quê? O sistema de resfriamento do motor falhou;
- Por quê? A ventoinha estava obstruída por resíduos;
- Por quê? A limpeza do sistema de resfriamento não foi realizada.
Entendendo que o problema na máquina estava relacionado à limpeza, é possível criar um plano de ação:
- Criar um cronograma de limpeza e manutenção regular do sistema de resfriamento;
- Treinar a equipe de manutenção sobre a importância da limpeza;
- Implementar um sistema de checklist para garantir que todas as etapas de manutenção sejam seguidas;
- Realizar auditorias periódicas para acompanhar a eficácia do plano de manutenção.
3. 5 porquês na Segurança do Trabalho
Problema: um funcionário sofreu um acidente no ambiente de trabalho, lesionando seus olhos.
- Por quê? Ele não estava usando óculos de proteção;
- Por quê? Os óculos não estavam disponíveis no local;
- Por quê? O estoque de EPIs não foi abastecido no dia do acidente;
- Por quê? Não há um sistema eficaz de monitoramento do estoque de EPIs;
- Por quê? A responsabilidade pela gestão de EPIs não está definida de forma clara.
Compreendendo que o a causa raiz está na ausência de processos definidos em relação à gestão de EPIs, temos um possível plano de ação:
- Implementar um sistema de monitoramento de estoque de EPIs através de checklists;
- Definir uma equipe responsável pela gestão de EPIs;
- Estabelecer um POP (Procedimento Operacional Padrão) para reabastecimento de EPIs;
- Treinar os funcionários sobre a importância dos EPIs e facilitar a comunicação com a equipe responsável em caso de ausência.
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4. 5 porquês na Logística
Problema: a entrega dos produtos para os clientes ocorreu com um grande atraso.
- Por quê? Os caminhões ficaram muito tempo parados no local de carregamento;
- Por quê? O processo de carregamento dos caminhões é lento;
- Por quê? Não há organização e coordenação adequadas na equipe de carregamento;
- Por quê? A empresa não conta com um sistema eficiente de agendamento e priorização das cargas;
- Por quê? A equipe não possui conhecimento sobre técnicas de otimização de carga e agendamento.
Dessa forma, é possível enxergar que a causa raiz vai muito além da demora no carregamento, possibilitando planos de ação:
- Implementar um sistema de agendamento para reduzir o tempo de espera dos caminhões;
- Treinar a equipe sobre otimização de carga e agendamento;
- Criar processos claros para a priorização de cargas de acordo com a data de entrega;
- Estabelecer e monitorar indicadores de desempenho logísticos.
5. 5 porquês em vendas
Problema: as vendas de um produto X caíram no último trimestre.
- Por quê? Os clientes estão comprando das lojas concorrentes;
- Por quê? Pois o mesmo produto é encontrado nos concorrentes por um valor mais baixo;
- Por quê? Não conseguimos negociar os melhores preços com os fornecedores;
- Por quê? Não temos volume de compras suficiente para conseguir bons descontos;
- Por quê? Nosso planejamento de compras não é baseado em previsões precisas.
Após chegar à causa raiz, algumas ações podem ser tomadas para melhorar as vendas:
- Utilizar ferramentas de análise e previsão de demanda para obter maior precisão no processo;
- Negociar com fornecedores para obter melhores condições e descontos.
- Implementar estratégias de marketing para aumentar a demanda;
- Monitorar as tendências para ajustar a estratégia de precificação de acordo com o mercado.
6. 5 porquês na gestão de processos
Problema: o tempo de processamento de pedidos aumentou.
- Por quê? Existe um gargalo no departamento de aprovação;
- Por quê? Os pedidos estão aguardando aprovação por muito tempo;
- Por quê? O responsável está sobrecarregado com outras tarefas;
- Por quê? As responsabilidades não estão bem distribuídas na equipe;
- Por quê? Não há um processo formal de delegação de tarefas.
Com isso, um plano de ação pode ser desenvolvido para melhorar o tempo de processamento de pedidos atuando na causa raiz:
- Implementar um processo formal de delegação de tarefas, incluindo reuniões periódicas e ferramentas de gestão de atividades;
- Redistribuir as responsabilidades da equipe de forma mais equilibrada;
- Automatizar partes do processo de aprovação para diminuir o tempo de espera;
7. 5 porquês na segurança de alimentos
Confira o exemplo na imagem:
Passo a passo: como aplicar os 5 porquês?
Agora, chegou a hora de aplicar, na prática, esse método simples e eficaz. Para ajudar nesse processo, criamos um passo a passo que você pode começar a seguir hoje mesmo:
1. Reúna sua equipe para identificar o problema
Marque uma reunião com todos os envolvidos no processo que está apresentando falhas para identificar o problema. Essa etapa serve para que os colaboradores apresentem sua opinião e experiência com relação a situação, trazendo uma visão ampla que pode ajudar a encontrar rapidamente as melhores soluções.
2. Questione o primeiro “por quê”
O próximo passo é o que dá nome à essa metodologia, ou seja, perguntar “por que” até chegar à raiz do problema. Porém, no início, procure direcionar a discussão para o primeiro ponto encontrado. Isso será importante para encontrar respostas mais profundas depois.
3. Repita a pergunta mais quatro vezes
Aqui, a ideia é aprofundar as discussões, somar pontos de vista e encontrar todas as possíveis causas para chegar até a verdadeira raiz.
Como dissemos, a técnica é chamada de 5 porquês, porém, em alguns casos pode ser necessário “mais” ou “menos” questionamentos até chegar a uma resposta satisfatória.
4. Trace um plano de ação para solucionar o problema
Ao identificar a causa raiz, é hora de solucioná-la. Mantenha a equipe reunida para criar medidas corretivas eficazes e, então, traçar um plano de ação robusto. Esse plano deve incluir uma descrição detalhada as ações, datas de início e fim, responsáveis por cada atividade, recursos necessários, entre outras informações importantes.
Uma técnica que pode ser útil nesse momento é o 5W2H, que responde sete questões essenciais para um plano de ação eficiente: o quê (what), por quê (why), onde (where), quando (when), quem (who), como (how) e quando custa (how much). Clique aqui para baixar uma planilha personalizável do modelo 5W2H, pronta para ser implementada e facilitar suas ações corretivas!
Como criar os melhores planos de ação para corrigir os problemas encontrados?
Como já destacamos, a melhor forma de corrigir os problemas identificados com os 5 porquês é a criação de planos de ação robustos.
Nesse contexto, o uso de um sistema pode ser muito útil, pois centraliza as atividades e ainda permite o acompanhamento de resultados e relatórios. O Checklist Fácil é a solução mais completa para essa aplicação, pois conta com recursos voltados especificamente para a criação e gestão de planos de ação, além de permitir a integração dos planos com outras áreas e processos da empresa.
Algumas das funcionalidades são:
- Aplicação de checklists inteligentes;
- Planos de ação avulsos ou automatizados (criados sempre que uma inconformidade for detectada), no modelo 5W2H ou personalizados;
- Registro de mídias, como fotos, vídeos e documentos;
- Integração com Inteligência Artificial para a criação de formulários;
- Workflows (fluxos de trabalho);
- Integração com Sensores IoT para medições automatizadas;
- Agendamento de checklists para checagens periódicas;
- Dashboards customizados para acompanhamento de resultados;
- Integração com Power BI.
Em relação aos planos de ação, é possível definir se ele será automaticamente criado quando obrigatório, se será fechado junto com a conclusão do checklist, se o responsável pode preenchê-lo após a conclusão da aplicação, ou se o seu preenchimento terá que passar por uma análise, por exemplo. Também é possível tornar obrigatória a inclusão de uma solução ou de um arquivo anexo.
Outro campo importante é a Prioridade, que varia entre urgente (prioridade máxima), alta, normal ou baixa. Assim, é possível priorizar os principais problemas e resolvê-los com mais agilidade.
Indo além dos checklists e planos de ação, o sistema é ideal para quem busca acabar com inconformidades e gerenciar seus processos de maneira eficiente e centralizada. É uma solução robusta e flexível que eleva a eficiência operacional de qualquer tipo de negócio, atendendo os mais variados segmentos e portes de empresas.
Líder de mercado na América Latina, mais de 1.500 empresas em 14 países já utilizam o Checklist Fácil em seus processos, aumentando a produtividade e reduzindo custos.
“Com o Checklist Fácil, a gente conseguiu melhorar os nossos indicadores aprimorando a gestão das não conformidades. Além disso, garantimos a cultura digital dentro do ambiente fabril e maior confiabilidade dos dados.” Amanda Lima de Campos, Coordenadora de Performance Industrial e Inteligência de Dados da Saint-Gobain
Então, se você quer centralizar seus processos, planos de ação e ações corretivas alinhadas com a metodologia dos 5 porquês, e ainda melhorar sua operação e seu acompanhamento de dados, solicite agora uma demonstração gratuita!
Resumo: perguntas frequentes sobre os 5 porquês
Para concluir a leitura, confira, na sequência, quais são as perguntas mais comuns sobre os 5 porquês.
O que são os 5 porquês?
O método dos “5 Porquês” é uma técnica que consiste em perguntar “por quê?” repetidamente para chegar à causa raiz de um problema. Dessa forma, é possível ir além de respostas superficiais e encontrar o que, de fato, foi o agente causador do problema.
Para que serve o método 5 porquês?
Os 5 porquês auxiliam na identificação da causa raiz de um problema. É um método muito utilizado na gestão de qualidade, mas pode ser aplicado na resolução de problemas de qualquer situação.
Quais são os benefícios dos 5 porquês?
Além de auxiliar na identificação da causa raiz dos problemas, esse é um método simples e de fácil aplicação, que reforça a cultura de melhoria contínua e complementa outros métodos. Outros benefícios são: auxílio na definição de ações corretivas, versatilidade e visão colaborativa.
